摘 要：醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案具有非常大的研究價(jià)值，但目前在基層醫(yī)療單位，很多重要的檔案信息都還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)影音等媒介存儲(chǔ)，不僅不便于存儲(chǔ)，后續(xù)查詢也存在問題，因此迫切需要普及基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的信息化建設(shè)。本文主要研究信息化建設(shè)在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理中的應(yīng)用，探討其建設(shè)價(jià)值和現(xiàn)存問題，提出改進(jìn)檔案管理質(zhì)量的對策和建議，希望對于基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)療衛(wèi)生單位；檔案管理；信息化建設(shè)

除了三甲及以上醫(yī)院以外，中國的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)還有基層社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院，我們統(tǒng)稱之為基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)。這些機(jī)構(gòu)雖然規(guī)模小，醫(yī)療水平方面不像大醫(yī)院一樣好，但是在我國公共醫(yī)療服務(wù)保障體系中具有不可替代的作用。這些基層的醫(yī)療機(jī)構(gòu)也會(huì)存在大量的檔案信息需要進(jìn)行管理，而且內(nèi)容也相當(dāng)?shù)脑敿?xì)，有非常大的科研價(jià)值。對于此類大量的檔案資料進(jìn)行信息化管理和有效的介質(zhì)轉(zhuǎn)化迫在眉睫，有利于促進(jìn)基層醫(yī)療衛(wèi)生單位提高效率，全面發(fā)展。

1 信息化建設(shè)在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

1.1 優(yōu)化基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的診斷和治療程序，保障服務(wù)質(zhì)量

就以筆者所在的縣皮膚病防治站所接診的患者來說，大多是皮膚病、性病等比較急迫且可能有傳染性的特殊患者， 建立信息化的電子檔案，不僅能夠縮短醫(yī)生的診療時(shí)間，為患者本人搶得了時(shí)間上的先機(jī)，它還允許多個(gè)部門根據(jù)權(quán)限和實(shí)際需求同時(shí)查詢所需信息。提高了信息的共通性和利用度，將衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的職能發(fā)揮到最大，提升了患者的就醫(yī)質(zhì)量和滿意度。另外，信息化的電子檔案共享簡化了有關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，也為衛(wèi)生機(jī)構(gòu)和患者之間提供了安全保障。

1.2 提高檔案管理的工作效率和檔案信息的準(zhǔn)確性

基層醫(yī)療衛(wèi)生單位傳統(tǒng)的檔案管理主要是采用紙質(zhì)書寫，人工裝訂進(jìn)行收集和整理，耗費(fèi)時(shí)間長且出錯(cuò)率高。信息化建設(shè)可以完全改變傳統(tǒng)的檔案管理的模式和流程，改變收集方式和渠道，解放原本就緊缺的基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的工作人員，也減少了人工書寫等諸如此類繁瑣的工作，使工作人員更好的投入到其他重要的工作中。另外，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有良好的機(jī)密性，高共享性，易于查詢和存儲(chǔ)的特點(diǎn)，不占用太多空間，大大提高了檔案信息的使用價(jià)值。

1.3 提高基層醫(yī)療衛(wèi)生單位管理水平，推進(jìn)其現(xiàn)代化發(fā)展

基層醫(yī)療衛(wèi)生單位數(shù)量巨大，發(fā)展較晚，發(fā)展緩慢，整體管理水平較低。檔案管理信息化建設(shè)的普及對提高管理水平，創(chuàng)新醫(yī)療服務(wù)模式，趕超現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展速度具有深遠(yuǎn)意義。檔案信息化的普及依賴于基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的整體信息化和數(shù)字化建設(shè)，為現(xiàn)代醫(yī)療與互聯(lián)網(wǎng)的有效結(jié)合奠定了基礎(chǔ)?；鶎俞t(yī)療衛(wèi)生單位通過檔案的信息化建設(shè)，可以為單位資源的合理配置，專業(yè)化人才的培養(yǎng)，現(xiàn)代化的發(fā)展模式提供有效的支撐。檔案電子化建設(shè)已成為基層醫(yī)療衛(wèi)生單位適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展的必由之路。

2 基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理存在的問題

2.1 對信息化檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏專業(yè)的管理人才

在傳統(tǒng)管理理念的影響下，中國的基層醫(yī)療衛(wèi)生單位更加重視醫(yī)療診治。但是，對檔案管理的重要性還不夠了解，更不用說信息化的檔案管理了，專業(yè)人才十分稀缺。部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)認(rèn)為醫(yī)院和所有的醫(yī)護(hù)人員應(yīng)該是以病人為主要工作對象，做好自己的本職工作即可，這也造成了基層醫(yī)療單位檔案管理的發(fā)展緩慢。此外，目前大多數(shù)基層醫(yī)療單位在檔案管理方面存在很大問題，信息化建設(shè)配套設(shè)施不健全，專業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員缺乏。這種現(xiàn)狀不能滿足當(dāng)前我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)快速發(fā)展的新要求。檔案管理機(jī)制不完善，檔案信息利用率低。

2.2 檔案管理的現(xiàn)象比較混亂

隨著中國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的作用日益凸顯。其職能已經(jīng)從提供單一的基本醫(yī)療服務(wù)轉(zhuǎn)變的更加多樣化。工作涉及門診治療，住院治療，新型農(nóng)村合作醫(yī)療和公共服務(wù)?；鶎俞t(yī)療衛(wèi)生單位已成為基層生命和健康的守護(hù)者。然而，在醫(yī)院文件的管理中，存在著只關(guān)注醫(yī)療檔案而忽略其他類型檔案的現(xiàn)象。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在收集整理醫(yī)療檔案的工作中，雖然進(jìn)行了定期檢查和專業(yè)培訓(xùn)，但由于沒有系統(tǒng)的信息化電子檔案，患者檔案的管理存在遺漏的情況，新型農(nóng)村合作醫(yī)療系統(tǒng)檔案、文獻(xiàn)檔案、人事檔案等資料都不完善，還存在檔案整理不規(guī)范不科學(xué)的情況。

2.3 重視醫(yī)療系統(tǒng)而忽視其他系統(tǒng)

基層醫(yī)療衛(wèi)生單位按照上級(jí)衛(wèi)生行政部門的要求，建立了比較完善的醫(yī)療衛(wèi)生制度，但是也僅限于和醫(yī)院的醫(yī)生有關(guān)的工作制度、護(hù)士的工作職責(zé)及制度、藥房的工作細(xì)則等這些比較重要的并且與病人直接相關(guān)的一些崗位工作。 然而，在檔案管理工作中，大多數(shù)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)缺乏相關(guān)的檔案管理規(guī)則和規(guī)定，所以說對于檔案管理人員的重視程度就更不用提。這一現(xiàn)象也充分說明目前的基層醫(yī)療衛(wèi)生單位并沒有將檔案管理與醫(yī)療制度放在同等的重要位置，而且也并未將檔案管理與醫(yī)療機(jī)構(gòu)緊密聯(lián)系，同時(shí)也因?yàn)槿狈π畔⒒ㄔO(shè)，檔案管理的責(zé)任與職責(zé)并不明確，檔案以及數(shù)據(jù)的收集不完善，一些具有重大的科研價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的數(shù)據(jù)丟失，所以基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理方面的水平卻一直得不到提升。另外，檔案管理中缺乏監(jiān)控措施，制度缺失也對檔案管理產(chǎn)生了不利影響。

2.4 缺乏檔案信息化的統(tǒng)計(jì)，忽視檔案開發(fā)

關(guān)注檔案管理，忽視檔案的開發(fā)和利用，是我國基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理中的又一個(gè)突出問題。為了應(yīng)付上級(jí)機(jī)關(guān)的檢查，檔案工作者只是將大量的檔案資料進(jìn)行歸檔和整理，對于檔案資源的二次開發(fā)和利用卻一直沒有重視，因此，許多具有重要社會(huì)和科學(xué)研究價(jià)值的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資料失去了價(jià)值，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時(shí)，即使有些檔案可以使用，也被限制在自己的單位。由于缺乏信息化的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)匯編、數(shù)據(jù)研究分析，不能系統(tǒng)和對這些數(shù)據(jù)加以開發(fā)和利用，便不能更好地為醫(yī)學(xué)、教學(xué)和科學(xué)研究服務(wù)。

3 基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案信息化建設(shè)建議及對策

檔案的收集，整理，歸納和保存是檔案管理最主要的環(huán)節(jié)，為檔案的后續(xù)查詢、管理和利用做好準(zhǔn)備。這要求我們根據(jù)各自的特點(diǎn)進(jìn)行信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)的優(yōu)勢和作用。

3.1 重視信息化檔案管理，健全相關(guān)制度

從上到下的在基層醫(yī)療衛(wèi)生單位建立信息化的電子檔案，關(guān)系著該單位的未來發(fā)展方向。單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)政府部門必須從人力，物力，財(cái)力等方面給予必要的支持，推進(jìn)建設(shè)工作得順利展開。同時(shí)要完善信息化檔案的管理制度，將信息化檔案管理的流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，編制檔案管理的信息系統(tǒng)，納入到單位綜合運(yùn)行的信息系統(tǒng)中來。開展基層醫(yī)療工作的同時(shí)，我們必須積極做好檔案管理部門的建設(shè)，不論是從人員配置、制度完善以及職務(wù)考核等方面，需要確保文件管理員有明確的工作方向并有效地開展工作。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)技能

要不斷提高基層檔案管理水平，向標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。因?yàn)闄n案管理工作與其它信息工作不同，必須有明確的操作規(guī)范和完整的工作流程作指引，檔案管理人員進(jìn)行存檔和歸檔等日常工作必須嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行處理。在檔案管理隊(duì)伍的管理人員不能配備齊全的情況下，我們就應(yīng)該從當(dāng)前人員的專業(yè)技能以及工作效率方面著手，來提高檔案管理的有效率。這就需要積極引進(jìn)具有檔案管理背景的相關(guān)人才，或具有工作經(jīng)驗(yàn)的人才，結(jié)合所在的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，通過一些短期的訓(xùn)練，來逐步的完善這項(xiàng)工作。在后續(xù)工作中有必要以團(tuán)隊(duì)精神提高基層檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和效率。為基層醫(yī)療衛(wèi)生單位提供更準(zhǔn)確的信息服務(wù)，確保單位管理的實(shí)際效果。

3.3 完善局域網(wǎng)絡(luò)，配備軟硬件

建立信息化電子檔案的核心是為了提高基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的綜合實(shí)力，促進(jìn)其跟上現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展的腳步，全面發(fā)展。所以應(yīng)當(dāng)在局域范圍內(nèi)建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提升信息化檔案管理的質(zhì)量，在局域范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的互換和共享。 首先應(yīng)該在單位內(nèi)配置配套的信息化閱覽查詢室，對各主要科室應(yīng)當(dāng)開設(shè)查詢權(quán)限，按照權(quán)限等級(jí)分層次查詢。同時(shí)，針對于醫(yī)師、護(hù)理師、藥劑師、化驗(yàn)師等不同的工作需求，開發(fā)適合其工作特點(diǎn)的實(shí)用應(yīng)用軟件。另外需要加強(qiáng)信息保密工作，設(shè)置防火墻，網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)用軟件等保護(hù)檔案信息，防止檔案數(shù)據(jù)等信息的泄露，造成患者和醫(yī)療單位的損失。最后，需要定期對信息化存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行檢查，查看是否有缺失數(shù)據(jù)，檢查合格后及時(shí)備份，分開存儲(chǔ)，以應(yīng)對后續(xù)可能發(fā)生的突發(fā)事件。

3.4 向上級(jí)單位學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高檔案管理水平

檔案管理的正常發(fā)展需要朝著信息化建設(shè)的方向發(fā)展。目前，一些三級(jí)及以上的醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的信息化建設(shè)相對是比較完善的，但是相比而言，基層醫(yī)療單位的信息化建設(shè)明顯有很大差距。這時(shí)我們需要跟上級(jí)單位做好對接，學(xué)習(xí)相關(guān)操作規(guī)范，并使用基本的軟件及工具，提高電子信息管理的水平和能力，然后在現(xiàn)有條件下使用。通過基本的辦公軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的初步檢索，來提高檔案的快速查詢。并在這個(gè)基礎(chǔ)上結(jié)合本單位的情況，引進(jìn)一些檔案管理的軟件來進(jìn)行管理，建立小型的數(shù)據(jù)庫，完成檔案的電子信息化處理，確保檔案查閱和記錄更加方便。在有限的條件下，通過逐步改進(jìn)檔案處理技術(shù)和設(shè)備來不斷提高檔案管理的能力與水平。

4 總結(jié)

總之，結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況，對基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化檔案建設(shè)工作進(jìn)行研究與思考，找出問題并解決問題，探討改進(jìn)的措施。一方面，基層醫(yī)療衛(wèi)生單位要積極完善信息化檔案管理部門的建設(shè)，同時(shí)提高隊(duì)伍的專業(yè)水平，配備軟硬件，提高基層單位檔案管理的規(guī)范化水平。另一方面，我們應(yīng)該與上級(jí)單位建立聯(lián)系，通過歸檔提高信息管理水平。從工作實(shí)踐和技術(shù)方面完善基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理，提高基層醫(yī)療衛(wèi)生單位管理效率，促進(jìn)基層醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)又好又快

發(fā)展。

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作者簡介

鞠高潔（1989-），女，漢，山東省日照莒縣人，本科，助理檔案館員，研究方向：檔案信息化。