摘 要：本文主要就醫(yī)院檔案管理收集以及整理的相關(guān)工作展開研究，通過(guò)統(tǒng)籌檔案的收集、整理和后期的立卷歸檔以及利用和銷毀工作，打造完整的醫(yī)院檔案管理流程，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理規(guī)范發(fā)展。 通過(guò)結(jié)合醫(yī)院檔案管理的相關(guān)特點(diǎn)進(jìn)行專業(yè)化操作，可有效實(shí)現(xiàn)檔案高效收集整理和保管的目的。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案收集；整理保管

通過(guò)醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)的重大事件以及醫(yī)院發(fā)展具有代表意義和重點(diǎn)的病例等進(jìn)行針對(duì)性收集管理，可以將醫(yī)院發(fā)展的歷史以及國(guó)家相關(guān)方針政策統(tǒng)籌起來(lái)，對(duì)醫(yī)院的宏觀發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用。必須加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視，促進(jìn)醫(yī)院檔案更為合理的開發(fā)利用。

1 醫(yī)院檔案類別

1.1 文書檔案

通過(guò)對(duì)醫(yī)院行政管理的方針政策以及重大行政管理事件進(jìn)行記錄即形成了醫(yī)院文書檔案。由于醫(yī)院文書檔案涉及的范圍相對(duì)較廣，一般包括政府以及醫(yī)院上級(jí)和醫(yī)院本部下發(fā)的一些具有指導(dǎo)性、政策性和業(yè)務(wù)性指標(biāo)的內(nèi)容，因而其文書的種類相對(duì)較多，文書也具有一定的綜合性特點(diǎn)，主要發(fā)揮對(duì)醫(yī)院重大事件和發(fā)展方向及活動(dòng)進(jìn)行記錄的作用，在醫(yī)院檔案管理工作中占據(jù)主體地位。

1.2 基建檔案

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和國(guó)家政策的變化，各地的醫(yī)療環(huán)境也隨時(shí)代發(fā)展不斷改善。隨著醫(yī)院整體規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的硬件設(shè)備和基建檔案等也不斷建立起來(lái)。為保證完整專業(yè)記錄醫(yī)院各項(xiàng)基建工作，檔案記錄收集整理一般具有系統(tǒng)性、成套性的特點(diǎn)，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間周期進(jìn)行記錄。為保證檔案的完整準(zhǔn)確真實(shí)，一般在基建檔案建立初期安排相應(yīng)的基建部門進(jìn)行記錄管理，在基建周期結(jié)束后，再由基建部門將基建檔案轉(zhuǎn)交醫(yī)院檔案管理部門，進(jìn)行后期的檔案保管和統(tǒng)一管理工作。

1.3 影像、音像及照片檔案

在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，出于記錄醫(yī)院發(fā)展重大事件、宣傳醫(yī)院整體形象等目的，宣傳部門會(huì)通過(guò)定時(shí)和不定時(shí)兩種形式對(duì)醫(yī)院發(fā)生的各類事件進(jìn)行影像和照片的記錄留存工作。同時(shí)，隨著各地醫(yī)院的迅速發(fā)展，各大醫(yī)院都在不斷擴(kuò)大發(fā)展醫(yī)院的規(guī)模，醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)也愈發(fā)激烈。通過(guò)增加對(duì)宣傳部門的要求，結(jié)合醫(yī)院的整體定位以及醫(yī)院發(fā)展方向，可通過(guò)影像、照片、音像和其他相對(duì)具有較大影響力的形式開展醫(yī)院宣傳工作，在群眾中樹立良好的醫(yī)院形象。該類影像、音像資料等對(duì)醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)院定位、醫(yī)院優(yōu)勢(shì)等具有記錄作用，是醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分，具有十分重要的存案留檔作用。通過(guò)對(duì)該類資料進(jìn)行檔案收集和保存管理，推動(dòng)醫(yī)院在吸取先前經(jīng)驗(yàn)的前提下實(shí)現(xiàn)更為順利的發(fā)展。

1.4 人事檔案

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大以及部門的增多，人員流動(dòng)等也更為頻繁，一定程度上給醫(yī)院的管理工作帶來(lái)了較大負(fù)擔(dān)。通過(guò)對(duì)醫(yī)院不同部門的人事檔案等進(jìn)行分類收集整理，為各部門取用人事檔案等提供便利。

1.5 財(cái)務(wù)檔案

隨著患者的增多、醫(yī)院建筑建設(shè)和醫(yī)療設(shè)備儀器采購(gòu)等，醫(yī)院的財(cái)務(wù)變化幅度相對(duì)較大。通過(guò)專業(yè)的檔案管理部門對(duì)財(cái)務(wù)支出的財(cái)務(wù)票據(jù)等繼續(xù)收集整理，可為后期的財(cái)務(wù)清查等提供便利，方便財(cái)務(wù)部門取用財(cái)務(wù)票據(jù)，保證醫(yī)院經(jīng)營(yíng)合理開展，進(jìn)一步明確資金流向，避免資金濫用。

1.6 設(shè)備檔案

醫(yī)院設(shè)備檔案的建立、使用與管理是醫(yī)院檔案管理體系中比較重要的組成部分，其直接關(guān)系到醫(yī)療設(shè)備的維修和使用情況。醫(yī)院設(shè)備檔案包括了從設(shè)備申請(qǐng)論證、招標(biāo)采購(gòu)到調(diào)試安裝、驗(yàn)收使用、保養(yǎng)維修、淘汰報(bào)廢等全部歷史資料，其具有憑證性、原始性的特點(diǎn)，通過(guò)構(gòu)建一套完善的設(shè)備檔案管理體系，可以有效提高設(shè)備的使用壽命。

1.7 病歷檔案

醫(yī)院病歷檔案是確?；颊卟∏榈玫郊皶r(shí)、有效治療的關(guān)鍵，也是進(jìn)行醫(yī)療科研活動(dòng)的重要資料來(lái)源，對(duì)提高醫(yī)療技術(shù)水平有著重要作用。其涉及到的內(nèi)容主要包括急診病歷、住院病歷、出生醫(yī)學(xué)證明等。

2 醫(yī)院檔案收集整理和保管存在的問(wèn)題

醫(yī)院檔案日常管理中，較為常見的檔案收集整理問(wèn)題是醫(yī)院一般開展為患者提供醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療產(chǎn)品研發(fā)、疑難病癥研究等工作，后兩者一般經(jīng)歷的時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)。出于方便后期跟進(jìn)科學(xué)研究和相關(guān)問(wèn)題研究以及其他目的，醫(yī)療研究人員一般會(huì)將自身在研究過(guò)程中產(chǎn)生的一手資料進(jìn)行儲(chǔ)存保留，避免重要資料的泄露。但這同時(shí)導(dǎo)致的問(wèn)題是醫(yī)療檔案收集時(shí)收集的內(nèi)容并不完善，實(shí)物資料等存在較為嚴(yán)重的不到位現(xiàn)象。而在對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行整理管理的過(guò)程中，檔案管理人員以及檔案管理部門并沒(méi)有形成對(duì)檔案管理的重視，檔案整理具有較大的隨意性，相關(guān)科室進(jìn)行檔案查閱的次數(shù)也比較少，使得檔案管理逐漸失去了其原本的意義。

3 醫(yī)院檔案收集、整理和保管的措施

3.1 推進(jìn)醫(yī)院檔案收集工作整改

在進(jìn)行醫(yī)院檔案的收集工作時(shí)，檔案管理部門要逐漸轉(zhuǎn)變自身觀念，通過(guò)宣傳等形式，加強(qiáng)本部門人員對(duì)檔案收集工作的重視。通過(guò)對(duì)檔案收集相關(guān)人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，使得其轉(zhuǎn)變自身工作態(tài)度，積極主動(dòng)參與到檔案收集工作中。同時(shí)，對(duì)相關(guān)部門進(jìn)行宣傳引導(dǎo)使得其主動(dòng)配合檔案管理室的工作，在對(duì)本部門相關(guān)檔案進(jìn)行分類綜合后，自覺上交相關(guān)檔案文件。檔案管理工作室要加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的重視，將檔案收集作為醫(yī)院常態(tài)化發(fā)展的一種形式，定期進(jìn)行檔案收集，及時(shí)將各類檔案歸檔，在使用者提出要求時(shí)，及時(shí)為其提供相關(guān)服務(wù)，最大限度發(fā)揮醫(yī)院檔案收集的作用，使得其為醫(yī)院發(fā)展做貢獻(xiàn)。

3.2 合理整理歸檔檔案

在檔案收集工作完成后，檔案管理部門可有計(jì)劃地組織工作人員進(jìn)行檔案的整理工作。在整理過(guò)程中對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化分類，同時(shí)可就檔案中所有的內(nèi)容提出相關(guān)疑問(wèn)，在此過(guò)程中要加強(qiáng)同文書立卷部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)各類問(wèn)題的及時(shí)解決。當(dāng)整理過(guò)程中遇到模糊，殘缺以及蓋章不全等現(xiàn)象時(shí)，要及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行修補(bǔ)，同時(shí)打印備份以供不時(shí)之需。對(duì)已經(jīng)收集整理完成的檔案，要及時(shí)開展復(fù)查工作，避免出現(xiàn)蟲蛀等現(xiàn)象，結(jié)合醫(yī)院相關(guān)部門的檢查工作，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行新的歸類整理。endprint

3.3 安全存儲(chǔ)檔案

在檔案收集歸檔和整理工作完成后，要有計(jì)劃地開展安全合理的檔案保管工作。由于檔案大多是紙質(zhì)材料，要避免其出現(xiàn)受潮、蟲蛀、發(fā)霉等問(wèn)題，因而檔案保管要遠(yuǎn)離廁所、洗手間等濕氣相對(duì)較大的地方。同時(shí)，也要注意與鍋爐房等地保持距離，避免出現(xiàn)火災(zāi)問(wèn)題。要及時(shí)在檔案保管區(qū)域安裝空調(diào)、除濕機(jī)、濕溫度計(jì)、滅火器等設(shè)備設(shè)施。安排工作人員定期對(duì)檔案室?guī)旆窟M(jìn)行吸塵處理。要加強(qiáng)對(duì)檔案室安全防范的重視，定期檢查門、窗以及檔案柜的牢固性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)更換。安裝紅外線監(jiān)控器等監(jiān)控設(shè)備，結(jié)合檔案室所處的房間類型，合理調(diào)整監(jiān)控器位置，做到無(wú)死角監(jiān)控。加強(qiáng)對(duì)檔案室物品的管理，杜絕檔案室出現(xiàn)明火的可能，對(duì)檔案室線路等電源進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)，避免火災(zāi)隱患。

3.4 及時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

隨著時(shí)代的發(fā)展，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，信息化存整理工具開始在檔案收集、整理和保管中得到廣泛的應(yīng)用，其對(duì)檔案管理人員的工作素質(zhì)提出了較高的要求。為保證檔案管理人員工作能力適應(yīng)工作變化的需要，檔案管理部門要及時(shí)安排員工接受培訓(xùn)，通過(guò)具體的崗位發(fā)展要求培訓(xùn)，提升管理人員的綜合素質(zhì)和思想道德水平。由于管理人員是在醫(yī)院這一相對(duì)比較特殊的場(chǎng)所進(jìn)行檔案管理，因而檔案管理部門可有計(jì)劃地對(duì)管理人員開展醫(yī)學(xué)知識(shí)的基本培訓(xùn)，使得管理人員在培訓(xùn)過(guò)程中掌握專業(yè)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，培養(yǎng)檔案管理知識(shí)與醫(yī)學(xué)知識(shí)兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才，推動(dòng)人才建設(shè)相關(guān)工作的順利進(jìn)行。要從檔案數(shù)字化管理角度來(lái)加強(qiáng)案管理人員專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)與教育，完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

4 小結(jié)

醫(yī)院檔案管理工作具有為醫(yī)療科研活動(dòng)和醫(yī)院發(fā)展方針提供經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)的作用，在醫(yī)院發(fā)展中作用突出。要有計(jì)劃地開展檔案的收集、整理和保管工作，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，使其具備專業(yè)化的認(rèn)識(shí)和知識(shí)技能，通過(guò)引入計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具，推動(dòng)醫(yī)院管理水平的提高。

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作者簡(jiǎn)介

史新燕（1986-），女，山西平遙人，助理館員，從事檔案管理工作。endprint