連伊娜 文佑云

廣東外語外貿(mào)大學(xué)南國商學(xué)院 廣東 廣州510545

引言

教學(xué)檔案管理是高校的重要工作之一，是對(duì)高校教育教學(xué)過程中產(chǎn)生的各種信息資源進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)，并對(duì)各種檔案信息進(jìn)行利用的過程。在高校教學(xué)檔案管理過程中，管理制度是否健全、檔案管理方法是否先進(jìn)，都會(huì)對(duì)檔案管理水平造成極大影響。在當(dāng)前時(shí)代背景下，高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)必要過程，也是檔案管理過程中最重要的任務(wù)。針對(duì)當(dāng)前高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，必須要完善管理制度，統(tǒng)一信息化檔案的格式、存儲(chǔ)方式，確保檔案管理水平不斷提升，為高校發(fā)展工作提供支持與幫助。

一、數(shù)字化時(shí)代高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的背景

高校教學(xué)檔案是高校在教育教學(xué)實(shí)踐與研究和管理活動(dòng)中，直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、聲像、計(jì)算機(jī)軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平。

在科技飛速發(fā)展的時(shí)代下，作為電子公務(wù)活動(dòng)的必然產(chǎn)物，電子文件在高校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)中應(yīng)用得越來越廣泛，并發(fā)揮著越來越重要的作用。教學(xué)檔案是高校檔案的主體、核心和重點(diǎn)，它能夠?yàn)榻虒W(xué)活動(dòng)提供更準(zhǔn)確、更完整的教學(xué)信息，有效提高和保證教學(xué)質(zhì)量，為教學(xué)評(píng)估提供方便快捷的教學(xué)資料，但與其重要性相悖的是，高校教學(xué)檔案管理手段和服務(wù)方式仍然相對(duì)傳統(tǒng)，難以滿足教學(xué)活動(dòng)日益增長的發(fā)展需求，跟不上數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏，這對(duì)高校教學(xué)檔案的管理可謂是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。

因此，高校應(yīng)更加重視教學(xué)檔案管理工作，本著統(tǒng)一、規(guī)范、安全的基本原則，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不斷加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)教學(xué)檔案管理逐漸由紙質(zhì)檔案和實(shí)體保管轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案和數(shù)字化保管，從管理檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)。

二、高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題

目前部分院校已經(jīng)開始了教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作，有的已經(jīng)編制了更具本校特色的獨(dú)立的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。比如清華大學(xué)建設(shè)的清華同方數(shù)字圖書館，南開大學(xué)建設(shè)的“南大之星”多媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)等，為本校的檔案管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，還有一些高校對(duì)檔案信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，存在基礎(chǔ)設(shè)施簡陋等問題，高校檔案信息化管理水平還有待提高。具體來講，當(dāng)前高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)過程中面臨的問題主要有以下幾個(gè)方面。

1．對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度不夠

檔案管理工作是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中的一個(gè)基礎(chǔ)任務(wù)，任何一個(gè)行業(yè)都必須重視檔案管理，對(duì)檔案資源進(jìn)行充分利用，促進(jìn)本單位發(fā)展。高校教學(xué)科研過程中形成的檔案資源十分豐富，這也是高校發(fā)展的重要基礎(chǔ)，但有的管理人員對(duì)檔案工作的重視程度不夠，對(duì)檔案管理的認(rèn)知依舊停留在傳統(tǒng)觀念上，只注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理和保存，且缺乏與其他工作的融合，這極大地影響了檔案管理水平的提升。此外，當(dāng)前高校對(duì)檔案管理缺乏長遠(yuǎn)眼光，只是從短期角度出發(fā)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理。

2．設(shè)施設(shè)備條件不足

隨著信息技術(shù)應(yīng)用得越來越廣泛，一些傳統(tǒng)的檔案管理方法逐漸會(huì)被數(shù)字化方法取代，檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)將不可阻擋。然而，目前高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)中，硬件設(shè)備配備上存在不足，軟件基礎(chǔ)也十分薄弱，檔案信息化管理水平較低。

3．檔案管理制度不健全

在檔案信息化管理過程中，必須要積極加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的規(guī)范，以制度為引領(lǐng)，不斷提高檔案管理水平。但目前有的高校檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，信息化檔案的收集、整理規(guī)范還不夠明確，導(dǎo)致各種檔案信息資源混亂，不利于檔案信息資源的利用。

三、數(shù)字化時(shí)代高校教學(xué)檔案信息化發(fā)展策略

在數(shù)字化時(shí)代，高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就是要運(yùn)用大數(shù)據(jù)等各種現(xiàn)代技術(shù)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，改善檔案管理環(huán)境。要對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)的實(shí)際情況進(jìn)行分析，形成書面報(bào)告，總結(jié)出當(dāng)前檔案信息化發(fā)展的要求，并對(duì)具體問題進(jìn)行解決。比如在教學(xué)檔案信息化建設(shè)過程中，要具體分析如何將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合起來，既要能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、自動(dòng)化發(fā)展，還要能促進(jìn)高校檔案服務(wù)遠(yuǎn)程化發(fā)展。

高校檔案信息化建設(shè)，可以從以下幾方面著手。

1．面向未來，推動(dòng)教學(xué)檔案體系建設(shè)

為了促進(jìn)教學(xué)水平不斷提升，高校要以一種長期的、發(fā)展的、面向未來的、服務(wù)教學(xué)的眼光來看待教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作?？梢浴耙栽u(píng)促建”思想為基礎(chǔ)，不斷提高教學(xué)檔案管理水平。比如，高校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重視，想方設(shè)法為檔案部門配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，選用計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)人才，把檔案信息化管理工作納入單位年度考核內(nèi)容，并對(duì)完成情況進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)懲，以此促進(jìn)全校的教學(xué)檔案信息化建設(shè)。此外，教育行政部門也要積極參與進(jìn)來，與校內(nèi)外專家組成專業(yè)的考核隊(duì)伍，推動(dòng)高校數(shù)字化教學(xué)檔案體系的建設(shè)工作。

2．建立各項(xiàng)專題數(shù)據(jù)庫

專題數(shù)據(jù)庫是高校檔案資源建設(shè)的主要內(nèi)容。高校的教學(xué)檔案更偏重于教學(xué)、科研，而且不同的學(xué)科有不同的研究方向，所以要建立專題數(shù)據(jù)庫，主要包括檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、光盤數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。從具體內(nèi)容上來說，這些數(shù)據(jù)庫包括檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、論文數(shù)據(jù)庫、科研獲獎(jiǎng)成果數(shù)據(jù)庫、科研專利數(shù)據(jù)庫等，以此為高校的教學(xué)科研發(fā)展提供理論支持。

3．加強(qiáng)數(shù)字檔案安全管理

以廣東外語外貿(mào)大學(xué)南國商學(xué)院為例，該校目前已經(jīng)有70%左右的檔案資料逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，這給師生以及廣大用戶帶來了極大的方便，但同時(shí)，這些檔案在網(wǎng)絡(luò)上傳播也面臨較大的安全隱患。因此，高校必須要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字教學(xué)檔案的安全管理，比如利用信息加密技術(shù)、防黑客技術(shù)等對(duì)數(shù)字信息檔案進(jìn)行保護(hù)。無論是教師還是其他用戶，在使用數(shù)字化教學(xué)檔案時(shí)必須要經(jīng)身份驗(yàn)證確認(rèn)無誤之后才可以進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行下載。

4．建立健全歸檔制度

健全的歸檔制度是確定檔案信息完整、安全的基礎(chǔ)。高校相關(guān)管理部門要根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求、實(shí)際教學(xué)情況、教學(xué)進(jìn)度等制訂詳細(xì)的歸檔細(xì)則。要在檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中，加強(qiáng)檔案管理軟件的設(shè)計(jì)，出臺(tái)相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)錄入檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，確保紙質(zhì)檔案掃描錄入系統(tǒng)后的準(zhǔn)確性等，要明確歸檔的類目名稱、歸檔的范圍、保管期限、各部門的歸檔職責(zé)等。例如，每學(xué)期開始時(shí)，教務(wù)處要根據(jù)學(xué)校的教學(xué)工作要求、各專業(yè)的教學(xué)安排，制訂整個(gè)學(xué)期的教學(xué)檔案材料的歸檔計(jì)劃，然后向各專業(yè)、各科室提出教學(xué)檔案收集的要求，各專業(yè)、各科室向檔案管理部門提供信息資料，由專業(yè)的檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行歸檔、整理、記錄，并將具體的整理任務(wù)分工到不同的責(zé)任人，然后根據(jù)每學(xué)期的教學(xué)任務(wù)，將具體的教學(xué)文件的整理任務(wù)落實(shí)到具體教師，規(guī)定教學(xué)文件的移交時(shí)間，確保所有的教學(xué)文件都可以及時(shí)移交。

5．提高教學(xué)檔案工作人員與廣大師生的檔案素質(zhì)

教學(xué)檔案工作人員與廣大師生是高校教學(xué)檔案建設(shè)的主體。提高他們的檔案素質(zhì)能為教學(xué)檔案信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)力量。但從實(shí)際情況來看，高校各院系或教務(wù)管理部門的檔案工作人員數(shù)量不多，且多為非專業(yè)人士，檔案素質(zhì)和檔案意識(shí)不高，也不具備相應(yīng)的信息化技術(shù)知識(shí)，這限制了教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作的推進(jìn)。這就要求高校方面推動(dòng)教學(xué)檔案工作改革，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，全面提升教學(xué)檔案工作人員的素質(zhì)。同時(shí)，也要注重利用各種平臺(tái)，大力提升教學(xué)檔案用戶——廣大師生的教學(xué)檔案意識(shí)與使用能力，以此助推廣大師生開發(fā)利用教學(xué)檔案的能力與素質(zhì)。

四、結(jié)語

綜上所述，教學(xué)檔案管理創(chuàng)新是每一所學(xué)校檔案管理工作的重要方向，但我國各高校教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系多種多樣，教學(xué)檔案信息化的水平參差不齊，而且當(dāng)前高校的檔案管理要求也在不斷改變，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不再適用，所以必須要積極加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的創(chuàng)新，要在高校內(nèi)部建立符合時(shí)代要求的新的教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平。