王慧敏

青島科技大學(xué) 山東濰坊 261500

學(xué)校檔案管理要從屬于學(xué)校整體發(fā)展趨勢，也就是要以學(xué)校建設(shè)、學(xué)校教學(xué)水平的提高為前提，傳統(tǒng)檔案管理工作效率低、工作質(zhì)量不高，管理人員工作強(qiáng)度大，因此根本無法充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，強(qiáng)化管理信息化建設(shè)，是目前學(xué)校檔案管理突破瓶頸的新出路，也是學(xué)校發(fā)展建設(shè)中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

從現(xiàn)階段我國學(xué)校檔案信息化建設(shè)的總體情況分析來看，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)力度不夠，資源開發(fā)不深入的問題還比較普遍，從而導(dǎo)致學(xué)校信息化建設(shè)水平參差不起，信息化建設(shè)水平不高。

首先，檔案信息化建設(shè)觀念落后。一些學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，檔案管理意識(shí)薄弱，認(rèn)為檔案工作可有可無，因此在檔案信息化建設(shè)方面往往也是走走形式，片面的認(rèn)為檔案信息化就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，正是由于這些思想的存在，使得我國學(xué)校檔案信息化建設(shè)一直不能徹底普及。

其次，檔案管理手段和管理方式落后。在信息化技術(shù)普及的過程中，需要借助大量先進(jìn)的載體以及新型管理方式。但是由于現(xiàn)階段很多學(xué)校管理手段以及方式不夠先進(jìn)，沒有為信息化建設(shè)提供有力條件，因此在信息化建設(shè)的時(shí)候，進(jìn)度很難保障，基礎(chǔ)設(shè)施也不夠完善，無法與當(dāng)前檔案迅速增長的需求相適應(yīng)。

再次，檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案信息化的主要標(biāo)志就是電子文檔，隨著信息化的推進(jìn)，學(xué)校會(huì)產(chǎn)生了大量的電子文件，這些文件需要專業(yè)統(tǒng)一的處理、分類、歸檔，欠缺統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)導(dǎo)致很多信息無法及時(shí)被搜集和整理，檔案信息的完整性與可靠性，很難保障。

最后，缺乏專業(yè)的檔案管理人員。檔案信息化建設(shè)是否能夠順利進(jìn)行與管理人才之間有著密切聯(lián)系。目前很多學(xué)校并沒有專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，缺少檔案信息化建設(shè)方面的復(fù)合型人才，很多在職的管理工作者對(duì)于電子文件、電子檔案的搜集工作不了解，接觸少，因此軟件系統(tǒng)根本無法得到有效利用，很多設(shè)備限制，不僅造成了嚴(yán)重浪費(fèi)，也不利與檔案信息化的建設(shè)發(fā)展。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的有效途徑

在掌握了檔案信息化建設(shè)中存在的問題之后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及教師必須要基于這些問題，建立相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)措施，加快信息化建設(shè)的步伐，全面提升檔案工作現(xiàn)代化水平。下面針對(duì)具體的措施進(jìn)行分析：

（一）創(chuàng)建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化是當(dāng)親事業(yè)單位檔案管理的趨勢，也為檔案管理提供了巨大便利，在數(shù)字化檔案管理的過程中構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是關(guān)鍵，并且數(shù)字化管理系統(tǒng)包含的內(nèi)容非常豐富，事業(yè)單位必須要從設(shè)備選擇、總體設(shè)計(jì)以及檔案整理以及軟件開發(fā)、光盤備份等各個(gè)方面入手，客觀分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的需求，建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，這是數(shù)字化檔案管理的前提，因此事業(yè)單位檔案管理者以及領(lǐng)導(dǎo)者必須要重視數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，并不斷對(duì)數(shù)字管理系統(tǒng)進(jìn)行拓展與完善。

（二）加人宣傳力度，普及數(shù)字化管理理念

學(xué)校的檔案館要針對(duì)檔案工作、相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，要讓全校師生認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，進(jìn)而積極配合檔案管理工作。其次，要將電子文件的歸檔范圍以及意義普及下去，建立完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提升檔案管理人員以及師生對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)，學(xué)校檔案工作人員要積極與學(xué)校其他部門進(jìn)行溝通和聯(lián)系，深入到各個(gè)科室進(jìn)行調(diào)研，認(rèn)真聽取大家的意見，制定出與學(xué)校發(fā)展需求、辦學(xué)特點(diǎn)相符合的檔案信息化管理辦法和制度，并以此為依據(jù)，堅(jiān)持不懈的貫徹和落實(shí)下去，為檔案信息化建設(shè)提供一個(gè)良好的環(huán)境。

（三）拓寬檔案信息化服務(wù)途徑

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，學(xué)校管理者要有意識(shí)到的拓寬信息化建設(shè)的路徑，充分利用學(xué)校所建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將檔案管理面向全校師生，將檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、政策法規(guī)以及目錄查詢等都一一公布在學(xué)校網(wǎng)站上，根據(jù)學(xué)校檔案管理需求，招聘相對(duì)應(yīng)的管理人才，可以吸納一些兼職人員，但是必須要做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案管理質(zhì)量。開展檔案信息服務(wù)，檔案信息的使用者可以通過登錄網(wǎng)站，獲取相應(yīng)的檔案信息，這樣的方式更加便捷，更加人性化。

（四）優(yōu)化檔案隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)

檔案信息化管理是學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化的重要組成內(nèi)容?，F(xiàn)階段，學(xué)校在建設(shè)檔案信息化的過程中，必須要認(rèn)識(shí)到人才的重要性，必須要建立一只高素質(zhì)的當(dāng)管理隊(duì)伍。只有這樣，先進(jìn)的信息化管理技術(shù)以及設(shè)備才能夠得以應(yīng)用，并發(fā)揮優(yōu)勢。在強(qiáng)化學(xué)校人才建設(shè)的過程中，通過開展培新活動(dòng)，優(yōu)化人力資源隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的方式，提升學(xué)校檔案信息化的水平。另外，學(xué)校要不斷更新培新內(nèi)容，與當(dāng)前學(xué)校發(fā)展以及社會(huì)總體信息化建設(shè)方向保持一致。檔案人員還應(yīng)熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代通信設(shè)備，加強(qiáng)電子文件的收集和保管，維護(hù)電子檔案的完整與安全。

三、結(jié)束語

高校檔案信息化建設(shè)是檔案管理目前的發(fā)展趨勢，在信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)設(shè)備與技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)工作領(lǐng)域中普及，檔案管理必須要拜托傳統(tǒng)繁重的工作模式，通過技術(shù)革新、思想更新，將檔案管理真正推向更高的發(fā)展階段。

[1]王新.檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用[J].黑龍江科技信息.2013(34)