目前在大多數(shù)科研單位中科研項目所產(chǎn)生的聲像資源數(shù)據(jù)均為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括視音頻文件、圖片、多媒體文件，伴隨著科研工作的開展呈現(xiàn)指數(shù)級增長，已經(jīng)成為科研工作中重要的數(shù)字文化資產(chǎn)。聲像資源主要以錄音、錄像、照片等形式存在，在載體上以錄音帶、錄像帶、光盤、紙質(zhì)照片、硬盤數(shù)字文件為主。一般會經(jīng)歷拍攝、制作、發(fā)布、內(nèi)部存儲歸檔等過程，為提高工作效率，充分發(fā)揮其價值，聲像資源的全周期管理勢在必行。

一、制約聲像資源管理效率的幾個因素

(一)海量聲像資源存儲困難

經(jīng)過日積月累，聲像資源數(shù)量和容量非常龐大，特別是視頻資源，載體不同，格式多樣，素材、成品種類繁多，視頻文件本身又不易識別，單個文件體量大不易交換，靠簡單目錄化方式效率低下。

(二)無法有效快速檢索共享

科研工作中需要不斷查詢歷史聲像資料，傳統(tǒng)的人工方式和資料柜管理，查找緩慢繁瑣。即使在已經(jīng)數(shù)字化的計算機上搜索，從大量文件中查找到所需要的資料，甚至某一視頻中的特定畫面也是一件耗時耗力的工作。且大多數(shù)文檔、照片、視頻根本只能簡單題目檢索，無法進行全文檢索，獲取信息慢，導致工作效率低下。

(三)管理無序，精細化管理舉步維艱

由于有些科研項目需要跨部門合作，某些聲像資源管理，既要按照日常工作要求進行分類組織管理，又要按照資料類別進行組織管理；有的需要審核后才可發(fā)布，管理規(guī)范和要求各個部門不統(tǒng)一，聲像資源的集中管理勢在必行。

(四)安全缺乏保障

大量聲像資源零散的管理狀態(tài)會導致災難性的損失，如磁帶、光盤介質(zhì)容易受時間、環(huán)境影響導致?lián)p失，數(shù)字文件容易被病毒感染、意外丟失、權(quán)限控制不明等情況使資料的安全無法得到保障。

二、構(gòu)建科學有效的聲像資源管理平臺

為解決以上工作中面臨的問題，需要建立一套專業(yè)的聲像資源管理信息系統(tǒng)：將聲像資源盡可能集中統(tǒng)一管理、能夠根據(jù)不同業(yè)務特點進行整理，規(guī)范管理相關資料信息、有完善的安全機制和安全存儲保障能力、具有高效查找搜索功能、能迅速在大量聲像資料定位所需內(nèi)容、具備簡單、安全、可控的資源共享功能、將聲像資料納入資產(chǎn)管理及精細化管理范疇，最大程度發(fā)揮資源價值。

(一)實現(xiàn)聲像數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一采集和收集

對于聲像數(shù)據(jù)資源管理，首先需要為各種不同類型的資源及不同來源情況，提供不同的收集、采集途徑和工具。需要實現(xiàn)各種已有資源的采集導入，包括各類資源介質(zhì)，如視音頻磁帶、藍光、P2卡、閃存卡、光盤、各類現(xiàn)有硬盤文件和紙制檔案文獻、照片數(shù)字化后產(chǎn)生的數(shù)字文件。系統(tǒng)應能夠支持各類聲像資源的導入，在導入聲像資源時需要根據(jù)不同的介質(zhì)使用相應的讀取設備，比如以磁帶為載體的視頻資源需使用DVCPRO、DVCAM、BETCAM、VO RECORDER等錄像機，光盤載體的視頻資源需使用藍光、DVD、VCD播放機，數(shù)據(jù)卡載體的視頻資源需使用P2、CF、SD讀卡器；以磁帶為載體的音頻資源需要錄音機，光盤、唱片為載體的音頻資源需使用CD機、唱片機；紙媒文件則需要使用掃描儀等。聲像資源除了傳統(tǒng)的音視頻、照片文件外還包括二、三維動畫文件，如FLASH文件、PPT文件、Direct演示文件、三維動畫等多媒體資源。

在導入資源的同時需為其編目，也就是錄入資源的關鍵信息，對所有數(shù)字資源進行描述，以備日后查詢檢索。編目的主要內(nèi)容包括對聲像資源進行編輯和信息整理，題名擬定，編寫聲像資源的主要內(nèi)容、提要概述并提煉關鍵詞。特別對于視頻資源要劃分節(jié)目層次，抽取關鍵幀，分析主題內(nèi)容，描述畫面狀況，進行段落劃分，段落劃分要遵循節(jié)目內(nèi)容的邏輯關系和主題內(nèi)容的完整性，語言描述要精準簡練。編目的工作量往往很大，但精確的編目是查詢使用的基礎，也是資源收集最為重要的環(huán)節(jié)。

(二)對收集的聲像資源進行分類

1.按文件類型分類

按文件固有類型分類，視頻類文件包括AVI、MOV等類封裝；編碼格式如 MPEG1、MPEG2_I、MPEG2_IBP、DV25、DV50、H.264等；音頻類包括MP3、WAV等；圖片類文件包括JPG、TIF、BMP、PNG等；文檔類包括DOC、RTF、XLS、PPT、PDF等格式。

2.按項目和項目階段分類

聲像資源管理信息系統(tǒng)須符合科研工作的特點和規(guī)律，在資源組織上參照通?？萍紮n案的組織形式，按研究領域劃分項目，每個項目劃分階段，一般分為科研準備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定驗收階段、科技獎勵申報階段、推廣應用階段、申請專利過程、取得負結(jié)果項目和因故中斷項目形成的聲像資料，每個研究階段包含紙制文件、照片、圖紙、錄音錄像帶等數(shù)字化后存儲的聲像資源和數(shù)字文檔、數(shù)字影音、計算機軟件、工程文件等數(shù)字聲像資源。

(三)實現(xiàn)聲像資源安全長期歸檔存儲和管理使用

聲像資源管理信息系統(tǒng)建設應從整體考慮，為聲像資源管理搭建一個符合現(xiàn)代化管理手段的信息平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，支持用戶穩(wěn)定安全便捷的使用資源。

1.聲像數(shù)據(jù)資源的檢索和利用

資源的利用是系統(tǒng)最核心的部分，對于集中管理的資源，系統(tǒng)應提供方便查詢及利用的手段。

(1)資源檢索查詢：系統(tǒng)平臺應具備強大的檢索功能，能提供全文檢索、檢索篩選、高級檢索、基于位置檢索、分類檢索、標簽組檢索等功能，保證用戶在龐大的資源庫中能夠方便、快捷的找到有用的數(shù)據(jù)資源。

(2)資源在線查看

①快速預覽

能夠瀏覽及快速定位資源，應具備多種資源列表瀏覽模式，用戶可在列表展示頁面中預覽內(nèi)容。對于視音頻、圖片資源目錄，提供縮略圖、列表等資源列表模式。

②資源詳細查看

所有資源對象可查看資源詳情，包括資源對象本身，相關元數(shù)據(jù)信息，文件信息，操作信息。視音頻資源查看時，可以打開視頻資源的展示頁面，視頻內(nèi)容以流媒體形式播放，用戶可以方便的瀏覽視音頻內(nèi)容，通過控制工具控制快進快退，控制播放時間線等。對于多媒體類對象，可以方便的通過瀏覽器來查看，系統(tǒng)應提供基于FLASH下的資源查看模式，方便用戶在瀏覽器完整實現(xiàn)類似PPT下翻頁的查看效果。

(3)資源下載：支持對于資源利用過程的管理，支持資源申請下載模式，多級審批服務，完成資源快捷的下載使用。

①資源快速下載

對于普通資源，管理人員在接到使用申請后，在系統(tǒng)中登記資源文件信息、使用人員、使用時間、用途等信息，然后開通資源使用權(quán)限。

②資源申請審批服務

對于重要的數(shù)據(jù)資源，用戶在沒有得到授權(quán)的情況下，不允許下載圖像或者視頻的原格式版本，系統(tǒng)提供相應的資源申請流程，需要詳細記錄資源文件信息、資源類別、使用人員、使用部門、申請時間、資源文件處理信息(如視頻截取時間段)等，經(jīng)過審批后，管理人員按照審批單內(nèi)容開通資源使用權(quán)限。

③高級數(shù)據(jù)統(tǒng)計

高級數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能提供系統(tǒng)相關信息統(tǒng)計，包括周期內(nèi)資源數(shù)量、各種存儲量、資源入出工作量等統(tǒng)計。

2.系統(tǒng)安全

系統(tǒng)需要考慮數(shù)據(jù)存儲安全、系統(tǒng)冗余和病毒防范三方面內(nèi)容。

(1)數(shù)據(jù)存儲安全

數(shù)據(jù)存儲最重要的是安全問題，系統(tǒng)在線部分采用成熟的RAID技術來保護數(shù)據(jù)的安全。在需要的情況下，也可將大量數(shù)據(jù)從存儲設備(硬盤/硬盤陣列)遷移到近線存儲設備(如數(shù)據(jù)流磁帶機/數(shù)據(jù)流磁帶庫)中進行存儲。

這些資源在數(shù)據(jù)流磁帶中，可在非加電的情況下實現(xiàn)長期可靠的保存。在必要情況下也可設定離線雙備份存儲資料組，當系統(tǒng)對這些資源進行分級存儲遷移的時候，會自動將一個文件同時存儲在兩個獨立存儲設備中，在存儲備份完成后，只要任何一個存儲設備包含的的數(shù)據(jù)可用，都可將該文件資源完整的回傳到在線存儲服務器中，提供在線服務的實時處理。在實際應用中，兩份數(shù)據(jù)同時不能使用的情況是一個極低概率事件，這就保證了雙備份資料存儲的絕對安全。

(2)系統(tǒng)冗余

對于承擔重要管理任務的系統(tǒng)軟件模塊都能支持雙機實時熱備，最大程度保證數(shù)據(jù)的可靠和安全。通過系統(tǒng)冗余等手段，可以確保整個系統(tǒng)業(yè)務不間斷的正常運行。

(3)病毒防范

在網(wǎng)絡環(huán)境下，未經(jīng)控制的計算機病毒往往會給系統(tǒng)造成巨大破壞。在系統(tǒng)中部署病毒防護軟件，保證數(shù)據(jù)安全。