■楊燕利

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0 引言

企業(yè)檔案管理存于企業(yè)文化之中，是企業(yè)文化的重要組成部分，有效的檔案管理對(duì)企業(yè)文化建設(shè)和企業(yè)發(fā)展均有促進(jìn)意義。

1 企業(yè)檔案管理和企業(yè)文化的概述

1.1 企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案管理是指對(duì)企業(yè)人事、技術(shù)、財(cái)務(wù)、信用以及企業(yè)其他經(jīng)營(yíng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)資料的管理工作。它具有保密性、準(zhǔn)確性、全面性等特征，在構(gòu)建企業(yè)文化、指明企業(yè)發(fā)展方向方面具有重要作用。

1.2 企業(yè)文化

企業(yè)文化是指在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)經(jīng)過(guò)對(duì)一系列歷史經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)而得出的精華，既是企業(yè)整體精神面貌、企業(yè)道德觀以及企業(yè)愿景的總和，也是引領(lǐng)企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的精髓。優(yōu)質(zhì)的企業(yè)文化表現(xiàn)為，員工的積極創(chuàng)造性、團(tuán)結(jié)一致、互幫互助以及每位員工的自我價(jià)值與企業(yè)價(jià)值的融合。

1.3 企業(yè)檔案管理和企業(yè)文化的關(guān)系

（1）精神層面有機(jī)統(tǒng)一。

企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化均對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有重要影響，二者均對(duì)企業(yè)文化建設(shè)有推動(dòng)作用，二者在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中相輔相成、聯(lián)系密切，均是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。

（2）表現(xiàn)形式有所差別。

企業(yè)檔案管理工作是具體落實(shí)到員工的實(shí)體性工作，它是在企業(yè)創(chuàng)立之初就伴隨著企業(yè)的，主要收集整理企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)等方方面面的資料信息，具有直觀性；企業(yè)文化是基于企業(yè)發(fā)展程度而來(lái)的，是企業(yè)在不斷前進(jìn)不斷發(fā)展的情況下，積淀而成的，存在于精神世界，具有抽象性。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)文化建設(shè)的作用

企業(yè)檔案資料能夠?yàn)槠髽I(yè)文化提供最基本的建設(shè)信息，對(duì)企業(yè)歷史經(jīng)驗(yàn)、戰(zhàn)略方向、管理經(jīng)驗(yàn)等資料進(jìn)行提取、加工和創(chuàng)新。企業(yè)文化建設(shè)如果不依托于企業(yè)檔案信息，則難以構(gòu)建切合實(shí)際、滿足企業(yè)自身需求的文化，很容易致使企業(yè)發(fā)展與歷史脫軌，對(duì)企業(yè)產(chǎn)生不利影響。

2.1 注重企業(yè)檔案管理積淀企業(yè)文化建設(shè)資源

企業(yè)檔案中具有關(guān)于企業(yè)歷史發(fā)展、經(jīng)營(yíng)模式以及各階段戰(zhàn)略目標(biāo)的收錄、重大活動(dòng)的記錄等內(nèi)容，它們與企業(yè)文化息息相關(guān)。只有對(duì)企業(yè)檔案深入挖掘，才能夠掌握構(gòu)建企業(yè)文化的最基本要素，如經(jīng)營(yíng)理念、戰(zhàn)略目標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)力等，才能對(duì)企業(yè)文化精髓有更好的定位，幫助企業(yè)文化建設(shè)員工有針對(duì)性的建設(shè)具有科學(xué)性、體系性的優(yōu)質(zhì)企業(yè)文化。因此，注重企業(yè)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理人員以嚴(yán)謹(jǐn)、積極、負(fù)責(zé)的態(tài)度開(kāi)展工作十分必要。

2.2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理促進(jìn)構(gòu)建特色企業(yè)精神

企業(yè)檔案信息詳實(shí)而生動(dòng)重現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷史進(jìn)程和精神。其中企業(yè)實(shí)物檔案，例如，企業(yè)不同發(fā)展階段榮獲的證書、獎(jiǎng)牌和名人題詞等，應(yīng)用這些檔案舉辦企業(yè)文化展，或者將檔案內(nèi)容編纂成冊(cè)作為企業(yè)文化讀物，對(duì)于有助于職工了解企業(yè)文化，提高他們對(duì)企業(yè)歸屬感和基于企業(yè)的自豪感。

3 檔案管理促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)的路徑探析

3.1 企業(yè)檔案管理助推企業(yè)樹(shù)立正面形象

企業(yè)形象的積極正面性對(duì)于企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展與管理具有積極作用，在內(nèi)部能夠促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和人員流動(dòng)的有序進(jìn)行；在外部，優(yōu)質(zhì)形象也可以帶來(lái)經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益，增加消費(fèi)者認(rèn)可程度，提高企業(yè)外部競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。基于企業(yè)檔案管理與企業(yè)形象建構(gòu)，它們對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展均有重要作用，亦是企業(yè)文化建設(shè)過(guò)程中必須予以重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)。具體而言，企業(yè)檔案包括企業(yè)的初建、發(fā)展、轉(zhuǎn)型等各個(gè)階段的重大事項(xiàng)，能夠?yàn)榇龠M(jìn)樹(shù)立企業(yè)正面形象提供大量典型素材。由此可見(jiàn)，企業(yè)檔案與企業(yè)形象樹(shù)立密不可分，它們都是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的寶貴財(cái)富，都具有創(chuàng)收的效用，對(duì)于企業(yè)的生存和發(fā)展至關(guān)重要。鑒于此，企業(yè)檔案管理部門與企業(yè)形象構(gòu)建部門應(yīng)當(dāng)通力合作，在深層挖掘企業(yè)檔案的前提下，加大企業(yè)形象宣傳力度，拓展企業(yè)形象宣傳范圍，從而共同推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)。例如，企業(yè)檔案部門可以將企業(yè)重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、企業(yè)榮譽(yù)等單獨(dú)收錄成冊(cè)，集中統(tǒng)一管理，通過(guò)運(yùn)用該檔案中的優(yōu)質(zhì)案例，構(gòu)建積極向上的企業(yè)形象，為企業(yè)文化的建設(shè)工程添磚加瓦，為企業(yè)非物質(zhì)性資產(chǎn)的積累進(jìn)行奠基[1]。

3.2 發(fā)揮檔案管理效用堅(jiān)持以人為本

建設(shè)企業(yè)文化對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展而言十分重要，它是企業(yè)的精神和靈魂，包括企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及企業(yè)發(fā)展方向、發(fā)展戰(zhàn)略等方方面面的內(nèi)容，但其核心是以增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部職工凝聚力，激發(fā)職工工作熱情，提高職工對(duì)企業(yè)的歸屬感為目標(biāo)。由此可見(jiàn)，企業(yè)文化建設(shè)要想成功必須堅(jiān)持以人為本的理念，將人文價(jià)值與企業(yè)價(jià)值相結(jié)合。同時(shí)，在發(fā)揮企業(yè)檔案管理對(duì)于促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)的作用時(shí)也必須堅(jiān)持以人為本的理念。具體而言，可以從下述幾方面著手，一方面，提高檔案管理人員工作熱情，開(kāi)發(fā)其創(chuàng)造性，促進(jìn)其積極主動(dòng)提供服務(wù)；一方面，提高企業(yè)內(nèi)部全部員工的檔案意識(shí)，即使得員工充分了解和認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于企業(yè)的重要性，以及檔案工作對(duì)于企業(yè)的重要意義，從而鼓勵(lì)員工自覺(jué)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，配合檔案管理人員的工作，積極主動(dòng)將工作材料進(jìn)行歸檔；一方面，發(fā)揮檔案管理功能，將員工工作表現(xiàn)、職業(yè)道德等內(nèi)容計(jì)入檔案，輔助企業(yè)人力資源管理，即充分發(fā)揮輔助性作用，為企業(yè)改進(jìn)與更新提供助益。

3.3 建立健全企業(yè)檔案管理文化機(jī)制

以企業(yè)檔案管理為視角探析企業(yè)文化的建設(shè)工作，立足于當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)檔案管理工作側(cè)重保管的理念，而轉(zhuǎn)型為側(cè)重于編研應(yīng)用企業(yè)檔案的管理理念，其一，檔案管理員工應(yīng)當(dāng)對(duì)“文化性”明顯的資料，即設(shè)計(jì)企業(yè)精神和文化的活動(dòng)資料進(jìn)行統(tǒng)一管理；其二，開(kāi)展檔案編撰工作，例如，可以通過(guò)編寫《企業(yè)歷史》、《企業(yè)戰(zhàn)略》、《企業(yè)前景》等書刊資料的方式展現(xiàn)企業(yè)形象、企業(yè)精神以及企業(yè)發(fā)展前景等；其三，應(yīng)用先進(jìn)科技手段，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，例如，可以編制微信、官網(wǎng)頁(yè)面，創(chuàng)設(shè)專門文化平臺(tái)展現(xiàn)企業(yè)文化，或者應(yīng)用短視頻等方式多角度宣傳企業(yè)文化。除此之外，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)也應(yīng)當(dāng)注重員工管理理念的創(chuàng)新，要讓其充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)文化的重要性，工作的重要性，促進(jìn)其積極投身于工作中。例如，可以創(chuàng)設(shè)企業(yè)檔案管理機(jī)制，讓員工通過(guò)特定流程了解企業(yè)發(fā)展、企業(yè)理念以及企業(yè)價(jià)值，從而增加員工的歸屬感和對(duì)企業(yè)的認(rèn)可度。

3.4 遵循企業(yè)檔案管理規(guī)范開(kāi)展工作

企業(yè)檔案管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循企業(yè)檔案管理規(guī)范，并督促企業(yè)其他員工按照規(guī)范進(jìn)行歸檔。具體而言，企業(yè)檔案有企業(yè)自創(chuàng)設(shè)以來(lái)各個(gè)時(shí)期的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)資料，有基于社會(huì)、國(guó)家與企業(yè)的互動(dòng)歷史資料，這對(duì)于企業(yè)而言極具保存價(jià)值，因此，企業(yè)管理員工在日常管理工作中應(yīng)當(dāng)依據(jù)資料的不同屬性、價(jià)值進(jìn)行明確細(xì)致的分類，從而使得檔案發(fā)揮最大的效益。另外，企業(yè)與企業(yè)員工均應(yīng)當(dāng)開(kāi)展基于提高檔案重要性意識(shí)的活動(dòng)，促進(jìn)企業(yè)職工依據(jù)規(guī)范進(jìn)行將文件歸檔，以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部檔案工作的順利進(jìn)行。在建設(shè)優(yōu)質(zhì)企業(yè)文化方面更離不開(kāi)企業(yè)檔案的幫助，它在一定程度上能夠幫助企業(yè)分析客戶以及市場(chǎng)走向，為企業(yè)文化建設(shè)指明具有良好發(fā)展的方向，幫助企業(yè)收獲客戶資源，占據(jù)有利的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)地位[2]。

3.5 構(gòu)建科學(xué)檔案管理流程推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)

有效的且極具科學(xué)性的檔案管理流程對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行以及企業(yè)文化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)具有重要意義。具體而言，一方面企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息依據(jù)其內(nèi)容、形式以及規(guī)律進(jìn)行初步分類，在此基礎(chǔ)上，對(duì)每一類別檔案所代表的經(jīng)濟(jì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以勞動(dòng)投入和勞動(dòng)產(chǎn)出為視角進(jìn)行預(yù)算，從而便利企業(yè)對(duì)自身發(fā)展?fàn)顟B(tài)的全方位掌握；另一方面企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立專門的檔案管理部門并設(shè)立專業(yè)化的檔案管理制度，對(duì)歷史檔案統(tǒng)一收集分析研究，可以依照檔案對(duì)具體部分的分析以及目前企業(yè)發(fā)展程度構(gòu)建基于各部門的部門文化特色，同時(shí)，還可以依照企業(yè)自身人才流動(dòng)程度，實(shí)行計(jì)算機(jī)歸檔，方便檔案的管理，避免檔案遺失，從而為建設(shè)企業(yè)文化提供更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。

4 總結(jié)

企業(yè)檔案管理在建設(shè)優(yōu)質(zhì)企業(yè)文化方面具有不可替代的作用，它自身的服務(wù)性功能，既能夠幫助企業(yè)對(duì)自身經(jīng)濟(jì)活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析處理，又能保證企業(yè)文化經(jīng)久不衰。因此，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持不懈探求企業(yè)檔案管理在建設(shè)優(yōu)質(zhì)企業(yè)文化中的有效應(yīng)用路徑，從而為構(gòu)筑可持續(xù)發(fā)展的企業(yè)文化提供助益。