謝輝

摘 要：隨著時代的進步，教育事業(yè)在不斷的發(fā)展，其中高等職業(yè)教育也在飛速改革，在這個信息時代，高職院校的人事檔案管理是重要的分水嶺，它密切聯(lián)系著我國檔案事業(yè)的發(fā)展。本文將結(jié)合本人的工作職位和高職院校人事檔案管理中存在的一些問題，探討并研究應(yīng)對問題時所該采用的措施，和分析改進后的意義。

關(guān)鍵字：高職院校；人事檔案；管理

這些年，高等職業(yè)教育管理體制改革得到了巨大的進展，高職院校人事檔案管理工作成為了重要的工作之一，但是隨之而來的就是現(xiàn)行的檔案管理體制和現(xiàn)行的檔案管理工作，嚴重制約著髙職院校檔案工作的建設(shè)與發(fā)展，存在著許多管理問題和不足，本文將深入剖析高職院校人事檔案管理的意義，針對其所存在的問題進行探討并提出建議，來推動檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化建設(shè)。

1 高職院校人事檔案管理工作的基本介紹

高職院校人事檔案管理工作是為貫徹執(zhí)行黨的干部（人才）路線方針政策，歷史地全面地考察了解和正確選拔人才服務(wù)的，因此，它并不是一項簡單的單純管理檔案的工作，而是為了開發(fā)利用人事檔案信息，并且將這些信息在高職院校中體現(xiàn)出來價值所設(shè)立的一項崗位。這項工作是構(gòu)成高職院校組織人事工作的重要部分之一，是人事工作的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)性工作，也是推動加快高職院校人事檔案管理進步的重要力量。

2 高職院校人事檔案管理工作中存在的問題

1.管理方式不科學、管理制度不完善

很多的高職院校根據(jù)教職工的教學能力的高低、業(yè)務(wù)水平的高低和教學任務(wù)的完成情況等一系列的有關(guān)教師的業(yè)務(wù)資料、個人的社會經(jīng)歷、科研的成果等，將教職工檔案分散到學校不同的部門，但這樣非專業(yè)化的分配管理往往造成人事檔案上的不完整。另外，很多高職院校檔案收集、整理、保存的手段還沒有跟上信息時代發(fā)展的步伐，仍然繼續(xù)在采用傳統(tǒng)的方法，檔案的整理和檢索等也基本上是純手工操作；檔案管理工作主動性差，上級行政的命令通知下來了才知道收集整理檔案材料，普遍存在人事檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”現(xiàn)象；高職院校人事檔案管理工作手段的更新和時代的迅猛發(fā)展不成正比，所以關(guān)于人事檔案的保密、借閱查閱、整理保存及提供利用等環(huán)節(jié)都缺乏現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理，也沒有統(tǒng)一的、完整的、系統(tǒng)的規(guī)章制度加以保障[1]。

2.檔案管理人才的缺乏

髙職院校大都是近一二十年從原中等專業(yè)學校和中等職業(yè)學校直接升格或合并升格新建的，人才十分貧乏，而過去這些學校檔案管理專業(yè)人才少之又少。經(jīng)過調(diào)查，大多數(shù)從事高職院校人事檔案管理的工作人員并不是檔案管理專業(yè)的科班生，由于專業(yè)的不對口，導致他們在從事這一行業(yè)工作時，普遍存在檔案意識淡薄、專業(yè)知識貧乏和檔案管理能力不足現(xiàn)象，在處理緊急事件以及在工作中的后續(xù)學習也存在或多或少的問題。特別是近年來，高職院校的辦學規(guī)模普遍擴大，在校生已經(jīng)成為高等教育的“半壁江山”，規(guī)模擴張，年年都有大批人才流入髙職院校，所以，高職院校人事檔案的使用頻率也在增大[3]，從而導致髙職院校檔案管理工作量增多。另外，面臨信息時代的發(fā)展，高職院校的人事檔案工作方面大多數(shù)都沒有做好積極的應(yīng)對，從而有針對性地做好計算機、信息方面人才的培養(yǎng)，致使高職院校的廣大人事檔案管理工作者，在工作中整合信息的能力不強，也會出現(xiàn)觀念的偏差。因此，想要將創(chuàng)新的思想和科學的管理技術(shù)融入到人事檔案管理工作之中的可行性不大。

3.檔案內(nèi)容不完善

目前，各高校制定干部人事檔案管理辦法，都是根據(jù)中共中央組織部國家檔案局“關(guān)于印發(fā)《干部檔案工作條例》的通知”（組通字[199113號]）制定的，人事檔案的歸檔內(nèi)容只有履歷材料、 自傳材料等十大類，而反映教師主要業(yè)務(wù)水平和工作能力的科研創(chuàng)新、社會服務(wù)等方面情況卻不在十大類之列。同時，十大類內(nèi)容過于簡單，也不能將個人的技能特長、政績才能、心理素質(zhì)、人才類型等方面全部展示出來。況且，許多高職院校的人事檔案材料內(nèi)容歸檔不全，缺項較多，信息量不夠豐富。因為教職工平時不能接觸到自己的檔案，無法了解自己的檔案健全與否，從而無法督促健全自己的人事檔案，所以多數(shù)髙職院校并不能按規(guī)定將職工人事檔案資料收齊及時歸檔，造成了大多數(shù)教職工的人事檔案不能全面真實地反映個人信息。加之許多人事檔案中“三齡兩歷”、格式等不規(guī)范的填寫，導致了許多人事檔案的案卷質(zhì)量不高。

3 針對工作中存在問題所采用的措施

1.加強高職院校人事檔案管理工作的規(guī)范化科學化

一是進行科學分類，提高高職院校人事檔案管理的質(zhì)量，即把不同專業(yè)，不同類型的人才進行檔案分類管理，方便利用。二是加強人事檔案數(shù)字化建設(shè)，即盡快建立完善髙職院校人事檔案的電子檔案，實行數(shù)字化管理，方便快捷地為學校和社會提供可供參考的人才數(shù)據(jù)。三是完善并落實各項相關(guān)的規(guī)章制度，即根據(jù)相關(guān)文件精神和學校實際情況，健全完善人事檔案資料的收集、整理、歸檔、查閱、保存等相關(guān)制度和人事檔案管理人員相關(guān)工作制度，檔案管理工作者應(yīng)嚴格遵守相關(guān)的制度，按照要求做好檔案管理工作，不斷規(guī)范檔案管理[4]。

2.強化檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作者素質(zhì)是提高檔案管理質(zhì)量的重點，髙職院校想要強化人事檔案管理工作，就必須提高檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)[5]。一方面要加強業(yè)務(wù)培訓，讓他們了解更多檔案方面的專業(yè)知識；另一方面，學?？梢砸M檔案管理方面的人才，充分發(fā)揮他們的作用，用他們較高的專業(yè)素質(zhì)和先進的理念，對現(xiàn)有的檔案管理工作者進行潛移默化的影響，從而大面積提升廣大專兼職人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，推動高職院校人事檔案工作水平全面提高。

3.完善高職院校人事檔案內(nèi)容并推行信息化管理

增加高校人事檔案內(nèi)容，把反映教職工科研創(chuàng)新、社會服務(wù)等方面內(nèi)容列入歸檔范圍，將個人的重要信息比較全面地記入個人檔案；全面核查鑒定教職工“三齡兩歷”，并由學校組織人事部門作出結(jié)論性認定。由于人事檔案資料填寫時間跨度較大，經(jīng)常導致數(shù)據(jù)的前后不一樣，且內(nèi)容單一，不便及時更新教職工的后續(xù)個人信息，而解決這一問題的最好方法就是將電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合，做好銜接，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，并利用“數(shù)字校園”，有條件的加以利用，跟上信息時代發(fā)展的步伐。這樣不僅檔案內(nèi)容錦上添花，同時提高了高職院校人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，進一步完善髙職院校檔案內(nèi)容，規(guī)范管理，定期開展檔案管理工作者業(yè)務(wù)培訓，并采取多種方式提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，同時不斷加強人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，才能使髙職院校的人事檔案工作發(fā)揮更全面、更高效的作用，促進高職院校人事檔案的發(fā)展，以便更好地為廣大教職工、學校乃至社會提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

參考文獻

[1]祝彩鳳，魏曉琳.高職院校人事檔案規(guī)范化管理實證研究[J].蘭臺世界，2015，（29）：69-70.

[2]趙文婕.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].東方企業(yè)文化，2014，（2）：104.

[3]王雅麗.加快高職院校人事檔案管理工作發(fā)展的思考[J].包頭職業(yè)技術(shù)學院學報，2012，（3）：86-88.

[4]劉英.高職院校人事檔案管理問題與對策研究--以湖南體育職業(yè)學院為例[J].山東青年，2014，（1）：68-69.

[5]王燕.高職院校人事檔案信息化管理研究——以濟南市高職院校為例[D].山東大學，2014.endprint