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        機關檔案工作應該依法完成哪些主要任務

        2018-02-26 13:12:14陳德華
        檔案天地 2018年12期
        關鍵詞:檔案管理制度

        陳德華

        “法無授權不可為、法定職責必須為”這個說法大家都不陌生,是我們工作中必須遵循的原則,也是依法行政的最基本的要求。而作為開展機關檔案工作來講,我們應該依法完成哪些主要工作任務呢?經過梳理歸納,我覺得應該依法完成三個方面的主要任務。

        一、“歸檔”

        有關“歸檔”的法律法規(guī)的條文是這樣規(guī)定的:《河北省檔案工作條例》第十一條:各單位檔案工作機構或者人員,負責指導文書部門和業(yè)務部門文件材料的收集、立卷和歸檔工作,統(tǒng)一管理本單位的檔案,并對直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督檢查和指導。

        依據法律法規(guī)規(guī)定想要完成好“歸檔”任務,應該完成五個方面的具體工作。

        1、要準確編制保管期限表

        按照國家檔案局8號令等法規(guī)規(guī)章的要求,在開展文件歸檔工作前,完成本單位“文件材料歸檔范圍和保管期限表”的編制。并報同級檔案行政管理部門審批、備案。

        2、要及時收集文件材料

        每年3月底前,要完成歸檔文件的收集,達到“應歸盡歸”的要求。由各業(yè)務處室負責文件材料的人員按“文件材料歸檔范圍和保管期限表”所列的范圍,完成文件的收集和整理,并編制移交目錄,連同文件材料一起交本單位檔案室。

        3、要按規(guī)范完成歸檔整理

        按照《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)范要求,完成文件歸檔整理。文件交檔案室后,由檔案管理人員完成文件的“裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒”的工作。

        4、要細致做好整理上架

        文件按照要求完成歸檔、裝盒之后,要進行認真檢查完善并上架。確保檔案盒封面、盒脊、備考表填寫齊全、規(guī)范、清楚、整齊,最后,整理上架。

        5、要消除零散積存文件

        要確保各門類、各載體檔案均按國家有關標準整理上架,無積存零散文件,確保檔案完整、齊全。

        二、“管檔”

        也就是開展檔案的管理工作。有關的法律法規(guī)條文:《河北省檔案工作條例》第六條:各單位應當加強對本單位和直屬單位檔案工作的領導,納入工作計劃,設置檔案工作機構或者配備人員,建立健全檔案工作制度,提供必要的條件,保證檔案工作正常開展。第十九條:各單位的檔案庫房應當具有防盜、防火、防光、防塵、防潮、防有害生物和防污染等安全設施,不得在危房和不安全的環(huán)境中保管檔案。

        “管檔”這里面包括三個方面的內容,一是管理機制的健全;二是日常管理工作的開展;三是安全保管設施設備的完善。具體內容主要有四個。

        1、要健全檔案管理機制

        這里主要是講,單位檔案工作要明確分管領導;要明確檔案管理機構,有專職或兼職檔案員,并保持人員相對穩(wěn)定,并形成“主管領導-檔案工作負責人-檔案員-各業(yè)務處室檔案負責人”的管理網絡;檔案實現集中統(tǒng)一管理,做到統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度。

        2、要建立健全管理制度

        要建立健全檔案安全保管制度、保密制度、檔案借閱制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、歸檔制度、檔案人員職責規(guī)定、科技檔案管理制度等檔案日常管理相關制度。

        3、要經常開展日常管理

        檔案工作要列入單位領導議事日程,年初要有檔案工作計劃,年底要有檔案工作總結;要有檔案突發(fā)情況應急預案,并定期組織模擬演練。要認真完成日常檢查維護,比如,借閱利用,要做好詳細的登記,庫房要做到日常的維護,比如溫濕度檢查檢測,防盜設施設備運轉情況的維護和檢查等日常工作。每年至少一次對檔案保管狀況進行全面檢查,每半年至少一次抽查。

        4、要完善安全保管設施設備

        檔案室要做到“庫房、辦公、閱覽”三分設,且布局合理,便于工作;庫房面積充足;檔案庫房建筑基本符合《檔案館建筑設計規(guī)范》要求,實現“八防”:防火(有火災報警、滅火器、電線線路規(guī)范、預案并演練);防盜(有防盜報警、防盜門窗、監(jiān)控、出入庫登記);防光(防光窗簾、白熾燈或防紫外線燈);防高溫(空調);防潮(空調、去濕機等);防有害生物(門窗緊閉、溫濕度達標、防蟲霉鼠藥物、定期檢查);防塵(墻地不起塵、吸塵器、門窗密閉、定期清潔);防水(無水源,氣暖,頂、窗不漏不滲水,地下室做防水處理)。

        三、“用檔”

        也就是開展檔案的利用。有關的法律法規(guī)條文規(guī)定:《河北省檔案工作條例》第二十九條:單位和公民利用機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案,按照國家檔案行政管理部門和有關主管部門的規(guī)定辦理。

        依據法律法規(guī)規(guī)定應該做兩個方面的主要工作。

        1、要開展好檔案利用工作

        要建立《檔案借閱制度》,要有便捷的檢索工具,便于查找;要熟悉室藏,做到調卷迅速;要嚴格遵守借閱程序并做好登記記錄,防止檔案丟失、損毀。

        2、要做好檔案開發(fā)工作

        要完成編制“規(guī)章制度匯編、專題文件匯編和統(tǒng)計數字匯編”等匯編工作;要定期對檔案信息進行綜合整理,完成編制大事記、年鑒、組織沿革、全宗介紹等工作。

        (作者單位:保定市檔案局 )

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