龐小銘

（廣西科技師范學院，廣西來賓 546199）

自2015年起，國務院大力推行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實踐項目，支持鼓勵我國高校學子創(chuàng)業(yè)實踐。僅僅三個月的時間，就發(fā)布了幾份鼓勵高校學子創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的文件，從《關于發(fā)展眾創(chuàng)空間推進大眾創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的指導意見》，到 《關于大力推進大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新若干政策措施的意見》。國家不斷出臺各項創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)相關政策文件，可見國家推動雙創(chuàng)的目的和決心。而學生在這些方面所完成的工作和項目，都將以新的內(nèi)容記錄在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案中，這是一份個人成績單，用于認定創(chuàng)新學分的重要依據(jù)和未來求職的面試履歷，因此高校學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的有效管理是必要的，這是檢驗我國推動雙創(chuàng)進展效果的一項重要依據(jù)。

1 高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀綜述

從這幾年的實踐研究發(fā)現(xiàn)，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理對中國高等教育的作用越來越顯著，是高校開展雙創(chuàng)項目的重要組成部分。創(chuàng)業(yè)型大學檔案建設工作，是培養(yǎng)應用性、職業(yè)型的創(chuàng)業(yè)人才的關鍵。因此，創(chuàng)業(yè)型大學的檔案建設更當引起重視。然而由于該項工作是近幾年來的新型建設內(nèi)容，缺乏一定的經(jīng)驗，導致出現(xiàn)了一些亟待解決的問題。一是管理制度的制定。國家未出臺相關的管理標準，無對應政策和法律法規(guī)的頒發(fā)，導致各高校在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理上的混亂和認識上的不足。問卷調(diào)查走訪研究高校檔案工作人員對學生這類的歸檔問題不夠重視，對這一類檔案定義模糊不清。二是檔案資料的遺漏、缺失。隨著信息技術的發(fā)展，各行各業(yè)都逐步轉向數(shù)字化的方向，而檔案管理的環(huán)節(jié)和對象的多元化致使在無一定規(guī)章體系的情況下，顯得格外的混亂，而且歸檔內(nèi)容不明。研究者認為正因為以上各種原因，致使高校學生創(chuàng)業(yè)檔案的收集歸檔并未能得到真正全面實施。

2 檔案管理方法策略的探索和實踐

2.1 強化檔案管理意識，明確管理制度標準

研究者以為如果要從根本上解決檔案管理問題，第一步就是強化檔案管理意識，讓管理者認識到檔案建設的重要性。作為高校單位，可以采取周期工作培訓的方式給這些管理者進行意識灌輸和強化。學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建立，是推動高校雙創(chuàng)項目的基本方式。這種檔案的存在，不僅是學生一項榮譽經(jīng)歷的鑒定，同樣這樣的歸檔記錄對于學生未來就業(yè)的一大助手，讓其他企業(yè)可以大致定量化評估該生的技能水平等。這對于高校本身而言也是一種認可和外界口碑獲取的重要途徑之一。

第二步則是需要建立一個較為完善的管理制度體系，明確每個從業(yè)人員的崗位職責，通過績效的方式激勵式規(guī)范和提升管理人員的行為。國家層面上標準規(guī)范還未訂立，是需要高校共同努力的成果總結。所以作為高校，可以先行制定一個較為規(guī)范的自我標準，而后根據(jù)歷年學生、企業(yè)招收的情況，不斷完善這個歸檔制度建設。研究者給出一些在制定管理制度體系時必要的遵循原則。首先學生檔案應當由一個專職部門收集，做到統(tǒng)一化管理。檔案的管理可分為如下幾個步驟，收集、整理、存檔和后期的監(jiān)管查詢，而這些步驟應當細化分工工作人員去實施，明確部門責任制。高校學生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，應當做到歸檔范圍和分類標準的明確性。明確各個職能部門之間的關系，如就業(yè)指導中心、學生工作處、各級下屬學院、學生管理辦公室等部門作為管理機構，實現(xiàn)一定的聯(lián)動，對學生雙創(chuàng)檔案的管理有長期監(jiān)管的責任。

2.2 完善檔案管理系統(tǒng)，加強管理人員建設

高校學生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理應當建立在我國檔案法、普通高校檔案管理辦法等相關法律法規(guī)的基礎之上，使之有章可循，行之有效。開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)型檔案的建設，應當結合該校的實際情況去管理，一個標準，多向化管理。檔案管理的意義不僅在于把每個學生的檔案歸檔好，這項工作的意義更在于激勵高校對于雙創(chuàng)政策的推動，培養(yǎng)更多的綜合型專業(yè)人才。需要學校的專職部門制定較為完善的雙創(chuàng)型檔案管理的系列規(guī)章制度，來保障檔案管理工作的順利進行。國家標準制度只是一個普適的規(guī)章制度標準，而各個高校存在一定的差異性，高校內(nèi)部的管理制度應當有其自己的一套針對該校學生的細則，只有雙重標準的制度管理下，才能實現(xiàn)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設的高效率。

同樣，要提升學生檔案建設的工作水準，我們除了在制度上的制定以外，還需要在工作人員的管理上做出改進措施。而檔案工作人員的培訓應當分層次、分級的開展，可分為校級部門、院級部門、班級部門，每個與檔案相關的人員都需要有較強的建設意識。首先需要提升檔案管理工作人員的基本素質，開展定期的員工培訓，提高他們對于創(chuàng)業(yè)檔案管理的重視度，提高工作人員的辦公技能和管理能力，做到所有工作的有條不紊。除卻該校內(nèi)部的工作培訓，也應當鼓勵管理人員出去交流工作經(jīng)驗，分派到優(yōu)秀的兄弟院校進行經(jīng)驗的借鑒。學校還可以邀請在這方面有比較成熟的經(jīng)驗的工作人才來校內(nèi)做培訓，進行現(xiàn)場教學和業(yè)務指導，有針對性地開展專業(yè)講座。

2.3 重視過程化管理，建立防護反饋機制

所有的制度的制定工作、人員培訓工作都不是簡單的實施行為，最重要的是該過程的管理和細節(jié)的改進。學生雙創(chuàng)檔案的建立，這是一個生成式過程事件。結果是重要的，但如果缺乏過程的管理，往往得不到意向的結果。從表面工作來分析，檔案管理的工作是一項對于活動的過程和結果的事件記錄，是文字和數(shù)據(jù)的結合記錄以及后期的數(shù)據(jù)分析，得出一個綜合性的結果評價。在申報的時間節(jié)點上創(chuàng)建一個申報表格，分級別統(tǒng)計校內(nèi)的項目立項數(shù)，從數(shù)據(jù)結果和申報類型可以分析出各年級的參與狀況，從而有針對性地動員和指導。而后又開始前期、中期、后期的分節(jié)點檢查項目進展情況，最后根據(jù)學生的項目答辯情況由專家教師給出一個評分。這一列的過程管控是針對學生整個項目開展過程的記錄，所以整個資料的統(tǒng)計歸檔，可以較為公平地給每個學生一個合理的評價。然而要做到這些環(huán)節(jié)的有效管控，這對工作人員的行動力是個不小的考驗，只有實時的針對這各個環(huán)節(jié)進行單個的管理，才能有序對整個過程進行系統(tǒng)化管理。雙創(chuàng)檔案是針對高校的創(chuàng)業(yè)活動生成的一種檔案類型，從根本上來說，建立檔案的目的在于根據(jù)記錄的情況找出規(guī)律和問題，找出合適的解決方案去解決問題。在各方調(diào)取查詢?nèi)魏我幻麑W生檔案時，可以做到方便快捷，而且這樣的查詢也可以為下一屆的管理提供一定的參考性作用。

校方有必要建立一個嚴密的保護機制和反饋調(diào)節(jié)機制。不管是學生，還是校內(nèi)工作人員在利用和提供學生雙創(chuàng)檔案的同時，要充分考慮行為的安全性和組織可靠性，并通過設置系列的審批查閱流程、簽訂保密協(xié)議等給予相關主體充分的保護。任何一份檔案資料的都是具有較強的私密性，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)類檔案更是涉及了一定的商業(yè)機密，如果是自主研發(fā)性項目還會涉及新技術和科研成果的隱私，而所有的這些都將出現(xiàn)一定程度的資料記錄，倘若機密性文件不加以妥善保管，勢必會對申報者造成難以估量的損失。目前高校的檔案管理也借助了計算機技術，而網(wǎng)絡安全問題也是近些年來不得不面對的問題。要設立防護墻和保護機制，防止學生的檔案信息在網(wǎng)絡上被不法分子盜竊，進行篡改或非法倒賣。而需要建立的反饋機制可以做到當檔案信息被惡意攻擊時，可以自動報警并啟動一系列保護措施，唯有學生本人可以解鎖，這樣避免了外界不法分子的惡意行為，也可以防止管理者的非法使用。

綜上所述，在國家大力推動創(chuàng)新業(yè)型綜合人才的形勢下，高校的學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理建設是當今時代的需求，檔案建設則是創(chuàng)業(yè)型大學建設和發(fā)展的重要組成部分，具有基礎性和長期性，這是建設和發(fā)展的基石，要起到長期有效的促進作用，高校不得不大力進行檔案管理的建設。為了適應時代的發(fā)展，創(chuàng)業(yè)型高校要建立規(guī)范化的檔案管理新制度，建立健全的成熟化檔案管理過程，建立快速化檔案資料隱私化保護機制，只有這樣才能更好地為這一事業(yè)的發(fā)展起到推進作用，也只有這樣才能更好地服務學生，更好地利用這一檔案信息，更快的讓高校的雙創(chuàng)事業(yè)走上高速而又平穩(wěn)的發(fā)展道路上來。