黃娟

摘 要：在數(shù)字化大趨勢(shì)下，公共圖書館檔案管理建設(shè)也要緊追科學(xué)，根據(jù)公共圖書館的現(xiàn)狀與實(shí)情，結(jié)合檔案管理指導(dǎo)策略，有效落實(shí)公共圖書館檔案管理信息化是時(shí)代要求下的必然性選擇。

關(guān)鍵詞：管理信息化；檔案；公共圖書館

數(shù)字化和信息化有著不同的內(nèi)涵。數(shù)字化時(shí)代是在新世紀(jì)新媒體信息技術(shù)在社會(huì)各層面廣闊發(fā)展，多邊觸及下，數(shù)字技術(shù)深層滲透人類生活的方方面面的過程。這個(gè)過程有效結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)信息化的全面推進(jìn)。

1 公共圖書館傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化的區(qū)別

公共圖書館檔案管理信息化是當(dāng)前檔案管理模式的一次重大變革。這種模式創(chuàng)新主要體現(xiàn)在檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管向數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)、管理的方向過渡，并將這種數(shù)字化資源結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)向檔案信息化延伸為公眾服務(wù)。新型檔案管理模式較紙質(zhì)傳統(tǒng)模式更加安全便捷，并且易于存儲(chǔ)、管理、開發(fā)和利用。

公共圖書館是由當(dāng)?shù)卣鲗?dǎo)管理的文化學(xué)習(xí)場(chǎng)所，其建設(shè)不僅體現(xiàn)了當(dāng)?shù)厝罕姷闹R(shí)需求和文化素質(zhì)，同時(shí)也擔(dān)負(fù)著向公眾提供文化信息服務(wù)和文化發(fā)展氛圍的責(zé)任。時(shí)代進(jìn)步，生活水平的極大改善，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在生活中的全面應(yīng)用，使人民群眾不再僅滿足于解決溫飽問題，對(duì)精神層次的需求和索取方式也在逐步提高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理無(wú)法跟隨數(shù)字化時(shí)代技術(shù)更新及不能滿足人們信息化生活方式。公共圖書館檔案管理便是以此為落腳點(diǎn)，全面進(jìn)行數(shù)字化時(shí)代下公共圖書館檔案管理信息化的建設(shè)。

2 公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)的重要性

圖書館檔案管理信息化是為了最大限度地方便滿足讀者對(duì)圖書資源的需求，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比較，管理模式革新的重要性體現(xiàn)以下四個(gè)方面：

（1）信息時(shí)代下，紙質(zhì)檔案管理存在較大弊端.查閱不便，易于丟失，不夠靈活，不夠及時(shí)……閱讀人數(shù)越來(lái)越多文化事業(yè)發(fā)展是必然趨勢(shì)。龐大的閱讀基數(shù)逼著計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中靈活運(yùn)用，相比之前，檢索更加高效，準(zhǔn)確程度極大提高，且方便處理與流通。

（2）檔案存儲(chǔ)需要占據(jù)大面積空間，對(duì)一些單位來(lái)說并沒有合適場(chǎng)所來(lái)放置，而且還需要大量人力、物力、財(cái)力來(lái)進(jìn)行檔案保管和維護(hù)。但是檔案信息化建設(shè)僅需很小的空間和幾臺(tái)電腦，不但節(jié)約人力、物力、財(cái)力，節(jié)約經(jīng)濟(jì)，并且創(chuàng)造出前所未有的社會(huì)效益。

（3）檔案管理信息系統(tǒng)很好的解決了信息難共享的問題，不僅廣大讀者能享受信息共享的便利，檔案信息系統(tǒng)還能人性化的提供科學(xué)普及和文化研究等智能服務(wù)，使用者能很容易得到廣泛信息量。

（4）圖書館檔案信息化也是一場(chǎng)文化方面的跨越性改革，互聯(lián)網(wǎng)普及社會(huì)生活的各方各面，檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)與發(fā)展是時(shí)代的選擇。越來(lái)越多的圖書館將傳統(tǒng)服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相結(jié)合，提高圖書館現(xiàn)代科技水平，強(qiáng)化服務(wù)功能。最大程度的避免檔案信息錯(cuò)誤。

3 公共圖書館檔案管理信息化的基本原則

公共圖書館檔案管理信息化主要是利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案結(jié)合新媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、壓縮、拍攝等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。檔案調(diào)取、查閱更加方便，保存更加安全、完整，檔案信息利用率也有較大提高。為保證檔案管理信息化妥善進(jìn)行，糅合現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)中應(yīng)遵循以下及個(gè)原則：

（1）先后原則：在檔案管理信息化過程中不能對(duì)所有檔案“平等對(duì)待”，應(yīng)先將所有檔案區(qū)別分類，對(duì)具有館藏特色、用戶急需和需求量大的優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，對(duì)年代久遠(yuǎn)和現(xiàn)在技術(shù)手段無(wú)法進(jìn)行數(shù)字化以及不宜與數(shù)字化的檔案可以暫緩擱置，妥善處理。

（2）安全原則：數(shù)字化時(shí)代的便利的同時(shí)信息安全問題成為亟待解決的棘手問題。對(duì)所有數(shù)字化的檔案特別是已經(jīng)展示在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的檔案資料要管理人員要注重保護(hù)。比如可以使用數(shù)據(jù)加密、設(shè)置資料使用期等方式進(jìn)行安全防護(hù)。

（3）服務(wù)原則：檔案管理信息化主要目的就是方便為讀者和使用者服務(wù)，因此，在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)要以讀者為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)讀者的不同需求進(jìn)行服務(wù)。

4 公共圖書館進(jìn)行檔案信息建設(shè)的主要內(nèi)容

（1）對(duì)數(shù)字化設(shè)備全面了解。在落實(shí)檔案資料信息化之前，應(yīng)充分了解數(shù)字化儀器設(shè)備的市場(chǎng)情況，然后對(duì)操作人員進(jìn)行操控技術(shù)能力培訓(xùn)，最后采購(gòu)設(shè)備并實(shí)現(xiàn)利用儀器設(shè)備完成對(duì)檔案資料的數(shù)字化、信息化過程，并且數(shù)字化設(shè)備在不斷技術(shù)更新。（如利用M2拍攝機(jī)可以將檔案、文獻(xiàn)資料等轉(zhuǎn)化為縮微膠卷，再利用膠片掃描儀轉(zhuǎn)化為數(shù)字文檔，利用KONICA MINOLTA PS7000C可直接將資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字文檔。）

（2）檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)是公共圖書館檔案信息化工作的基礎(chǔ)。將所有檔案資料數(shù)字化、信息化并且進(jìn)行匯總是建設(shè)檔案信息源的核心。之后編目分類存放，為讀者索引和查詢提供服務(wù)。檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)在整個(gè)公共圖書館檔案信息化過程中的地位舉足輕重，直接影響著信息化工作的成敗。

（3）檔案資料建設(shè)模式應(yīng)當(dāng)兼容各個(gè)信息資源模塊，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)化管理。有效利用大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)云技術(shù)，立足當(dāng)下，結(jié)合現(xiàn)有資源和當(dāng)前信息化建設(shè)進(jìn)程，繼續(xù)前進(jìn)。

5 公共圖書館開展檔案信息建設(shè)的幾點(diǎn)策略

公共圖書館圖書流動(dòng)性較強(qiáng)，數(shù)目紛雜，公共圖書館檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)需要長(zhǎng)期投入來(lái)完成。建設(shè)成果的質(zhì)量對(duì)檔案的利用率和管理水平以及檔案信息轉(zhuǎn)換成果都有著重要影響。關(guān)于公共圖書館檔案信息化建設(shè)提出以下幾點(diǎn)建議：

（1）即使公共圖書館檔案管理中逐漸全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化， 現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息工程成為現(xiàn)在圖書館中檢索和查詢服務(wù)中重要的主要利用方式。但是，紙質(zhì)檔案仍是我國(guó)圖書館檔案的主要信息源，我國(guó)IT與互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展水平及社會(huì)國(guó)情表明紙質(zhì)檔案與數(shù)字文檔相比仍有不可動(dòng)搖的法律性和權(quán)威性。因此，紙質(zhì)檔案在公共圖書館中必不可少，仍然需要注重保護(hù)。

（2）電子信息化資料對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理有著完全不一樣的管理模式，傳統(tǒng)管理理念 也收到前所未有的沖擊和挑戰(zhàn)，需要時(shí)間來(lái)接受和改變。另外數(shù)字文檔僅是通過對(duì)紙質(zhì)文檔的復(fù)制，掃描和縮微，以一種計(jì)算機(jī)代碼的形式記錄于特定的載體上，他的內(nèi)容只能由特有的計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)顯示和利用。但是公共圖書館現(xiàn)在階段檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)支持不夠有力，數(shù)字化設(shè)備利用不夠普及，因此距檔案管理完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化還有遙遙路途。所以，數(shù)字文檔僅是對(duì)現(xiàn)在公共圖書館檔案資料的一種有力補(bǔ)充。

（3）雖然現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)的貫徹不夠徹底，但完全實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化是數(shù)字化時(shí)代的必然趨勢(shì)。所以在對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)的建設(shè)中不僅要加快進(jìn)程，落實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)用性、系統(tǒng)性和安全性，更要開展和注重其特色性、專業(yè)性和共享性。每個(gè)公共圖書館都應(yīng)該突出其自身的館藏資源特色，這在很大程度上顯示了一個(gè)地區(qū)的地方特色，文化氛圍。提高圖書館數(shù)字資源的專業(yè)性可以更加精準(zhǔn)的為各層次和各類別人群服務(wù)。加強(qiáng)公共圖書館的數(shù)字文檔的共享性可以實(shí)現(xiàn)圖書館與圖書館之間共享資源，更好的為讀者和社會(huì)服務(wù)。

6 結(jié)論

公共圖書館建設(shè)優(yōu)劣影響著一個(gè)地區(qū)甚至是國(guó)家的文化事業(yè)發(fā)展。數(shù)字化時(shí)代下，公共圖書館檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化的建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，但是為推動(dòng)全民閱讀這一良好文化氛圍，推進(jìn)文化事業(yè)的良好進(jìn)步和發(fā)展，不僅要著重檔案信息化的建設(shè)，圖書館之間還要堅(jiān)持取長(zhǎng)補(bǔ)短，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，撐起中國(guó)夢(mèng)之偉大復(fù)興的文化夢(mèng)繁榮發(fā)展的天空。

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