任繼敬

摘 要：目的：分析PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用效果。方法：調(diào)查PDCA循環(huán)在我院科技檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀，分析PDCA在應(yīng)用中的價(jià)值。結(jié)果：通過(guò)PDCA循環(huán)管理，可以使醫(yī)院工作人員均能夠參與至醫(yī)院的管理當(dāng)中，并且通過(guò)檔案管理者可以建設(shè)科技檔案，連接員工與上級(jí)之間溝通的平臺(tái)。結(jié)論：PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用效果明顯，有助于醫(yī)院工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：PDCA；醫(yī)院；科技管理；應(yīng)用價(jià)值

所謂醫(yī)院科技檔案主要包含醫(yī)院在進(jìn)行衛(wèi)生組織研究以及各種科技活動(dòng)期間產(chǎn)生的各種文字以及影像視頻等，這些都是科技研究活動(dòng)以及衛(wèi)生組織等的信息載體，所以對(duì)于醫(yī)院來(lái)講，需要不斷加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院科技檔案的管理，保證其中信息的安全穩(wěn)定。PDCA循環(huán)是應(yīng)用在醫(yī)院科技檔案管理中比較先進(jìn)的方式，這種形式在一定程度上對(duì)醫(yī)院科技檔案管理產(chǎn)生很大的促進(jìn)作用，同時(shí)及時(shí)完善了其中醫(yī)院科技檔案管理中存在的問(wèn)題，詳細(xì)探索PDCA循環(huán)的具體應(yīng)用。

1 資料和方法

1.1 一般資料

選擇我院2016年4月—2017年4月的醫(yī)院科技管理檔案，對(duì)研究資料進(jìn)行回顧性分析。

1.2 方法

1.2.1 計(jì)劃階段（Plan）

醫(yī)院通過(guò)充分利用科技檔案信息，并使其作用能夠在科研及醫(yī)療中得到最大限度的發(fā)揮，從而達(dá)到使醫(yī)療水平及質(zhì)量得到進(jìn)步與提高的目的。以研究項(xiàng)目為例，需要整理并歸檔的內(nèi)容主要有：項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、評(píng)審意見書、實(shí)驗(yàn)過(guò)程記錄、總結(jié)報(bào)告、成果鑒定報(bào)告及相關(guān)鑒定標(biāo)準(zhǔn)、以及項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)等。因此，在實(shí)施科研課題時(shí)，必須要明確好以上的相關(guān)資料，并將其進(jìn)行歸檔。事先規(guī)定好相關(guān)的適宜，比如立項(xiàng)申報(bào)書等是否需要保存原件或復(fù)印件即可，試驗(yàn)過(guò)程的記錄按照哪種程序?qū)嵤┯涗浀取?/p>

1.2.2 實(shí)施階段（Do）

醫(yī)院科技檔案管理的主要工作內(nèi)容就是對(duì)科研項(xiàng)目的歸檔管理，因此需要在重視科研項(xiàng)目的基礎(chǔ)之上，突出歸類方案并對(duì)需要?dú)w檔保存的檔案都采用集中統(tǒng)一管理的方式。在醫(yī)院科技檔案管理過(guò)程中，每一位檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理制度十分了解，明確自己的工作內(nèi)容和工作職責(zé)，并嚴(yán)格按照制度開展工作。因此，為了讓檔案管理人員能夠明確了解相關(guān)的管理細(xì)則，可以將各科室的科技檔案管理細(xì)則以紙質(zhì)形式體現(xiàn)出來(lái)，并張貼在項(xiàng)目位置，便于工作人員可以隨時(shí)觀看。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)全體工作人員定期開展科技檔案管理的培訓(xùn)工作，以此到達(dá)提高科技檔案管理意識(shí)以及檔案管理質(zhì)量的目的。

1.2.3 檢查階段（Check）

如何使科技檔案管理得到有效實(shí)施是科技檔案管理中最為重要的一點(diǎn)，因此需要在醫(yī)院日常的運(yùn)作管理工作中加強(qiáng)監(jiān)管及監(jiān)察力度，并且能夠?qū)嶋H落實(shí)到科技檔案管理中，加大控制力度，同時(shí)建立責(zé)任監(jiān)督機(jī)制，使全員之間對(duì)各自的行為進(jìn)行監(jiān)督，使醫(yī)院全體員工的積極主動(dòng)性都可以被充分調(diào)動(dòng)起來(lái)。例如：醫(yī)院應(yīng)當(dāng)成立科技檔案管理監(jiān)督機(jī)制，主要由科室負(fù)責(zé)人及檔案室管理人員組成，定期對(duì)每個(gè)科室的科技檔案管理質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督評(píng)估，嚴(yán)格監(jiān)督每個(gè)科室嚴(yán)格執(zhí)行科技檔案管理制度，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，則可以及時(shí)糾正工作中出現(xiàn)的偏差，防止問(wèn)題的嚴(yán)重性進(jìn)一步擴(kuò)大發(fā)展，從而可以使不良后果的發(fā)生得以有效避免。也可以采用問(wèn)卷調(diào)查的方式，讓全體工作人員提出自己發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及提出的相關(guān)建議，科技檔案管理人員依據(jù)相關(guān)的問(wèn)題和建議對(duì)日常的檔案管理工作提出針對(duì)性整改方案以及具體措施，依據(jù)整改方案落實(shí)到個(gè)人來(lái)細(xì)化實(shí)施整改方案。

1.2.4 處理階段（Action）

醫(yī)院科技檔案管理中的一個(gè)重要階段就是定期開展相關(guān)考核，在該階段中，需要針對(duì)考核的最終結(jié)果提出有針對(duì)性的整改措施，并對(duì)下一步工作的重點(diǎn)內(nèi)容及相關(guān)意見上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。院領(lǐng)導(dǎo)將上報(bào)的結(jié)果作為依據(jù)，對(duì)下一階段的工作內(nèi)容及相關(guān)意見和措施等方面提前做好工作計(jì)劃，例如建立相關(guān)考核標(biāo)準(zhǔn)，從而形成一體化的反饋系統(tǒng)，使未解決的問(wèn)題在下一循環(huán)過(guò)程中得到最佳解決方案，為提高管理質(zhì)量水平及標(biāo)準(zhǔn)化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

這也是PDCA 循環(huán)的最后階段，根據(jù)前三個(gè)階段的努力，保證檔案資料真實(shí)可靠，在針對(duì)不同項(xiàng)目的檔案進(jìn)行不同處理，其中需要嚴(yán)格遵守處理程序，堅(jiān)持從資料整理到歸檔封檔等逐層開始，這樣不僅是對(duì)檔案資料負(fù)責(zé)，更是對(duì)醫(yī)院科技檔案管理負(fù)責(zé)，同時(shí)也是對(duì)PDCA 循環(huán)的檔案管理形式的總結(jié)。

2 結(jié)果

通過(guò)PDCA循環(huán)管理，醫(yī)院科技檔案管理質(zhì)量較PDCA循環(huán)管理前有所提高，各工作人員的積極性提高，減少員工工作責(zé)任心缺乏導(dǎo)致的檔案管理失誤等現(xiàn)象。

3 討論

醫(yī)院科技檔案屬于醫(yī)院綜合檔案，囊括了多種形式與載體。醫(yī)院科技檔案管理在醫(yī)院的檔案管理與科研管理當(dāng)中發(fā)揮著重要作用，特別是醫(yī)療技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)代，醫(yī)療科技檔案管理在醫(yī)院科技檔案管理當(dāng)中所占的比例逐漸增加，于醫(yī)院科研管理也有著不可或缺的地位。醫(yī)院科技檔案管理是醫(yī)院科研活動(dòng)的基礎(chǔ)所在，有利于提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的提高，從而對(duì)醫(yī)療技術(shù)水平的不斷更新有重要促進(jìn)作用。PDCA循環(huán)管理也為戴明循環(huán)管理，其是一種科學(xué)化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量全方位管理方法，在質(zhì)量管理中對(duì)促進(jìn)質(zhì)量提高成效顯著。PDCA循環(huán)分為P（計(jì)劃）、D（執(zhí)行）、C（檢查）、A（處理）等四個(gè)階段，通過(guò)環(huán)環(huán)相扣的原則，提高管理質(zhì)量水平，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行相互制約，又相互補(bǔ)充。計(jì)劃階段主要是對(duì)方針及目標(biāo)進(jìn)行確定，制定相應(yīng)的活動(dòng)計(jì)劃。在執(zhí)行階段，進(jìn)行計(jì)劃內(nèi)容的具體運(yùn)作，從而實(shí)踐計(jì)劃當(dāng)中的內(nèi)容。檢查階段主要是將執(zhí)行計(jì)劃結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行判定，指出所存在的問(wèn)題。處理階段是對(duì)檢查的結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理，對(duì)于實(shí)施較好的方面則可繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，并且在制定成相應(yīng)的規(guī)范文件后，需要遵循。做的不好的方面，需要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免措施的繼續(xù)發(fā)生。而對(duì)于此次循環(huán)并未解決好的問(wèn)題，則需要移交至下一循環(huán)進(jìn)行處理。PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中有重要的應(yīng)用價(jià)值，通過(guò)PDCA循環(huán)，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理當(dāng)中所存在的問(wèn)題，并對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。PDCA循環(huán)所形成的由上而下的反饋系統(tǒng)，能夠及時(shí)對(duì)錯(cuò)誤的問(wèn)題進(jìn)行糾正，對(duì)好的措施給予繼續(xù)發(fā)揚(yáng)管理，提高檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化。

參考文獻(xiàn)

[1]粱雪茵，魏理，羅紅英.應(yīng)用PDCA循環(huán)實(shí)現(xiàn)我院高危藥品安全管理可行性分析[J].中國(guó)醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2014，11（13）：141-143.

[2]王向云.PDCA方法在病案歸檔管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)病案，2014，15（1）：6-8.

[3]郭云.醫(yī)院文書檔案管理中實(shí)踐PDCA循環(huán)理論[J].世界臨床醫(yī)學(xué)，2015，9（4）：250-251.

[4]余曉燕.PDCA循環(huán)原理在推動(dòng)醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的初步探索運(yùn)用[J].醫(yī)學(xué)信息，2016，29（20）：13-14.