馮傳蕾

（陜西鐵路工程職業(yè)技術學院，陜西渭南 714000）

在國家職業(yè)教育快速發(fā)展的時代背景下，高職院校招生規(guī)模的不斷擴大、專業(yè)門類的不斷增多，加之學生學業(yè)水平參差不齊，導致高職院校的教務管理部門面臨著巨大的挑戰(zhàn)，管理任務日益繁重、管理工作日益復雜，同時也為教務管理人員帶來了繁重的工作量及巨大的工作壓力，對教務管理人員提出了新的工作要求。

1 引進正方教務管理系統(tǒng)的必要性

近年來，學院招生規(guī)模的不斷擴大對教育信息化的要求越來越高，加之教務管理工作人員相對緊缺、教務管理工作日益繁瑣、，教務管理人員改變傳統(tǒng)手工的教務管理模式向信息化、規(guī)范化的教務管理模式發(fā)展，是提高工作效率的剛性需求。另外，隨著計算機和網(wǎng)絡應用技術的快速發(fā)展與成熟以及高職院校校園網(wǎng)的建立和日趨完善，為教學管理部門與系部之間的信息交流、教學資源共享提供了便捷的條件，這也為高職院校引進和使用教務管理系統(tǒng)提供了契機。因此，為適應高職院校發(fā)展的需求，引進實用的正方教務管理系統(tǒng)，結束多年手工操作管理的模式，走進網(wǎng)絡化、信息化的教務管理時代勢在必行。

2 正方教務管理系統(tǒng)應用初期存在的問題

2.1 系統(tǒng)培訓不足，工作人員操作水平不高

系統(tǒng)開發(fā)商基于時間成本的考量，在與院校簽訂了購銷合同之后，往往急于系統(tǒng)的驗收工作，一旦驗收結束，對合同的履行問題就會有所折扣，從而導致對教務系統(tǒng)管理人員的業(yè)務培訓有所缺失。在較短的時間內完成了學籍管理、課務管理、成績管理的相關操作培訓，教務管理人員只能通過軟件說明書在日常工作中摸索相關的操作方法，因此在正方教務管理系統(tǒng)使用初期，教務管理人員不能熟悉和全面掌握各個模塊的相關操作，經(jīng)常會出現(xiàn)操作失誤或者基礎數(shù)據(jù)不準確等問題，影響使用效能和用戶滿意度。另外，教務工作繁重復雜，工作壓力大，相較于其他工作崗位而言，導致工作人員變動頻繁，對于一些剛接觸教務管理工作的人員來說，對工作不熟悉、計算機操作水平較低。而正方教務管理系統(tǒng)各個功能模塊比較多，模塊之間的關聯(lián)性很強，前期的基礎數(shù)據(jù)稍有不準確或者與系統(tǒng)要求的數(shù)據(jù)字段不匹配導致數(shù)據(jù)無法導入到正方教務管理系統(tǒng)中或者影響后續(xù)模塊的正常操作，操作難度較大，要求教務管理人員必須具備較高的計算機操作水平和管理信息系統(tǒng)的相關知識。

2.2 基礎數(shù)據(jù)采集的準確性不高，系統(tǒng)難以匹配

學院在辦學初期，由于各種因素的影響，在各專業(yè)申報初期對市場以及企業(yè)的人才需求調研不夠，缺乏分析和論證，導致人才培養(yǎng)方案和培養(yǎng)模式與社會的人才需求不匹配，課程體系設置不夠成熟。同時，人才培養(yǎng)方案在實施過程中存在著對課程名稱、學分、周課時、總課時、課程類型進行不斷調整的情況，出現(xiàn)了相似課程名稱不統(tǒng)一、同一門課程類型不相同、同一門課程多個課程代碼和學分等情況。這些情況的出現(xiàn)導致將基礎數(shù)據(jù)導入正方教務管理系統(tǒng)中出現(xiàn)了很多問題。由于，正方教務管理系統(tǒng)采用的多層次、集成化的功能模塊、學生管理、師資管理、教學計劃管理、智能排課、考試管理等各個模塊之間相互關聯(lián)，對基礎數(shù)據(jù)的精確度要求很高。因此，教務管理人員在前期基礎數(shù)據(jù)的采集和導入時會遇到很大的困難，導致難以通過系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行更進一步的操作、處理及分析。在短時間內探索出規(guī)范合理的教務管理流程更是難上加難。

2.3 系統(tǒng)更新不及時，問題解決相對滯后

正方教務管理系統(tǒng)是一個帶有基本功能模塊的系統(tǒng)架構，功能基本成熟，但在日常的使用過程中每個學校都會根據(jù)自己的辦學條件、辦學特色以及教學管理需求，提出適合自己學校特色的一些定制性和個性化的修改意見，這就需要軟件開發(fā)公司積極配合及時解決問題和進行系統(tǒng)更新調試。在對系統(tǒng)進行個性化修改和解決問題時需要復雜的流程，要通過撰寫問題描述和修改意見、提交修改申請、備份原有數(shù)據(jù)、軟件開發(fā)部門修改調試、軟件客服部門進行測試并編寫修改說明書、學校下載軟件更新程序等一些列環(huán)節(jié)才能夠完成，導致學校從采購安裝軟件到完全適應學校教學管理需求的過程相當復雜和曲折。而且，教務管理人員與軟件公司的客服人員進行溝通時只能通過公司提供的QQ公眾號進行聯(lián)系，對于一些比較緊急的問題如果沒有描述清楚或者客服人員對學校的個性化定制功能不熟悉，就會需要進行反復的溝通交流，浪費了大量的寶貴時間，軟件更新速度較慢，問題不能及時解決，

2.4 學校硬件配備不到位，系統(tǒng)兼容性不夠

高職院校在辦學初期都會存在辦學經(jīng)費緊張、教務管理人員不足、辦公條件受限制等問題，導致院校不能及時對教務管理所需求的軟硬件設備進行升級和調換。然而，正方教務管理系統(tǒng)采用了當前流行的C/S結構和Internet網(wǎng)絡技術，對計算機的硬件設施及網(wǎng)絡基礎環(huán)境要求極高。如果院校不能及時更換計算機硬件設備，不能保證網(wǎng)絡環(huán)境的正常穩(wěn)定，那么正方教務管理系統(tǒng)的各個功能模塊都不能充分發(fā)揮作用，效能降低，教務管理系統(tǒng)預期效果難以實現(xiàn)。

3 提升正方教務管理系統(tǒng)使用效能的策略

3.1 加強人員培訓，提高業(yè)務素質

教學工作是高職院校的中心工作，教務管理工作又是一項內容繁瑣、任務量巨大的系統(tǒng)工作，這就使得院校在設置人員崗位條件時對專業(yè)背景及工作經(jīng)歷等方面提出了較高要求，并且對教務管理人員進行系統(tǒng)的業(yè)務技能培訓，幫助他們盡快熟練掌握教務管理的各項操作技能和業(yè)務流程，使其能夠勝任工作。由于教務管理工作業(yè)務性強，這就需要工作人員必須具備強烈的責任感以及必須保持一定時期的穩(wěn)定性和持續(xù)性。在日常工作中，要督促教務管理人員與系統(tǒng)開發(fā)公司經(jīng)常進行聯(lián)系探討制定出適合校本的個性化需求意見，及時解決系統(tǒng)使用過程中的問題，或定期組織相關的管理人員去軟件開發(fā)公司進行參觀、學習和交流。

3.2 加強市場調研工作，確?；A數(shù)據(jù)的準確性

正方教務管理系統(tǒng)的正常運行，在很大程度上取決于基礎數(shù)據(jù)的準確可靠。院校在制定人才培養(yǎng)方案之前，必須經(jīng)過充分的市場調研和論證，制定出科學的人才培養(yǎng)方案，形成合理的課程體系，保證原始教學數(shù)據(jù)的準確性，力求避免系統(tǒng)在使用過程中對數(shù)據(jù)的不斷調整和修改等重復無效的勞動。

3.3 建立配套的管理制度，加快系統(tǒng)更新速度

隨著計算機網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，教育信息化水平的不斷提高以及正方教務管理系統(tǒng)的廣泛運用，高職院校應以教學診改工作為契機，制定出與正方教務管理系統(tǒng)運行相配套的教務管理制度，滿足校本個性化的教務管理需求。

目前，學院已根據(jù)正方教務管理系統(tǒng)使用的經(jīng)驗并結合學院的實際情況修訂了《任意選修課管理辦法》、《調代課管理辦法》、《學生學籍管理規(guī)定》等多項管理制度和管理辦法，并多次與軟件開發(fā)公司溝通協(xié)商，要求軟件供應商以學院相關的教務管理制度為指導，加化教務管理系統(tǒng)的個性化功能模塊的修改，避免教務工作人員多次提交個性化修改申請而影響系統(tǒng)的正常使用，保證教務管理系統(tǒng)的正常運行和日常教學秩序的穩(wěn)定有序。

3.4 加強教務管理投入，改善系統(tǒng)運行環(huán)境

正方教務管理系統(tǒng)的正常運行，必須有良好的網(wǎng)絡環(huán)境及一定配置的計算機硬件設備為基礎。高職院校必須加大對教務管理方面的資金投入，對系統(tǒng)正常運行的網(wǎng)絡環(huán)境和計算機硬件設備進行升級和改造，保證系統(tǒng)的兼容性和高速運行。同時，引進業(yè)務能力強的網(wǎng)絡技術管理員，為教務管理系統(tǒng)的運行提供技術指導及全方位的后勤保障。

總而言之，正方教務管理系統(tǒng)只有充分結合每個院校的實際情況，加以不斷的修改完善，從而減少教務管理人員的繁瑣性事務工作，讓工作人員擁有更多的時間和精力投入到教務系統(tǒng)的研究，為充分實現(xiàn)教務系統(tǒng)的網(wǎng)絡化、高效率，進而全面提升高職院校的教學管理水平奠定良好的工作基礎。