侯潔 邢京燕 谷振富

一、檔案數(shù)字化掃描工作前端把控的重要性

前端控制理論是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求， 實現(xiàn)對電子文件的超前控制和全程管理。檔案數(shù)字化是利用計算機設(shè)備， 對紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入， 并將檔案信息存儲于計算機中。在加工過程中， 由于其原始檔案載體質(zhì)量的不同以及加工人員素質(zhì)的差異， 檔案數(shù)字化過程的不確定性和風(fēng)險性也會相應(yīng)增加。

由于張河灣電站庫存檔案涉及到文件數(shù)量繁多，紙質(zhì)載體規(guī)格不同，紙張質(zhì)量有所差異，針對這一現(xiàn)狀，檔案人員在集中開展檔案數(shù)字化掃描加工時，有效地落實數(shù)字化掃描工作的前端把控就顯得尤為重要。在檔案數(shù)字化之前， 即在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息之前， 進行適時的前端控制和干預(yù)， 對保證檔案的齊全完整，數(shù)據(jù)的長期可利用性和安全性，防止重要的檔案文件泄密，顯現(xiàn)十分重要。

二、檔案數(shù)字化掃描工作前端把控措施

張河灣電站庫存檔案數(shù)量大，專業(yè)性強。庫存檔案主要涉及：前期的可研、立項審批材料;項目的初步設(shè)計報告;合同的招投標資料;移民安置文件;基礎(chǔ)工程的土建資料;工程項目監(jiān)理檔案;設(shè)計、施工、竣工圖紙;隱蔽工程;竣工驗收檔案;大型設(shè)備的進場安裝資料;設(shè)備的調(diào)試報告;試驗報告;機組的檢修技改文件等方面的檔案資料，張河灣電站所面臨的檔案數(shù)字化掃描的前端把控工作十分嚴峻。具體措施有以下幾個方面。

（一）梳理庫存檔案數(shù)量，分段開展檔案數(shù)字化工作

首先對庫存檔案數(shù)量進行全面梳理。根據(jù)庫存案卷紙質(zhì)材料的類型差異進行劃分，分段實施。

張河灣電站庫存紙質(zhì)檔案，主要分為文件和圖紙兩種類型。在開展具體的檔案數(shù)字化掃描工作時，可以結(jié)合檔案分類表開展文件集中掃描和圖紙及部分文件的方式來分段實施數(shù)字化掃描工作。

1、關(guān)于文件集中掃描的前端把控

以檔案分類號為基礎(chǔ)，統(tǒng)計集中以文件形式保管的案卷涉及幾個分類號。將這些分類號，按從小到大進行逐卷、逐件、逐頁的核查及數(shù)量統(tǒng)計，確保在合同招標及數(shù)字化掃描工作實施過程中對集中的檔案文件進行全程的掌控，為文件數(shù)字化核查、驗收工作打好基礎(chǔ)。同時根據(jù)工程量的大小來合理安排設(shè)備、人員的配備。有效地利用場地，在相對固定的時間內(nèi)，更高效地完成了第一階段的數(shù)字化掃描工作。

2、關(guān)于圖紙及部分文件掃描的前端把控

同樣以檔案分類號為基礎(chǔ)，統(tǒng)計主要以圖紙形式保管的案卷涉及幾個分類號。每個分類號中存在小部分涉及相應(yīng)工程圖紙的前期設(shè)計說明和審批開工的檔案案卷，這部分檔案是以文件的形式組卷保管的。為了方便出入庫管理，保障檔號的連續(xù)性，方便統(tǒng)計，防止出現(xiàn)跳號漏掃的現(xiàn)象。第二階段采取以圖紙掃描為主穿插文件掃描為輔的方式，開展第二階段的檔案數(shù)字化掃描工作。

對相應(yīng)的文件進行逐卷、逐件、逐頁的統(tǒng)計，同時對圖紙總數(shù)進行統(tǒng)計，并且確定折合成A4紙的折算標準，落實到合同相關(guān)條款內(nèi)，便于數(shù)字化工程量的確定。便于對圖紙數(shù)字化掃描全程進行掌控，為圖紙數(shù)字化掃描電子數(shù)據(jù)的核算驗收打好基礎(chǔ)。在設(shè)備人員配比上，可以以圖紙掃描設(shè)備為主，文件掃描設(shè)備為輔，人員配置上也可以合理安排，便于順利開展第二階段的圖紙數(shù)字化掃描工作。

（二）庫存檔案出入庫流程上的前端把控

為了確保檔案出庫前齊全，入庫后完整，排列有序。在流程上我們也要注意檔案出入庫的前端把控。建立完善的檔案出入庫制度和檔案出入庫登記表。

1、檔案出庫前的流程把控

檔案出庫前，檔案管理員對案卷的檔號、保管期限、數(shù)量、出庫時間、案卷存放位置（即庫位號）進行記錄統(tǒng)計，統(tǒng)一登記在檔案出入庫登記表上。

2、檔案出庫流程的把控

檔案管理員與數(shù)字化項目組借卷人在案卷出庫前，對案卷卷內(nèi)的文件數(shù)量，頁數(shù)備考表等進行檢查核對，雙方在確認無誤后，在檔案出入庫登記表上簽字確認。

3、數(shù)字化掃描過程中的流程把控。

在案卷拆卷前設(shè)置校核人員，對文件或圖紙的頁碼及頁數(shù)進行標注、校核;并在檔案數(shù)字化流程表上進行記錄登記、并簽字負責(zé)。

4、數(shù)字化掃描過程中的電子文件質(zhì)量把控

文件、圖紙掃描完后所形成的電子文件，設(shè)專人進行初級校核檢驗。審查后的電子數(shù)據(jù)齊全完整符合要求的，由校驗人審核簽字，并將實物案卷交給裝訂人裝訂。

5、裝訂案卷的把控

裝訂案卷前，進行卷內(nèi)文件或圖紙排序整理，確保卷內(nèi)文件數(shù)量或圖紙張數(shù)齊全完整，才可以進行裝訂。對裝訂檔案的準確性實時把控。

6、入庫前的流程把控

檔案管理員對歸還的案卷進行查驗，確認齊全完整后。雙方在出入庫單上注明入庫時間，簽字交接，統(tǒng)一入庫上架。

7、電子文件質(zhì)量驗收的把控

檔案數(shù)字化掃描后的電子數(shù)據(jù)，由電子數(shù)據(jù)校驗人，經(jīng)過初級校驗合格后，按入庫案卷批次進行移交，由檔案管理員以按比例抽查的方式開展二級校驗驗收。確認電子檔案文件的齊全完整，能夠正常讀取，再在二級驗收單上簽字驗收。

（三）檔案數(shù)字化掃描數(shù)據(jù)格式的前端把控

為了適應(yīng)現(xiàn)代化辦公環(huán)境向智能化、便捷化的轉(zhuǎn)變，人們對檔案信息的在線瀏覽需求不再局限于對黑白單層PDF文件的瀏覽。對電子檔案盡可能的展現(xiàn)檔案的原始面貌，同時對電子文件內(nèi)容的可讀取性有了新的需求，方便檢索內(nèi)容，提高檔案利用率。

1、關(guān)于張河灣電站電子文件的格式把控

根據(jù)現(xiàn)代辦公環(huán)境智能化的現(xiàn)狀和檔案利用的新要求，張河灣電站對已存在的彩色單層PDF電子文件進行了格式轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)化成雙層PDF格式，實現(xiàn)文件內(nèi)容的可檢索功能。同時對新一批的檔案文件數(shù)字化掃描工作的電子數(shù)據(jù)移交提出了新要求：移交的紙質(zhì)文件掃描件均為彩色雙層PDF格式。實現(xiàn)文件內(nèi)容可檢索。

2、關(guān)于張河灣電站圖紙電子文件格式的把控

由于工程類的藍圖紙張比較大，在數(shù)據(jù)處理上的要求更高。為了方便今后電子圖紙的讀取和格式升級。我們對圖紙數(shù)字化掃描文件的格式提出了把控要求，要求數(shù)字化項目組將工程藍圖掃描成彩色TIFF格式，方便今后圖紙數(shù)據(jù)的格式升級，確保圖紙電子文件有效長久可靠的讀取和利用。為今后檔案數(shù)字化管理升級留有空間和余地，確保電子圖紙的可持續(xù)利用。

（四）數(shù)字化掃描工作人員的前端把控

數(shù)字化掃描人員管理是指對數(shù)字化人員職責(zé)進行明確分工，包括數(shù)字化監(jiān)管員和數(shù)字化操作員。數(shù)字化監(jiān)管員一般由電站檔案人員擔(dān)任， 其職責(zé)是對數(shù)字化過程進行監(jiān)督和管理， 并負責(zé)后期數(shù)字檔案的核實檢查工作。

對數(shù)字化掃描人員的保密要求也是把控的重點。張河灣電站與檔案數(shù)字化項目組成員簽訂保密協(xié)議。同時對數(shù)字化掃描工作現(xiàn)場的電腦進行了局域網(wǎng)設(shè)置，所有數(shù)據(jù)掃描工作都在內(nèi)網(wǎng)上進行，實行內(nèi)網(wǎng)線上監(jiān)管。嚴禁使用外網(wǎng)或無線網(wǎng)絡(luò)，禁止數(shù)字化掃描人員攜帶任何電子設(shè)備進場。每次進場開展數(shù)字化掃描工作前，要求將隨身攜帶的手機、電子設(shè)備、存儲設(shè)備等統(tǒng)一交由檔案人員保管。手機關(guān)機，鎖在保險箱內(nèi)。離場時由檔案人員統(tǒng)一交還。

關(guān)于電子數(shù)據(jù)的移交備份查驗，僅限使用電站提供的內(nèi)網(wǎng)加密優(yōu)盤存儲移交數(shù)據(jù)。

三、落實檔案數(shù)字化掃描工作前端把控的意義

落實檔案數(shù)字化掃描工作前端把控，有利于確保檔案數(shù)字化掃描工作的順利實施，確保對檔案數(shù)字化掃描工作的全程把控，有效降低和杜絕企業(yè)檔案泄密的風(fēng)險。確保檔案和企業(yè)的安全。

落實檔案數(shù)字化掃描工作前端把控，有利于紙質(zhì)檔案的保存，減少由于借閱利用紙質(zhì)檔案對文件原件的磨損;有利于延長重要紙質(zhì)檔案的保管壽命;有利于確保電子文件數(shù)據(jù)的齊全完整，確保電子文件的長久穩(wěn)定的讀取利用。全面提升檔案利用效率，更好地推進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。為將來企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。

（作者單位：河北張河灣蓄能發(fā)電有限責(zé)任公司）