蘇航

摘 要 只有提升醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的現(xiàn)代化水平，才能讓醫(yī)院的檔案管理工作跟上時(shí)代的發(fā)展腳步，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。本文詳細(xì)分析了現(xiàn)階段醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)新現(xiàn)狀，并研究了醫(yī)院宣傳檔案管理現(xiàn)代化的主要措施。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 宣傳檔案 現(xiàn)代化管理

宣傳檔案指的是醫(yī)院在宣傳活動(dòng)開展過程中，形成的比較有保存價(jià)值的各種檔案，例如文字稿件、照片、錄像視頻及通過媒體平臺刊發(fā)或播放的相關(guān)新聞等。隨著我國醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)療結(jié)構(gòu)內(nèi)部宣傳工作的力度也逐漸加大，營造了很好的社會輿論環(huán)境以及內(nèi)部文化氛圍。

一、醫(yī)院宣傳檔案的范圍

醫(yī)院的宣傳檔案具有不同的類型，分為文字類型和錄像照片類型。[1]文字類型包含醫(yī)院的內(nèi)部新聞信息以及社會媒體的新聞信息等文字報(bào)道，醫(yī)院內(nèi)部發(fā)表的內(nèi)部刊物同樣包含在其中，還有醫(yī)院、科室以及個(gè)人獲得先進(jìn)集體或者先進(jìn)個(gè)人的事跡材料。照片以及錄像等包含我國中央、部、省以及市級領(lǐng)導(dǎo)借鑒以及現(xiàn)場指導(dǎo)的錄像和視頻，醫(yī)院專家講座、門診等錄像和視頻，外籍專家和學(xué)者的講座和手術(shù)的錄像視頻。錄像照片類型還包括醫(yī)院召開的各項(xiàng)重要會議，例如團(tuán)代會的開幕式錄像照片，以及醫(yī)院義診、科普日宣傳等公益活動(dòng)。

二、醫(yī)院宣傳檔案的管理現(xiàn)狀

目前醫(yī)院內(nèi)部的宣傳檔案管理工作還不夠完善，對于新工作材料和新工作方法的應(yīng)用還不夠熟悉，因此還存在很多問題。在實(shí)際的宣傳檔案管理工作中，存在宣傳檔案保存混亂的情況，一部分醫(yī)院的檔案管理意識不夠強(qiáng)烈，雖然認(rèn)識到了宣傳活動(dòng)的重要性，但是沒有及時(shí)對宣傳中產(chǎn)生的有價(jià)值的材料進(jìn)行保存管理。醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理機(jī)制不夠完善和健全，只有宣傳檔案的收集制度，不包含上交檔案管理機(jī)構(gòu)，因此醫(yī)院中很多科室或者個(gè)人手中還具備很多珍貴的資料。一部分醫(yī)院內(nèi)部的宣傳檔案管理工作都是由其他工作人員兼任，這些工作人員沒有經(jīng)過科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致宣傳檔案管理工作不夠規(guī)范。以上這些問題的存在對于宣傳檔案管理工作的開展存在很大的負(fù)面影響。想要有效地解決上述問題，除了需要加強(qiáng)對醫(yī)院宣傳檔案管理工作的重視之外，還需要積極參照《文書檔案保管期限表》以及《機(jī)關(guān)文件歸檔和不歸檔范圍》，認(rèn)真地制定符合醫(yī)院發(fā)展特點(diǎn)的管理制度，以促進(jìn)醫(yī)院宣傳檔案管理工作質(zhì)量的提升。

三、新時(shí)期如何加強(qiáng)醫(yī)院宣傳檔案管理工作

（一）增強(qiáng)檔案管理意識

首先需要對醫(yī)療人員普及檔案管理工作的重要性，從而增強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員的檔案管理意識，讓他們認(rèn)識到宣傳檔案不僅僅是宣傳工作的依據(jù)，同時(shí)也是醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展的重要依據(jù)。同時(shí)還需要強(qiáng)調(diào)宣傳檔案的重要性，不管是醫(yī)護(hù)人員還是機(jī)構(gòu)管理人員，都不能為了個(gè)人方便私藏檔案，如果重要的資料保存在個(gè)人手中，別人無法使用，或分散在各處，很難科學(xué)地管理，影響宣傳活動(dòng)的歷史完整性。只有統(tǒng)一收集到檔案部門進(jìn)行有效的管理，才能夠確保檔案內(nèi)容的安全、完整，也能夠把宣傳檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來。

（二）強(qiáng)化宣傳檔案制度意識

在醫(yī)院中需要制定完善的宣傳檔案歸檔工作制度，為接下來的醫(yī)院宣傳檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。[2]首先要強(qiáng)化醫(yī)院宣傳工作人員以及檔案管理人員的檔案制度認(rèn)知，在工作中培養(yǎng)其自覺維護(hù)工作制度的習(xí)慣，嚴(yán)格按照制度要求工作。部門領(lǐng)導(dǎo)也需要將宣傳檔案管理工作重視起來，在工作中成為第一責(zé)任人，認(rèn)真履行自己的工作責(zé)任和工作義務(wù)。宣傳檔案管理工作需要由醫(yī)院內(nèi)部的宣傳部門統(tǒng)一管理，以宣傳工作部門管理為主，其他部門協(xié)作。按照宣傳檔案制度的要求來填寫宣傳檔案登記表格，把檔案內(nèi)容核實(shí)清楚之后交給宣傳部門存檔，把工作責(zé)任落實(shí)到人。宣傳檔案分為文字、事物、錄像以及照片等類型，設(shè)定的保存期限應(yīng)該是永久。

（三）具有現(xiàn)代化檔案管理意識

隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)宣傳檔案工作的現(xiàn)代化水平也得到了提升。[3]醫(yī)療機(jī)構(gòu)的宣傳檔案管理工作不僅是傳統(tǒng)檔案管理工作中的信息收集、信息歸檔和信息整理，還需要檔案管理工作人員具備一定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用水平，能夠獨(dú)立完成檔案管理軟件的操作工作，并具備管理創(chuàng)新意識，在工作中服從宣傳檔案管理工作崗位的各種要求。工作人員需要具備一定的現(xiàn)代意識，適應(yīng)宣傳檔案管理工作的現(xiàn)代化要求，不管是資料的加工、資料的分析、資料的存儲還是資料的分類，都能夠科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化地進(jìn)行。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的宣傳檔案管理工作中，檔案管理工作人員需要不斷提升自身能力水平，學(xué)習(xí)新的宣傳管理技術(shù)和宣傳管理方法，創(chuàng)新管理手段，把創(chuàng)新管理方法的作用和價(jià)值有效發(fā)揮出來，提升檔案管理工作質(zhì)量，為醫(yī)院的宣傳工作提供更優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

四、結(jié)語

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展過程中，宣傳檔案主要記載了醫(yī)院宣傳活動(dòng)中產(chǎn)生的各項(xiàng)資料，是醫(yī)院檔案文化建設(shè)工作中的重要組成部分，認(rèn)真管理宣傳檔案，能夠有效提升醫(yī)院在區(qū)域內(nèi)部的知名度和影響力，把醫(yī)院精神可持續(xù)地傳承下去。

（作者單位為哈爾濱市第一醫(yī)院）

參考文獻(xiàn)

[1] 孫娟娟.淺談醫(yī)院宣傳工作檔案管理[J].文教資料，2018（21）：89-90.

[2] 石鵬.醫(yī)院新聞檔案的管理難點(diǎn)與對策[J].新聞窗，2017（05）：42-43.

[3] 劉海霞.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：113.