馬勝軍

摘要：在信息化逐漸發(fā)展的進程中，人事檔案管理中的傳統(tǒng)檔案實體管理存在的問題逐漸暴露出來，這些問題的存在，嚴重影響到人事檔案管理工作的開展，因此，需要采取有效的方法，來對傳統(tǒng)的檔案實體管理進行改革，將傳統(tǒng)的檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾?，從而進一步的推動人事檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；傳統(tǒng)檔案實體管理；信息化管理；改革

在人事管理制度中，人事檔案管理是其重要的構(gòu)成部分，人事檔案管理的內(nèi)容突出記載了人的活動以及思想觀念，是人們?nèi)松壽E的重要載體，其主要針對人才的信息進行了詳盡的記錄，是提供人才的主要參考依據(jù)。針對人事檔案管理進行加強處理，可以使得人事工作的效率大幅度的提升，并且也能夠使得人力資源得到合理的開發(fā)和利用，這樣有助于推動社會經(jīng)濟的發(fā)展和建設(shè)。針對傳統(tǒng)人事檔案管理中的問題，合理的解決方法就是將傳統(tǒng)的檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，從而實現(xiàn)人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1.信息化管理改革的必然性

由于傳統(tǒng)的人事檔案管理中存在較為嚴重的問題，傳統(tǒng)的檔案實體管理已經(jīng)無法適應現(xiàn)今社會發(fā)展的具體要求，因此，需要將傳統(tǒng)檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，可以說，人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理的改革有其必然性，但是改革的方向卻值得進行深入的思考。所謂的信息化管理，就是將傳統(tǒng)檔案的管理模式進行有效的轉(zhuǎn)變，將信息化技術(shù)應用到檔案管理模式中，對檔案起到信息化的管理，使得檔案管理更加的規(guī)范化和系統(tǒng)化。檔案實施信息化管理，能夠有效的提升檔案管理的效率，使得檔案的管理成本有效的得到降低，這樣方便進行檔案的查閱，同時也能夠降低人員以及財物的消耗。對檔案實施信息化管理，就是合理的利用先進的信息化技術(shù)，針對檔案管理的流程實施有效的控制，保障檔案信息化管理的有效開展，從而使得用人單位能夠有效的實現(xiàn)數(shù)字化以及信息化。

2傳統(tǒng)人事檔案管理的缺陷

2.1 檔案管理需要專門的場所

在以往對傳統(tǒng)的實體檔案的保管工作當中，必須有一個專門的檔案室來進行檔案的保管與儲存，但是由于實體檔案數(shù)量的增多，經(jīng)過長期的儲存之后，相應的需要增加檔案管理的場所，這就必然會占據(jù)不少的辦公空間領(lǐng)域。

22 檔案的查詢比較困難

檔案在整理之后會按照一定的次序進行整理，但是在查詢具體的某個人檔案時，需要花費較多的時間，而且這種尋找不具有便捷性和規(guī)律性，在一定程度上增加了檔案管理的難度。

2.3 檔案管理過程中問題較多

在整理與匯總傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的過程當中，由于會涉及到檔案當中不同人的政治面貌、個人經(jīng)歷、工作情況等綜合性的資料，并且檔案資料較多，以此在整理與匯總時，倘若產(chǎn)生了錯誤但是未能及時的發(fā)現(xiàn)與糾正，或許就會造成重大的的工作失誤，因此在開展此項工作當中，必須認真細致并進行有效的復查，以有效的避免出現(xiàn)工作失誤。

3 人事檔案管理信息化管理改革的重要意義

人事檔案管理信息化，是黨政機關(guān)以及事業(yè)單位人事管理工作重要工作之一，同時也是當前國家信息化發(fā)展的一種必然趨勢，因此實施人事檔案管理信息化改革，具有時代發(fā)展的必要性。實施人事檔案管理信息化改革是一種與時俱進的社會發(fā)展趨勢。伴隨著當前社會經(jīng)濟的高速發(fā)展趨勢，以往傳統(tǒng)的人事檔案管理已難以適應社會發(fā)展的實際需求，因此必須有效的推進人事檔案管理制度的改革，進一步推進信息化的建設(shè)與發(fā)展。目前，生活節(jié)奏的加快，人才流動的日益頻繁，這些都對人事檔案管理工作提出了更高的要求。另一方面，人事檔案管理信息化改革有利于提高工作人員的檔案管理效率，降低人事檔案管理人員的工作強度，提升業(yè)務(wù)水平。人事檔案中的信息反映著個人經(jīng)歷等方面的重要內(nèi)容，各單位可以通過人事檔案進行人力資源的開發(fā)和人才的選拔。因此，進行人事檔案信息化改革能夠提高單位的管理能力，使檔案管理工作更加規(guī)范，提高人事檔案管理人員的工作效率。所以說，進行人事檔案管理信息化改革，是適應快節(jié)奏的社會發(fā)展趨勢的必然要求，對人事檔案管理工作效率的提高具有十分重要的意義。

4 信息化管理中存在的問題

4.1 信息化意識不夠強

當組織或者管檔部門的管理者的信息化意識不強，對檔案的信息化管理工作不夠重視，就不會認識到檔案信息化管理的重要性，及時實行了向信息化管理的改革，也不會順利的進行，更不會對人事檔案管理有任何作用。

4.2 法律法規(guī)不健全

如果想要安全的運行人事檔案信息化系統(tǒng)，就當前而言，還缺乏相關(guān)的法律法規(guī)來進行有效的保障，由于傳統(tǒng)的檔案管理與檔案信息化管理具有差異性，現(xiàn)行的法律法規(guī)大都是為傳統(tǒng)人事檔案管理而建立起來的、并不適用于當前的檔案信息化管理，因此必須有針對性的建立與健全與人事檔案信息化管理相適應的法律法規(guī)。

4.3 信息安全系統(tǒng)不夠健全

每個人的人事檔案都具有保密性，信息的安全問題就顯得尤為重要。如果，信息安全出現(xiàn)問題，就使人事檔案的安全性失去了保障。

4.4 出現(xiàn)資源建設(shè)與人才建設(shè)不協(xié)調(diào)

如果在組織單位沒有系統(tǒng)的關(guān)于資源建設(shè)與人才建設(shè)的規(guī)劃，更談不上對二者的投入。沒有人力資源作保證，就沒有長遠發(fā)展的生命力。

5.改革的具體措施

5.1加強對人事檔案管理的認識。要對管理人員以及工作人員的意識進行有效的培養(yǎng)，使得人們能夠充分的認識到人事檔案管理的重要性，在思想觀念上實行轉(zhuǎn)變，使得人們重視人事檔案管理工作，這樣不僅有利于推動人事檔案管理工作的改革，也可以使得人事檔案管理工作更加符合現(xiàn)今社會發(fā)展的要求，使得其能夠正常的開展。另外，加強對檔案管理的認識，還能夠使得相關(guān)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)得到有效的提升，使得管理人員的管理能力得到合理的提高，相關(guān)的管理人員會逐漸加強其對人事檔案管理服務(wù)的重視程度，從而開展優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理服務(wù)，做到勤懇工作，愛崗敬業(yè)，從而可以實現(xiàn)人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理的有效改革。

5.2建立完善的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在當前人員流動頻繁，人事調(diào)動常見的情況下，采取信息化的人事檔案管理模式具有很大的應用優(yōu)勢，可以極大的提高人事檔案管理效率，方便人事部門調(diào)取和使用人事檔案。但是要想真正達到良好的應用效果，建立起完善的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必不可少。因為要想實現(xiàn)信息化管理，就必須用到計算機和和互聯(lián)網(wǎng)，這是改革和轉(zhuǎn)變的一個必然條件。對此，單位必須要配備必要的基礎(chǔ)硬件設(shè)施，同時采取適合人事檔案管理的軟件，引進信息型人才，構(gòu)建符合人事檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

5.3改進檔案管理制度。如果人事檔案管理實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變，則相應的檔案管理制度也必須要進行改進，以適應新形勢下的人事檔案管理需求。這是因為傳統(tǒng)的檔案實體管理在管理過程中是以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案保存和管理工作量較大，但其不像數(shù)字化檔案一樣利于復制，具有一定的安全性。在實施信息化檔案管理后，對人事檔案安全性的保障措施更要做到位，相應的管理制度需要加以改進完善，從而確保檔案管理工作的合理性。

6、結(jié)語

總而言之，人事檔案就是對人活動歷程的詳細記錄，其是一種數(shù)據(jù)信息的載體，針對人事檔案實施有效的管理，可以使得人事檔案相關(guān)工作得以順利的開展，即使我國目前的人事檔案管理相關(guān)制度和規(guī)章條例還不夠完善，還需要進一步的完善，但是只要合理的實現(xiàn)人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理的改革，加強檔案的信息化管理，就能夠使得人事檔案管理工作可以順利的開展，從而實現(xiàn)人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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