文/姜?dú)J芳

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，社會(huì)治理體系建設(shè)逐步從單純的政府監(jiān)管向更加注重社會(huì)協(xié)同治理轉(zhuǎn)變。習(xí)近平總書(shū)記強(qiáng)調(diào)指出，要加快數(shù)字經(jīng)濟(jì)對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)，加快用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推進(jìn)社會(huì)治理，朝著建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)目標(biāo)不懈努力。檔案部門(mén)必須深刻認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)在國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的重要基礎(chǔ)性作用，如果猶豫觀望、行動(dòng)遲緩，檔案工作就會(huì)滯后于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展

一、背景與現(xiàn)狀

陜西省圍繞云計(jì)算服務(wù)、信息融合、大數(shù)據(jù)應(yīng)用、產(chǎn)業(yè)基地建設(shè)等產(chǎn)業(yè)鏈關(guān)鍵環(huán)節(jié)，正在組織實(shí)施秦云、城市信息融合示范、大數(shù)據(jù)應(yīng)用示范、產(chǎn)業(yè)基地示范等四大工程，引導(dǎo)和推動(dòng)數(shù)據(jù)匯集、企業(yè)云集、產(chǎn)業(yè)聚集。在2019年貴州數(shù)博會(huì)上，陜西省的秦云工程榮獲政府信息化管理創(chuàng)新獎(jiǎng)。秦云工程是由工商、教育、文化、公共安全等22 朵行業(yè)云組成的陜西省政府?dāng)?shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)利用工程，其目的是促進(jìn)實(shí)現(xiàn)全省各行業(yè)的云數(shù)據(jù)公開(kāi)、數(shù)據(jù)交換與交易增值、購(gòu)買(mǎi)云服務(wù)與資源共享，發(fā)揮大數(shù)據(jù)在社會(huì)治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的作用。22 朵行業(yè)云之一的文化云包含有檔案部門(mén)，它將對(duì)檔案館、圖書(shū)館、博物館、文化館等部門(mén)的多種數(shù)據(jù)資源進(jìn)行融合，構(gòu)建平臺(tái)，以期提升陜西文化傳播服務(wù)能力與質(zhì)量。在此背景環(huán)境下，檔案信息化工作已經(jīng)為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)所倒逼，檔案部門(mén)應(yīng)適應(yīng)秦云工程文化云數(shù)據(jù)融合趨勢(shì)，以需求為導(dǎo)向，以數(shù)字檔案館室建設(shè)為載體，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代檔案館室業(yè)務(wù)建設(shè)的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級(jí)。從甲骨檔案、簡(jiǎn)牘檔案、金石檔案到紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案，檔案工作從來(lái)都是主動(dòng)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，不斷更新管理載體、管理內(nèi)容和管理技術(shù)，從而獲得更大發(fā)展的。檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重中之重，面對(duì)新時(shí)代陜西踐行“五個(gè)扎實(shí)”、推進(jìn)“五新戰(zhàn)略”、發(fā)展“三個(gè)經(jīng)濟(jì)”的重大機(jī)遇，檔案部門(mén)必須強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)、提速信息化建設(shè)，奮起直追，全力推進(jìn)。

為規(guī)范全省檔案信息化建設(shè)，陜西省檔案行政管理部門(mén)先后出臺(tái)了《陜西省紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范》《陜西省市縣檔案館網(wǎng)站建設(shè)指導(dǎo)意見(jiàn)》等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)?；诩堎|(zhì)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的陜西數(shù)字檔案館系統(tǒng)先后完成了三方面建設(shè)內(nèi)容：一是包括利用、庫(kù)房管理、著錄等11 個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)建設(shè)；二是包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、磁盤(pán)陣列存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安防設(shè)備等硬件系統(tǒng)建設(shè)；三是完成館藏檔案40%的數(shù)字化工作。2019年，根據(jù)陜西政務(wù)服務(wù)一網(wǎng)通辦的需求，基于局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的陜西數(shù)字檔案館項(xiàng)目已獲得一期投資。2019年11月，西安市檔案館數(shù)字檔案館接受并順利通過(guò)了由國(guó)家檔案局組織的專家組測(cè)試，獲得高分，成為全國(guó)示范數(shù)字檔案館，這是陜西省乃至西北地區(qū)第一家。西安市數(shù)字檔案館在數(shù)據(jù)資源建設(shè)、檔案利用服務(wù)等方面亮點(diǎn)很多，通過(guò)測(cè)試也標(biāo)志著西安市檔案館信息化建設(shè)水平走在了全國(guó)頂尖行列，為全省、西北地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)樹(shù)立了樣板，提供了經(jīng)驗(yàn)。數(shù)字檔案室建設(shè)方面，各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室因檔案人員技術(shù)力量比較薄弱，資金投入有限，目前除個(gè)別機(jī)關(guān)檔案室已完成數(shù)字化、進(jìn)入數(shù)字檔案室建設(shè)階段外，絕大多數(shù)尚未啟動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目。

二、問(wèn)題與對(duì)策

造成各單位目前數(shù)字檔案館室建設(shè)遲滯的主要原因和存在問(wèn)題，筆者以為是多方面的。比如：習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，對(duì)新時(shí)代建設(shè)數(shù)字檔案館室的緊迫性認(rèn)識(shí)不夠；檔案信息化人才的普遍缺少，造成對(duì)本單位數(shù)字檔案館室的功能需求和建設(shè)內(nèi)容模糊不清；有的單位僅重視存量數(shù)字化，輕視增量電子化，對(duì)工作中產(chǎn)生的大量電子文件和數(shù)據(jù)失之管理；檔案館對(duì)移交進(jìn)館的檔案仍然以紙質(zhì)載體為主，對(duì)相應(yīng)的電子檔案或單套制的電子檔案無(wú)法有效接收；對(duì)數(shù)字檔案館室作為項(xiàng)目建設(shè)、項(xiàng)目管理方面缺乏經(jīng)驗(yàn)；有的在進(jìn)行檔案數(shù)字化外包時(shí)，安全防范措施不足，存在檔案數(shù)據(jù)泄密隱患等。

為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，國(guó)家檔案局自2002年開(kāi)始就陸續(xù)提出有關(guān)建設(shè)電子文件中心、示范性數(shù)字檔案館的指導(dǎo)性意見(jiàn)和相關(guān)發(fā)展目標(biāo)。分別于 2010年、2014年印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，制定了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)、系統(tǒng)功能、數(shù)字資源、基礎(chǔ)設(shè)施、保障體系等方面的建設(shè)原則、建設(shè)內(nèi)容、平臺(tái)構(gòu)建等明確了要求，規(guī)范各地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)，引領(lǐng)機(jī)關(guān)檔案工作及時(shí)轉(zhuǎn)型、升級(jí)，明確這是今后一段時(shí)期檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的重要內(nèi)容，開(kāi)啟了國(guó)家檔案館、機(jī)關(guān)檔案信息化工作的新篇章。同期，分別于2010年、2013年召開(kāi)全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)宣貫會(huì)和推進(jìn)會(huì)，通過(guò)培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流、樹(shù)立典型，建立數(shù)字導(dǎo)向，大力推動(dòng)各地、各部門(mén)檔案工作向數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室轉(zhuǎn)型換代。遠(yuǎn)景建設(shè)目標(biāo)是使各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子文件的有效歸檔和管理利用并按規(guī)定每滿5年向國(guó)家檔案館移交；使各級(jí)國(guó)家檔案館能夠接收各類電子檔案和安全有效管理數(shù)字檔案資源，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)和檔案信息服務(wù)。

2015年3月，陜西省委、省政府兩辦《關(guān)于新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》指出要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，探索電子文件和電子檔案管理新機(jī)制，建立全社會(huì)共同參與的檔案數(shù)據(jù)歸檔體系，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、電子檔案規(guī)范化、檔案信息服務(wù)區(qū)域一體化等。陜西省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃也規(guī)定了地方數(shù)字檔案館室建設(shè)的基本原則，并以實(shí)現(xiàn)存量數(shù)字化、增量電子化為目標(biāo)，提出了提高檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施水準(zhǔn)、建設(shè)檔案云數(shù)據(jù)管理平臺(tái)、制定相關(guān)地方規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等任務(wù)。

今年是檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃收官之年，如何提速數(shù)字檔案館室建設(shè)，打破各個(gè)館室的信息孤島，使檔案數(shù)字資源為本地經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供基礎(chǔ)性支撐，筆者認(rèn)為需著重把握好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

1.爭(zhēng)取多方支持。各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)僅靠一己之力，難以完成數(shù)字檔案館室建設(shè)目標(biāo)，應(yīng)在充分調(diào)研、明確目標(biāo)任務(wù)的基礎(chǔ)上，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，主動(dòng)和本級(jí)財(cái)政部門(mén)、發(fā)改部門(mén)、信息化工作部門(mén)、政府電子政務(wù)建設(shè)部門(mén)溝通，爭(zhēng)取從項(xiàng)目立項(xiàng)、專家論證、資金投入、技術(shù)支撐、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等多方面得到支持；應(yīng)和本地、本部門(mén)電子政務(wù)和信息化建設(shè)相銜接，納入其統(tǒng)一規(guī)劃，作為其重要一環(huán)同步實(shí)施。目前，陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)正式運(yùn)行兩年來(lái)，已實(shí)現(xiàn)了省市縣三級(jí)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)“一網(wǎng)通辦”，在各類審批事項(xiàng)中產(chǎn)生大量的電子文件，其歸檔任務(wù)日益凸顯。對(duì)標(biāo)全省簡(jiǎn)政放權(quán)改革、提升網(wǎng)上服務(wù)能力、政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”工作要求，應(yīng)加快數(shù)字檔案館室建設(shè)。

2.強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。檔案信息化建設(shè)涉及通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，具有數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、可視化、智能化等特征。檔案信息化本就缺少專業(yè)人才，依靠引進(jìn)人才也會(huì)受到多重因素制約難以實(shí)現(xiàn)，如不重視專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，根本就無(wú)法適應(yīng)工作需要。培訓(xùn)重心應(yīng)以在職人員為主，這是檔案信息化建設(shè)的基本保障；同時(shí)可外聘專業(yè)技術(shù)人員，提供咨詢指導(dǎo)；可購(gòu)買(mǎi)外包服務(wù)，借助專業(yè)公司力量。檔案部門(mén)要認(rèn)真組織學(xué)習(xí)數(shù)字檔案館室建設(shè)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，要因地制宜，圍繞功能需求，確定建設(shè)目標(biāo)和可行、可操作的方案。硬件建設(shè)上，要體現(xiàn)整體規(guī)劃，滿足需求即可，不要貪大求洋。對(duì)需求較大的項(xiàng)目，必須一次規(guī)劃、預(yù)留空間，但可分步實(shí)施，必須注意建設(shè)周期不可過(guò)長(zhǎng)。軟件建設(shè)上，要使用符合國(guó)家主流標(biāo)準(zhǔn)的、架構(gòu)合理、擴(kuò)展靈活、簡(jiǎn)單易用的產(chǎn)品。

3.加快數(shù)字化工作?！按媪繑?shù)字化、增量電子化”是目前檔案部門(mén)轉(zhuǎn)型升級(jí)的基本路徑。數(shù)字化工作需要財(cái)政或部門(mén)支持專項(xiàng)資金，檔案部門(mén)要根據(jù)工作需求積極爭(zhēng)取。嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局2019年12月發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加快對(duì)紙質(zhì)檔案和照片、磁帶、錄像帶、縮微膠片等傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，力爭(zhēng)兩三年內(nèi)解決存量數(shù)字化問(wèn)題。在數(shù)字檔案館室構(gòu)建過(guò)程中，數(shù)據(jù)內(nèi)容始終是主體，始終占據(jù)主導(dǎo)地位。應(yīng)避免只注重軟硬件系統(tǒng)建設(shè)而忽視數(shù)字化工作，從而導(dǎo)致系統(tǒng)缺少數(shù)字資源發(fā)揮不了作用，等數(shù)字資源累積差不多了，系統(tǒng)又落后甚至設(shè)備老化的現(xiàn)象。國(guó)家檔案局發(fā)布的數(shù)字檔案館測(cè)評(píng)指標(biāo)體系中，把數(shù)字化的量作為一票否決的硬指標(biāo)，各地、各部門(mén)在對(duì)數(shù)字檔案館室具體測(cè)評(píng)時(shí)也應(yīng)如是。

4.注重電子檔案管理。大部分檔案館室對(duì)目前不斷增多的電子文件和電子檔案的歸檔缺乏有效行動(dòng)。只重視存量的數(shù)字化，忽視增量電子化的情況同樣不可取，電子文件的歸檔、電子檔案的移交接收應(yīng)作為各地各部門(mén)檔案館室的工作重心之一。各級(jí)機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)履職盡責(zé)，以《電子檔案移交與接收辦法》為依據(jù)，把本單位履行職能活動(dòng)中產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔的電子文件，以在線或離線方式及時(shí)收集歸檔保存，并按有關(guān)規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館在正常接收工作中，應(yīng)突出電子檔案的接收，尚未建立系統(tǒng)接收平臺(tái)、不具備在線接收條件的，可采取離線接收方式。機(jī)構(gòu)改革后檔案行政管理部門(mén)的相關(guān)依法督導(dǎo)也須到位。

5.提升檔案工作科技支撐。毫無(wú)疑問(wèn)，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)創(chuàng)新發(fā)展的新引擎，也將強(qiáng)勁驅(qū)動(dòng)檔案部門(mén)講好檔案故事、傳播檔案信息、服務(wù)民生社會(huì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。一方面，檔案部門(mén)也應(yīng)做好對(duì)以電子政務(wù)平臺(tái)為主體的各類網(wǎng)站、網(wǎng)頁(yè)海量網(wǎng)絡(luò)信息的梳理、甄選和歸檔工作，研究有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)歸檔與長(zhǎng)期安全保存可用的有效方式，以此改善館藏結(jié)構(gòu)、改善檔案服務(wù)的質(zhì)量，使檔案館室真正成為本地、本部門(mén)歷史面貌的真實(shí)記錄者。另一方面，檔案部門(mén)應(yīng)研究人工智能、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)、數(shù)據(jù)挖掘、區(qū)塊鏈等新技術(shù)與檔案工作的融合應(yīng)用，對(duì)國(guó)家檔案局推廣的成熟的檔案科研項(xiàng)目根據(jù)工作需求選用，以期提升科技支撐力度，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案庫(kù)房的智能管理、實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字資源的整合管理和深度開(kāi)發(fā)利用、實(shí)現(xiàn)公眾對(duì)民生檔案信息的區(qū)域共享需求、實(shí)現(xiàn)檔案信息對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性保障作用、實(shí)現(xiàn)檔案信息化更高層次的發(fā)展。