李桂寧

摘 要：人事檔案作為考察和正確選拔使用干部的核心依據(jù)，其管理水平的高低，不僅僅直接關系到一個單位檔案管理工作的水平，更直接影響著單位人事工作水平。特別是當前對機關事業(yè)單位管理科學性、高效性，用人標準進一步嚴格的實際情況下，如何從多方面著眼做到全面、準確、真實、可靠的做好機關事業(yè)單位人事檔案管理，思考提升人事檔案管理工作者的能力具有關鍵意義，關系著組織建設和組織水平。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；檔案工作者；檔案素質(zhì)

1 引言

人事檔案工作是組織人事工作的重要部分，它記錄了干部在不同階段的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、社會關系、政治思想、獎懲、職務晉升、聘任和專業(yè)技術的水平，是一個完整的記錄生活。對于個人而言，具有極端重要的意義。對組織而言，也是組織和人事部門堅持公平正派地選拔人員的重要依據(jù)。因此，從人事檔案管理水平提升方面著眼，是保證人事檔案內(nèi)容的真實性、準確性和完整性重要手段。

2 提升機關事業(yè)單位人事檔案工作者能力的關鍵性

2.1 是優(yōu)化檔案利用的基礎

檔案利用作為檔案工作的根本目的，是檔案工作各業(yè)務環(huán)節(jié)的出發(fā)點，支配著檔案工作的全過程，體現(xiàn)著檔案工作的服務性質(zhì)。檔案服務能力直接關系到機關事業(yè)單位檔案利用者，利用檔案制定政策、制度的合理性程度和決策效率高低。

2.2 是機關事業(yè)單位順應檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的所需

提升機關事業(yè)單位檔案工作者水平，是加強機關事業(yè)單位檔案服務能力的基礎。數(shù)字時代，檔案的服務方式不斷擴展，服務內(nèi)容不斷升級。機關事業(yè)單位檔案工作者根據(jù)數(shù)字檔案館和網(wǎng)絡服務發(fā)展對現(xiàn)代檔案工作的要求，及時轉(zhuǎn)變觀念，才能適應社會的環(huán)境變化要求，使檔案工作得到可持續(xù)的發(fā)展。

3 機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的突出問題

3.1 意識層面，思想觀念陳舊

機關事業(yè)單位人事檔案工作中經(jīng)常會出現(xiàn)問題，其中許多是舊的思想和管理因素。一般情況下，對于機關事業(yè)單位人事檔案的重視程度非常高，但是具體到機關事業(yè)單位人事檔案管理的層面時，現(xiàn)代化的人事檔案管理意識不強。領導層、管理層、檔案形成部門的重視程度不夠容易導致出現(xiàn)缺乏檔案意識的人事檔案工作者，某些認為干部檔案管理與干部管理水平不直接相關的認識出現(xiàn)。往往自認為其只是一個基礎的參考性因素，不注重在現(xiàn)代化管理、信息化管理方面下工作、投資金、強人員。

3.2 管理層面，管理手段落后

從筆者了解到的情況以及調(diào)研工作中所反饋的情況發(fā)現(xiàn)，部分單位機關事業(yè)單位人事檔案管理條件相對較差。缺乏獨立和整個檔案存儲和管理空間的情況并不少見。管理手段上，人事檔案信息化的觀念陳舊其中許多是舊的思想和管理因素。一般情況下，對于人事檔案的重視程度非常高，但是具體到人事檔案管理的層面時，信息化的人事檔案管理意識不強。往往認為人事檔案信息化只是一個基礎的參考性因素，甚至往往會覺得人事檔案信息化，就會導致人事檔案管理混亂，出現(xiàn)失竊密或信息丟失的問題，在管理的現(xiàn)代化管理、信息化方面沒有一個準確的認識和認知。

3.3 知識層面：基礎知識結構和業(yè)務能力不強

機關事業(yè)單位人事檔案管理是人事工作和檔案管理的重要組成部分。管理水平高低，管理手段現(xiàn)代化水平在很大程度上取決于管理人員。人事檔案管理中存在的諸多問題是由于管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，觀念保守，知識結構不合理，絕大多數(shù)沒有接受過檔案專業(yè)教育，檔案范圍、操作方法不十分明確，更談不上創(chuàng)新。

4 提升機關事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力的方向思考

4.1 把握前提：全面把握機關事業(yè)單位人事檔案的特點

提升機關事業(yè)單位人事檔案管理工作者水平要注重把握好人事檔案的基本特點。一般而言，人事檔案一是材料分散。人事檔案收集的材料內(nèi)容，往往跨度很大，有的是在學校形成的，有的是在組織人事部門形成的，也有黨組織材料。在不同的階段、不同的單位形成的材料，往往并不是全部完整齊全的在一個檔案袋里，可能材料分散在各地、各部門。二是管理的主體具有穩(wěn)定性，從管理主體上來說人事檔案的接收、移交、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)的管理具備一個管理主體上的穩(wěn)定性。三是立卷方式具有強制性，人事檔案是以人為單位進行立卷，人事檔案管理制度明確規(guī)定，完整性和連續(xù)性強。四是機密性強，部分人事檔案涉及個人品德等諸多方面，與一般檔案相比，人事檔案既屬于個人隱私，又屬于黨政秘密，保密性相對更強。人事檔案管理工作者面對管理的對象，要在理解清楚特點的基礎上，做好相關工作。

4.2 基礎強化：重視機關事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范化管理

機關事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理是提升機關事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力的基礎。傳統(tǒng)的機關事業(yè)單位人事檔案工作在設備、管理、技術等方面相對落后，屬于經(jīng)驗管理和手工操作。不利于開發(fā)利用，這也不利于知情權的實現(xiàn)。在信息化環(huán)境下，人事檔案的規(guī)范化管理是最重要的。從收集、整理、分類、儲存等方面著眼，提升機關事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力，與機關事業(yè)單位人事檔案改革同步，規(guī)范新術語，收集新信息，及時調(diào)整舊程序和數(shù)據(jù)，推進檔案的規(guī)范化和科學化管理。

4.3 意識塑造：強化機關事業(yè)單位人事檔案工作服務中心工作的意識

強化機關事業(yè)單位人事檔案工作服務中心工作的意識，既要強化對內(nèi)的意識，又要強化對外的意識。對內(nèi)而言，機關事業(yè)單位人事檔案工作是一項長期的、基礎性的工作，不能在短時間內(nèi)看到很直接的效果和影響。因此，加強館機關事業(yè)單位人事檔案管理者的檔案意識和服務中心意識，提升機關事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力，是擺在檔案工作者面前的關鍵。對于外界而言，要注重人事檔案管理部門的宣傳，主動把機關事業(yè)單位人事檔案工作的位置"融"入中心，不能跟上“邊緣”；人事檔案工作部門是帶干部人事工作的“中心”；要培養(yǎng)起大家的認知。在高標準、規(guī)范運行的過程中，通過檔案工作質(zhì)量保證于人。endprint

4.4 現(xiàn)代化推進：大力推進機關事業(yè)單位人事檔案信息化

提升機關事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力需要積極應用現(xiàn)代信息技術，加強機關事業(yè)單位人事檔案信息化建設，既是信息時代發(fā)展的要求，也是做好新時期機關事業(yè)單位人事檔案工作的必然選擇。推進機關事業(yè)單位人事檔案信息管理，要求人事檔案管理工作者做好統(tǒng)籌規(guī)劃。不僅僅只是做到一個管理軟件編地開花的事情，更要注重從標準化、規(guī)范化水平的建設方面，確立機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理的標準和目標，引進信息化人才隊伍，強化信息化基礎設備，實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

4.5 靈活探索：提高檔案利用效率

一般來說，機關干部檔案的利用并不靈活，在把握好人事檔案基本特點的基礎上，機關事業(yè)單位人事檔案管理工作者在面對檔案利用時，不能過度強調(diào)政治性，從而導致使機關事業(yè)單位人事檔案利用率不高的情況出現(xiàn)。提升能力，可以從利用規(guī)范、利用渠道、利用審批等方面積極作一個規(guī)范化探索，在注重保密的同時，適當?shù)淖龊脵n案主體中的個人檔案服務，無疑對于人事檔案管理的延展性具有積極意義，對于人事檔案管理的社會性角色顯性化發(fā)展也是一個質(zhì)的飛躍。

在人才強國的背景下，提升機關事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力和水平對提高組織的可靠性、優(yōu)化組織的管理和控制水平具有積極的意義。新時期，必須解決機關事業(yè)單位人事檔案中存在的突出問題，確保機關事業(yè)單位人事檔案信息全面、準確、可靠，加強機關事業(yè)單位人事檔案管理、推進人事檔案信息技術建設，建立人事檔案管理長效機制建立，優(yōu)化人才隊伍結構，對于組織的健康穩(wěn)步發(fā)展具有十分重要的意義。

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