高雋 付娜

(1.工業(yè)和信息化部產(chǎn)業(yè)發(fā)展促進(jìn)中心，北京 100846)(2.中國(guó)信息通信研究院，北京 100191)

0 引言

在國(guó)家科技體制改革的大背景下，政府科技管理職能發(fā)生轉(zhuǎn)變，不再直接管理具體項(xiàng)目，科技項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)將在具體項(xiàng)目管理中發(fā)揮重要作用，負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目評(píng)審、立項(xiàng)、過(guò)程管理和結(jié)題驗(yàn)收等，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全過(guò)程管理?？萍柬?xiàng)目的不確定性為專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的過(guò)程管理工作增加了難度，使其具有期間長(zhǎng)、變動(dòng)多的特點(diǎn)。作為科技體制改革新產(chǎn)物的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，需要探索行之有效的過(guò)程管理機(jī)制，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范、精細(xì)的過(guò)程管理，提高管理績(jī)效，促進(jìn)專(zhuān)項(xiàng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。本文通過(guò)對(duì)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)實(shí)行過(guò)程管理的主要內(nèi)容進(jìn)行梳理，探討建立過(guò)程管理機(jī)制的思路和方法。

1 專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)實(shí)行過(guò)程管理的主要內(nèi)容

1.1 過(guò)程管理工作的主要環(huán)節(jié)

全過(guò)程管理中的“過(guò)程管理”這一環(huán)節(jié)，是指科技項(xiàng)目立項(xiàng)后專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施階段的管理，即立項(xiàng)后至驗(yàn)收前的管理。各專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的管理特色和所管理的科技專(zhuān)項(xiàng)的特點(diǎn)不盡相同，在管理模式和細(xì)節(jié)上也存在許多差別，但是過(guò)程管理工作的主要環(huán)節(jié)基本相同，包括撥付年度預(yù)算、項(xiàng)目執(zhí)行情況檢查、評(píng)估擇優(yōu)、評(píng)估評(píng)測(cè)、動(dòng)態(tài)調(diào)整、年度報(bào)告等。專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)專(zhuān)項(xiàng)管理人員只有不斷地完善工作制度、嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范工作流程，才能在過(guò)程管理工作中更好地把握管理關(guān)鍵，做到有的放矢。

1.2 過(guò)程管理的主要內(nèi)容

科技項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、資金是專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)在過(guò)程管理中控制的三大關(guān)鍵目標(biāo)，也是過(guò)程管理的主要內(nèi)容。專(zhuān)項(xiàng)管理人員需要掌握科技項(xiàng)目的進(jìn)度，動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)實(shí)施進(jìn)展，制定與進(jìn)度相匹配的檢查計(jì)劃和資金撥付計(jì)劃；監(jiān)督科技項(xiàng)目的質(zhì)量，包括科技項(xiàng)目的成果質(zhì)量和管理質(zhì)量，通過(guò)檢查、評(píng)估等方式評(píng)價(jià)項(xiàng)目各階段的成果，并為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在科技項(xiàng)目管理方面提供咨詢(xún)服務(wù)；監(jiān)督科技項(xiàng)目的資金使用情況，指導(dǎo)項(xiàng)目承擔(dān)單位規(guī)范使用科研資金，確保國(guó)家資金安全和投入產(chǎn)出效益。

2 建立過(guò)程管理機(jī)制的思路和方法

科技項(xiàng)目過(guò)程管理的時(shí)間長(zhǎng)、變動(dòng)多的特點(diǎn)，使得專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)科技項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金進(jìn)行把控時(shí)，需要運(yùn)用與管理特點(diǎn)相適應(yīng)的方法以求這三大關(guān)鍵目標(biāo)達(dá)到最優(yōu)化。下文分別介紹兩種建立過(guò)程管理機(jī)制的思路和方法。

2.1 探索“里程碑”計(jì)劃管理

“里程碑”計(jì)劃常見(jiàn)于工程類(lèi)項(xiàng)目管理，其定義是圍繞事件、項(xiàng)目活動(dòng)、檢查點(diǎn)或決策點(diǎn)，以及可交付成果這些概念來(lái)展開(kāi)[1]。把“里程碑”計(jì)劃管理模式引入科技項(xiàng)目管理，在管理中設(shè)置一組關(guān)鍵“節(jié)點(diǎn)”，通過(guò)對(duì)這些節(jié)點(diǎn)的檢查和監(jiān)控，評(píng)估科技項(xiàng)目是否達(dá)到階段性目標(biāo)，以及是否具備開(kāi)展下一階段工作的條件[2]?！袄锍瘫庇?jì)劃管理以層層遞進(jìn)的方式對(duì)科技項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中的各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。

2.1.1 實(shí)行“里程碑”計(jì)劃管理的要點(diǎn)

“里程碑”計(jì)劃應(yīng)在科技項(xiàng)目啟動(dòng)階段由項(xiàng)目承擔(dān)單位制定，其構(gòu)成要素為：節(jié)點(diǎn)任務(wù)交付物、考核指標(biāo)、完成時(shí)間、責(zé)任主體。根據(jù)設(shè)置的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把科技項(xiàng)目的總體考核指標(biāo)分解為階段性任務(wù)指標(biāo)，在一定節(jié)點(diǎn)對(duì)任務(wù)交付物進(jìn)行考核。節(jié)點(diǎn)任務(wù)交付物是專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督檢查科技項(xiàng)目的重要依據(jù)。所以，在項(xiàng)目承擔(dān)單位制定計(jì)劃的過(guò)程中，專(zhuān)項(xiàng)管理人員也應(yīng)適度參與。設(shè)置“里程碑”時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題：

(1)應(yīng)根據(jù)科技項(xiàng)目類(lèi)型恰當(dāng)設(shè)置“里程碑”數(shù)量?；A(chǔ)研究類(lèi)項(xiàng)目需要時(shí)間積累，“里程碑”數(shù)量不宜設(shè)置過(guò)多；產(chǎn)業(yè)化項(xiàng)目、應(yīng)用技術(shù)研究類(lèi)項(xiàng)目，“里程碑”數(shù)量可適當(dāng)增加?！袄锍瘫睌?shù)量設(shè)置恰當(dāng)，不僅可以對(duì)科技項(xiàng)目的實(shí)施情況及時(shí)進(jìn)行監(jiān)控和管理，而且可以節(jié)約管理成本[1-2]，降低專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)在人力和管理經(jīng)費(fèi)上的投入。

(2)“里程碑”設(shè)置要具有可檢驗(yàn)性[2]。清晰可量化的驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)有利于檢查、評(píng)估的開(kāi)展，使節(jié)點(diǎn)考核真正起到“承前啟后”的作用。

(3)“里程碑”設(shè)置要有靈活性。當(dāng)科技項(xiàng)目在研究過(guò)程中出現(xiàn)變動(dòng)情況時(shí)，“里程碑”計(jì)劃應(yīng)做適當(dāng)調(diào)整[2]。必須強(qiáng)調(diào)的是，考核不是“里程碑”計(jì)劃管理的最終目的，而是旨在通過(guò)這種管理模式使專(zhuān)項(xiàng)管理人員能夠全面把握科技項(xiàng)目的實(shí)施情況，及時(shí)控制風(fēng)險(xiǎn)。

2.1.2 “里程碑”計(jì)劃管理的應(yīng)用

按照《國(guó)家重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃管理暫行辦法》的要求，年度報(bào)告制度、中期檢查制度是專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)需采取的常規(guī)性的管理措施，用以監(jiān)督、檢查任務(wù)進(jìn)度、組織實(shí)施情況及資金使用情況。年度報(bào)告，顧名思義是對(duì)全年工作的一種總結(jié)和檢查，但是年度結(jié)束未必是一個(gè)階段性研究任務(wù)的結(jié)束，年度結(jié)束時(shí)可能沒(méi)有清晰的交付物而無(wú)法檢查到實(shí)質(zhì)性的成果。“里程碑”計(jì)劃管理是針對(duì)科技項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檢查，這就在一定程度上彌補(bǔ)了年度報(bào)告的不足。中期檢查，是在項(xiàng)目執(zhí)行中期根據(jù)科技項(xiàng)目前期已完成任務(wù)的進(jìn)度和質(zhì)量狀況，對(duì)是否能完成預(yù)定任務(wù)目標(biāo)做出判斷。執(zhí)行周期在3年及以上的項(xiàng)目，在項(xiàng)目實(shí)施中期，專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行情況進(jìn)行中期檢查[3]。然而，當(dāng)執(zhí)行周期已過(guò)半，如果研究方向出現(xiàn)偏差、研究未按計(jì)劃開(kāi)展或者未按期完成任務(wù)，此時(shí)糾偏難度和執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)加大。“里程碑”計(jì)劃管理為中期檢查提供了清晰的考核交付物圖表、明確的檢查依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，彌補(bǔ)了中期檢查在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)性上的不足。實(shí)行“里程碑”計(jì)劃管理是專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)強(qiáng)化過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)管理任務(wù)目標(biāo)的有效機(jī)制。

2.2 建立動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制

科技項(xiàng)目最突出的屬性在于其創(chuàng)新性[4]，這一屬性決定了科技項(xiàng)目本身的不確定性特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：技術(shù)研發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)不確定；因研發(fā)人員知識(shí)管理水平、個(gè)人特性的差異對(duì)研發(fā)本身的影響不確定；因科技項(xiàng)目指標(biāo)和成果不易量化而導(dǎo)致的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)不確定；因采取不同的項(xiàng)目管理模式對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的作用不確定等[4]。這些不確定性造成了科技項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的復(fù)雜、多變。因此，在科技項(xiàng)目的過(guò)程管理中建立動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理尤為重要。

2.2.1 動(dòng)態(tài)調(diào)整的含義和內(nèi)容

動(dòng)態(tài)調(diào)整包含兩層含義：一是對(duì)科技項(xiàng)目本身而言，根據(jù)政策、技術(shù)、人員、市場(chǎng)等變化調(diào)整科技項(xiàng)目的節(jié)奏和方向；二是專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)根據(jù)科技改革的新形勢(shì)及時(shí)調(diào)整科技項(xiàng)目管理模式，使得管理本身不斷適應(yīng)新變化。

科技項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可能發(fā)生的調(diào)整事項(xiàng)有：?jiǎn)挝徽{(diào)整，包括變更項(xiàng)目/課題牽頭單位、項(xiàng)目/課題參與單位；人員調(diào)整，包括變更項(xiàng)目/課題負(fù)責(zé)人、研發(fā)骨干人員等；研究范圍調(diào)整，包括變更項(xiàng)目/課題主要研究目標(biāo)和考核指標(biāo)；實(shí)施周期調(diào)整，包括調(diào)整項(xiàng)目/課題實(shí)施周期；預(yù)算調(diào)整，包括項(xiàng)目/課題預(yù)算總額、課題之間預(yù)算、課題參與單位之間預(yù)算以及預(yù)算科目之間的調(diào)整等。在當(dāng)前科技項(xiàng)目“鼓勵(lì)探索、寬容失敗”的實(shí)施環(huán)境中，因技術(shù)路線不合理等原因?qū)е碌捻?xiàng)目撤銷(xiāo)和終止事項(xiàng)也應(yīng)在動(dòng)態(tài)調(diào)整的范疇內(nèi)，為保障國(guó)家資金安全起到及時(shí)“止損”的作用。當(dāng)然，調(diào)整事項(xiàng)不盡于此，還需要做系統(tǒng)、全面的梳理，且需要按照重要程度及審批權(quán)限進(jìn)行分類(lèi)，并分別設(shè)計(jì)調(diào)整流程。

2.2.2 動(dòng)態(tài)調(diào)整的原則

(1)原則性與靈活性相統(tǒng)一。專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)與項(xiàng)目承擔(dān)單位簽訂的任務(wù)書(shū)是過(guò)程管理、驗(yàn)收和監(jiān)督評(píng)估的重要依據(jù)，要充分尊重契約精神，不得隨意調(diào)整任務(wù)書(shū)內(nèi)容，確需調(diào)整的需要有充分依據(jù)；尊重科技項(xiàng)目的變動(dòng)規(guī)律，在堅(jiān)持原則的前提下根據(jù)政策、技術(shù)、人員、市場(chǎng)等客觀情況的變化做出相應(yīng)調(diào)整，靈活應(yīng)對(duì)。

(2)科學(xué)合理且風(fēng)險(xiǎn)可控。調(diào)整需要做到科學(xué)合理、務(wù)實(shí)管用，必要時(shí)組織專(zhuān)家進(jìn)行評(píng)估論證或者實(shí)地調(diào)研；分析調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)研判并提出對(duì)策。

(3)規(guī)范流程兼顧效率。調(diào)整流程應(yīng)簡(jiǎn)單可操作，調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)清晰明確，不僅有利于提高專(zhuān)項(xiàng)管理人員的工作效率，更使得項(xiàng)目承擔(dān)單位申請(qǐng)調(diào)整時(shí)有章可循。調(diào)整具有一定的時(shí)效性，專(zhuān)項(xiàng)管理人員應(yīng)在核實(shí)后及時(shí)處理，避免因未及時(shí)調(diào)整而對(duì)項(xiàng)目研發(fā)造成不利影響。

3 國(guó)外標(biāo)桿機(jī)構(gòu)經(jīng)驗(yàn)借鑒

美英這些典型的發(fā)達(dá)國(guó)家，之所以科技水平始終居于世界前列，與高效的科技項(xiàng)目管理體系密不可分[5]。借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家在科技項(xiàng)目管理上的成熟經(jīng)驗(yàn)，為我國(guó)科技項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)完善科技項(xiàng)目管理工作、提高管理績(jī)效提供參考和指導(dǎo)[5]。

3.1 國(guó)外標(biāo)桿機(jī)構(gòu)管理模式簡(jiǎn)介

美國(guó)國(guó)防先進(jìn)研究項(xiàng)目局(Defense Advanced Research Projects Agency，DARPA)，其本身并不從事具體研究，而是聘任既懂技術(shù)又懂管理的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)發(fā)掘和管理項(xiàng)目，所有項(xiàng)目由外部專(zhuān)家和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行研發(fā)。DARPA作為一個(gè)科技項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)簽署合同、調(diào)撥資金以及發(fā)揮監(jiān)督協(xié)調(diào)等[6]，這與我國(guó)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的職能相似。DARPA在機(jī)構(gòu)設(shè)置上呈現(xiàn)扁平化特征，在管理上授予了項(xiàng)目經(jīng)理極大的自主權(quán)，其中包括控制項(xiàng)目進(jìn)度和管理經(jīng)費(fèi)[7]。DARPA采用“里程碑”節(jié)點(diǎn)管理模式管理項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目分階段進(jìn)行資助，且擁有完整的項(xiàng)目退出機(jī)制。每個(gè)階段結(jié)束都會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行審查，符合要求則繼續(xù)資助，不符合要求則退出資助和管理，這有利于維持技術(shù)創(chuàng)新和追求最大管理效益。

3.2 借鑒之處

DARPA對(duì)科技項(xiàng)目采取的階段式管理和動(dòng)態(tài)管理極大地提高了科技創(chuàng)新供給的質(zhì)量和效率。根據(jù)我國(guó)科技工作的特點(diǎn)，專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)需要探索建立適合科技創(chuàng)新規(guī)律的過(guò)程管理機(jī)制，以高效率的創(chuàng)新管理體系支撐國(guó)家科技建設(shè)。DARPA精簡(jiǎn)高效的組織機(jī)構(gòu)模式使管理指令得以快速傳達(dá)并執(zhí)行，為專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)完善內(nèi)部組織架構(gòu)提供參考。隨著我國(guó)科技改革的不斷深化，對(duì)科技管理人員領(lǐng)域?qū)I(yè)化要求逐步提高，專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)需要加大力度培養(yǎng)具有多元化背景的科技管理人才，切實(shí)提高科技管理隊(duì)伍創(chuàng)新管理和服務(wù)的能力。

4 結(jié)語(yǔ)

建立科學(xué)高效的過(guò)程管理機(jī)制，在專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的管理實(shí)踐中體現(xiàn)了多種優(yōu)勢(shì)。第一，各種管理機(jī)制結(jié)合運(yùn)用使得管理效力倍增?！袄锍瘫庇?jì)劃管理的階段性監(jiān)控為動(dòng)態(tài)調(diào)整提供了客觀依據(jù)，而調(diào)整之后理順技術(shù)路線、組織管理及人員等方面的關(guān)系進(jìn)一步推進(jìn)了“里程碑”計(jì)劃的實(shí)施。各種管理手段優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，有利于提高管理績(jī)效。第二，增加對(duì)科技項(xiàng)目執(zhí)行情況的了解，能夠?qū)萍柬?xiàng)目實(shí)施或完成做出正確的研判，并進(jìn)行相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控，有效降低管理風(fēng)險(xiǎn)。總之，過(guò)程管理機(jī)制的建立，為專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮其管理科技項(xiàng)目的優(yōu)勢(shì)和作用起到了重要的促進(jìn)作用，專(zhuān)項(xiàng)管理人員應(yīng)在工作中對(duì)其進(jìn)行持續(xù)完善。

[1]楊?lèi)?ài)華，劉祿韜.合理設(shè)置項(xiàng)目里程碑的五個(gè)依據(jù)[J].項(xiàng)目管理技術(shù)，2008，6(8)：67-69.

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[4]侯艷萍.科技項(xiàng)目特點(diǎn)及其管理的對(duì)策分析[J].中國(guó)科技信息，2005(21)：7.

[5]吳瓊，王之嶺，串麗敏，等.我國(guó)科技項(xiàng)目管理體制現(xiàn)狀及完善措施——借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家的成功經(jīng)驗(yàn)[J].安徽農(nóng)業(yè)科學(xué)，2016，44(5)：259-261.

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