朱玥

[摘要]會(huì)議是企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中研究問(wèn)題、解決問(wèn)題的有效途徑與必要手段。本文對(duì)高效會(huì)議的特點(diǎn)，會(huì)議效率不高存在的問(wèn)題及原因進(jìn)行了剖析，提出了加強(qiáng)會(huì)議管理、提高會(huì)議效率應(yīng)采取的有效措施。

[關(guān)鍵詞]辦公室 會(huì)議效率

在企業(yè)的運(yùn)行過(guò)程中，會(huì)議作為研究問(wèn)題、決策事項(xiàng)的重要組成，是不可或缺的一部分。近年來(lái)，隨著八項(xiàng)規(guī)定的出臺(tái)，如何精簡(jiǎn)會(huì)議數(shù)量、提高會(huì)議質(zhì)量、控制會(huì)議規(guī)模成為了一個(gè)迫在眉睫需要解決的問(wèn)題。

一、高效會(huì)議的主要特征

一是必要時(shí)才召開會(huì)議，減少可開可不開的會(huì)議，杜絕不必要的會(huì)議；二是會(huì)前精心籌劃，明確會(huì)議目標(biāo)，制定會(huì)議議題，嚴(yán)格控制參會(huì)人員；三是提前將會(huì)議議題及材料提交參會(huì)人員，使其做到有備而來(lái)；四是遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，控制會(huì)議時(shí)間，不干與會(huì)議無(wú)關(guān)的工作；五是參會(huì)者發(fā)言緊扣主題，不跑題，同時(shí)不得臨時(shí)增加議題阻礙會(huì)議進(jìn)程；六是會(huì)議應(yīng)有會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等會(huì)議成果；七是按照會(huì)議紀(jì)要及督辦項(xiàng)開展后續(xù)工作，保證會(huì)議成果落到實(shí)處。

二、存在的主要問(wèn)題及產(chǎn)生原因

“開短會(huì)，開有用的會(huì)”是每一位領(lǐng)導(dǎo)、每一位員工共同的目標(biāo)。而在實(shí)際工作中，由于各種各樣的問(wèn)題，會(huì)議往往存在數(shù)量多、效率低、效果差的情況，只有將產(chǎn)生這些問(wèn)題的原因剖析清楚，才能對(duì)癥下藥，找到提高會(huì)議效率的有效途徑。

（一）會(huì)議沒(méi)有明確的主題和目標(biāo)

一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為開會(huì)是解決一切問(wèn)題的靈丹妙藥，一遇到問(wèn)題就希望通過(guò)會(huì)議的方式解決問(wèn)題，會(huì)議的主題不明確，甚至不知道為什么要開會(huì)，對(duì)開會(huì)要達(dá)到什么效果和目的沒(méi)有明確的認(rèn)知，為了開會(huì)而開會(huì)。

（二）會(huì)議內(nèi)容務(wù)虛多務(wù)實(shí)少

一是在傳達(dá)會(huì)議精神、宣貫文件內(nèi)容的時(shí)候，大部分部門過(guò)于依賴以召開總結(jié)宣貫類會(huì)議的方式完成相關(guān)工作，形式單一、效率較低。二是大多數(shù)會(huì)議在會(huì)議召開后并未形成會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)，對(duì)后續(xù)完成工作支撐不足。

（三）會(huì)議準(zhǔn)備不充分

一是會(huì)議承辦部門對(duì)會(huì)議的規(guī)劃性不強(qiáng)，沒(méi)有做到提前統(tǒng)籌、提前規(guī)劃，臨時(shí)決定召開會(huì)議，籌備時(shí)間較短，準(zhǔn)備不夠充分。二是會(huì)議材料不能在會(huì)前發(fā)送至與會(huì)者手中，導(dǎo)致參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的議題理解不充分，發(fā)表意見的針對(duì)性也會(huì)相應(yīng)降低。三是部分會(huì)議的會(huì)議承辦部門在會(huì)前并沒(méi)有與相關(guān)部門進(jìn)行有效的溝通，將一些可以在會(huì)前協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題帶到會(huì)議上進(jìn)行討論，降低了會(huì)議效率。

（四）會(huì)議紀(jì)律較為松散

一是會(huì)議承辦部門對(duì)會(huì)議管理不重視；二是會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議要求不嚴(yán)；三是會(huì)議管理部門對(duì)會(huì)議紀(jì)律監(jiān)督不到位；四是陪會(huì)現(xiàn)象較多。

三、改進(jìn)措施

（一）會(huì)前加強(qiáng)籌劃，避免“會(huì)而不議”

（1）擴(kuò)寬渠道，盡量控制會(huì)議數(shù)量。一是部門間日常工作的協(xié)調(diào)、有關(guān)工作部署等均以工作聯(lián)系單的形式完成，主責(zé)部門提前根據(jù)工作要求做好任務(wù)分解，明確相關(guān)方的任務(wù)，原則上部門間不再通過(guò)會(huì)議部署部門有關(guān)任務(wù)。二是制度預(yù)評(píng)審、技術(shù)報(bào)告（方案等）征求意見等工作，原則上不再召開大規(guī)模的征求意見會(huì)議，主責(zé)部門可通過(guò)工作聯(lián)系單、閱批件、一對(duì)一談話交流等多種形式完成相關(guān)意見的征求工作。三是盡量減少召開宣貫類的會(huì)議，可以通過(guò)“以考促學(xué)”的形式，借助手機(jī)APP等媒介完成相關(guān)知識(shí)、文件、精神等的宣貫。

（2）強(qiáng)化流程，切實(shí)提高會(huì)議效率。一是會(huì)議承辦部門一般于會(huì)前3天發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議主題及會(huì)議議程，并在會(huì)議召開前一天將會(huì)議材料發(fā)送至參會(huì)人員。二是參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)前充分閱讀會(huì)議材料，會(huì)上有針對(duì)性的發(fā)言，集中討論、不說(shuō)題外話。三是單位級(jí)重要決策會(huì)議一般以每周發(fā)布的一周工作安排為準(zhǔn)，無(wú)特殊情況不得取消、變更會(huì)議。

（二）會(huì)中加強(qiáng)控制，避免“議而不決”

（1）因事定人，有效減少陪會(huì)現(xiàn)象。若參會(huì)人員不是與每個(gè)會(huì)議議題均有關(guān)系，會(huì)議承辦部門可根據(jù)實(shí)際情況，采用隨叫隨到的方式，依據(jù)會(huì)議議題依次叫參會(huì)人員參會(huì)。

（2）緊扣主題，盡量減少跑題的情況。一是會(huì)議開始時(shí)主持人應(yīng)用幾分鐘的時(shí)間對(duì)會(huì)議的背景、目的、議程、預(yù)估的時(shí)間以及會(huì)議期待等做一個(gè)簡(jiǎn)潔、概要的介紹，可方便與會(huì)者對(duì)會(huì)議的整體情況有全局的把握。二是在參會(huì)人員的發(fā)言出現(xiàn)離題時(shí)，主持人不宜直接打斷發(fā)言，這樣容易挫傷發(fā)言者的積極性，并容易使會(huì)議由熱烈急轉(zhuǎn)為冷場(chǎng)，而是可以采取轉(zhuǎn)移的方式，接過(guò)討論、發(fā)言中的某一句話和某一層意思，進(jìn)行啟發(fā)引導(dǎo)，把發(fā)言重新引導(dǎo)到議題上來(lái)。三是有效處理分歧，當(dāng)會(huì)議出現(xiàn)不一致意見而引發(fā)爭(zhēng)論時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)各方觀點(diǎn)進(jìn)行歸納總結(jié)，以幫助與會(huì)人員把握要點(diǎn)、理清思路。

（3）加強(qiáng)管理，著力嚴(yán)肅會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。一是不得無(wú)故缺席會(huì)議，參會(huì)人員如不能參加會(huì)議，需在會(huì)前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。對(duì)無(wú)故缺席會(huì)議或遲到15分鐘以上的人員由會(huì)議承辦部門對(duì)其進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。二是參會(huì)人員未經(jīng)主持人同意不得中途退場(chǎng)、不得在會(huì)議中途擅自離開會(huì)場(chǎng)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由會(huì)議承辦部門對(duì)其給予通報(bào)批評(píng)。三是在參會(huì)范圍廣、參會(huì)人員多的會(huì)議會(huì)場(chǎng)，放置信號(hào)屏蔽器或禁止將手機(jī)帶入會(huì)場(chǎng)，保證會(huì)議效率。

（三）會(huì)后加強(qiáng)監(jiān)督，避免“決而不辦”

（1）形成成果，促進(jìn)會(huì)議決策的落實(shí)。決策型會(huì)議需形成會(huì)議紀(jì)要并列出會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)，會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議承辦部門需盡快將會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)報(bào)送至督辦管理部門，由其統(tǒng)一進(jìn)行督辦。會(huì)議紀(jì)錄人需在專門的記錄本上做好會(huì)議記錄，并留存?zhèn)洳椤?/p>

（2）狠抓落實(shí)，強(qiáng)化會(huì)議效果評(píng)價(jià)。建立會(huì)議效果監(jiān)督機(jī)制，不定期開展會(huì)議效果評(píng)價(jià)。辦公室每月抽查一定數(shù)量的會(huì)議，對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備情況、會(huì)議成果（包括會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)等）、會(huì)議紀(jì)律等進(jìn)行檢查，對(duì)未按要求辦會(huì)的會(huì)議承辦部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)并督促其改進(jìn)會(huì)風(fēng)。