■文／韓冬香 王迅

加快信息技術(shù)、人工智能在勞動人事爭議處理領域的運用，事關(guān)勞動人事爭議仲裁機構(gòu)履行服務民生、服務經(jīng)濟發(fā)展和構(gòu)建和諧勞動關(guān)系的功能定位，是彰顯“互聯(lián)網(wǎng)+人社”發(fā)展的必由之路。當前，縣級仲裁機構(gòu)在辦案流程、庭審筆錄和仲裁員隊伍管理等方面實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，但仍存在無法向當事人提供電子檔案查詢、案件處理進展查詢，利用“大數(shù)據(jù)”分析研判調(diào)解仲裁形勢能力不足。如何把線上與線下辦案、電子檔案與實體檔案有效整合，破解勞動人事爭議信息化管理的瓶頸，亟待引起相關(guān)部門的重視。

勞動人事爭議信息化管理的意義

探索勞動人事爭議信息化管理改革和實踐，對于提升仲裁機構(gòu)服務質(zhì)效，推進“陽光仲裁”“智慧仲裁”“互聯(lián)網(wǎng)+仲裁”具有十分重要的意義。

實現(xiàn)仲裁快速辦案。一是方便服務群眾，滿足當事人對辦事指南、仲裁流程、法律法規(guī)、文書范本的查詢需要。二是快速辦案，壓縮舉證時間、審理時間、法律文書送達時間，再造案件處理流程。三是促進資源共享，實現(xiàn)立案、調(diào)解、庭審信息及仲裁結(jié)果的互聯(lián)共享。通過微信服務平臺，實現(xiàn)遠程預約調(diào)解、在線答疑。四是建立遠程視頻系統(tǒng)，協(xié)調(diào)、指導鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道、企業(yè)自主調(diào)解、自主協(xié)商處理勞動爭議，降低當事人處理勞動人事爭議的成本。

促進法律適用。實現(xiàn)勞動人事爭議信息化管理，有助于實現(xiàn)同案同裁、同案同果，確保同類案由法律適用一致，使勞動人事爭議裁審工作更加規(guī)范、標準、更加統(tǒng)一，對法律法規(guī)的理解更加一致、規(guī)范，更有效地引導和規(guī)范當事人的預期和行為。

便利裁審銜接。勞動人事爭議仲裁程序作為審判前置程序，實現(xiàn)裁審聯(lián)通對接，可以讓法官在審理前就能調(diào)閱仲裁庭審筆錄和相關(guān)證據(jù)；法院判決結(jié)果作出后，仲裁員能調(diào)閱到判決文書，對照前后的裁判依據(jù)、理由，相互學習，取長補短，盡可能實現(xiàn)裁審統(tǒng)一，形成信息資源共享，合力處置勞動人事爭議。這不僅有助于樹立仲裁處理的權(quán)威性、有助于“一裁終局”而節(jié)省各方當事人的時間等各項成本，也有助于減輕司法機關(guān)的裁判壓力，緩解勞資雙方的矛盾。

加強檔案管理。將各種法律文書、物證、聲像資料及其他各種載體材料建立電子檔案、電子卷宗，并按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，向社會開放利用，既提升了仲裁檔案的利用價值，也拓寬了仲裁機構(gòu)的服務能力。同時，電子檔案信息化開發(fā)，方便了上級部門和紀檢監(jiān)察部門實施監(jiān)督，最大限度地保證司法的公平公正。

分析研判形勢。推進勞動人事爭議信息化管理進程，旨在通過信息化系統(tǒng)錄入案件、檢索案件，形成業(yè)務數(shù)據(jù)可調(diào)閱、仲裁工作可追溯。通過“大數(shù)據(jù)”分析研判調(diào)解仲裁工作形勢，掌握勞動人事爭議高發(fā)的地區(qū)、行業(yè)、企業(yè)，指導重點區(qū)域?qū)嵤╊A防，及時啟動應急處置預案第一時間介入重大或群體案件，有助于更好地化解矛盾、促進勞動關(guān)系的和諧。

勞動人事爭議信息化管理存在的問題

勞動人事爭議信息化管理的基礎是檔案管理，由于現(xiàn)有辦案系統(tǒng)信息化功能單一，文書送達、庭審資料、紙質(zhì)檔案管理與系統(tǒng)不關(guān)聯(lián)，傳統(tǒng)檔案查詢手續(xù)繁瑣，人力成本高，綜合分析利用能力有限。

紙質(zhì)管理是主流。在勞動人事爭議辦案過程中形成了大量的卷宗，仲裁機構(gòu)只是按照《檔案法》的規(guī)定，整理、排序、編目和裝訂入室，為裝訂而裝訂?！秳趧尤耸聽幾h案件卷宗管理辦法》缺少電子檔案管理規(guī)范，基層對物證、電子證據(jù)、庭審視頻等歸檔保管經(jīng)驗缺失，紙質(zhì)檔案管理是現(xiàn)階段仲裁檔案管理的主流。

分析利用不足。從縣級仲裁機構(gòu)檔案管理硬件條件來看，大多有專門的檔案室、密集架；但也有些縣級仲裁機構(gòu)的檔案室設施簡陋，防蟲、防潮、防火、防盜能力薄弱。每個仲裁機構(gòu)每年處理勞動人事爭議案件少則幾百件，多則上萬件，大量的案卷沒有規(guī)范的館室存放，勞動人事爭議處理信息資料的大數(shù)據(jù)價值未能發(fā)揮。

歸納、接入標準不統(tǒng)一。一些省《勞動人事爭議案件卷宗管理辦法》對立卷、歸檔、使用、保管、統(tǒng)計、移交等工作以及案卷材料封面、目錄、備考表都作了詳細的規(guī)定，但仲裁機構(gòu)在貫徹執(zhí)行標準上存在不統(tǒng)一問題。卷內(nèi)材料存在不同程度的缺頁，內(nèi)容不全，總體標準、格式上沒有以地市為單位相對統(tǒng)一。這些不統(tǒng)一問題在電子化過程中更為嚴重，嚴重影響了電子化的推進和更便捷、更有效地利用。

檢查監(jiān)督不到位?？h級仲裁機構(gòu)具體承擔檔案收集、整理、保管和利用職能，但是爭議處理業(yè)務占據(jù)了極大精力，在檔案管理特別是信息化的推進上動力不足。加上仲裁機構(gòu)內(nèi)部自查自糾較少，對案卷中材料是否缺少、重復，是否需要補充、說明、電子化等沒有明確的要求和具體的考核處理措施。

提升勞動人事爭議信息化管理能力

大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+”將電子受理通知書、舉證通知書、仲裁申請書副本送達申請人和被申請人，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”解決庭前證據(jù)交換、確認證據(jù)，使申請人、被申請人足不出戶就能查詢案件處理進程和處理結(jié)果；建立數(shù)據(jù)信息標準，建立仲裁機構(gòu)與司法機關(guān)勞動人事爭議處理“專網(wǎng)”，實現(xiàn)裁審實時銜接和溝通交流。

全面實行仲裁檔案信息管理的電子化。全面建立“一鍵歸檔、獨案保存、終端查詢”的仲裁電子文件歸檔管理模式。以目前的仲裁服務流程來說，勞動者到仲裁機構(gòu)指定受理窗口提交申請，到作出裁決書往往需要45日至60日，有的長達半年甚至更長。如果將調(diào)解通知書、受理通知書、舉證通知書、開庭通知書直接發(fā)送到勞動者手機上，既減少了大量的郵寄、紙張成本，也提高了仲裁服務效率。同時，在答辯、舉證期間，勞動者還能實時了解到用人單位的答辯、舉證情況，承辦仲裁員也能全方位跟蹤雙方當事人對哪些證據(jù)無異議，對哪些證據(jù)有異議，開庭時可以重點對有異議的證據(jù)進行舉證、質(zhì)證，縮短了開庭時間，符合庭審要素式改革的要求。整個服務流程同步形成的電子檔案在結(jié)案后“一鍵歸檔”，無論是勞動者或者用人單位，都可以在本人手機上“流覽”“回放”，需要下載打印時可以在仲裁機構(gòu)設立的終端上完成，或者手機直接連接打印機打印。

強化全網(wǎng)融入，提升分析利用能力。要主動將勞動人事爭議信息化方案融入“大數(shù)據(jù)”、智慧人社“云”、社會保障“一張網(wǎng)”建設，最終形成人社系統(tǒng)一個“庫”、一張“網(wǎng)”。依托社會保障卡持卡人基礎信息庫、用人單位工商登記基本信息庫和個人移動終端，充分利用勞動關(guān)系管理系統(tǒng)、勞動人事爭議調(diào)解服務網(wǎng)、12333等現(xiàn)有信息資源，合理布局自助終端，探索線上線下一體的服務工作體系。要抓緊出臺勞動人事爭議電子信息檔案歸檔操作規(guī)范、電子信息檔案對外利用管理辦法，做好電子信息檔案整理、收集、歸檔培訓、分析利用工作。

合理界定紙質(zhì)檔案和電子檔案的功能和管理模式。在傳統(tǒng)樣態(tài)下，紙質(zhì)檔案是電子檔案的根本，在抓好仲裁信息電子化的同時，不能放松對紙質(zhì)檔案實體化的管理。但是，隨著勞動人事爭議處理案件的暴增而帶來的實體檔案保管能力的愈加不足、電子數(shù)據(jù)安全水平的提升，是否仍要求紙質(zhì)檔案與電子檔案內(nèi)容的同步，是當前值得研究的課題。這也涉及《檔案法》《檔案法實施辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)的修訂或改革。仲裁檔案與社保檔案的保管期限要求不同，后者往往要求是永久性的，而前者則通常無需永久保存。宜在分類、分級的基礎上對紙質(zhì)檔案和電子檔案的內(nèi)容及其應用進行不同的區(qū)分，這同樣有助于提升仲裁信息化管理水平。■