劉文文

摘要：當(dāng)前我國使用的檔案大多數(shù)是電子檔案，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，各方面都有顯著提升，正是因?yàn)殡娮訖n案自身具備非常多的優(yōu)點(diǎn)，才使得電子檔案在我國社會(huì)上有非常廣泛的應(yīng)用。要想保證電子檔案存儲(chǔ)的安全性和準(zhǔn)確性，就需要在進(jìn)行檔案長期存儲(chǔ)的時(shí)候建立完善的管理制度。本文對(duì)電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)前期工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案；存儲(chǔ)技術(shù)；問題

我們構(gòu)建電子檔案可信管理評(píng)價(jià)是為了能形成可信管理解決方案，起草和完善系列規(guī)章制度和項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?；谧灾骺煽鼗A(chǔ)軟硬件環(huán)境，開發(fā)電子檔案管理與長期保存可信驗(yàn)證應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。電子檔案可信管理與檔案管理信息化建設(shè)的有機(jī)融合，為我國各級(jí)各類綜合檔案館、各行業(yè)、各單位電子檔案可信管理和長期保存提供可行的一體化解決方案和技術(shù)支持。

一、實(shí)用中的電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)中存在的問題

（一）面臨不當(dāng)管理千萬的數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。

我們?cè)趯?duì)電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行使用和研究中，得知我國現(xiàn)階段狀態(tài)下進(jìn)行電子檔案存儲(chǔ)的主要方式是光盤存儲(chǔ)和磁帶庫存儲(chǔ)，這種方式在使用的過程中有時(shí)會(huì)會(huì)發(fā)生一些意外事故，造成存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行電子檔案存儲(chǔ)時(shí)有時(shí)發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，增加了電子檔案在存儲(chǔ)過程中的風(fēng)險(xiǎn)。而且在對(duì)這些存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行研究的過程中，發(fā)現(xiàn)其自身還存在一定壽命問題，這些問題的出現(xiàn)都會(huì)加大電子檔案數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于在存儲(chǔ)介質(zhì)使用過程中出現(xiàn)的問題來說，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。即光盤劃傷和磁帶粘連的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象不僅僅會(huì)導(dǎo)致介質(zhì)中存儲(chǔ)的檔案信息準(zhǔn)確性受到影響，還會(huì)導(dǎo)致相應(yīng)電子檔案信息發(fā)生大幅度丟失。

（二）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的缺失。

我們?cè)陔娮訖n案和對(duì)檔案的其它方式，如紙質(zhì)檔案二者相比較，可以看出，電子檔案不像紙制檔案，在進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)候，能對(duì)存儲(chǔ)條件和現(xiàn)狀有一個(gè)比較全面的了解，這樣就需要保證電子檔案存儲(chǔ)安全，并發(fā)揮自身最大的作用，采取合理有效的方法對(duì)保存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性進(jìn)行有效檢測。磁盤作為目前電子檔案存儲(chǔ)中常見的存儲(chǔ)介質(zhì)，在使用之前需要對(duì)其自身的陣列參數(shù)和配件進(jìn)行有效檢測，其根本原因在于不同參數(shù)的磁盤陣列之間的標(biāo)準(zhǔn)也有很大的差異，這就導(dǎo)致在制定統(tǒng)一的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)還存在一些阻礙。因此在發(fā)現(xiàn)磁盤陣列發(fā)生問題的時(shí)候需要對(duì)出現(xiàn)問題的原因進(jìn)行全面分析，并及時(shí)與制造商進(jìn)行溝通，只有這樣才能從本質(zhì)上保證存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。

（三）管理制度滯后。

這種存儲(chǔ)方式就給我們提醒，我們?cè)趯?shí)際操作中，要保證電子檔案存儲(chǔ)的安全可靠性，要我們?cè)陂L期存儲(chǔ)的時(shí)候，對(duì)檔案保管需要建立可操作易行的管理制度，這樣就能保證我們?cè)趯?shí)際應(yīng)用中，對(duì)順利實(shí)施起到非常重要的的作用。但是在實(shí)踐研究中發(fā)現(xiàn)我國在進(jìn)行電子檔案存儲(chǔ)管理中并沒有制定有效的管理制度，這就導(dǎo)致電子檔案的存儲(chǔ)管理還存在一些問題。盡管在進(jìn)行電子檔案存儲(chǔ)管理的過程中還會(huì)對(duì)相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，但是其對(duì)電子檔案存儲(chǔ)管理并不能起到全面的保障作用。而且在對(duì)電子檔案存儲(chǔ)磁盤進(jìn)行維護(hù)的過程中，并沒有制定合理的維護(hù)周期，其大多數(shù)是通過與廠商合作進(jìn)行的不定期維護(hù)，這種維護(hù)中涉及的責(zé)任和其他方面還有不明確的地方，這種現(xiàn)象對(duì)我國現(xiàn)在實(shí)施的電子檔案存儲(chǔ)管理還會(huì)產(chǎn)生非常嚴(yán)重的影響。

二、電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)中問題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，并且應(yīng)認(rèn)識(shí)到建設(shè)一支檔案信息化人才隊(duì)伍是企業(yè)檔案自動(dòng)化的客觀要求，同時(shí)，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。

（二）完善電子文件的信息化管理。

首先應(yīng)制定電子文件的管理規(guī)范，要求全體員工嚴(yán)格執(zhí)行，并且要確保檔案信息安全，定期刻碟保存。

（三）完善存儲(chǔ)設(shè)備。

檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規(guī)范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學(xué)、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時(shí)搶救。

（四）提高檔案工作者的素質(zhì)。

檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高理論素養(yǎng)，充實(shí)業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)大力支持，組織檔案工作者參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，全面加強(qiáng)檔案管理能力，多方面多途徑獲取檔案新信息。

（五）選擇適用于本企業(yè)的檔案管理軟件。

目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際需要選擇，最好能與開發(fā)商協(xié)商，量身訂造合適的軟件。

（六）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極為現(xiàn)代社會(huì)服務(wù)。

破除“重管理設(shè)施購置、輕服務(wù)研究”的做法，樹立開放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)于社會(huì)；變被動(dòng)服務(wù)為“面向社會(huì)，多方聯(lián)系”的主動(dòng)服務(wù)，拓寬服務(wù)渠道，改善服務(wù)功能，并用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求，積極主動(dòng)地為利用者提供方便、快捷的信息服務(wù)。同時(shí)在加強(qiáng)館際交流，加強(qiáng)宣傳和推銷自己的同時(shí)加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用并進(jìn)行深層次的加工開發(fā)檔案信息資源，為信息時(shí)代提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

（七）建立完善的電子檔案安全管理制度。

檔案管理的服務(wù)性決定了檔案館要盡可能多地開發(fā)檔案信息，以便提供利用，以達(dá)到檔案信息利用功能的最大化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享其核心是建立完善的安全管理制度和針對(duì)數(shù)字化檔案的一整套嚴(yán)格的安全措施，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

（八）健全與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

檔案信息化建設(shè)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。這要求檔案數(shù)據(jù)庫中信息存儲(chǔ)與呈現(xiàn)必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，兼顧國際標(biāo)準(zhǔn)，做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，避免檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)、利用率低等問題，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

結(jié)束語

在對(duì)電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行研究中，發(fā)現(xiàn)其中還存在一些問題，這些問題的存在不僅僅影響電子檔案的存儲(chǔ)，對(duì)其內(nèi)部信息的安全性也不能有效保持，針對(duì)于這一點(diǎn)就需要對(duì)電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)中存在的問題進(jìn)行深入分析，并根據(jù)分析結(jié)果提出有效解決措施。另外在這個(gè)過程中還需要對(duì)其自身設(shè)計(jì)的前期研究進(jìn)行深入分析，保證研究結(jié)果符合現(xiàn)在社會(huì)電子檔案的發(fā)展需求，這樣對(duì)于促使我國電子檔案的發(fā)展起到非常重要的作用。

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