汪曉欣

摘要：財會人員在日常的經(jīng)濟業(yè)務(wù)過程中需要處理的數(shù)據(jù)量非常大，雖然不少單位已經(jīng)使用了會計軟件處理賬務(wù)工作，但在現(xiàn)實工作中還是經(jīng)常會使用到一些常用的辦公軟件來靈活處理數(shù)據(jù)，特別是未進行會計電算化賬務(wù)處理的單位。Excel作為一種常用和流行的辦公工具，有著較好的數(shù)據(jù)處理功能，將其應(yīng)用到財會工作中，可以高效和準(zhǔn)確的處理財會工作，提高財會工作效率。本文就Excel在財會工作中的應(yīng)用作了相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞：Excel；財會；應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，財會工作的信息化發(fā)展已成為必然。Excel作為一種常用的表格制作軟件，具有數(shù)據(jù)計算、排序篩選、圖表分析等多種強大功能，已成為財會工作人員的不二之選。 財會工作主要內(nèi)容有工資統(tǒng)計、補助的核算、稅務(wù)計算、收支核算、職工費用的報銷、業(yè)務(wù)統(tǒng)計等。Excel 的出現(xiàn)為財會工作提供了巨大的便利，可以大大地提高工作效率和質(zhì)量，減少財會信息的失真。

一、Excel的概述

Excel是Microsoft office的組件之一，是由Microsoft為Windows 和Apple Macintosh操作系統(tǒng)的電腦而編寫和運行的一款試算表軟件，它可以進行各種數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計、分析等。在財會工作中，運用Excel，可以取代手工賬務(wù)處理的大部分登記、計算工作，完成賬簿登記，報表編制，從而提高工作效率。同時，在Excel軟件中，有許多可用的模板，利用這些模板，可以快速地創(chuàng)建相似的工作簿，或者在Excel選用類似的模板，然后對模板進行調(diào)整、修改、增加項、刪減項等操作，制作出符合用戶需要的模板文件。

二、Excel在財會工作中的應(yīng)用

在財會工作中，信息是根本，只有保障信息的真實、準(zhǔn)確，才能全面地反映企業(yè)資金使用情況以及企業(yè)經(jīng)營成果。而要想保證財會信息的準(zhǔn)確性，就必須借助有效的處理工具。Excel作為一種數(shù)據(jù)處理軟件，將其應(yīng)用到財會工作中，可以大大提高財會工作效率。

（一）Excel在排列和篩選記賬憑證中的應(yīng)用

記賬是財會工作的一項基本工作，在記賬工作中，數(shù)據(jù)的排列、篩選至關(guān)重要。在財會工作中，會計軟件無法對現(xiàn)有憑證發(fā)生金額的大小進行有效的排序，因此，在具體工作中就會出現(xiàn)對不上賬、出錯的現(xiàn)象。而Excel的應(yīng)用為記賬工作提供了便利。在財會工作中，財會人員可以將憑證查詢的結(jié)果輸入到Excel軟件中，然后根據(jù)具體要求，合理命名；然后啟動Excel系統(tǒng)，打開命名的工作表，點擊“金額”列的任一單元后，根據(jù)由大到小的排列指令進行排列，財會人員就可以一目了然的看到憑證發(fā)生金額的排序情況；同時，財會人員還可以根據(jù)實際工作需要，從Excel軟件中選擇相應(yīng)的指令來對憑證發(fā)生金額進行相應(yīng)的處理。

（二）Excel財會報表中的應(yīng)用

報表是財會工作中最常見的工作，在報表制作中，需要處理的數(shù)據(jù)非常多，而且很容易出錯，從而影響到財會信息的真實性。而Excel的應(yīng)用將大大提高財會報表制作效率。Excel最常用的功能就是編制報表，其中以.XLS格式的報表最常見，該格式的報表具有編制簡單、界面簡潔明了、易修改、安全性高等特點。在財會報表制作中，財會人員可以利用Excel軟件來制作出符合需要的財務(wù)報表。以資產(chǎn)負債報表為例，財會人員在制作的時候，可以按照以下操作步驟來進行。

1.建立工作報表，在工作表標(biāo)簽雙擊鼠標(biāo)，然后輸入報表的名稱，以8月份資產(chǎn)負債表為例，命名時候輸入“8月份資產(chǎn)負債報表”即可。

2.根據(jù)表格的需要，在單元格選項中，設(shè)置單元格式，輸入相應(yīng)的信息，需要合并單元格的時候，合并單元格，初步編制報表。

3.設(shè)置報表數(shù)據(jù)的函數(shù)關(guān)系。在資產(chǎn)負債表中，流動資金上期合計欄，可選擇相關(guān)單元格后，輸入“=”號，分別點擊相關(guān)函數(shù)的單元格，根據(jù)需要輸入函數(shù)關(guān)系的負號即可，在設(shè)置完成后，用復(fù)制的方式將該單元格的函數(shù)關(guān)系復(fù)制到其它欄。

4.根據(jù)資產(chǎn)負債報表實際情況，在對應(yīng)的單元格里分別填寫相關(guān)數(shù)據(jù)，在電腦自動產(chǎn)生數(shù)據(jù)的單元格，不需要填寫數(shù)據(jù)；在相對復(fù)雜的單元格的數(shù)據(jù)，可以通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變的方式編制報表。

（三）Excel在財務(wù)分析中的應(yīng)用

所謂財務(wù)分析就是在會計核算和報表資料及其他相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，利用專門的分析方法，對經(jīng)濟組織過去和現(xiàn)在有關(guān)的經(jīng)濟活動、經(jīng)營能力、償債能力、發(fā)展能力進行分析和評價的一項管理活動。通過有效的財務(wù)分析，可以將經(jīng)濟組織過去的經(jīng)營狀況全面地反映出來，從而方便管理者找出不足，制定出正確的決策 。而要想保證財務(wù)分析的準(zhǔn)確性，財會人員可以借助Excel軟件。在實際工作中，財會人員可以利用現(xiàn)行財務(wù)報表為基礎(chǔ)，對財務(wù)報表中的一些項目作一些必要的調(diào)整，如增加變動成本、固定成本、稅息前利潤等，從而設(shè)置出全面的報表；其次，在報表中，針對主欄，設(shè)置必要欄目，包括比較欄、本期數(shù)欄、上期數(shù)欄、目標(biāo)欄等，通過分析，確定分析指標(biāo)。另外，在計算財務(wù)指標(biāo)的時候，財會人員可以利用Excel中的計算公式來完成，從而保證財務(wù)指標(biāo)的準(zhǔn)確性。值得注意的是，在應(yīng)用公式處理財務(wù)指標(biāo)的時候，公式的位置必須與計算的指標(biāo)保持在同一行，公式的寫法要根據(jù)實際工作需要來表示。Excel主要是以表格的形式，將相關(guān)信息展示出來，財會人員在完成相關(guān)工作后，生成的結(jié)果比較直觀，在查閱的時候一目了然，比較清晰。同時，在發(fā)現(xiàn)錯誤的時候，財會人員還可以進行修改，進而大大的滿足了實際工作的需要。

（四）Excel在財務(wù)數(shù)據(jù)展示中的應(yīng)用

財務(wù)人員很多時候需要將各種財務(wù)數(shù)據(jù)展示出來，簡單的數(shù)據(jù)表格非常乏味，為了使數(shù)據(jù)展示更形象生動，可以用圖形演示財務(wù)數(shù)據(jù)，如餅圖、柱形圖、折線圖等。Excel可以完成這項工作，以Excel2010為例，具體操作如下：首先啟動Excel2010表格編輯軟件，新建一個Excel文件表格；第二在打開的Excel表格窗口，點擊打開菜單欄的“插入”選項卡；第三在打開的插入選項卡的“插入”分組功能區(qū)下點擊“SmartArt”功能按鈕；第四點擊“SmartArt”功能按鈕后，會打開“選擇SmartArt圖形”對話窗口，在選擇SmartArt圖形窗口選擇左側(cè)窗格的循環(huán)選項，再選擇一個圖形樣式，點擊“確定”按鈕；第五返回到表格編輯窗口，可以看到插入的圖形；最后，在圖形中的文本位置，根據(jù)實際需要編輯相應(yīng)的名稱即可。如果還需要制作PPT，只需要將制作出來的數(shù)據(jù)圖形粘貼到PPT文檔中即可。

（五）Excel可以實現(xiàn)財會信息的共享

通過財會信息，可以反映企業(yè)經(jīng)營成果，了解企業(yè)過去的不足，制定科學(xué)的經(jīng)營決策。然而，在傳統(tǒng)的財會工作模式下，財會信息得不到共享，增加了財務(wù)信息統(tǒng)計難度，容易造成財會信息的失真。而借助Excel軟件，財會人員可以將那些分散的數(shù)據(jù)統(tǒng)一到同一工作簿上，方便工作人員查閱。在財會工作中，財會工作人員可以通過Excel軟件建立定制的工作簿，可根據(jù)實際需要，設(shè)置相應(yīng)的項，建立各個分會計組所需要工作表的框架，然后把這個工作簿建立成為工作簿的共享區(qū)，方便工作人員查閱、下載使用。建立共享工作簿的方法就是點擊菜單里的“工具”選項，然后找到“共享工作簿”，再選擇選項卡“編輯”，對工作簿進行相應(yīng)的編輯，最后選擇“確定”，當(dāng)出現(xiàn)提示窗口時，點擊保存工作簿即可。

三、結(jié)語

上述僅是Excel在財務(wù)工作中比較簡單易用的功能，該軟件在實際工作中還可以發(fā)揮更大的作用。在財會工作中，借助Excel，可以編制財務(wù)報表，對財務(wù)數(shù)據(jù)進行全面的分析，直觀形象的展示數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)的失真。同時，Excel可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，提高數(shù)據(jù)的時效性，減輕財會工作人員的工作強度，從而大大提高財會工作效率。

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（作者單位：廣東省對外貿(mào)易職業(yè)技術(shù)學(xué)校）endprint