何艷

摘要：檔案是社會歷史發(fā)展的重要見證，當(dāng)檔案受到損害會給國家?guī)聿豢杀苊獾膿p失，甚至?xí){國家的安全，我們可以在檔案記載中學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)，解決現(xiàn)實(shí)中存在的問題提供借鑒，還可以吸取過去的工作中的不足，在以后的工作中避免此類事件的發(fā)生。隨著我國發(fā)展速度的加快，國家對檔案管理工作十分重視，檔案實(shí)體安全意識不斷提高，檔案實(shí)體安全保護(hù)工作逐漸成為檔案管理工作的重點(diǎn)，但是我國的檔案管理中還有一些問題，檔案實(shí)體安全保護(hù)工作還有待加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：檔案實(shí)體；安全問題；措施

一、實(shí)體檔案

1.實(shí)體檔案的特點(diǎn)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識，科學(xué)管理檔案，實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋記錄社會活動的全部內(nèi)容，不僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，按照檔案工作程序成套管理、成套利用，實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等等。

2.實(shí)體檔案的安全管理。根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進(jìn)行存放，應(yīng)根據(jù)不同材質(zhì)，有針對性的分類進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對檔案的侵蝕，定期對庫房進(jìn)行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，采取搶救措施，使用安全、科學(xué)的檔案保護(hù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。檔案工作人員必須對珍貴、重要的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。

3.檔案安全管理。維護(hù)真實(shí)、完整是檔案安全管理的前提，要從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，確保檔案內(nèi)容來源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等每個環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進(jìn)行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識，會利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會價(jià)值。

二、電子檔案管理中面臨的問題

1.對電子檔案認(rèn)識不足，對電子檔案管理存在不少誤解。有些人習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子文件拒之門外，或者只作為資料或副本保管。長此以往，隨著無紙化辦公時(shí)代的到來，將來沒有所謂的檔案可以接收。還有些人由于電子文件產(chǎn)生的快速性和其特有的方便性，對計(jì)算機(jī)儲存的文件特別是一些重要文件不及時(shí)備份和打印，過分依賴計(jì)算機(jī)，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或感染病毒，就會造成檔案文件的丟失。與此相反，有些人對所有收到的電子文件和信息統(tǒng)統(tǒng)打印，事無巨細(xì)，對計(jì)算機(jī)完全不相信，不僅導(dǎo)致大量浪費(fèi)，也給電子文件的歸檔管理帶來了難題。

2.電子檔案的原始性界定問題。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，因此，認(rèn)定電子文件的原始性，是保證其憑證作用的關(guān)鍵。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成和傳輸過程中存在著被改動的可能。我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷電子文件的原始性。

3.電子文件邏輯和實(shí)體歸檔問題。實(shí)體歸檔是指電子文件形成后，通過磁盤或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男问綄㈦娮游募平粰n案部門統(tǒng)一保管。邏輯歸檔是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，只告訴檔案部門某電子文件的存貯路徑而不改變其原存儲位置和存儲方式，在這種系統(tǒng)中，電子文件、歸檔者與接收者可能相距很遠(yuǎn)，只需操作一下鍵盤，便可實(shí)現(xiàn)歸檔目標(biāo)。

4.人為損毀。人為損壞主要是由于工作人員在搬運(yùn)、包裝、整理、取放、查閱的時(shí)候忽略所造成的。

三、應(yīng)建立完善的安全管理制度

1.電子文件的制作過程要責(zé)任分明。制作人員應(yīng)該對其制作的文件負(fù)全責(zé)，單位、部門應(yīng)設(shè)專人統(tǒng)一管理。需要參考與利用時(shí)，可以允許用只讀形式調(diào)閱。以防由于誤操作、友誼刪改等原因造成文件信息的改變。

2.電子檔案的安全管理。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對的方式，以確保檔案信息公開的安全性。

3.建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度。歸檔時(shí)應(yīng)對電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真地檢查。在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實(shí)可靠；相應(yīng)的機(jī)讀目錄、伺服軟件、其它說明是否一同歸檔；歸檔的電子文件是否最終稿本；電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容是否一致；軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。在技術(shù)方面應(yīng)檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準(zhǔn)確性等。

4.加強(qiáng)對電子檔案利用活動的管理。根據(jù)國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規(guī)定，本單位檔案進(jìn)行分類、整理后，應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管、一套提供利用。電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用；要注意加強(qiáng)對保密類電子檔案的管理，對電子檔案的利用者實(shí)行權(quán)限控制，防止無關(guān)人員對系統(tǒng)的非法訪問；防止在利用過程中出現(xiàn)泄密和損傷信息等情況發(fā)生。

5.強(qiáng)化培訓(xùn)，吸納和培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作人員隊(duì)伍。電子檔案安全管理同實(shí)體檔案一樣，其關(guān)鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺悟，加強(qiáng)其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內(nèi)容必須預(yù)先進(jìn)行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息丟失。

結(jié)語

除此之外，異質(zhì)、異地備份、檔案數(shù)字化是保護(hù)檔案實(shí)體安全的有效輔助和補(bǔ)充，基層單位應(yīng)完善檔案的數(shù)字化建設(shè)，使電子檔案實(shí)現(xiàn)異地備份，檔案實(shí)體安全是檔案利用服務(wù)的前提，在基礎(chǔ)、制度、監(jiān)督上為檔案實(shí)體安全提供有利保障，使檔案為事業(yè)發(fā)展提供最有力支持。

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