李臨

(國網(wǎng)天津市電力公司綜合服務中心檔案館，天津 300181)

0 引言

供電企業(yè)是經(jīng)濟發(fā)展的重要支撐點，是推動城鄉(xiāng)建設、發(fā)展區(qū)域經(jīng)濟的重要基礎力量。供電企業(yè)每年承擔著大量的電網(wǎng)建設及改建項目，所涉及的檔案資料類別復雜、數(shù)量繁多，對檔案館的管理要求較高，因此傳統(tǒng)性質(zhì)的檔案管理體系已不能滿足檔案管理的需求。根據(jù)企業(yè)要求，檔案館要以“檔案服務支撐企業(yè)發(fā)展”為著力點，在規(guī)范檔案管理上聚力量，在檔案業(yè)務建設上謀發(fā)展，大力實施檔案法制化、專業(yè)化、標準化、信息化建設。在信息互聯(lián)互通的發(fā)展趨勢下，公司建設需要充分利用各類信息資源，發(fā)揮檔案功能，以知識共享協(xié)助公司決策，全面提升檔案服務能力和工作價值，努力把智慧檔案館打造成服務公司全球能源互聯(lián)網(wǎng)建設的知識平臺。

1 項目化管理與智慧檔案館建設理論基礎

企業(yè)項目化是依托于現(xiàn)代企業(yè)管理知識和項目管理知識，對企業(yè)項目化管理實踐的總結和提升，在企業(yè)項目化管理實踐過程中是較為適用的做法。企業(yè)項目化管理的知識，既是企業(yè)項目化管理的實踐經(jīng)驗總結，又為企業(yè)項目化管理的時間提供指導，是企業(yè)項目化管理能力的重要組成部分[1]。

智慧檔案館是對數(shù)字檔案館的提升，與數(shù)字檔案館僅從檔案資源管理方面改進不同，智慧檔案館可以通過采集終端和多種網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡的互通，通過網(wǎng)絡監(jiān)控把控動態(tài)信息，及時反饋智慧檔案信息，實現(xiàn)檔案館的人、物之間的全面互聯(lián)[2]。

智慧檔案管理體系建設包括智慧管理、智慧收集、智慧服務、智慧保護、智慧監(jiān)督五大平臺。在智慧檔案平臺中，通過管理信息系統(tǒng)的建設、庫房安全防護建設、智能監(jiān)控系統(tǒng)建設的有效聯(lián)動，將檔案的收集入庫、檔案的存儲設備、對庫房環(huán)境的監(jiān)測及檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析進行一體化的綜合構建，實現(xiàn)智慧檔案館的集中式管理[3]。

2 基于項目化模式的智慧檔案館管理模型構建

基于項目化模式的供電企業(yè)的智慧檔案館管理，首先需要設立明確的建設目標，并依托項目化管理的模式，由項目管理領域、運營管理領域、組織管理領域、技術管理領域和人員管理領域五大模塊構成。項目管理領域由項目孵化與項目管理兩大模塊構成；運營管理領域包括運營轉化和運營管理兩部分，是項目化管理的核心基礎；組織管理領域是企業(yè)項目化管理操作層級的保障，包括組織架構、組織職責、組織制度；技術管理領域從設備更新、系統(tǒng)構建和環(huán)境建設3個方面構建；人員管理領域則根據(jù)企業(yè)組織管理的分工、制度、文化和工具要求，進行企業(yè)人力資源的績效、培訓等管理。以檔案技術設備革新作為保障，以組織及人員管理方式的提升作為支撐，循環(huán)式體系不斷優(yōu)化檔案管理平臺，建立立體式的管理體系。供電企業(yè)基于項目化模式的智慧檔案館管理模型如圖1所示。

圖1 基于項目化模式的智慧檔案館管理模型

3 基于項目化模式的智慧檔案館管理實踐

3.1 建設目標

智慧檔案館根據(jù)公司整體的規(guī)劃要求設定了“更高效、更完整、更安全”的建設目標，發(fā)揮檔案能效性，滿足公司全面發(fā)展的需求。充分利用檔案資源，加快檔案信息的流通，全面建設信息的智慧互通，實現(xiàn)檔案資料、數(shù)據(jù)資源、運行狀態(tài)和用戶需求的便捷獲取。從硬件設施上逐漸引入智能定位、安全監(jiān)控、人臉識別等智能科技裝備，實現(xiàn)全程監(jiān)控及檢索日志記錄，提升檔案安全建設及日常管理水平。

3.2 項目管理

項目往往來自企業(yè)的高層、外部需求拉動或企業(yè)改進和創(chuàng)新的動力。項目孵化由企業(yè)主動策劃和發(fā)起，項目孵化能力代表企業(yè)項目化管理的水平。檔案館甄別檔案管理中出現(xiàn)的管理滯后點，提煉出智慧檔案管理平臺建設中需要改進的主要方面，通過對檔案管理全周期的總結分析，結合管理人員的意見，進行項目策劃和項目發(fā)起。企業(yè)項目孵化模塊導圖如圖2所示。

圖2 企業(yè)項目孵化模塊導圖

3.2.1 智慧檔案館建設的需求識別

針對傳統(tǒng)檔案管理中存在的主要問題，包括檔案收集中的檔案缺失，檔案回收延期較多，檔案仍停留在儲存功能，檔案服務功能較差等問題進行需求識別。

3.2.2 智慧檔案館建設的項目策劃

針對需求識別中存在的問題進行類別分析，結合檔案館發(fā)展的實際情況并綜合檔案管理經(jīng)驗，組織發(fā)起五類智慧檔案管理項目包括智慧管理、智慧收集、智慧服務、智慧保護、智慧監(jiān)督五大類別。

3.2.3 智慧檔案館建設的項目發(fā)起

由項目主要負責人對五大類項目進行項目成員分類，明確項目的目標及實施策略，安排項目領導人和相應職責。

3.3 組織管理

企業(yè)項目化組織管理，需要以結合企業(yè)現(xiàn)有情況下的組織人員條件，遵循項目化戰(zhàn)略引導，對企業(yè)項目化管理的組織架構、職責劃分、制度建設進行組織、部門和崗位的協(xié)調(diào)。

3.3.1 健全檔案工作組織架構

檔案工作的組織架構需要結合公司的層級設置和管理模式，形成緊密相連的管理網(wǎng)絡，逐步建設成為網(wǎng)絡管理體系，健全管理機制。整個管理網(wǎng)絡包括分管領導、部門負責人、各職能部門負責人及專(兼)職檔案人員、重要技術人員，并與崗位責任制相結合，保證資料歸類到形成檔案的整個流程的責任落實，形成對檔案全過程的管控。企業(yè)組織架構設計模塊導圖如圖3所示。

圖3 企業(yè)組織架構設計模塊導圖

3.3.2 落實相關部門職責

通過管理制度的完善，明確并落實檔案管理部門及相關業(yè)務部門的責任，體現(xiàn)檔案工作的全員參與和全過程控制。檔案管理部門主要職責是各部室和基層單位檔案工作的歸口管理部門。負責指導監(jiān)督各業(yè)務部門檔案歸集與整編工作和建立完善檔案工作對標考核體系等方面的責任。開展檔案信息化建設，強化落實該部門在電子文件管理方面的責任，落實業(yè)務部門在文件材料辦理、收集、整理等工作中的責任。企業(yè)組織職責模塊導圖如圖4所示。

圖4 企業(yè)組織職責模塊導圖

3.3.3 檔案制度體系建設

檔案工作標準化體系建設以提升檔案服務能力為目標，以完善通用制度、統(tǒng)一規(guī)范標準為重點，建立以工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務規(guī)范為主要內(nèi)容的檔案標準體系，規(guī)范公司檔案管理工作。制定監(jiān)督檢查計劃，結合績效考核，定期開展監(jiān)督檢查工作；針對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時整改，并對整改情況進行跟蹤督促，促進標準體系建設工作的持續(xù)改進。企業(yè)組織制度模塊導圖如圖5所示。

圖5 企業(yè)組織制度模塊導圖

3.3.4 企業(yè)管理工具

利用智能辦公系統(tǒng)，加強實施檔案工作的前端控制。以協(xié)同辦公平臺為載體，通過采取權限分級控制機制，實現(xiàn)檔案管理與工程建設流程端對端管理，已實現(xiàn)檔案管理與1100多條核心業(yè)務流程的深度耦合，結構化和模塊化管理優(yōu)勢日益凸顯。對于辦公、工程、合同、采購、財務等業(yè)務，通過在各業(yè)務信息系統(tǒng)平臺與檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)對接，嵌入檔案移交、接收等功能，確保檔案形成和收集環(huán)節(jié)的規(guī)范化。企業(yè)管理工具模塊導圖如圖6所示。

圖6 企業(yè)管理工具模塊導圖

3.4 技術管理

3.4.1 設備更新

檔案館實施RFID電子標簽技術，對每一盒檔案設置獨立的“標簽”，通過讀取標簽信息實現(xiàn)檔案的身份識別，將電子檔案內(nèi)容與實體檔案位置相對接，達到智慧管理的目標。通過RFID超高頻讀寫器，不但可實現(xiàn)一個或多個檔案借閱信息的快速、同時登記，還可以通過手持終端對庫房中檔案盒及文件進行掃描盤點，使庫房管理工作更加高效、簡單、便捷。企業(yè)設備更新模塊導圖如圖7所示。

圖7 企業(yè)設備更新模塊導圖

3.4.2 數(shù)字檔案存儲新

檔案館設立掌上蘭臺項目，開發(fā)掌上蘭臺終端系統(tǒng)，全面建設數(shù)字檔案館的移動應用平臺。實現(xiàn)檔案資源互通共享，立足于大數(shù)據(jù)挖掘技術和已有檔案資源，將各項檔案資源進行融合貫通，形成矩陣式的數(shù)字檔案館聯(lián)盟。通過檔案檢索查詢、檔案借閱、檔案專題、檔案咨詢服務等業(yè)務功能的移動應用，實現(xiàn)用戶通過移動終端訪問公司內(nèi)網(wǎng)數(shù)字檔案系統(tǒng)，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，提升檔案信息的利用價值，為公司開展智慧型數(shù)字檔案館研究與建設提供業(yè)務和技術支撐。企業(yè)管理系統(tǒng)模塊導圖如圖8所示。

圖8 企業(yè)管理系統(tǒng)模塊導圖

3.4.3 智能庫房內(nèi)部環(huán)境

檔案館計劃建設智慧庫房，設立檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)，并配置環(huán)境傳感器、空調(diào)控制器、恒溫恒濕空氣凈化機，以每個庫房為中心，通過區(qū)域控制器，采用無線射頻通信技術實現(xiàn)實時檢測庫房溫度、濕度數(shù)據(jù)，根據(jù)采集到的數(shù)據(jù)自動控制空調(diào)、一體機等設備的功能，使庫房環(huán)境符合存放檔案的要求。企業(yè)環(huán)境建設模塊導圖如圖9所示。

圖9 企業(yè)環(huán)境建設模塊導圖

3.5 人員管理

3.5.1 建立約束機制

以績效和風控等措施建立約束激勵機制。將檔案管理成效與績效考核相關聯(lián)，對檔案的歸檔率、檔案移交級整編規(guī)范率等指標進行量化設置，逐步建設各級崗位的績效管理機制，對各級崗位人員高質(zhì)高效的完成檔案工作進行監(jiān)督。明確基層單位辦公室、文檔管理人員年度績效合約中的檔案管理任務，將檔案規(guī)范化管理程度納入對基層單位主要負責人的年度業(yè)績考評。企業(yè)項目化薪酬績效模塊導圖如圖10所示。

圖10 企業(yè)項目化薪酬績效模塊導圖

3.5.2 重視檔案人才的培養(yǎng)

對新上崗檔案人員、工程項目負責人和現(xiàn)職檔案管理人員進行分層次、分類別專業(yè)培訓。每年定期對工程建設人員進行檔案管理知識培訓，對專兼職檔案人員進行業(yè)務輪訓，邀請檔案專家進行專題授課。搭建溝通交流平臺，鼓勵員工參加繼續(xù)教育和在職培訓，組織參加上級單位開展的培訓班，著力提升公司檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，形成“分層次培養(yǎng)、分類別培訓”“請進來、走出去”的培訓機制。企業(yè)項目化人員培訓模塊導圖如圖11所示。

圖11 企業(yè)項目化人員培訓模塊導圖

3.6 運營管理

運營轉化是指將企業(yè)中的項目活動，通過管理能力提升將其轉化為運營活動進行管理，從而降低管理成本提升管理績效的過程。運營轉化主要包括技術轉化、組織轉化、人員轉化。技術轉化是對技術問題進行識別、分析、解決，最終將技術創(chuàng)新轉化為業(yè)務創(chuàng)新；組織轉化指在運營轉化中，對原進行項目的組織進行解散與重置使其適應運營管理方式；人員轉化是把項目團隊成員進行安置，使之重新進入項目的運營管理之中。通過運營管理的轉化，固化智慧檔案館建設項目中的人員責任體系、工作流程及互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術設備的綜合運用能力，將智慧檔案館建設的五大類別項目及其子項目轉化為檔案館的日常運營。

圖12 企業(yè)運營轉化模塊導圖

4 結語

本文以項目化模式管理的方式對智慧檔案館建設進行了全面的構建。從智慧檔案館的綜合層面分析傳統(tǒng)管理模式中存在的主要問題，從項目管理、運營管理、技術管理、組織管理、人員管理五大領域?qū)χ腔蹤n案館進行綜合性建設，并將建設成果轉化為檔案館的日常運營活動，逐步實現(xiàn)智慧檔案館五大平臺的智慧協(xié)同管理，提升檔案處理能力和信息感知能力，提供檔案信息綜合性服務。

[1]李文，李丹，蔡金勇，等.企業(yè)項目化管理實踐[M].北京：機械工業(yè)出版社，2010.

[2]唐莉.智慧檔案館初探[D].天津：天津師范大學，2015.

[3]趙海衛(wèi).以宿遷經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)檔案館為例探索智慧檔案館建設[J].機電兵船檔案，2016(5)：12-14.PMT