樊小珍

摘 要：檔案管理工作承載著管理信息的重要責(zé)任，是任何社會(huì)基本單元的基礎(chǔ)性組成部門之一，也是進(jìn)行內(nèi)部管理的重要參考資料，如果不能規(guī)范化的進(jìn)行檔案管理工作，就很有可能導(dǎo)致一系列問題的出現(xiàn)。與此同時(shí)，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)所面臨的檔案管理形式也出現(xiàn)了更多的變化，這就給新形勢(shì)下的檔案管理工作提出了更高的要求。在這樣的背景下，進(jìn)行檔案管理工作的規(guī)范化處理已經(jīng)發(fā)展成為了團(tuán)體所要考慮的重要工作之一。但是，截至目前為止，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，往往還存在著一定的制約因素，這些因素嚴(yán)重的制約了檔案管理工作作用的發(fā)揮。針對(duì)這樣的情況，本文將對(duì)檔案管理工作過程中存在的規(guī)范化問題進(jìn)行分析研究，并根據(jù)新形勢(shì)對(duì)于檔案管理工作的新要求，找尋出新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化措施方案新要求。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理工作；規(guī)范化

檔案管理也稱檔案工作，它是指將分散、零亂以及失去實(shí)際使用價(jià)值的文件進(jìn)行集中、系統(tǒng)地保管，從而為今后的需要提供憑證和參考依據(jù)、價(jià)值的總稱。檔案管理在企業(yè)或者國家機(jī)關(guān)中看似沒有多大的作用和貢獻(xiàn)，但是在實(shí)際發(fā)展中，它卻是企業(yè)或者國家機(jī)關(guān)中重要的工作組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)或國家機(jī)關(guān)是否能夠健康發(fā)展。另外，檔案管理也是一項(xiàng)維護(hù)和保護(hù)歷史發(fā)展的關(guān)鍵性工作。檔案管理工作的規(guī)范化，既是檔案順利管理的保障，也是一個(gè)企業(yè)和單位管理水平的體現(xiàn)；它既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，又在單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r、單位人員的綜合素質(zhì)、以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及未來的發(fā)展規(guī)劃等方面為單位決策者提供了重要的、詳細(xì)的、真實(shí)的資料和依據(jù)，從而幫助決策者做出科學(xué)合理的、適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。

1 對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的概述

目前，檔案管理工作存在較多的問題，例如，對(duì)檔案管理的重視程度不高，對(duì)工作缺乏責(zé)任意識(shí)，檔案管理的理念與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)，認(rèn)識(shí)上存在模糊概念，對(duì)檔案管理的價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位，工作中，沒有將檔案管理理論與實(shí)際進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，因此，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的有效落實(shí)，需要以時(shí)代發(fā)展為前提，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，明確檔案管理的功能，與時(shí)代接軌，運(yùn)用科學(xué)合理的手段和方式，制定合適的工作計(jì)劃。同時(shí)，注重與實(shí)際相結(jié)合，對(duì)管理理念進(jìn)行深化和更新，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，調(diào)動(dòng)工作積極性和熱情，推動(dòng)檔案管理中國的規(guī)范化和科學(xué)化，保證各項(xiàng)工作更加滿足法律法規(guī)的要求。面對(duì)新的形式，鑒于機(jī)遇與挑戰(zhàn)的并存，檔案管理要重視與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，緊跟時(shí)代步伐，完善檔案管理中國，推動(dòng)規(guī)范化進(jìn)程。根本的思想就是強(qiáng)化重視，深化認(rèn)識(shí)，提高素質(zhì)，加快規(guī)范性速度，結(jié)合信息化管理手段，清楚發(fā)展障礙，循序漸進(jìn)地推動(dòng)方案管理工作的發(fā)展。

2 新形勢(shì)下如何加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化

2.1 對(duì)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行不斷健全和完善

為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范，要保證這項(xiàng)工作的穩(wěn)定性，這也是推進(jìn)檔案管理工作法制化的必然要求，為管理工作的科學(xué)化、合理化和規(guī)范化提供保障。當(dāng)前，雖然在檔案管理方面存在一定的法律法規(guī)，在一定程度上維護(hù)了檔案管理工作的基礎(chǔ)不被破壞，能夠?yàn)闄n案管理中基本的信息收集和整理提供了支持，但是，隨著社會(huì)的發(fā)展以及檔案管理工作的復(fù)雜，檔案管理的設(shè)施在不斷優(yōu)化和升級(jí)，需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，與時(shí)代保持同步。這就要求管理人員要具有憂患思想，對(duì)工作具有緊張感，對(duì)相關(guān)理論知識(shí)進(jìn)行不斷更新和豐富，重視職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，強(qiáng)化法制建設(shè)，協(xié)助人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，推動(dòng)檔案管理的法制化。同時(shí)，要不斷進(jìn)行制度的完善，結(jié)合工作實(shí)際，形成行之有效的舉措，更好地發(fā)揮檔案管理工作的功能和價(jià)值。

2.2 給予檔案管理工作足夠的重視與投入

為了促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范性的提升，進(jìn)而保證檔案能夠給予更加全面的信息數(shù)據(jù)治療。在進(jìn)行檔案管理規(guī)范性處理的過程中，要充分的加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理工作涉及范圍和區(qū)域，讓檔案可以詳實(shí)的反映出人民群眾的真實(shí)情況資料，重點(diǎn)突出信息的重要核心區(qū)域。這就需要在進(jìn)行檔案管理的過程中，根據(jù)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)資料的整合研究，盡可能的進(jìn)行對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行完善研究，提升檔案管理工作可以發(fā)揮的作用。例如，在進(jìn)行檔案管理的過程中，可以從多個(gè)角度進(jìn)行對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化處理，保證人民群眾的實(shí)際情況得到充分的反應(yīng)，促進(jìn)檔案管理工作作用的發(fā)揮。

2.3 運(yùn)用科學(xué)、合理的管理模式，促進(jìn)檔案管理職能的發(fā)揮

對(duì)于檔案管理工作，其根本目的是推動(dòng)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，使得檔案主體能夠準(zhǔn)確把握行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和規(guī)律。對(duì)于檔案管理工作，其根本對(duì)象就是檔案，其具有被利用的價(jià)值，這也反映了檔案管理工作的根本意義。因此，對(duì)于檔案管理者，要重視對(duì)檔案的有效開發(fā)和利用，這也在一定程度上有利于管理中工作職能的發(fā)揮。為此，作為檔案管理工作者，要掌握科學(xué)的管理模式，對(duì)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行不斷學(xué)習(xí)，在檔案的收集、整理和保存過程中，運(yùn)用科學(xué)的方法和手段，同時(shí)，在日常工作中，要保證工作的條理性，抓住重點(diǎn)。例如，對(duì)于檔案管理中的檢索等各種，雖然屬于檔案管理的前期項(xiàng)目，但是，如果能夠保證工作的順暢性，能夠?yàn)楹罄m(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。對(duì)于一些價(jià)值高的檔案，要重視備份，防止原件的丟失和外借，保證檔案的安全性。檔案管理人員要結(jié)合實(shí)際，及時(shí)改進(jìn)不完善的地方，及時(shí)更正錯(cuò)誤。

2.4 充分利用先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)

針對(duì)目前檔案管理工作存在的規(guī)范性不足問題，要從檔案管理方式入手，充分的總結(jié)傳統(tǒng)的檔案管理工作存在的不足。并在進(jìn)行檔案管理的過程中，結(jié)合快速發(fā)展的現(xiàn)代管理技術(shù)，提升檔案管理效率。例如，通過對(duì)現(xiàn)代信息管理技術(shù)的使用，進(jìn)行對(duì)檔案信息的數(shù)字化處理，將檔案資料轉(zhuǎn)化成為電子數(shù)據(jù)，不僅僅可以提升數(shù)據(jù)資料的安全程度，對(duì)于檔案資料的調(diào)取也提供了很多的方便。

檔案管理工作的規(guī)范化，既為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供了有力的保障，又符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，同時(shí)又體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)和單位的管理水平，為單位決策者提供了重要的、詳細(xì)的、真實(shí)的資料和依據(jù)，從而幫助決策者做出科學(xué)合理的、適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。因此，各單位應(yīng)重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變落后觀念，完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度，加強(qiáng)提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

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