朱玥

[摘要]會議是企業(yè)運(yùn)行過程中研究問題、解決問題的有效途徑與必要手段。本文對高效會議的特點(diǎn)，會議效率不高存在的問題及原因進(jìn)行了剖析，提出了加強(qiáng)會議管理、提高會議效率應(yīng)采取的有效措施。

[關(guān)鍵詞]辦公室 會議效率

在企業(yè)的運(yùn)行過程中，會議作為研究問題、決策事項(xiàng)的重要組成，是不可或缺的一部分。近年來，隨著八項(xiàng)規(guī)定的出臺，如何精簡會議數(shù)量、提高會議質(zhì)量、控制會議規(guī)模成為了一個迫在眉睫需要解決的問題。

一、高效會議的主要特征

一是必要時才召開會議，減少可開可不開的會議，杜絕不必要的會議；二是會前精心籌劃，明確會議目標(biāo)，制定會議議題，嚴(yán)格控制參會人員；三是提前將會議議題及材料提交參會人員，使其做到有備而來；四是遵守會場紀(jì)律，控制會議時間，不干與會議無關(guān)的工作；五是參會者發(fā)言緊扣主題，不跑題，同時不得臨時增加議題阻礙會議進(jìn)程；六是會議應(yīng)有會議紀(jì)要、會議記錄等會議成果；七是按照會議紀(jì)要及督辦項(xiàng)開展后續(xù)工作，保證會議成果落到實(shí)處。

二、存在的主要問題及產(chǎn)生原因

“開短會，開有用的會”是每一位領(lǐng)導(dǎo)、每一位員工共同的目標(biāo)。而在實(shí)際工作中，由于各種各樣的問題，會議往往存在數(shù)量多、效率低、效果差的情況，只有將產(chǎn)生這些問題的原因剖析清楚，才能對癥下藥，找到提高會議效率的有效途徑。

（一）會議沒有明確的主題和目標(biāo)

一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為開會是解決一切問題的靈丹妙藥，一遇到問題就希望通過會議的方式解決問題，會議的主題不明確，甚至不知道為什么要開會，對開會要達(dá)到什么效果和目的沒有明確的認(rèn)知，為了開會而開會。

（二）會議內(nèi)容務(wù)虛多務(wù)實(shí)少

一是在傳達(dá)會議精神、宣貫文件內(nèi)容的時候，大部分部門過于依賴以召開總結(jié)宣貫類會議的方式完成相關(guān)工作，形式單一、效率較低。二是大多數(shù)會議在會議召開后并未形成會議紀(jì)要和會議行動項(xiàng)，對后續(xù)完成工作支撐不足。

（三）會議準(zhǔn)備不充分

一是會議承辦部門對會議的規(guī)劃性不強(qiáng)，沒有做到提前統(tǒng)籌、提前規(guī)劃，臨時決定召開會議，籌備時間較短，準(zhǔn)備不夠充分。二是會議材料不能在會前發(fā)送至與會者手中，導(dǎo)致參會人員對會議的議題理解不充分，發(fā)表意見的針對性也會相應(yīng)降低。三是部分會議的會議承辦部門在會前并沒有與相關(guān)部門進(jìn)行有效的溝通，將一些可以在會前協(xié)調(diào)解決的問題帶到會議上進(jìn)行討論，降低了會議效率。

（四）會議紀(jì)律較為松散

一是會議承辦部門對會議管理不重視；二是會議主持人對會議要求不嚴(yán)；三是會議管理部門對會議紀(jì)律監(jiān)督不到位；四是陪會現(xiàn)象較多。

三、改進(jìn)措施

（一）會前加強(qiáng)籌劃，避免“會而不議”

（1）擴(kuò)寬渠道，盡量控制會議數(shù)量。一是部門間日常工作的協(xié)調(diào)、有關(guān)工作部署等均以工作聯(lián)系單的形式完成，主責(zé)部門提前根據(jù)工作要求做好任務(wù)分解，明確相關(guān)方的任務(wù)，原則上部門間不再通過會議部署部門有關(guān)任務(wù)。二是制度預(yù)評審、技術(shù)報(bào)告（方案等）征求意見等工作，原則上不再召開大規(guī)模的征求意見會議，主責(zé)部門可通過工作聯(lián)系單、閱批件、一對一談話交流等多種形式完成相關(guān)意見的征求工作。三是盡量減少召開宣貫類的會議，可以通過“以考促學(xué)”的形式，借助手機(jī)APP等媒介完成相關(guān)知識、文件、精神等的宣貫。

（2）強(qiáng)化流程，切實(shí)提高會議效率。一是會議承辦部門一般于會前3天發(fā)布會議通知，明確會議主題及會議議程，并在會議召開前一天將會議材料發(fā)送至參會人員。二是參會人員應(yīng)在會前充分閱讀會議材料，會上有針對性的發(fā)言，集中討論、不說題外話。三是單位級重要決策會議一般以每周發(fā)布的一周工作安排為準(zhǔn)，無特殊情況不得取消、變更會議。

（二）會中加強(qiáng)控制，避免“議而不決”

（1）因事定人，有效減少陪會現(xiàn)象。若參會人員不是與每個會議議題均有關(guān)系，會議承辦部門可根據(jù)實(shí)際情況，采用隨叫隨到的方式，依據(jù)會議議題依次叫參會人員參會。

（2）緊扣主題，盡量減少跑題的情況。一是會議開始時主持人應(yīng)用幾分鐘的時間對會議的背景、目的、議程、預(yù)估的時間以及會議期待等做一個簡潔、概要的介紹，可方便與會者對會議的整體情況有全局的把握。二是在參會人員的發(fā)言出現(xiàn)離題時，主持人不宜直接打斷發(fā)言，這樣容易挫傷發(fā)言者的積極性，并容易使會議由熱烈急轉(zhuǎn)為冷場，而是可以采取轉(zhuǎn)移的方式，接過討論、發(fā)言中的某一句話和某一層意思，進(jìn)行啟發(fā)引導(dǎo)，把發(fā)言重新引導(dǎo)到議題上來。三是有效處理分歧，當(dāng)會議出現(xiàn)不一致意見而引發(fā)爭論時，主持人應(yīng)對各方觀點(diǎn)進(jìn)行歸納總結(jié)，以幫助與會人員把握要點(diǎn)、理清思路。

（3）加強(qiáng)管理，著力嚴(yán)肅會場紀(jì)律。一是不得無故缺席會議，參會人員如不能參加會議，需在會前向會議主持人請假。對無故缺席會議或遲到15分鐘以上的人員由會議承辦部門對其進(jìn)行通報(bào)批評。二是參會人員未經(jīng)主持人同意不得中途退場、不得在會議中途擅自離開會場，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由會議承辦部門對其給予通報(bào)批評。三是在參會范圍廣、參會人員多的會議會場，放置信號屏蔽器或禁止將手機(jī)帶入會場，保證會議效率。

（三）會后加強(qiáng)監(jiān)督，避免“決而不辦”

（1）形成成果，促進(jìn)會議決策的落實(shí)。決策型會議需形成會議紀(jì)要并列出會議行動項(xiàng)，會議結(jié)束后，會議承辦部門需盡快將會議行動項(xiàng)報(bào)送至督辦管理部門，由其統(tǒng)一進(jìn)行督辦。會議紀(jì)錄人需在專門的記錄本上做好會議記錄，并留存?zhèn)洳椤?/p>

（2）狠抓落實(shí)，強(qiáng)化會議效果評價。建立會議效果監(jiān)督機(jī)制，不定期開展會議效果評價。辦公室每月抽查一定數(shù)量的會議，對會議準(zhǔn)備情況、會議成果（包括會議記錄、會議紀(jì)要、會議行動項(xiàng)等）、會議紀(jì)律等進(jìn)行檢查，對未按要求辦會的會議承辦部門進(jìn)行通報(bào)批評并督促其改進(jìn)會風(fēng)。