摘 要：高職院校在內(nèi)涵式發(fā)展的過程中要關(guān)注二級(jí)院系教學(xué)檔案的管理，本文從高職院校二級(jí)院系教學(xué)檔案管理的意義出發(fā)，明確了教學(xué)檔案對(duì)專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革有重要的借鑒意義和為各項(xiàng)評(píng)估工作積累了原始素材，進(jìn)而分析了當(dāng)前高職院校二級(jí)院系教學(xué)檔案管理中存在的問題，并提出了提高二級(jí)院系檔案管理水平的方法。

關(guān)鍵詞：二級(jí)院系；檔案管理；建章立制

黨的十九大強(qiáng)調(diào)要“優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)”，報(bào)告明確指出：“完善職業(yè)教育和培訓(xùn)體系，深化產(chǎn)教融合、校企合作。加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展”。高職院校進(jìn)入了內(nèi)涵式發(fā)展的時(shí)代，各二級(jí)院系是高職院校探索內(nèi)涵式發(fā)展的主力軍，在發(fā)展的過程中要增強(qiáng)教學(xué)系統(tǒng)的檔案意識(shí)。

1 高職院校二級(jí)院系教學(xué)檔案管理的意義

1. 高職院校二級(jí)院系教學(xué)檔案對(duì)專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革有重要的借鑒意義。

高職院校二級(jí)院系教學(xué)檔案主要是在教學(xué)過程中產(chǎn)生的大量過程性材料，主要包括人才培養(yǎng)方案、授課計(jì)劃、課表、學(xué)生成績、教師個(gè)人教學(xué)科研等成果、教研活動(dòng)記錄、教師考核材料等。這些過程性材料全面、真實(shí)地記錄了高職院校專業(yè)發(fā)展過程、特色專業(yè)的形成過程，能夠展現(xiàn)最新教學(xué)理念、方法、技術(shù)等在教學(xué)上的應(yīng)用。教學(xué)檔案材料能夠如實(shí)記錄二級(jí)院系在專業(yè)建設(shè)、教學(xué)改革上的經(jīng)驗(yàn)、成果，也明確記錄了其短板，教育探索永遠(yuǎn)在路上，這些經(jīng)驗(yàn)、成果、短板為高職院校專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革提供了借鑒意義。

2.高職院校二級(jí)院系教學(xué)檔案為各項(xiàng)評(píng)估工作積累了原始素材。

職業(yè)教育內(nèi)涵式發(fā)展的時(shí)代，教育主管部門對(duì)各個(gè)高職院校進(jìn)行了系列的評(píng)估，其中包含常規(guī)性的評(píng)估和重點(diǎn)項(xiàng)目評(píng)估，這些評(píng)估主要集中在教學(xué)領(lǐng)域。常規(guī)性評(píng)估以《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)》（以下簡稱數(shù)據(jù)采集平臺(tái)）為代表，高職院校每年填報(bào)一次，目前數(shù)據(jù)采集平臺(tái)共分為10大類49張單表，絕大部分內(nèi)容都涉及到了二級(jí)院系。要按時(shí)按質(zhì)按量填報(bào)、上傳好數(shù)據(jù)，必須要求二級(jí)院系保存好所有教學(xué)檔案材料， 數(shù)據(jù)采集平臺(tái)中的數(shù)據(jù)表格不僅多，而且質(zhì)量要求高，只要一個(gè)數(shù)據(jù)填報(bào)不符合要求，整個(gè)表格無法上傳。這是一個(gè)急需詳實(shí)教學(xué)檔案為支撐的系統(tǒng)性評(píng)估材料，需要極大的耐心才能完成。

除了常規(guī)性的教學(xué)評(píng)估外，各高職院校還要主動(dòng)申報(bào)各種重點(diǎn)項(xiàng)目，這些圍繞學(xué)校建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)改革等開展的重點(diǎn)項(xiàng)目都需要詳實(shí)的原始材料支撐，這些支撐材料中就有很大一部分是二級(jí)院系教學(xué)檔案。在骨干示范高職院校、卓越高職院校、“雙一流”等重點(diǎn)項(xiàng)目的申報(bào)、建設(shè)、驗(yàn)收的過程就是一個(gè)高職院校提升自己內(nèi)涵的過程，也是一個(gè)收集、積累改革過程、成果等教學(xué)檔案過程。示范專業(yè)、示范特色專業(yè)群、國家藝術(shù)基金培訓(xùn)項(xiàng)目、國家非物質(zhì)文化遺產(chǎn)傳承培訓(xùn)等重點(diǎn)項(xiàng)目的申報(bào)、建設(shè)、驗(yàn)收直接就是各二級(jí)院系的項(xiàng)目，需要展示專業(yè)建設(shè)和改革的過程、成果，也離不開教學(xué)檔案的收集與運(yùn)用。

2 高職院校二級(jí)院系教學(xué)檔案管理的問題

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)

高職院校二級(jí)院系承擔(dān)著繁重的日常教學(xué)工作，同時(shí)還要負(fù)責(zé)專業(yè)建設(shè)、教學(xué)改革工作，為凸顯二級(jí)院系在這些方面的成績，還要申報(bào)相關(guān)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目。繁重的日常管理和重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工作，導(dǎo)致二級(jí)院系的領(lǐng)導(dǎo)忙于應(yīng)付各項(xiàng)工作，缺乏資料規(guī)整意識(shí)和檔案意識(shí)；二級(jí)院系教師教學(xué)任務(wù)中，年課時(shí)量基本在三百多，還要參與各項(xiàng)教學(xué)改革研究、企業(yè)頂崗實(shí)踐等工作，大部分一線教師還需要參與到重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)，對(duì)于資料規(guī)整、歸檔，習(xí)慣性地認(rèn)為是給自己增添麻煩，缺乏應(yīng)有的檔案意識(shí)；二級(jí)院系教學(xué)秘書承擔(dān)了院系常規(guī)教學(xué)管理，同時(shí)還要承擔(dān)繁重的重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)，無暇顧及教學(xué)檔案的收集、整理工作，平時(shí)積累的教學(xué)檔案比較少，只有院系領(lǐng)導(dǎo)、教師主動(dòng)上交的部分材料，重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)時(shí)必須要有的支撐材料才會(huì)敦促相關(guān)教師按要求上交并分類整理。

2.檔案人員水平不高

高職院校二級(jí)院系檔案管理工作人員基本上是由教學(xué)秘書兼任，教學(xué)秘書一般以教學(xué)管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生為主，鮮少有專門的檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生。高職院校由于人員編制有限，只有學(xué)校檔案室才有檔案管理專業(yè)人員。同時(shí)教學(xué)秘書的職責(zé)主要是日常教學(xué)管理和重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)，檔案管理基本上沒有納入工作職責(zé)范圍。加之高職院校和二級(jí)院系均忽視了對(duì)教學(xué)秘書檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，導(dǎo)致教學(xué)秘書本身的檔案水平不高，教學(xué)管理過程中哪些資料要?dú)w檔，哪些資料以紙質(zhì)稿的方式歸檔，哪些資料以電子文檔的方式歸檔，收集的檔案資料如何分類歸檔都沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理處于自發(fā)狀態(tài)。

3.檔案管理不規(guī)范

高職院校檔案室有嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度，但這些好的經(jīng)驗(yàn)沒有推廣至二級(jí)院系，二級(jí)院系教學(xué)檔案的收集、分類、使用上都無“法”可依，沒有標(biāo)準(zhǔn)可以參照，處于混亂狀態(tài)。例如收集一學(xué)年學(xué)生、教師獲獎(jiǎng)情況，有些院系按照每個(gè)賽項(xiàng)整理歸檔檔案材料，有些院系按照每個(gè)人整理歸檔檔案材料，還有些院系按照獲獎(jiǎng)級(jí)別整理歸檔檔案材料。沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各二級(jí)院系教學(xué)檔案材料看得人眼花繚亂。

3 提高高職院校二級(jí)院系教學(xué)檔案管理水平的方法

1.提高二級(jí)院系全體人員的教學(xué)檔案意識(shí)和水平

提高二級(jí)院系教學(xué)檔案管理水平一定要先從檔案意識(shí)下手，讓二級(jí)院系所有的教學(xué)活動(dòng)開展都留下痕跡，把活動(dòng)開展的方案、前期準(zhǔn)備、開展過程、活動(dòng)取得的成果、收獲到的獎(jiǎng)勵(lì)和認(rèn)可都整理歸檔。無論是二級(jí)院系的領(lǐng)導(dǎo)、教師，還是教學(xué)秘書都樹立好檔案意識(shí)，每項(xiàng)活動(dòng)開展完成后要主動(dòng)整理上交教學(xué)檔案，教學(xué)秘書需要核查、整理收集到的檔案材料，經(jīng)院系領(lǐng)導(dǎo)審核材料后歸檔。教學(xué)秘書要敦促教師按時(shí)按質(zhì)按量完成檔案規(guī)整、上交工作，甚至可以把教學(xué)檔案的整理、上交情況納入教師的年度考核指標(biāo)體系。

直接收集、管理、使用教學(xué)檔案的教學(xué)秘書更加要增強(qiáng)自身的檔案意識(shí)與水平，主動(dòng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自己的檔案管理能力，從建檔、整理檔案、使用檔案等方面全方位進(jìn)行學(xué)習(xí)。

2.建章立制，規(guī)范二級(jí)院系檔案工作

高職院校二級(jí)院系檔案工作的混亂現(xiàn)象要得到徹底解決必須要有一個(gè)建章立制的程序。

二級(jí)院系教學(xué)檔案管理要納入學(xué)校檔案管理的工作中去，建立好一支兼職檔案管理隊(duì)伍，通過走出去向兄弟院校學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)或者參加專門的教學(xué)檔案管理培訓(xùn)，或通過邀請(qǐng)相關(guān)專家來校進(jìn)行理論與實(shí)操培訓(xùn)等方式，提高兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。

教學(xué)檔案，必須出臺(tái)專門的教學(xué)檔案建檔、管理、使用的規(guī)范。哪些材料要納入教學(xué)檔案，哪些材料一定要用紙質(zhì)稿的檔案存檔，檔案材料的分類方式，檔案材料的保管年限等都要有明確的規(guī)定。筆者所在的湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院就碰上了這樣的尷尬，有幾年數(shù)據(jù)采集平臺(tái)上由教師或者二級(jí)院系教學(xué)秘書填報(bào)的教師科研成果非常少，但第二年科研處統(tǒng)計(jì)的科研獎(jiǎng)勵(lì)成果非常多，有時(shí)候甚至數(shù)據(jù)采集平臺(tái)中填報(bào)的成果只有實(shí)際成果的三分之一。針對(duì)這種教學(xué)檔案收集嚴(yán)重不完整的情況教務(wù)處和科研處聯(lián)合下文，只有上報(bào)院系、填報(bào)了數(shù)據(jù)采集平臺(tái)的科研成果才納入科研成果獎(jiǎng)勵(lì)的范圍。這一制度出臺(tái)后，教師再也不會(huì)忘記上交二級(jí)院系檔案材料，再也不會(huì)忘記填報(bào)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)了。

在高職院校內(nèi)涵建設(shè)的時(shí)代里，二級(jí)院系也要加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)。內(nèi)涵建設(shè)的過程不僅僅是專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革的深化過程，也是教學(xué)檔案管理全面提升的過程。

參考文獻(xiàn)

[1]習(xí)近平.決勝全面建成小康社會(huì) 奪取新時(shí)代中國特色社會(huì)主義偉大勝利——在中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會(huì)上的報(bào)告[R].北京：中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會(huì)，2017

[2]吳平.高職院校檔案二級(jí)管理中存在的問題及對(duì)策研究[J].山東社會(huì)科學(xué)，2015（12）

[3]張建梅.高職院校二級(jí)院系教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策[J]. 湖州師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（6）

作者簡介

王飛（1979-），男，漢族，湖南寧鄉(xiāng)人，中級(jí)職稱，職業(yè)教育學(xué)碩士，湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院，研究方向：職業(yè)教育和英語教育。endprint