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        淺談學(xué)校電子檔案的管理

        2020-12-06 20:35:06文/姜
        陜西檔案 2020年2期
        關(guān)鍵詞:檔案管理學(xué)校信息

        文/姜 峰

        電子檔案的管理,已經(jīng)成為檔案管理過程中重要的一部分,作為學(xué)校檔案管理人員需要在工作中提升自身工作效率,在對檔案進(jìn)行收集、整理、保管的過程中,要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。怎樣認(rèn)識和思考電子檔案的規(guī)范化管理,使電子檔案管理工作更好地為學(xué)校服務(wù),已成為學(xué)校發(fā)展工作的內(nèi)容之一

        一、學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題

        1.管理現(xiàn)狀

        1.1 學(xué)校檔案管理觀念比較陳舊

        目前,檔案管理的方法仍然沿用傳統(tǒng)的管理形式,隨著學(xué)校文書、教學(xué)、人事等檔案的不斷增加,檔案的管理工作也就出現(xiàn)了一些新問題和新挑戰(zhàn)。管理過程中,出現(xiàn)的漏洞問題一旦沒有得到及時地解決和處理,必定會降低管理工作的成效,影響檔案管理工作的發(fā)展,跟不上時代進(jìn)步的要求和實際工作的需要。

        1.2 學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

        學(xué)校檔案管理比較突出的問題是某些領(lǐng)導(dǎo)口頭支持相對多,實際落實抓得少。比如,某些學(xué)校學(xué)籍檔案管理領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,實際操作中幾乎是靠班主任落實,學(xué)校沒有統(tǒng)一的保管,更談不上運用規(guī)范化學(xué)籍檔案系統(tǒng)來管理學(xué)籍檔案。

        2.存在的問題

        2.1 學(xué)校教學(xué)檔案管理比較分散,沒有完全集中統(tǒng)籌管理,不便于查找和利用。

        2.2 學(xué)校文書檔案歸檔不夠及時,部分檔案是跨年歸檔,造成檔案不夠完整,導(dǎo)致檔案容易遺失。

        2.3 檔案管理工作者多數(shù)是兼職,不夠?qū)I(yè)化,沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓(xùn)。

        二、學(xué)校電子檔案管理特點分析

        1.電子檔案對軟、硬件系統(tǒng)的依賴性。電子檔案信息是以數(shù)字編碼的形式記錄于電子載體上,只有通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及解密手段,才可以獲取電子檔案信息的全貌。技術(shù)的更新、軟硬件設(shè)備的升級,也會導(dǎo)致原有的信息資料無法識別。

        2.電子檔案信息存儲的高密度性。電子檔案信息存儲的信息密度大,如果不注意正確使用,就會導(dǎo)致大量的信息被破壞。比如,一些重要的檔案資料,如果它們的電子儲存設(shè)備無法正常使用,導(dǎo)致學(xué)校檔案損壞,造成嚴(yán)重后果。

        3.電子檔案的安全性。電子檔案通過專用計算機進(jìn)行操作,它具有非人工識別性、系統(tǒng)的依賴性、信息的不穩(wěn)定性、信息的可共享性等特性。同時,在電子檔案的管理和操作過程中會產(chǎn)生誤操作、丟失、病毒入侵等問題。

        三、學(xué)校電子檔案管理策略分析

        1.加強領(lǐng)導(dǎo)職能,明確責(zé)任,加大投入

        領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作納入學(xué)校整體管理系統(tǒng)中,由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度,夯實抓緊出成效。切實把電子檔案管理納入學(xué)校辦公自動化信息管理系統(tǒng)。同時,還要提高開發(fā)利用檔案信息資源的水平,加大資金投入采用容量大、檔次高、運轉(zhuǎn)功能好的電子檔案管理系統(tǒng),確保檔案電子化的科學(xué)管理與學(xué)校的教育管理系統(tǒng)有效聯(lián)網(wǎng)。

        2.強化管理者對電子檔案管理工作的安全意識

        學(xué)校電子檔案管理者要具備一定的安全防范意識。從電子管理檔案實踐中出現(xiàn)的一些問題來分析,管理者對管理安全的不重視,常常因為各種原因?qū)е码娮訖n案信息泄露或者電腦遭到病毒的侵犯。這就需要學(xué)校加強對電子檔案工作的管理政策研究,提升管理者的安全防范意識。比如,作為電子檔案工作人員,可以根據(jù)職權(quán)范圍、人員類別來強化查閱人員對電子檔案的使用權(quán)限核準(zhǔn)與認(rèn)定。工作人員在使用過程中,要做好具體使用時間、具體次數(shù)以及使用途徑的詳實記錄。

        在實際工作中,可以根據(jù)使用人員的用途進(jìn)行登錄注冊,這樣系統(tǒng)通過對使用者的身份進(jìn)行識別,由系統(tǒng)自動對其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。這種方式可以確保使用者在應(yīng)用過程中的安全性和保密性,從而給電子檔案的管理做好相關(guān)方面的管理認(rèn)證。

        3.加強專業(yè)素養(yǎng),提升高效化的管理方法

        3.1 提升管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。電子檔案管理人員需要經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)才能夠上崗工作,如果學(xué)校在管理過程中忽略這些問題,就會造成檔案管理工作效率低,錯誤率高,嚴(yán)重時甚至?xí)绊憣W(xué)校整體工作。在工作過程中,需要一些電子計算機專業(yè)的技術(shù)人員的配合,由學(xué)校檔案管理室集中培訓(xùn),并且讓他們能夠具備扎實的管理技術(shù)。因此,電子檔案管理過程中管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平的提升最為關(guān)鍵。

        3.2 制定檔案管理系統(tǒng)化的管理方案。在學(xué)校檔案管理中最重要的就是有系統(tǒng)化的管理方案來規(guī)范管理者,管理員在崗期間需要負(fù)起管理者對電子檔案的安全、保密等責(zé)任,保證檔案的安全性和可操作性,只有這樣,才能更全面地提升檔案管理工作的系統(tǒng)性,保證管理工作的順利進(jìn)行。

        3.3 加強對軟、硬件進(jìn)行檢查、更新、升級、維修。要定期對相關(guān)設(shè)備檢測、維護與清理,定期對重要文件進(jìn)行備份。

        總而言之,電子檔案管理者要不斷地提升自身專業(yè)素養(yǎng),才能夠為日后發(fā)展提供規(guī)范的檔案信息管理體系,進(jìn)而幫助學(xué)校建立專業(yè)的檔案信息系統(tǒng)。

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