（荊卅職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北荊州 434100）

引言

隨著電子政務(wù)的開展和辦公自動化的逐步普及，各單位出現(xiàn)了愈來愈多的電子檔案。如何保障這些電子檔案信息的安全問題，已成為擺在我們面前的嚴峻問題。.本文從分析電子檔案信息特點、電子檔案信息安全需求以及影響電子檔案信息安全的因素入手，從管理、人才和技術(shù)幾個方面論述了電子檔案信息安全保障的各種宏觀策略。[1]

一、電子檔案的特點

電子檔案，是指將具有保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)、管理權(quán)限想檔案部門提交的過程，是具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。作為現(xiàn)代高新科技的衍生產(chǎn)物之一，電子檔案較之傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，有許多新的特點。

電子檔案的存儲方式多樣，可以直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可以打印輸出以紙質(zhì)形式歸檔；電子檔案體積小、容量大、占用存儲空間小，對保存場地的面積要求不高，但對環(huán)境、防磁性等存儲條件要求很高；電子檔案可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理，易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞，信息共享不受時間和地域的限制；電子檔案需要借助信息化設(shè)備予以復(fù)現(xiàn)，現(xiàn)代化信息技術(shù)含量高，要求管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中電子檔案存在的不安全因素

1.電子檔案過于依賴網(wǎng)絡(luò)

由于電子檔案的產(chǎn)生、處理、儲存、傳輸和利用都必須依靠計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如果沒有計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，電子檔案就沒有辦法發(fā)揮其作用。因此，計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性在一定程度上決定著電子檔案信息的安全性。然而由于計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身具有的開放性，其自身存在諸如網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬程序、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等安全隱患，電子檔案在存儲和共享過程中易發(fā)生泄漏和破壞，從而威脅到電子檔案的機密性、原始性和完整性，由此影響電子檔案的安全管理。

2.文書檔案電子信息化管理安全問題

信息安全問題是世界性難題，除了受到外部攻擊外，內(nèi)部檔案泄露、失真、失讀事件數(shù)不勝數(shù)。由于電子文書檔案具有秘密性，安全問題是文書檔案電子信息化管理不可忽視的問題之一。文書檔案部門缺乏規(guī)范的安全管理措施，工作人員可以隨意查電子文書檔案并拷貝，容易造成文書檔案秘密泄露。由此可見，文書檔案電子化信息管理安全問題比較突出，應(yīng)受到格外的重視。

3.管理人員安全意識薄弱

管理人員安全意識薄弱也是影響電子檔案安全的重要因素，也必須引起我們的重視。首先，在有意識的前提條件下，對電子檔案信息進行故意的篡改、竊取、損毀都會威脅到電子檔案的安全管理。另一方面，由于檔案管理人員自身因素，如不熟悉操作流程、安全意識薄弱等原因，在進行電子檔案管理過程中產(chǎn)生操作失誤。與此同時，由于社會大眾大都不具備良好的安全意識，利用網(wǎng)絡(luò)使用電子檔案的時候很容易忽視安全問題，這都會在一定程度上給電子檔案帶來相應(yīng)的安全隱患。

三、新形勢下提高電子檔案安全管理水平的對策

1.加強檔案管理人員專業(yè)知識培訓(xùn)

伴隨著我國企事業(yè)單位辦公自動化的不斷深入發(fā)展，電子檔案必然會越來越多，面對這種現(xiàn)實發(fā)展趨勢，檔案工作人員如果仍只局限于傳統(tǒng)檔案管理知識，將難以順利開展信息化時代下檔案管理工作。因此，檔案管理工作人員必須深入了解和掌握電子檔案管理相關(guān)專業(yè)知識，才可以緊跟社會發(fā)展步伐。各級檔案管理部門應(yīng)加強檔案管理人員專業(yè)知識培訓(xùn)，分期分批對其進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時還可以組織交流活動，學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，從而使電子檔案管理工作人員具備扎實的電子檔案管理知識。與此同時，必須加強對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高他們責任心和安全防護意識，培養(yǎng)其形成認真負責的良好工作理念，從而更好的適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要。[2]

2.確保文書檔案電子信息化安全管理

第一，確保機密文書檔案信息的安全保密。文書檔案管理部門設(shè)置訪問權(quán)限和身份識別，密碼定期更改，防止內(nèi)部工作人員泄露機密。另外，從人員管理上防止故意和偶然損害，文書檔案管理部門可以單獨設(shè)置安全管理員進行防護，確定其職責范圍，提供安全保障。二是確保計算機系統(tǒng)安全，從技術(shù)上防止病毒和黑客的入侵。檔案文書管理部門可以在計算機上安裝防火墻，并實時更新殺毒軟件，對電子文書檔案定期進行異地異質(zhì)備份，做好多重保險。

3.電子檔案應(yīng)進行備份規(guī)范化處理

為了更好的保護電子檔案數(shù)據(jù)，讓電子檔案更具安全性，應(yīng)對電子檔案進行備份的規(guī)范化處理。作為電子檔案的管理工作人員，我們必須培養(yǎng)自己隨時備份的好習(xí)慣，在備份的時候要注意標明備份時間及備份工作人員編號，電子檔案的管理工作人員應(yīng)定期的對檔案進行備份和檢驗，防止意外損失。備份的時候要注意，可進行雙備份或者是多備份，而且備份的數(shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)要分開保存在兩個不同的電子檔案保管室，并且這兩個電子檔案管理室要存儲在不同的地方。可以安排專門的檔案資料備份人員，專門負責此類工作，并對檔案資料進行定時的檢查，確保電子檔案的安全。

結(jié)語

總之，信息技術(shù)的發(fā)展?jié)B透到各個領(lǐng)域，使文書檔案工作更加高效，同時對其也提出了更高的要求。傳統(tǒng)的文書檔案管理無法推進文書檔案電子信息化發(fā)展，在新形勢下，文書檔案部門既迎來機遇，也遇到挑戰(zhàn)。因此，加快電子檔案管理模式的改變，建立有效的電子文件檔案管理信息系統(tǒng)，使得檔案管理工作緊跟信息時代發(fā)展的腳步，更好地為企業(yè)的未來發(fā)展服務(wù)。