俞木發(fā)

排列更合理 自定義菜單排序

Word默認菜單是按照“開始”、“插入”、“設計”等布局排列的，不過每個人使用這些菜單的頻率不同。比如我在寫報告的時候就經常需要點擊“審閱→字數統(tǒng)計”，查看文章的字數。此外，開發(fā)菜單也經常需要調用。

對于這類需求，我們可以通過自定義排序的方法，對Word原來的菜單進行排序。點擊“開始→選項”進入設置后，在自定義功能區(qū)下，將自己常用的審閱和開發(fā)菜單上移排序即可。同樣還可以展開每個菜單，對其中的子菜單進行重新排序（圖1）。

點擊確定生效后返回Word窗口，現在就可以更方便地使用這些菜單了。當然大家可以根據自己的實際需要對其他菜單進行更多自定義的排序（圖2）。

使用更順手 歸集常用功能

上述方法是將自己使用頻率較高的菜單進行排序，如果你平時經常使用幾個菜單里的某幾個子菜單，現在就可以將這些常用的子菜單歸集在一個新的菜單里。比如可以將審閱里的“字數統(tǒng)計”、開始中的“選擇性粘貼”子菜單移動到一個名為“MY”的新菜單中。

同上先進入選項設置，點擊“自定義功能區(qū)”，點擊對話框右側“自定義功能區(qū)”下方的“新建選項卡”，按提示選中新建選項卡，點擊“重命名”將其命名為“MY”新菜單項目，同上將其位置排序到開始后面（圖3）。

展開MY→新建組，然后展開“開始→剪貼板”，將其移動到MY選項卡下方，同上將“審閱→校對”菜單也移動到同樣位置（圖4）。

當然對于其他自己需要的菜單，也可以在左側常用命令下選中需要添加的菜單，點擊“添加”，將其加到自定義選項卡中。比如可以不要移動整個“剪貼板”帶單，而是在右側將“剪貼板”菜單列表展開后，僅僅將其中的“選擇性粘貼”添加到MY選項卡下方。只要先在MY選項卡下方新建一個名為“常用功能”的組，接著將自己需要的子菜單移動到新組中即可（圖5）。

完成上述操作后，返回Word窗口，可以看到在上方新增了一個名為“MY”的新選項卡，展開后里面就有上述添加的剪貼板和校對子菜單，以后這些功能在“MY”的新選項卡可以直接調用（圖6）。

提高速度——自定義快速訪問欄

為了提高大家的操作速度，Word左上角有個快捷訪問菜單，默認狀態(tài)下只有保存、撤銷、恢復這三個按鈕。對于自己使用頻率最高的菜單，現在也可以自行將其添加到快速訪問欄。點擊快速訪問欄最右側的按鈕展開“自定義快速訪問欄→其他命令”，接著在打開的窗口將需要增加的命令添加進來即可。以后我們在快速訪問欄就可以隨時快捷調用新增的菜單了。當然我們還可以根據需要將快速訪問工具欄的位置移動至功能區(qū)的下方。點擊快速訪問工具欄右側的下拉箭頭按鈕，從下拉菜單中選擇點擊“在功能區(qū)下方顯示”即可，這樣使用起來更順手（圖7）。

此外在Word的底部則默認顯示狀態(tài)欄，這里會顯示頁面、字數等詳細信息，同樣可以對其進行自定義設置。只要右擊狀態(tài)欄，在彈出的菜單中勾選需要顯示的菜單項目即可。

重裝更貼心 保存自定義菜單設置

上述我們對Word進行了很多的自定義設置，而且每個用戶還可以自行自定義多種設置的方案，完成方案的設置后可以將其導出保存。這樣可在重裝系統(tǒng)或者需要時將方案移動到其他電腦（如將公司的設置移動到家里電腦）。Word支持方案的導出和導入。

同上點擊“文件→選項→自定義功能區(qū)”，點擊下方的“導入/導出”，導出自定義設置文件，這樣配置文件會以“Word 自定義.exportedUI”文件導出。以后需要導入時，同上選擇導入上述文件即可（圖8）。

本文只是以Word 2016為例，實際上Excel、PowerPoint的操作是一樣的（只是具體菜單不同），大家也可以參考上述設置，對Office其他組件進行自定義設置。endprint