田鳳玲

摘 要：高校學(xué)生檔案能夠?qū)W(xué)生在校期間的所有行為進(jìn)行詳細(xì)的記錄，是學(xué)生畢業(yè)后參與社會(huì)就業(yè)的重要參考和基本憑證?；诖?，本文就基于服務(wù)就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理這一課題進(jìn)行探究，首先就現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，最后提出一些針對(duì)性的管理策略，對(duì)高校學(xué)生檔案管理的必要性進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，從而提升高校學(xué)生檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：服務(wù)就業(yè)；高校學(xué)生檔案管理；工作程序

學(xué)生檔案管理是高校教學(xué)管理中的重要組成部分，因此檔案管理的水平對(duì)高校學(xué)生發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，為了使學(xué)生的未來(lái)發(fā)展更加順利，高校必須不斷提升學(xué)生檔案的管理水平，為學(xué)生就業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。就現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀來(lái)看，還存在很多亟待解決的問(wèn)題，比如管理意識(shí)薄弱、管理方法落后、管理程序混亂等，因此必須提出一些切實(shí)可行的解決對(duì)策，提升高校學(xué)生檔案管理的水平。

1 現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

從現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀來(lái)看，很多高校都存在檔案管理意識(shí)不強(qiáng)這一問(wèn)題。在高校的教學(xué)管理工作中，雖然學(xué)生檔案管理工作是其中的組成部分，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理也具備一定的認(rèn)識(shí)，但是并沒(méi)有落實(shí)到實(shí)際工作中，造成學(xué)生檔案管理工作嚴(yán)重缺乏有效性，無(wú)法為學(xué)生就業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。另外，很多高校的檔案管理部門由校學(xué)生處負(fù)責(zé)，因此負(fù)責(zé)檔案管理的人員往往是高校輔導(dǎo)員或?qū)W生助理，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理的理念和方式都比較落后。

1.2 檔案管理內(nèi)容簡(jiǎn)單

高校在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作時(shí)，首先會(huì)從各部門收集檔案材料，然后進(jìn)行整理歸檔，最后成冊(cè)管理。由于缺乏專業(yè)的方案管理思想，因此很多高校檔案管理的內(nèi)容簡(jiǎn)單，只對(duì)學(xué)生高中檔案、大學(xué)成績(jī)單、體檢表、學(xué)籍檔案、畢業(yè)生登記表等材料進(jìn)行收集，導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容無(wú)法滿足社會(huì)用人單位的參考需求，使學(xué)生的就業(yè)受到很大影響。另外，很多高校對(duì)學(xué)生評(píng)價(jià)模塊的語(yǔ)言大多以評(píng)價(jià)為主，缺乏客觀描述，導(dǎo)致真實(shí)性和可靠性缺乏保障，社會(huì)用人單位在查看學(xué)生檔案后并不能得到有效的參考。

1.3 管理工作存在形式化

由于檔案管理理念落后，因此很多高校在學(xué)生檔案管理工作中存在形式化的問(wèn)題。首先，部分高校仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，對(duì)電子化檔案的管理還處于起步階段，因此在就業(yè)服務(wù)中存在效率低的問(wèn)題；其次，由于學(xué)生檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單、缺乏深度，因此社會(huì)用人單位只將其作為學(xué)生高校畢業(yè)的基本憑證，并不會(huì)將其中的內(nèi)容作為有效參考，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理僅僅成為高校畢業(yè)的一道必備程序，并沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.4 管理工作缺乏程序化

高校學(xué)生檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性的過(guò)程，整個(gè)管理過(guò)程會(huì)涉及到很多具體部門，如果不對(duì)各個(gè)部門的管理職能進(jìn)行明確，很難保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但就當(dāng)前高校檔案管理工作的情況來(lái)看，很多高校部門對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，因此在工作中存在敷衍了事的現(xiàn)象，沒(méi)有對(duì)管理工作進(jìn)行真正落實(shí)。造成這一現(xiàn)象的重要原因在于高校沒(méi)有制定合理制度規(guī)范檔案管理的工作程序，因此各部門在管理工作中缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一性，對(duì)自身的職能和責(zé)任也不夠明確，從而導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作混亂。例如一些高校在學(xué)生入學(xué)后對(duì)檔案進(jìn)行接收，期間缺乏有效管理，直到學(xué)生畢業(yè)期間才進(jìn)行突擊整理[1]。

2 基于服務(wù)就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理的有效措施

2.1 加強(qiáng)高校檔案管理的宣傳力度

以服務(wù)就業(yè)為基礎(chǔ)開(kāi)展高校學(xué)生檔案管理工作時(shí)，必須首先轉(zhuǎn)變高校學(xué)生檔案管理工作的意識(shí)，使高校對(duì)檔案管理工作給予充分的重視。針對(duì)這一問(wèn)題，高校應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的宣傳力度，對(duì)學(xué)生檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳和講解，使高校教師和學(xué)生對(duì)檔案管理工作具備正確的認(rèn)識(shí)，從而在具體的工作過(guò)程中給予充分的配合。另外，高校學(xué)生檔案形成會(huì)涉及到很多部門，只有讓各部門工作人員認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理的重要性，才能夠提升工作意識(shí)，規(guī)范工作行為，確保檔案管理工作能夠充分發(fā)揮作用，從而為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的就業(yè)服務(wù)。以某高校為例，該校為了提升學(xué)生檔案管理的有效性，專門組織成立學(xué)生檔案管理工作小組，負(fù)責(zé)與各部門領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)人員、學(xué)院輔導(dǎo)員進(jìn)行聯(lián)系，從而保障學(xué)生各項(xiàng)材料能夠有序歸檔，以此提升檔案管理的工作水平[2]。

2.2 創(chuàng)新高校檔案管理的工作內(nèi)容

高校學(xué)生檔案管理是學(xué)生在校期間各項(xiàng)行為的真實(shí)記錄，內(nèi)容涵蓋范圍十分廣泛，包括學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、體能素質(zhì)、心理情況、思想政治等，因此學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該時(shí)刻秉承實(shí)事求是的原則，對(duì)學(xué)生各方面情況進(jìn)行客觀性的描述，避免學(xué)生檔案存在失實(shí)現(xiàn)象。另外，學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該對(duì)檔案材料收集的形式進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案材料能夠融入學(xué)生日常生活和教學(xué)過(guò)程中，從而對(duì)學(xué)生心理素質(zhì)、思想政治等方面的發(fā)展情況進(jìn)行真實(shí)的描述，避免在集中收集檔案材料的過(guò)程中發(fā)生部分內(nèi)容的遺漏。除此以外，學(xué)生檔案管理還應(yīng)該突出學(xué)生的個(gè)性特征和特色發(fā)展，通過(guò)對(duì)學(xué)生行為習(xí)慣的客觀記錄，使檔案材料充分顯示出學(xué)生的特長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì)，從而為學(xué)生就業(yè)鋪平道路。

2.3 轉(zhuǎn)變高校檔案管理的工作形式

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，為了給予學(xué)生就業(yè)更高效的支持，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)該緊密結(jié)合當(dāng)前信息化管理的先進(jìn)形式，對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的形式進(jìn)行創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，將電子檔檔案管理形式與紙質(zhì)檔案管理形式有機(jī)結(jié)合，從而提升就業(yè)服務(wù)的水平和質(zhì)量。就電子化檔案管理的優(yōu)勢(shì)來(lái)看，不僅能夠提高檔案真實(shí)性和可靠性，還能夠降低檔案管理的勞動(dòng)力投入，最重要的是能夠?yàn)樯鐣?huì)用人單位提供更加便捷的調(diào)閱方式，從而提升學(xué)生的就業(yè)幾率。以某高校為例，該高校通過(guò)電子化的檔案管理模式，對(duì)畢業(yè)生的就業(yè)情況進(jìn)行跟蹤分析，從而對(duì)就業(yè)質(zhì)量做出科學(xué)判斷，對(duì)人才市場(chǎng)的需求進(jìn)行更加深刻的掌握，以此調(diào)整高校就業(yè)計(jì)劃，為學(xué)生提供更好的就業(yè)服務(wù)[3]。

2.4 完善高校檔案管理的工作程序

現(xiàn)階段由于很多高校對(duì)學(xué)生檔案管理的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，因此在學(xué)生檔案管理工作中缺乏合理高效的工作程序，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作的開(kāi)展十分混亂，無(wú)法為學(xué)生就業(yè)提供幫助。針對(duì)這一問(wèn)題，高校必須要對(duì)學(xué)生檔案管理工作的程序進(jìn)行整合和優(yōu)化，確保管理工作權(quán)責(zé)分明。首先，高校應(yīng)該對(duì)歸檔的范圍進(jìn)行明確劃分。以某高校為例，該高校檔案管理工作充分結(jié)合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)，對(duì)市場(chǎng)人才需求的各項(xiàng)要求進(jìn)行收集，從而對(duì)學(xué)生檔案的歸檔范圍進(jìn)行針對(duì)性的劃分，使學(xué)生的就業(yè)優(yōu)勢(shì)能夠更加凸顯出來(lái)；其次，高校應(yīng)該建立健全的學(xué)生檔案管理制度，對(duì)各個(gè)部門的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，從檔案材料收集、審閱、歸檔、調(diào)閱、轉(zhuǎn)遞等過(guò)程出發(fā)，配備相應(yīng)的監(jiān)管制度，對(duì)檔案的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格的審核，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假行為并根據(jù)制度內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)肅處理，從而為社會(huì)用人單位提供可靠參考。

3 總結(jié)

綜上所述，針對(duì)基于服務(wù)就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理這一課題的研究是很有必要的。本文主要對(duì)當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后提出一些針對(duì)性的管理策略。研究可得，加強(qiáng)高校檔案管理的宣傳力度、創(chuàng)新高校檔案管理的工作內(nèi)容、轉(zhuǎn)變高校檔案管理的工作形式、完善高校檔案管理的工作程序能夠有效提升服務(wù)就業(yè)的水平。希望本文能夠?yàn)檠芯炕诜?wù)就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理的相關(guān)人員提供參考。

參考文獻(xiàn)

[1]張志強(qiáng).淺析面向就業(yè)服務(wù)的高校學(xué)生檔案管理拓展[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2016（07）：32-33.

[2]尹晶華，李雪晴，王有敬.當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理服務(wù)大學(xué)生就業(yè)存在的問(wèn)題及原因[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：123.

[3]龐曉敏.服務(wù)就業(yè)視角下的高校學(xué)生檔案管理研究[J].蘭臺(tái)世界，2014（29）：78-79.endprint