摘 要：高職院校在內(nèi)涵式發(fā)展的過程中要關(guān)注二級院系教學(xué)檔案的管理，本文從高職院校二級院系教學(xué)檔案管理的意義出發(fā)，明確了教學(xué)檔案對專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革有重要的借鑒意義和為各項評估工作積累了原始素材，進而分析了當(dāng)前高職院校二級院系教學(xué)檔案管理中存在的問題，并提出了提高二級院系檔案管理水平的方法。

關(guān)鍵詞：二級院系；檔案管理；建章立制

黨的十九大強調(diào)要“優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)”，報告明確指出：“完善職業(yè)教育和培訓(xùn)體系，深化產(chǎn)教融合、校企合作。加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展”。高職院校進入了內(nèi)涵式發(fā)展的時代，各二級院系是高職院校探索內(nèi)涵式發(fā)展的主力軍，在發(fā)展的過程中要增強教學(xué)系統(tǒng)的檔案意識。

1 高職院校二級院系教學(xué)檔案管理的意義

1. 高職院校二級院系教學(xué)檔案對專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革有重要的借鑒意義。

高職院校二級院系教學(xué)檔案主要是在教學(xué)過程中產(chǎn)生的大量過程性材料，主要包括人才培養(yǎng)方案、授課計劃、課表、學(xué)生成績、教師個人教學(xué)科研等成果、教研活動記錄、教師考核材料等。這些過程性材料全面、真實地記錄了高職院校專業(yè)發(fā)展過程、特色專業(yè)的形成過程，能夠展現(xiàn)最新教學(xué)理念、方法、技術(shù)等在教學(xué)上的應(yīng)用。教學(xué)檔案材料能夠如實記錄二級院系在專業(yè)建設(shè)、教學(xué)改革上的經(jīng)驗、成果，也明確記錄了其短板，教育探索永遠在路上，這些經(jīng)驗、成果、短板為高職院校專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革提供了借鑒意義。

2.高職院校二級院系教學(xué)檔案為各項評估工作積累了原始素材。

職業(yè)教育內(nèi)涵式發(fā)展的時代，教育主管部門對各個高職院校進行了系列的評估，其中包含常規(guī)性的評估和重點項目評估，這些評估主要集中在教學(xué)領(lǐng)域。常規(guī)性評估以《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺》（以下簡稱數(shù)據(jù)采集平臺）為代表，高職院校每年填報一次，目前數(shù)據(jù)采集平臺共分為10大類49張單表，絕大部分內(nèi)容都涉及到了二級院系。要按時按質(zhì)按量填報、上傳好數(shù)據(jù)，必須要求二級院系保存好所有教學(xué)檔案材料， 數(shù)據(jù)采集平臺中的數(shù)據(jù)表格不僅多，而且質(zhì)量要求高，只要一個數(shù)據(jù)填報不符合要求，整個表格無法上傳。這是一個急需詳實教學(xué)檔案為支撐的系統(tǒng)性評估材料，需要極大的耐心才能完成。

除了常規(guī)性的教學(xué)評估外，各高職院校還要主動申報各種重點項目，這些圍繞學(xué)校建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)改革等開展的重點項目都需要詳實的原始材料支撐，這些支撐材料中就有很大一部分是二級院系教學(xué)檔案。在骨干示范高職院校、卓越高職院校、“雙一流”等重點項目的申報、建設(shè)、驗收的過程就是一個高職院校提升自己內(nèi)涵的過程，也是一個收集、積累改革過程、成果等教學(xué)檔案過程。示范專業(yè)、示范特色專業(yè)群、國家藝術(shù)基金培訓(xùn)項目、國家非物質(zhì)文化遺產(chǎn)傳承培訓(xùn)等重點項目的申報、建設(shè)、驗收直接就是各二級院系的項目，需要展示專業(yè)建設(shè)和改革的過程、成果，也離不開教學(xué)檔案的收集與運用。

2 高職院校二級院系教學(xué)檔案管理的問題

1.檔案意識不強

高職院校二級院系承擔(dān)著繁重的日常教學(xué)工作，同時還要負責(zé)專業(yè)建設(shè)、教學(xué)改革工作，為凸顯二級院系在這些方面的成績，還要申報相關(guān)的重點建設(shè)項目。繁重的日常管理和重點項目建設(shè)工作，導(dǎo)致二級院系的領(lǐng)導(dǎo)忙于應(yīng)付各項工作，缺乏資料規(guī)整意識和檔案意識；二級院系教師教學(xué)任務(wù)中，年課時量基本在三百多，還要參與各項教學(xué)改革研究、企業(yè)頂崗實踐等工作，大部分一線教師還需要參與到重點項目建設(shè)，對于資料規(guī)整、歸檔，習(xí)慣性地認為是給自己增添麻煩，缺乏應(yīng)有的檔案意識；二級院系教學(xué)秘書承擔(dān)了院系常規(guī)教學(xué)管理，同時還要承擔(dān)繁重的重點項目建設(shè)任務(wù)，無暇顧及教學(xué)檔案的收集、整理工作，平時積累的教學(xué)檔案比較少，只有院系領(lǐng)導(dǎo)、教師主動上交的部分材料，重點項目建設(shè)時必須要有的支撐材料才會敦促相關(guān)教師按要求上交并分類整理。

2.檔案人員水平不高

高職院校二級院系檔案管理工作人員基本上是由教學(xué)秘書兼任，教學(xué)秘書一般以教學(xué)管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生為主，鮮少有專門的檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生。高職院校由于人員編制有限，只有學(xué)校檔案室才有檔案管理專業(yè)人員。同時教學(xué)秘書的職責(zé)主要是日常教學(xué)管理和重點項目建設(shè)，檔案管理基本上沒有納入工作職責(zé)范圍。加之高職院校和二級院系均忽視了對教學(xué)秘書檔案管理知識的培訓(xùn)，導(dǎo)致教學(xué)秘書本身的檔案水平不高，教學(xué)管理過程中哪些資料要歸檔，哪些資料以紙質(zhì)稿的方式歸檔，哪些資料以電子文檔的方式歸檔，收集的檔案資料如何分類歸檔都沒有明確的標(biāo)準，檔案管理處于自發(fā)狀態(tài)。

3.檔案管理不規(guī)范

高職院校檔案室有嚴格的檔案管理規(guī)章制度，但這些好的經(jīng)驗沒有推廣至二級院系，二級院系教學(xué)檔案的收集、分類、使用上都無“法”可依，沒有標(biāo)準可以參照，處于混亂狀態(tài)。例如收集一學(xué)年學(xué)生、教師獲獎情況，有些院系按照每個賽項整理歸檔檔案材料，有些院系按照每個人整理歸檔檔案材料，還有些院系按照獲獎級別整理歸檔檔案材料。沒有統(tǒng)一的標(biāo)準，各二級院系教學(xué)檔案材料看得人眼花繚亂。

3 提高高職院校二級院系教學(xué)檔案管理水平的方法

1.提高二級院系全體人員的教學(xué)檔案意識和水平

提高二級院系教學(xué)檔案管理水平一定要先從檔案意識下手，讓二級院系所有的教學(xué)活動開展都留下痕跡，把活動開展的方案、前期準備、開展過程、活動取得的成果、收獲到的獎勵和認可都整理歸檔。無論是二級院系的領(lǐng)導(dǎo)、教師，還是教學(xué)秘書都樹立好檔案意識，每項活動開展完成后要主動整理上交教學(xué)檔案，教學(xué)秘書需要核查、整理收集到的檔案材料，經(jīng)院系領(lǐng)導(dǎo)審核材料后歸檔。教學(xué)秘書要敦促教師按時按質(zhì)按量完成檔案規(guī)整、上交工作，甚至可以把教學(xué)檔案的整理、上交情況納入教師的年度考核指標(biāo)體系。

直接收集、管理、使用教學(xué)檔案的教學(xué)秘書更加要增強自身的檔案意識與水平，主動加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自己的檔案管理能力，從建檔、整理檔案、使用檔案等方面全方位進行學(xué)習(xí)。

2.建章立制，規(guī)范二級院系檔案工作

高職院校二級院系檔案工作的混亂現(xiàn)象要得到徹底解決必須要有一個建章立制的程序。

二級院系教學(xué)檔案管理要納入學(xué)校檔案管理的工作中去，建立好一支兼職檔案管理隊伍，通過走出去向兄弟院校學(xué)習(xí)經(jīng)驗或者參加專門的教學(xué)檔案管理培訓(xùn)，或通過邀請相關(guān)專家來校進行理論與實操培訓(xùn)等方式，提高兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。

教學(xué)檔案，必須出臺專門的教學(xué)檔案建檔、管理、使用的規(guī)范。哪些材料要納入教學(xué)檔案，哪些材料一定要用紙質(zhì)稿的檔案存檔，檔案材料的分類方式，檔案材料的保管年限等都要有明確的規(guī)定。筆者所在的湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院就碰上了這樣的尷尬，有幾年數(shù)據(jù)采集平臺上由教師或者二級院系教學(xué)秘書填報的教師科研成果非常少，但第二年科研處統(tǒng)計的科研獎勵成果非常多，有時候甚至數(shù)據(jù)采集平臺中填報的成果只有實際成果的三分之一。針對這種教學(xué)檔案收集嚴重不完整的情況教務(wù)處和科研處聯(lián)合下文，只有上報院系、填報了數(shù)據(jù)采集平臺的科研成果才納入科研成果獎勵的范圍。這一制度出臺后，教師再也不會忘記上交二級院系檔案材料，再也不會忘記填報數(shù)據(jù)采集平臺了。

在高職院校內(nèi)涵建設(shè)的時代里，二級院系也要加強內(nèi)涵建設(shè)。內(nèi)涵建設(shè)的過程不僅僅是專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革的深化過程，也是教學(xué)檔案管理全面提升的過程。

參考文獻

[1]習(xí)近平.決勝全面建成小康社會 奪取新時代中國特色社會主義偉大勝利——在中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會上的報告[R].北京：中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會，2017

[2]吳平.高職院校檔案二級管理中存在的問題及對策研究[J].山東社會科學(xué)，2015（12）

[3]張建梅.高職院校二級院系教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀分析與對策[J]. 湖州師范學(xué)院學(xué)報，2015（6）

作者簡介

王飛（1979-），男，漢族，湖南寧鄉(xiāng)人，中級職稱，職業(yè)教育學(xué)碩士，湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院，研究方向：職業(yè)教育和英語教育。endprint