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        起草匯報材料,如何正確運(yùn)用數(shù)據(jù)?

        2018-03-12 20:57:57張謙
        公務(wù)員文萃 2018年2期
        關(guān)鍵詞:客運(yùn)量匯報定性

        張謙

        十多年前,一位領(lǐng)導(dǎo)到我們省上任。按照要求,省委辦公廳、省政府辦公廳部分負(fù)責(zé)人和有關(guān)同志參加了領(lǐng)導(dǎo)召集的座談會。會前“兩辦”分別準(zhǔn)備了匯報材料。第一天座談會結(jié)束的時候,領(lǐng)導(dǎo)針對這些匯報材料及座談時涉及的部分內(nèi)容提出了不少疑問。這些疑問的共同點(diǎn)是——大家匯報、座談中運(yùn)用的數(shù)據(jù)存在矛盾。那次座談會我至今記憶猶新,特別是在文稿起草方面,如何正確運(yùn)用數(shù)據(jù),確保數(shù)字準(zhǔn)確,給我們許多深刻有益的啟示。

        注意避免誤差

        小數(shù)點(diǎn)后面直接四舍五入,要注意與之相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)變化和由此造成的誤差。比如,我們省地形地貌結(jié)構(gòu),山地、丘陵、平原盆地的面積分別占26.6%、17.7%、55.7%。其中一份匯報材料在運(yùn)用這組數(shù)據(jù)時,將數(shù)據(jù)小數(shù)點(diǎn)后面四舍五入,保留到整數(shù),結(jié)果全省的地形結(jié)構(gòu)占比加起來變?yōu)?01%。

        確保數(shù)字準(zhǔn)確,有時需要把分項數(shù)字尾數(shù)相加,有時需要把統(tǒng)計表格分項縱橫復(fù)核,檢驗是否因為四舍而短缺、五入而多余。是否需要保留小數(shù),保留幾位小數(shù),要靈活掌握,以確保數(shù)字精確為原則。

        注意數(shù)據(jù)出處

        一般來說,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、社會發(fā)展按年度計算,經(jīng)濟(jì)運(yùn)行按季度或者月份計算,但是也有特例。比如,關(guān)于大型水庫的數(shù)目,我們兩份匯報材料的表述就有不同,一個是19座,一個是20座。大型水庫屈指可數(shù),兩份材料為什么差一座?其實(shí)兩個數(shù)字都對,只是一份材料的統(tǒng)計數(shù)據(jù)截至上年年底,另一份材料是到當(dāng)年上半年,由于其中一座水庫當(dāng)年5月份通過竣工驗收,所以表述為20座。

        這個情況告訴我們,做到數(shù)字準(zhǔn)確,應(yīng)當(dāng)注意數(shù)據(jù)的變化及其出處。匯報式座談會通常會提供多份材料,也有的時候,一份材料由集體來完成。這就需要有人牽頭組織討論,注意材料中的數(shù)據(jù)與時間的銜接,在細(xì)節(jié)上做一些磨合。同時,作為材料執(zhí)筆人和匯報者,對數(shù)據(jù)有關(guān)情況也應(yīng)了然于心,知其然,知其所以然。

        注意定性嚴(yán)密

        數(shù)量,本來就是數(shù)和量的結(jié)合。要保證數(shù)字準(zhǔn)確,必須確保時間、范圍等概念定性嚴(yán)密。比如,一份匯報材料中介紹:“某市新機(jī)場1997年8月28日正式通航,設(shè)計年客運(yùn)量1000萬人次,當(dāng)年完成客運(yùn)量136萬人次,預(yù)計全年(1998年)可完成客運(yùn)量360萬人次。”另一份匯報材料表述為:“年客運(yùn)量700萬人次?!边@是和1000萬人次對應(yīng)的一個數(shù)字,但是,前面缺少一個定性詞,應(yīng)當(dāng)說“實(shí)際客運(yùn)能力”。

        關(guān)于機(jī)場的客運(yùn)量,因概念不同存有區(qū)別。國內(nèi)的機(jī)場一般是竣工后先使用,使用中再逐步配套完善,以盡早發(fā)揮投資效益。該市新機(jī)場投用時許多設(shè)施還不完善,它的客運(yùn)能力是700萬人次,沒有達(dá)到設(shè)計能力1000萬人次的標(biāo)準(zhǔn)。表述的時候,應(yīng)正確使用定語,做到概念準(zhǔn)確、定性嚴(yán)密。

        注意細(xì)化地域單元

        一個省(區(qū)、市)十幾萬到幾十萬甚至一百多萬平方公里,地形地貌復(fù)雜,氣候千差萬別。介紹自然情況時地域單元分得越細(xì),表述越精確。比如,我們省年降水量從北到南大致在600毫米~1200毫米之間。黃河以北地區(qū),大體在600毫米左右;中部地區(qū)大體在800毫米~1000毫米之間;淮河以南、大別山區(qū)大體在1200毫米左右。關(guān)于年降水量的介紹,如果僅僅按地區(qū)氣候帶大致介紹似乎也可以,但是特點(diǎn)不夠突出,也不夠精確。

        這位領(lǐng)導(dǎo)感覺匯報材料中這組數(shù)據(jù)差別較大,提出質(zhì)疑。如果“子域”層級再多一些,單元分得再細(xì)一些:大別山地區(qū)某縣最高年份年降水量1662.3毫米,等等,這樣就更加精確,特別是有的數(shù)據(jù)也更能說明汛情的背景,有利于指導(dǎo)工作。此外,涉及光照和溫度的數(shù)據(jù),有時候也需要更細(xì)、更具體。

        (摘自《秘書工作》)endprint

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