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        淺談電子文件歸檔管理

        2018-03-26 08:03:16趙倩倩
        魅力中國(guó) 2018年32期
        關(guān)鍵詞:歸檔電子檔案管理

        趙倩倩

        摘要:電子文件的歸檔是將具有檔案價(jià)值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程,標(biāo)志著電子文件管理由文件生成部門向檔案部門的正式轉(zhuǎn)移。與紙質(zhì)文件相比起來電子文件歸檔則更為復(fù)雜。

        關(guān)鍵詞:電子檔案;歸檔;管理

        電子文件的歸檔是將具有檔案價(jià)值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程,標(biāo)志著電子文件管理由文件生成部門向檔案部門的正式轉(zhuǎn)移。與紙質(zhì)文件相比起來電子文件歸檔則更為復(fù)雜。電子文件歸檔,是將應(yīng)歸檔的電子文件,經(jīng)過整理確定檔案屬性,從電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上,拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁、光等記錄介質(zhì)上,以便長(zhǎng)期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的,如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以載體傳遞歸檔的電子文件,就必須做一些輔助和認(rèn)證工作,要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。

        一、電子文件歸檔范圍

        在確定電子文件的歸檔范圍時(shí),應(yīng)當(dāng)參照?qǐng)?zhí)行國(guó)家檔案局關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定和其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定,并結(jié)合電子文件的特點(diǎn),將反映機(jī)構(gòu)主要活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件納入歸檔范圍。具體而言,電子文件的歸檔范圍主要包括:一是在行使本單位職能以及行政管理、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種文本文件;對(duì)需要保存草稿的文件,修改應(yīng)在拷貝件上進(jìn)行,加版本號(hào)積累,并將草稿、定稿一起歸檔。二是利用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造、檢測(cè)、仿真實(shí)驗(yàn)等技術(shù)形成的具有查考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件、模型文件等。三是本單位制作的各種數(shù)據(jù)文件:如數(shù)據(jù)庫、圖形庫、方法庫等。四是對(duì)于軟件生產(chǎn)商而言,在其研究開發(fā)活動(dòng)中形成的程序文件。為保證電子文件的長(zhǎng)期可讀性而收集的各種支持軟件,包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件,以及相關(guān)的數(shù)據(jù)、配套的文檔資料。檔案部門已有的不須重復(fù)歸檔。以上各種電子文件的整理、著錄和鑒定信息,這些信息可能存在與電子文件管理系統(tǒng)中,與文件相聯(lián)系;也可能以紙質(zhì)形式存在。

        二、選用歸檔方法

        一是將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本確定保管期限等檔案屬性后,錄入在磁、光記錄介質(zhì)上,脫機(jī)后可存放在另處。二是壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具,對(duì)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件,經(jīng)過一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作,錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。三是備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作,就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上。

        三、規(guī)定歸檔份數(shù)

        一般應(yīng)拷貝三套,兩套異地保存,另一套提供借閱。電子文件的形成到歸檔,跨越多個(gè)部門。這些部門通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)的整體,有時(shí)工作互有交錯(cuò),職責(zé)界限難以區(qū)分清楚,所以,應(yīng)當(dāng)由單位的綜合主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)H素?fù)責(zé)。電子文件的形成、承辦、歸檔等工作應(yīng)當(dāng)由電子文件形成部門負(fù)責(zé),檔案部門予以指導(dǎo)監(jiān)督,并對(duì)保管方法提出意見和建議;對(duì)歸檔后形成電子文件的管理工作應(yīng)由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門提供協(xié)助和支持??傊?,整個(gè)過程既要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),明確分工,嚴(yán)格管理,還要有相互支持,才能保證電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性。

        四、電子文件的歸檔質(zhì)量要求

        1.齊全完整。一是用文字處理技術(shù)形成的電子文件,同時(shí)收集文件存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái)的說明材料。二是用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,收集處理平臺(tái)的說明材料。三是用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,同時(shí)收集軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。四是用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件,同時(shí)收集非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。五是用音頻設(shè)備獲得的文件,同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。六是由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所說的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。七是通過軟件產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。

        2.真實(shí)有效。指文本文件應(yīng)是最后定稿,圖形文件如經(jīng)更改,應(yīng)將最新版本及更改記錄予以歸檔,各種文件的草稿、定稿根據(jù)需要決定是否歸檔。有條件的機(jī)構(gòu)應(yīng)采用電子文件簽署技術(shù),以便確認(rèn)電子文件的有效性。

        3.一式兩套。物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機(jī)文件,其中一套封存,一套提供利用。

        4.經(jīng)過整理。歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過一定的整理和編輯。電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中;應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄,并制成機(jī)讀目錄;應(yīng)填寫電子文件歸檔登記表。

        5.歸檔手續(xù)。歸檔的電子文件,先由形成部門賦予文件以歸檔標(biāo)識(shí),然后將歸檔信息提示給檔案部門,檔案部門給歸檔文件加上如分類號(hào)、檔號(hào)等,歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫,文件便進(jìn)入檔案管理狀態(tài)。得到授權(quán)的用戶只能利用文件信息,不能對(duì)之進(jìn)行刪除、修改等。采用網(wǎng)絡(luò)歸檔方式的電子文件,其歸檔手續(xù)與此類似。由系統(tǒng)自動(dòng)生成一份《歸檔電子文件登記表》,打印后雙方簽字作為歸檔憑證保存。

        6.劃定歸檔時(shí)間。電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后,或一個(gè)階段之后的一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸檔(稱為階段歸檔),具體可視其情況而定。因涉及到電子文件的技術(shù)環(huán)境條件,記錄介質(zhì)的質(zhì)量、壽命等問題,一般以不超過2—3個(gè)月為宜。

        五、加強(qiáng)電子文件管理人員的培養(yǎng)

        電子文件管理是一個(gè)新生事物,從事電子文件管理的人員應(yīng)具備豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn),又能熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此,培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前來說,一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來;二是加大教育投入,抽調(diào)一批具有一定水平,且熱愛檔案事業(yè)的人員,對(duì)他們進(jìn)行系統(tǒng)的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)強(qiáng)化培訓(xùn),使他們迅速掌握電子文件管理的基本知識(shí)技能;三是讓檔案工作者參與到檔案信息化建設(shè)工作中來,激發(fā)他們的創(chuàng)造力,不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

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