武紀(jì)領(lǐng)

摘 要：檔案管理在政府部門工作中一直有著舉足輕重的地位，本文首先就檔案管理的意義進行探討，對數(shù)字化檔案管理工作存在的問題進行分析總結(jié)，分析數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化 檔案管理 應(yīng)用 發(fā)展趨勢

中圖分類號：G270 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）12-00-01

社會發(fā)展極其迅速的今天，提升檔案管理工作的效率是亟待解決的問題，數(shù)字化無疑是提高檔案管理工作效率的重要方法。數(shù)字化檔案管理對政府部門工作及其相關(guān)材料的整理和歸納起著重要作用。隨著時代的不斷變化及發(fā)展，檔案管理也一直在不斷變化，提高效率對于檔案管理工作一直具有重要意義，我們要探討數(shù)字化在檔案管理工作中運用的途徑。

一、數(shù)字化檔案管理在政府工作中的意義

1.緊跟時代潮流

數(shù)字化檔案管理工作之所以非常重要，是因為其對于信息的保有和價值的提升，是信息產(chǎn)業(yè)用于機關(guān)工作的重要組成部分。數(shù)字化檔案管理的資料為政府部門工作人員后期借鑒和查閱前人文獻和資料具有重大意義，數(shù)字化極大地節(jié)省了時間，同時也提高了工作效率。信息時代檔案管理方式發(fā)生了翻天覆地的變化，對于查閱資料的要求也逐漸提高，辦公室檔案管理也不僅僅限于紙質(zhì)資料的管理，而應(yīng)該跟隨大潮流，結(jié)合現(xiàn)代化信息工具，緊跟社會的要求，加大數(shù)字化檔案管理的運用。

2.數(shù)字化對檔案事業(yè)的發(fā)展具有積極作用

由于檔案管理工作本身的特點，要求政府部門工作對檔案管理工作給予高度的重視，需要投入相應(yīng)的人力、物力。檔案管理的特點主要是連貫性，需要以可持續(xù)發(fā)展的管理措施來應(yīng)對辦公室檔案管理工作。而且由于檔案管理工作的特殊性，它的成果具有一定的歷史性，并且對于時間比較敏感，因此為了檔案工作的有效進行，就需要相關(guān)部門加大數(shù)字化建設(shè)力度，尋求檔案管理工作發(fā)展。

3.促進檔案事業(yè)與政府工作的協(xié)調(diào)發(fā)展

社會發(fā)展與工作經(jīng)驗離不開總結(jié)，而好的經(jīng)驗總結(jié)一般都會留在檔案里。因此，數(shù)字化檔案管理對促進檔案事業(yè)與政府工作的協(xié)調(diào)發(fā)展具有舉足輕重的作用。

二、當(dāng)前數(shù)字化檔案管理存在的問題

1.管理人員意識不足

由于大多數(shù)管理人員缺乏系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)和教育，對于先進的管理經(jīng)驗和現(xiàn)代化信息技術(shù)的接受能力呈現(xiàn)明顯薄弱的狀態(tài)。這種薄弱導(dǎo)致政府部門檔案管理的效率不高，且經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤。

2.檔案管理方式落后

由于管理人員的意識不足，對于先進的管理經(jīng)驗缺乏接受能力，導(dǎo)致我國大多數(shù)辦公室檔案管理方式一直處于落后狀態(tài)，很多地方依然使用紙質(zhì)的檔案管理方式，檔案管理工作繁瑣，工作效率低，保存需要大量的空間，浪費人力物力。

3.數(shù)字化檔案管理工作缺乏規(guī)劃

數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用普遍落后于其他部門的管理工作，沒有得到有關(guān)部門的重視。要想做好這一項繁重的工作，需要相關(guān)部門好好規(guī)劃，結(jié)合自身實際情況制定目標(biāo)與方案。

三、數(shù)字化檔案管理未來應(yīng)用的發(fā)展趨向

1.管理理念服務(wù)化

檔案搜索與整理綜合是檔案管理工作的重點，在數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理的服務(wù)功能卻未能得到提升，筆者認(rèn)為檔案管理工作在未來的發(fā)展趨向，有必要重視服務(wù)理念，讓服務(wù)化在數(shù)字化檔案管理工作中得到體現(xiàn)。檔案管理理念趨向服務(wù)化應(yīng)具備怎樣的表現(xiàn)呢？

1.1數(shù)字化檔案管理中的服務(wù)功能應(yīng)當(dāng)主動表現(xiàn)出來，傳統(tǒng)檔案管理工作中的服務(wù)意識不足，服務(wù)功能往往是被動的，在數(shù)字時代，獲取信息的渠道不斷增加，因此，在檔案管理工作中，應(yīng)該分析用戶的需求，從而有針對的主動向用戶提供服務(wù)。

1.2數(shù)字化檔案管理的服務(wù)應(yīng)趨向綜合化，數(shù)字化用于檔案管理工作，不僅僅能豐富信息的獲取渠道，更具有智能化的服務(wù)模式，可以通過對眾多檔案關(guān)聯(lián)性的分析為用戶提供潛在的服務(wù)，讓用戶獲取更全面的信息。傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)中基本上是“一檔一查”的形式，具有很大的局限性，不能契合用戶的實際需求，通過數(shù)字化，能夠讓檔案管理工作服務(wù)更全面。

1.3數(shù)字化檔案管理工作能夠整合一類檔案，使檔案管理工作在服務(wù)環(huán)節(jié)中具體、直觀、高效的展示給用戶。

2.管理內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)化

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字化不斷完善，也為了環(huán)保，政府部門正逐步用電子檔案取代紙質(zhì)檔案。但是目前數(shù)字化檔案管理工作還停留在初始階段，即信息化階段，檔案的數(shù)字化程度和應(yīng)用價值沒有完全體現(xiàn)，僅僅可以搜索一些電子文檔和對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理。因此，在數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨向上，網(wǎng)絡(luò)化是行業(yè)的必然選擇，網(wǎng)絡(luò)化的便捷、海量、共享等眾多性能，可以讓數(shù)字化檔案儲存在互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中，能夠有效的拓寬檔案管理工作服務(wù)范圍和用途。網(wǎng)絡(luò)化具有一定風(fēng)險，來自黑客的攻擊和病毒入侵，會威脅檔案管理安全，因此，要完善政府部門數(shù)字化檔案管理的防火墻技術(shù)，做好對數(shù)字化檔案管理的防護工作。

3.管理人才復(fù)合化

人才是數(shù)字化檔案管理應(yīng)用與發(fā)展趨向的關(guān)鍵因素，數(shù)字化檔案管理停留在初始階段的重要原因就是相關(guān)人才的匱乏。數(shù)字化檔案管理是辦公室檔案管理的一次改革，無論是從管理對象、管理方法還是管理目標(biāo)上看，都和傳統(tǒng)檔案管理工作有很大的區(qū)別，大多數(shù)檔案管理工作者未能適應(yīng)管理模式的轉(zhuǎn)型，難以適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需求。在數(shù)字化檔案管理發(fā)展中，管理人員既要求熟悉掌握檔案管理的專業(yè)問題也要對信息技術(shù)有一定的了解。因此，政府部門要不斷引進復(fù)合型人才，同時加大對管理者的信息技術(shù)培訓(xùn)教育。

綜上所述，互聯(lián)網(wǎng)時代科技突飛猛進，檔案管理工作也要緊跟時代潮流，加大數(shù)字化檔案管理建設(shè)尤為重要。因此，相關(guān)部門要優(yōu)化數(shù)字化檔案管理模式，完善管理制度，加大資金投入，培養(yǎng)專業(yè)人才，為我國檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展尋找更好的出路。由于政府部門辦公室檔案管理工作是工作中重要的組成部分，因此，數(shù)字化檔案管理工作要在未來的發(fā)展中得到重視，加大檔案管理行業(yè)數(shù)字化建設(shè)，探索未來發(fā)展的趨勢，在工作中明確數(shù)字化檔案管理的重要性，分析數(shù)字化檔案管理所存在的問題，并針對不同問題，給出相應(yīng)的對策和方法建議，積極探索數(shù)字化檔案管理應(yīng)用與發(fā)展的趨向。

參考文獻

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