李俊梅

摘要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，為辦公自動(dòng)化的發(fā)展注入了更多的活力，使教育教學(xué)水平也不斷得到提高，學(xué)校的教學(xué)環(huán)境得到極大的改善可以說計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展引領(lǐng)了教育現(xiàn)代化的趨勢(shì)和變革。本文主要對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代教育教學(xué)的辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息技術(shù)；教育教學(xué)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用探討

一、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化概念

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是利用計(jì)算機(jī)對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行獲取、處理、傳輸、保存的一項(xiàng)技術(shù)，信息的管理和處理是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)地核心內(nèi)容。而辦公自動(dòng)化則是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，利用其信息處理功能，完成各項(xiàng)辦公事項(xiàng)、內(nèi)容的一種新型的辦公方式。

二、辦公自動(dòng)化的主要技術(shù)功能

現(xiàn)代學(xué)校中各項(xiàng)管理工作對(duì)于信息的依賴性越來越強(qiáng)，各種信息已成為學(xué)校管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)資源，是管理人員進(jìn)行科學(xué)決策的基本前提條件，而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)則為學(xué)校信息管理活動(dòng)和教師辦公自動(dòng)化提供了物質(zhì)和技術(shù)基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化的主要技術(shù)功能包括表格文字處理、數(shù)據(jù)信息處理、圖形圖像處理、網(wǎng)絡(luò)信息傳遞、決策輔助支持、電信會(huì)議等。

（一）表格文字處理。

表格文字處理功能主要通過計(jì)算機(jī)中的Excel、WPS、word等軟件來完成，可以將各種管理信息、數(shù)據(jù)等制作成各種樣式的圖表，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)分項(xiàng)和排列，同時(shí)，還支持信息篩選和表格數(shù)據(jù)排列，方便了管理；可對(duì)文字信息進(jìn)行字形、字號(hào)和排版設(shè)計(jì)，滿足各種文字信息使用要求，提高了教師備課、辦公的效率，而且還支持打印功能。表格文字處理功能是瑣碎的學(xué)校教育教學(xué)工作中最經(jīng)常用到的，是制作各種備課、資料整理、工作安排、報(bào)表以及各種公告、通知、文件的必要工具。

（二）圖形圖像處理功能。

優(yōu)秀的圖形圖像處理功能也是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的一大功能，利用計(jì)算機(jī)可以對(duì)各種圖形信息進(jìn)行科學(xué)的分析，掌握各種信息的相互和內(nèi)在聯(lián)系；同時(shí)利用計(jì)算機(jī)圖形圖像處理功能還可以對(duì)圖像、照片等進(jìn)行處理，為教師課件制作提供了豐富的功能，還能進(jìn)行平面設(shè)計(jì)、廣告設(shè)計(jì)和影視的后期制作。

（三）數(shù)據(jù)信息管理功能。

數(shù)據(jù)信息管理是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的核心功能，主要包括對(duì)數(shù)據(jù)信息的收集、組織、加工處理、存儲(chǔ)以及傳輸和使用等，在數(shù)據(jù)信息管理功能技術(shù)的支持下，確保了數(shù)據(jù)信息管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和高效性。信息的采集、組織可以使其教師、學(xué)生的數(shù)據(jù)生成更為直觀、清晰、形象的圖像和圖表，使信息數(shù)據(jù)的參考價(jià)值充分體現(xiàn)；信息存儲(chǔ)功能實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的“無紙化”保存，使學(xué)籍、物品管理、教師信息保存更為安全、長(zhǎng)久，并形成完整的信息庫；計(jì)算機(jī)信息技術(shù)還支持各種格式信息的“一對(duì)一”、“一對(duì)多“的傳輸和共享，使教職員工之間的日常信息傳遞更為高效快捷。

（四）網(wǎng)絡(luò)通信。

網(wǎng)絡(luò)通信是辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵技術(shù)之一。它有效地加強(qiáng)了學(xué)校內(nèi)部各部門間的信息交流和相互聯(lián)系，使辦公信息資源能夠在一定單位內(nèi)得到共享，促進(jìn)了各部門間工作的協(xié)調(diào)性；基于網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的電信視頻會(huì)議更是拉近了人與人之間的距離，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)距離在線辦公，使教師在文件、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)、文件傳遞等工作中遇到的各種問題都能夠及時(shí)得到解決，節(jié)省了時(shí)間，提高了整個(gè)教育教學(xué)的工作效率。

（五）決策輔助功能。

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠根據(jù)工作需要對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的收集、分析、處理和篩選，并以此對(duì)事物未來發(fā)展進(jìn)行相關(guān)預(yù)測(cè)，為學(xué)校管理人員科學(xué)決策提供了必要的可選方案和決策參考，從而更快、更完善地制定出決策方案。例如學(xué)生成績(jī)分析、分班、調(diào)課、匯總數(shù)據(jù)等等。

三、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化的意義

（一）改善了辦公環(huán)境。

辦公環(huán)境是影響辦公質(zhì)量的重要因素，良好、寬松的辦公環(huán)境可以使人感到輕松愉悅，消除緊張感，從而有利于辦公質(zhì)量的提高。傳統(tǒng)的辦公環(huán)境受到很多條件因素的限制，長(zhǎng)期的人工化管理也使辦公人員壓力較大。例如紙質(zhì)文件的保存，就需要采用專門的儲(chǔ)物柜等，這樣就占據(jù)了很大的室內(nèi)空間，使辦公室空間顯得非常狹小，給人一種緊張感和壓迫感；甚至由于缺乏足夠的存檔位置和為了省事，而出現(xiàn)各種不同類型文件夾雜放置的情況，給文件的保存和使用造成了諸多的不便。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了各類型文件的無紙化保存，再海量的文件都可以通過計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存在一個(gè)小小的硬盤內(nèi)。這樣一來，就大大節(jié)省了辦公室的空間，優(yōu)化了辦公環(huán)境，辦公人員也不必整日埋首在大量的報(bào)表文件中工作了，并且文件的傳遞也可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來完成，不需要人員拿著文件到處跑了。因此，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用極大地改善了學(xué)校的辦公環(huán)境。

（二）節(jié)省了人力資源成本。

隨著學(xué)校的發(fā)展和學(xué)校管理的日趨完善，現(xiàn)代辦公的工作范圍也不斷擴(kuò)大，辦公內(nèi)容越來越多，信息量也越來越大。在傳統(tǒng)的辦公模式下，面對(duì)如此多而繁雜的信息工作，辦公人員的工作量非常大，并且對(duì)人員的工作能力要求也很高，學(xué)校為了保持足夠的辦公效率，就不得不付出更多的人力成本。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用使瑣碎的辦公內(nèi)容系統(tǒng)化、簡(jiǎn)單化，僅需點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可完成很多辦公內(nèi)容，在提高辦公效率的同時(shí)，極大地降低了勞動(dòng)量，人力人本也隨之下降。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用有利于精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)組織，分流冗員，使得學(xué)校人力成本投入進(jìn)一步減少。

（三）激發(fā)辦公人員的創(chuàng)新創(chuàng)造能力。

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用為學(xué)校辦公人員提供了一個(gè)更為自由和開放的辦公環(huán)境，在使學(xué)校辦公更為規(guī)范化、高效化的同時(shí)，也給了辦公人員更多的、更為自由的發(fā)揮創(chuàng)造空間，改變了傳統(tǒng)辦公模式下辦公人員的固有的、保守的思維方式。辦公自動(dòng)化將辦公人員從原本單一、刻板的工作中解放出來，使他們有更多的精力和條件去完善工作，去發(fā)揮創(chuàng)造，去改革創(chuàng)新，進(jìn)一步提高工作水平。

四、結(jié)語

大型學(xué)校的教育教學(xué)工作是一項(xiàng)極為復(fù)雜而瑣碎的工作，學(xué)校的教學(xué)管理、總務(wù)管理、校園管理以及其他一些后勤服務(wù)保障工作，都離不開學(xué)校的信息部門。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，極大地提高了學(xué)校生活服務(wù)工作的辦公效率，使復(fù)雜、瑣碎的工作內(nèi)容系統(tǒng)化、條理化，工作也更加規(guī)范化、高效化。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，未來辦公自動(dòng)化將會(huì)在學(xué)校的教育教學(xué)工作中發(fā)揮更為重要的作用。