遲東升

[關(guān)鍵詞]檔案；管理工作；重要性

提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，勢在必行。檔案管理工作是企業(yè)重大經(jīng)營活動(dòng)的歷史記錄，是企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營活動(dòng)的指導(dǎo)依據(jù)，是企業(yè)依法經(jīng)營的證明。對(duì)于基礎(chǔ)管理工作之一，企業(yè)檔案管理是對(duì)企業(yè)進(jìn)行歷史狀況記錄和指導(dǎo)企業(yè)工作，為此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視抓好企業(yè)檔案管理工作。企業(yè)檔案管理工作做得好，對(duì)于維護(hù)企業(yè)權(quán)益有著極為重要的作用。實(shí)踐證明，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)越充分，搞好檔案管理工作的自覺性就越高，檔案對(duì)企業(yè)經(jīng)營的支持作用就發(fā)揮得越充分。

一、檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力的投入

1.人力投入

正常生產(chǎn)經(jīng)營中的企業(yè)，都有檔案管理部門，如配備專職檔案管理人員、設(shè)立檔案管理組織機(jī)構(gòu)、檔案網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)構(gòu)，檔案網(wǎng)絡(luò)兼職管理人員和檔案各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理具有其自身的專業(yè)性，要求95%以上檔案人員必須進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，取得相關(guān)的檔案管理資格證書，方可從事檔案工作，且每隔5年必須重新取證，同時(shí)還必須接受嚴(yán)格的繼續(xù)教育培訓(xùn)，僅此項(xiàng)就是一項(xiàng)不少的投入。

2.財(cái)力投入

檔案管理在整理歸檔的過程中，需要大量的檔案夾具，如整理和裝訂工具，涂改液、號(hào)碼機(jī)、檔案夾，檔案卷盒、卷皮、復(fù)印紙張、專用油墨、裝訂線、標(biāo)簽紙、貼標(biāo)簽專用的雙面膠等，專用檔案夾具要定做，會(huì)計(jì)、照片/底片等檔案裝具更要定做，價(jià)錢普遍較貴；以上這些都需要企業(yè)加大資金投入，才能保證檔案管理工作正常開展。檔案工作的特殊性，其工作的過程，就是消耗辦公用品的過程。

3.物力投入

鑒于檔案管理的專業(yè)特殊性，對(duì)檔案的管理保護(hù)技術(shù)要求相當(dāng)高，為了確保檔案的完整和安全，最大限度地延長檔案的使用壽命，要求檔案庫房必須堅(jiān)固、必須留有今后20年存放檔案的余地。庫房內(nèi)必須裝有安全門鎖、防盜的監(jiān)控系統(tǒng)、通風(fēng)設(shè)備，備有足量的消防器材、防火監(jiān)控系統(tǒng)等。檔案庫房必須和辦公室、閱覽室分開。檔案庫房必須配置有“八防”保護(hù)設(shè)備和安全措施，即做到：防火、防盜、防潮、防光、防溫、防蟲、防塵、防有害氣體，等等。這就要求企業(yè)對(duì)檔案工作投入較多的資金，用來配置有特定要求的檔案庫房、檔案保護(hù)設(shè)備、檔案專用裝具等。

二、檔案管理工作的產(chǎn)出效益

1.社會(huì)效益

檔案作用的雙重性和擴(kuò)展律，對(duì)全社會(huì)有用，是長遠(yuǎn)作用，它體現(xiàn)的是檔案的第二價(jià)值。檔案的價(jià)值不可估量。如國家重點(diǎn)建設(shè)工程，其設(shè)計(jì)、基建、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)運(yùn)行及其經(jīng)營管理過程和經(jīng)驗(yàn)，都是極其寶貴的財(cái)富，它對(duì)真實(shí)反映我國的社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著重要的作用，而這些作用是呈現(xiàn)擴(kuò)大和發(fā)展趨勢，這時(shí)檔案的價(jià)值就在檔案不斷被社會(huì)各階層利用、參考時(shí)體現(xiàn)出來。

2.歷史效益

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案對(duì)一個(gè)國家的生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究和文化教育事業(yè)的發(fā)展越來越顯示出重要作用。它體現(xiàn)在利用檔案后，對(duì)促進(jìn)歷史研究及維護(hù)歷史真實(shí)面貌、借鑒和鞭策工作、汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、取長補(bǔ)短、產(chǎn)生并提高效益發(fā)揮重大作用。當(dāng)經(jīng)過了漫長的歷史時(shí)期，一些企業(yè)已經(jīng)不復(fù)存在，但企業(yè)的各類永久保存的檔案仍作為歷史檔案存放在各個(gè)地方檔案館里，它的歷史價(jià)值和效益是不言而喻的。

3.現(xiàn)時(shí)利用檔案效益

完整準(zhǔn)確的檔案資料，快捷方便的查詢方式可以為生產(chǎn)一線的技術(shù)人員帶來極大幫助，也可以創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益。諸多利用情況都體現(xiàn)了檔案的作用及檔案存在的價(jià)值，即檔案的產(chǎn)出。

三、檔案價(jià)值

1.從檔案的價(jià)值形態(tài)看檔案價(jià)值

檔案的保存價(jià)值和利用價(jià)值可以涵蓋檔案的所有價(jià)值形態(tài)。如檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長遠(yuǎn)價(jià)值，就是檔案保存的時(shí)間性和利用的時(shí)效性的體現(xiàn)。檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，是檔案的兩種基本價(jià)值，也是檔案的利用價(jià)值，也就是說，檔案能滿足主體的不同需求。

2.從檔案的定義、本質(zhì)、屬性看檔案價(jià)值

從檔案的本質(zhì)、屬性看，一方面，檔案是人類保存記憶的最好工具，具有原始性、本源性、回溯性，這是檔案的本質(zhì)，它決定了檔案必須加以很好保存，人類文明才得以傳承。

《檔案法》第二條規(guī)定：“檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家、社會(huì)、個(gè)人具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！彼鼜姆蓪用嬉?guī)定了檔案是必須有保存價(jià)值的歷史記錄。這是對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)的提高。

3.從檔案工作具體內(nèi)容看檔案價(jià)值

收藏管理與開發(fā)利用永遠(yuǎn)是檔案工作對(duì)立統(tǒng)一的兩個(gè)方面，是檔案價(jià)值在檔案實(shí)際工作中的很好體現(xiàn)。

檔案工作的內(nèi)容是檔案工作者勞動(dòng)的具體體現(xiàn)，也凝結(jié)了檔案的價(jià)值。檔案工作中的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用幾個(gè)環(huán)節(jié)，其實(shí)就體現(xiàn)了檔案工作的兩個(gè)方面。即收集管理和提供利用。一方面，檔案人員通過收集、保管、鑒定等手段，來實(shí)現(xiàn)檔案的保存價(jià)值；另一方面又通過整理、編目、編研和利用等一系列工作，來確保檔案利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，檔案就是企業(yè)為歷史留下的一筆寶貴財(cái)富。只有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加大對(duì)檔案工作的投入并通過檔案人員的積極努力。以“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的精神，認(rèn)真做好檔案管理工作，才會(huì)有“前人種樹，后人乘涼”的大好局面。