楊寶芳

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，文書(shū)檔案的整理和保管也受到了人們的關(guān)注。時(shí)代的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案整理方法和保管方法難以滿足現(xiàn)代化文書(shū)檔案整理和保管的需求，這就要求相關(guān)負(fù)責(zé)人必須對(duì)文書(shū)檔案管理方法和保管方法進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)于此，文章主要從新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作面臨的機(jī)遇出發(fā)，對(duì)文書(shū)檔案的整理方法與文書(shū)檔案的保管方法進(jìn)行分析，以供參考完善。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；整理；保管方法；創(chuàng)新策略

在新時(shí)期下，文書(shū)檔案管理作為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要項(xiàng)目，通過(guò)有效保管文書(shū)檔案，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策者提供參考依據(jù)。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的力度，做到與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)文書(shū)檔案的保管方法進(jìn)行創(chuàng)新，從而讓企業(yè)檔案管理水平得到進(jìn)一步的提升。

1 文書(shū)檔案進(jìn)行整理與保管的意義

文書(shū)檔案是指伴隨企業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體等團(tuán)體性組織在社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)的過(guò)程中，因工作特定需要而形成的具有一定形式和要求的紙質(zhì)材料。長(zhǎng)久以來(lái)，文書(shū)檔案管理作為檔案管理工作的重要分支，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理和保管，對(duì)規(guī)范檔案管理工作具有重要意義。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理和保管時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到整理并不等于保管，二者之間相輔相成但又相互獨(dú)立。積極對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理和保管創(chuàng)新，對(duì)深入推進(jìn)文書(shū)檔案規(guī)范化管理而言意義重大。

1.1 整理和保管文書(shū)檔案是單位不可缺少的輔助性工作

在各級(jí)各類團(tuán)體單位開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和其它相關(guān)工作的過(guò)程中，產(chǎn)生紙質(zhì)文字資料是必然的結(jié)果，因此對(duì)這些資料進(jìn)行整理和保管對(duì)單位檔案管理工作而言重要意義就不言而喻了。文書(shū)檔案是決定單位團(tuán)體能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵因素，對(duì)推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、確保單位與外界交流暢通的基礎(chǔ)輔助工作，其具有較強(qiáng)的輔助保障職能[1]。反之，對(duì)文書(shū)檔案整理和保管不落實(shí)則有可能導(dǎo)致單位在決策、生產(chǎn)等工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)紕漏，甚至為企業(yè)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。因此，加強(qiáng)整理和保管各類文書(shū)檔案，是推進(jìn)單位工作扎實(shí)開(kāi)展的關(guān)鍵性輔助因素。

1.2 整理和保管文書(shū)檔案是單位日常工作的組成部分

文書(shū)檔案管理工作是機(jī)關(guān)能否實(shí)現(xiàn)科學(xué)化決策管理的重要日常工作組成內(nèi)容，也是單位科學(xué)決策的主要手段。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，文書(shū)檔案管理工作不在僅僅局限于后勤工作，一躍成為單位各部門之間的串聯(lián)管理的保障工具，連系著企業(yè)的管理智慧和創(chuàng)造智慧，直接決定著單位日常工作的開(kāi)展效率。

1.3 整理和保管文書(shū)檔案是我國(guó)檔案管理體系中的重要組成

文書(shū)檔案作為我國(guó)傳統(tǒng)檔案的主要載體形式，是我國(guó)檔案管理體系中的重要組成部分，更是我國(guó)數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展基礎(chǔ)。文書(shū)檔案作為長(zhǎng)久以來(lái)人們?cè)诟鱾€(gè)領(lǐng)域積累并創(chuàng)造出來(lái)的智慧記錄，不僅僅是一堆文字的堆砌，更是文化發(fā)展過(guò)程中一筆寶貴的財(cái)富。經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，文書(shū)檔案整理和保管對(duì)傳承經(jīng)典智慧文化、夯實(shí)我國(guó)檔案管理工作體系意義重大。

2 新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作面臨的機(jī)遇

1）現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，讓各項(xiàng)整理工作的開(kāi)展越來(lái)越規(guī)范，極大提高了整理工作的質(zhì)量。因此，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理和保管的過(guò)程中，應(yīng)充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，采用合適整理方法與保管方法對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類處理[2]。2）傳統(tǒng)的文書(shū)檔案都是紙質(zhì)的，導(dǎo)致在整理文書(shū)檔案的過(guò)程中浪費(fèi)了許多人力與財(cái)力，加上整理工作量太多，工作人員出現(xiàn)懈怠心理，使得工作效率不理想。針對(duì)這一問(wèn)題，整理人員可充分結(jié)合計(jì)算機(jī)，讓文書(shū)檔案變得更加數(shù)字化與電子化，從而方便工作人員日后管理。

3 文書(shū)檔案的整理方法分析

3.1 分類方法

相關(guān)部門在整理文書(shū)檔案的過(guò)程中，較為常見(jiàn)的分類方式主要包括以下幾方面：1）年度分類法。即是工作人員在整理文書(shū)檔案時(shí)，必須按照文件形成與處理的年度，根據(jù)文件檔案的時(shí)間對(duì)全部文書(shū)進(jìn)行區(qū)分。但在實(shí)際整理過(guò)程中，相關(guān)工作人員還應(yīng)按照文書(shū)檔案具體日期對(duì)全部文書(shū)檔案進(jìn)行整理歸納，然后標(biāo)注文書(shū)檔案形成的實(shí)踐，以此提升文書(shū)檔案分類的質(zhì)量與效率。2）組織機(jī)構(gòu)分類法。即按照文書(shū)檔案處理階段的形成和文件的成本檔案對(duì)全部文書(shū)檔案進(jìn)行分類，然后按照不同機(jī)構(gòu)，以承辦單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為依據(jù)來(lái)設(shè)置相應(yīng)的類目。3）問(wèn)題分類法。即按照文件檔案內(nèi)容所反映的實(shí)際問(wèn)題、事由對(duì)全部文書(shū)檔案進(jìn)行劃分。

3.2 文書(shū)檔案裝訂

文書(shū)檔案在整理和保管的過(guò)程中，文書(shū)檔案裝訂具有重要作用，這也是文書(shū)檔案的保管和整理不可缺少的一部分。但是，由于文書(shū)檔案的內(nèi)容不同，他們裝訂的方法也不同。有的文書(shū)檔案需要獨(dú)立裝訂，有的文書(shū)檔案要混合裝訂。因此，在裝訂文書(shū)檔案的過(guò)程中，工作人員必須按照文書(shū)檔案的實(shí)情進(jìn)行。此外，為了方便日后有關(guān)工作人員的查閱，在完成裝訂工作后，還應(yīng)把相關(guān)的文書(shū)檔案放在同一個(gè)類目中進(jìn)行保管。

3.3 檔案的檔號(hào)章和頁(yè)碼編寫(xiě)

工作人員在整理文書(shū)檔案的過(guò)程中，對(duì)文書(shū)檔案的頁(yè)碼、編號(hào)進(jìn)行有序編寫(xiě)有利于提升工作人員整理文書(shū)檔案的工作效率。具體編寫(xiě)操作步驟如下：在全部文件檔案的右上角添加印檔號(hào)章，然后將文書(shū)檔案的檔案號(hào)碼、館編件號(hào)、所屬年份、保管時(shí)限、機(jī)構(gòu)代號(hào)和問(wèn)題代號(hào)等填寫(xiě)內(nèi)容填寫(xiě)在檔號(hào)章中[3]。最后以文書(shū)保管時(shí)限和分類為依據(jù)，按照文書(shū)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，從文書(shū)檔案的低級(jí)順序向高級(jí)順序出發(fā)進(jìn)行編寫(xiě)。例如對(duì)于室編件號(hào)的填寫(xiě)，整理人員可在文件右上角蓋上檔號(hào)專用章，然后按照從“001” 到“010”的編制方式對(duì)文件檔案進(jìn)行編號(hào)，為其余文件檔案案號(hào)的編寫(xiě)提供方便，以便于日后管理人員的管理。

4 文書(shū)檔案的保管方法分析

4.1 編制歸檔

保管人員在編制文書(shū)檔案歸檔的過(guò)程中，必須按照歸檔文書(shū)的文種、責(zé)任者詞表與內(nèi)容進(jìn)行，然后按照相應(yīng)的歸檔依據(jù)來(lái)劃分文書(shū)的詞條，并通過(guò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用自學(xué)方式將剩下的文件進(jìn)行給分。同時(shí)，還應(yīng)明確列出文書(shū)歸檔的主題詞，將文書(shū)檔案劃分成重要檔與普通檔等兩種檔案，并明確標(biāo)出相應(yīng)的分?jǐn)?shù)，再進(jìn)行整理歸檔。

4.2 詳細(xì)劃分檔案歸檔的模板

保管人員在劃分檔案歸檔的模板時(shí)，必須按照已有的文件檔案格式進(jìn)行劃分，將文書(shū)檔案的模板設(shè)置成文書(shū)內(nèi)容、責(zé)任人、文書(shū)年代和文書(shū)種類。等到文書(shū)檔案的模板完成分類后，方可進(jìn)入到下一道工序。

4.3 建立計(jì)算機(jī)歸檔程序

計(jì)算機(jī)歸檔程序的建立作為保管文書(shū)檔案的關(guān)鍵，主要目的是分析比較文書(shū)檔案中的題名與提名表，然后找出和題名表相同的責(zé)任人、文件內(nèi)容與文件種類，并給予相應(yīng)的分?jǐn)?shù)，以便日后的使用。

4.4 做好電子文件的備份

電子文件備份作為保管文書(shū)檔案中關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，只有將全部文書(shū)檔案轉(zhuǎn)變成電子文書(shū)檔案，才能詳細(xì)劃分文書(shū)檔案的保管期限和分類標(biāo)準(zhǔn)，從而達(dá)到初步保管的目的。例如在電子文件備份的過(guò)程中，管理人員應(yīng)創(chuàng)建一個(gè)移交批次號(hào)，在《電子文件與數(shù)字檔案?jìng)浞萸闆r表》中填寫(xiě)好需要備份的文件檔案，同時(shí)創(chuàng)建一個(gè)單獨(dú)的備份載體包，將相應(yīng)的數(shù)據(jù)輸入到相應(yīng)的欄目中，然后將全部文件檔案內(nèi)容按照備份載體包的訊號(hào)刻錄到光盤中，并對(duì)全部光盤進(jìn)行編號(hào)，最后按照自身實(shí)際情況在文件檔案?jìng)浞莘?wù)器中進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，由備份單位掌管加密密鑰與口令，備份中心則負(fù)責(zé)保管備份數(shù)據(jù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案的整理和保管對(duì)各行各業(yè)具有重要作用，也是各行各業(yè)工作有序進(jìn)行的決策依據(jù)。因此，在新時(shí)期背景下，整理工作人員必須按照文書(shū)檔案分類方法對(duì)檔案的檔號(hào)章和頁(yè)碼進(jìn)行編寫(xiě)，然后裝訂成冊(cè)。而保管人員應(yīng)編制歸檔期限，詳細(xì)劃分檔案歸檔的模板，建立計(jì)算機(jī)歸檔程序，提高文書(shū)檔案的整理與管理水平。

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