劉莉

摘要：在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展與應(yīng)用過程中，各個行業(yè)與領(lǐng)域每天都會產(chǎn)生海量信息與數(shù)據(jù)，從而逐步進入了大數(shù)據(jù)時代。在此背景下，檔案數(shù)字化管理工作將面臨著更大機遇與挑戰(zhàn)，需要我們主動采取應(yīng)對措施，認(rèn)真做好數(shù)據(jù)的收集、存儲和挖掘工作，這是檔案數(shù)字化管理中的重難點特點，關(guān)系著檔案數(shù)據(jù)信息的完整性與可靠性?；诖吮疚膶⒑喪龃髷?shù)據(jù)時代下檔案數(shù)字化管理的特點與意義，并介紹了加強檔案數(shù)字化管理的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案；數(shù)字化管理

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已出現(xiàn)弊端，我們需要采取檔案數(shù)字化管理模式，提升檔案管理的效率與規(guī)范化水平。當(dāng)前我們已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)時代，在日常工作中形成的檔案資料也日益增多，需要我們充分意識到創(chuàng)新的重要性，不斷改進檔案數(shù)字化管理的策略。這樣才能提升檔案數(shù)字化管理水平，滿足大數(shù)據(jù)時代下對檔案管理工作提出的各項要求。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化管理的特點

進入大數(shù)據(jù)時代后，檔案數(shù)字化管理逐步呈現(xiàn)出以下特點：第一，空間小，儲藏的信息量大。在檔案數(shù)字化管理過程中，通過對數(shù)字存儲技術(shù)等運用，讓文字、圖片及聲像檔案轉(zhuǎn)換為計算機可以識別的數(shù)據(jù)，用戶利用計算機等電子設(shè)備可以接受檔案資料。這樣就實現(xiàn)了信息的共享，解決了傳統(tǒng)檔案占地大、存儲不方便等弊端。第二，提升了檔案管理自動化水平。檔案數(shù)字化管理是讓各種數(shù)據(jù)分門別類存儲到信息系統(tǒng)中，不用進行人工鑒別。大數(shù)據(jù)時代下的檔案數(shù)字化管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)高智能的技術(shù)型管理，工作人員只需要做好信息收集、分析和信息資源開放等工作，保證了檔案信息資源的完整性，也提升了服務(wù)質(zhì)量。第三，檔案查詢速度更快。在檔案數(shù)字化管理中，我們可以快速獲取所需檔案資料，利用計算機在操作系統(tǒng)中輸入相關(guān)檔案的關(guān)鍵字，可以快速顯示查詢結(jié)果，且可以在讀者面前自動呈現(xiàn)信息。這樣用戶不需要進館查閱資料，可以在工作地點查閱檔案，節(jié)省了大量的時間與精力，有利于將檔案的價值充分體現(xiàn)出來。第四，在互聯(lián)網(wǎng)支持下，各單位可以共享信息資源上，在信息上加強的交流，也讓館藏檔案資源更加豐富。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化管理的意義

在大數(shù)據(jù)時代下，做好檔案數(shù)字化管理工作顯得尤為重要，這點引起了各個行業(yè)與領(lǐng)域的高度關(guān)注。具體來說其重要性體現(xiàn)在以下幾點：第一，能夠提升檔案管理工作效率，保證各項工作順利完成。在引入計算機等高科技設(shè)備后，可以讓檔案管理者從繁重的工作中解脫出來，有效減輕他們的工作負(fù)擔(dān)。通過對檔案資料的全面整理與保持，才能為各項業(yè)務(wù)開展提供支持，也讓信息變得暢通無阻。第二，計算機等辦公設(shè)備等檔案管理人員工作帶來了極大的便利，各種檔案信息利用計算機能夠?qū)崿F(xiàn)高效傳遞，在計算機支持下也能有效交換信息。同時還能夠提升檔案資料查詢速度，為檔案的管理與保存創(chuàng)造有利條件[1]。第三，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，能夠讓大量信息結(jié)構(gòu)文檔得到儲備，并讓已有檔案資料得到有效開發(fā)與應(yīng)用，幫助檔案管理人員提升工作效率。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化管理的策略

（一）建立檔案管理數(shù)字化平臺。

大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)字化管理是一項龐雜的工作，涉及方方面面的事項，這需要我們做好以下工作：第一，全面調(diào)查與掌握館藏狀況，了解檔案類型、狀態(tài)、館藏數(shù)據(jù)和檔案信息利用等，結(jié)合館藏制定科學(xué)合理的檔案數(shù)字化管理規(guī)劃，如掃描儀等硬件設(shè)備購置計劃、數(shù)字化處理規(guī)劃等。這需要我們充分考慮到實際與長遠(yuǎn)等情況，確保硬件設(shè)備成龍配套，能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在檔案數(shù)字化管理中，我們要采取“突出重點，分步進行”的原則，優(yōu)先對重點館藏檔案或利用率高的檔案實現(xiàn)數(shù)字化，讓大部分利用者對檔案的需求得到滿足。為提升檔案數(shù)字化水平，還要打造電子檔案應(yīng)用共享平臺，在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上設(shè)置專區(qū)，根據(jù)業(yè)務(wù)類別形成檔案目錄，且目錄下根據(jù)發(fā)生時間存放電子檔案資料。

（二）文書與歸檔的數(shù)字化。

文書檔案是檔案部門開展的基礎(chǔ)性工作之一，對于文書管理與文檔執(zhí)行的效果來說，對整個單位工作的進行影響很大。同時在實際工作的過程中，經(jīng)常需要面對處理大量電子文件的情況，在文檔處理中要用到網(wǎng)絡(luò)。對此，各部門工作人員在輸入稿件的時候，需要進行審核、發(fā)出、修改、蓋章、分發(fā)和歸檔等環(huán)節(jié)，最大限度減少保存文檔與歸檔的處理時間，從而實現(xiàn)檔案管理工作負(fù)荷強度與工作量的降低。

（三）做好數(shù)字化檔案維護工作。

在大數(shù)據(jù)時代下的檔案數(shù)字化管理工作中，還需要做好日常維護工作，如電子文件在系統(tǒng)上依賴性很強，對此除了要將電子文件載體保存好以外，還需要將讀取環(huán)境保存完整，從而會導(dǎo)致管理成本的增加。單子文件的載體主要是磁性、光學(xué)材料等，這要求加大對各種載體的保護力度，并將環(huán)境溫濕度控制好，將防塵、防磁和防震等工作做到位，防止紫外線與有害氣體帶來的影響[2]。軟盤與磁盤必須垂直放置，做好電子文件信息保護工作，重要程序與數(shù)據(jù)需要備份，其備份介質(zhì)應(yīng)該由較大的容量與較長的壽命，同時還要采取異地備份的措施。對加密電子文件來說，需要在解密后進行制作拷貝，及時檢測與消除病毒，將檔案數(shù)字化管理制度落到實處，讓工作人員職責(zé)與權(quán)限更加明確。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)。

要轉(zhuǎn)變以往“重藏輕用”的檔案管理模式，檔案人員要具備豐富的信息資源管理知識，能夠熟練操作各種現(xiàn)代化設(shè)備，讓已有檔案資料得到科學(xué)的開發(fā)與利用。對此要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)應(yīng)用知識，如計算機應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理和外語知識等，不斷提升現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用技能，滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案數(shù)字化管理工作提出的要求。同時要對檔案管理人員開展分層次的基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)和檔案專業(yè)教育等，將時代應(yīng)用知識教育凸顯出來，開展市場經(jīng)濟理論、法律等知識系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，盡快打造一支素質(zhì)高、能力強的現(xiàn)代化檔案管理人才隊伍，促使檔案數(shù)字化管理工作效率真正實現(xiàn)提升。

四、結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案數(shù)字化管理工作提出了更高要求，我們需要發(fā)揮出各種現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，提升檔案管理規(guī)范化水平，為檔案的開發(fā)與利用創(chuàng)造有利條件。對此我們要打造檔案信息化管理平臺，不斷完善檔案管理制度，并提升檔案管理人員綜合素質(zhì)與能力，能夠跟上大數(shù)據(jù)時代發(fā)展步伐，讓檔案數(shù)字化管理工作順利開展。

參考文獻：

[1]張琳.大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理分析[J].蘭臺內(nèi)外，2018，（04）：29.

[2]蔡穎俊.大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作[J].機電兵船檔案，2018，（02）：11-13.