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        信息系統(tǒng)在醫(yī)療設(shè)備精細(xì)化管理中的作用

        2018-01-29 09:47:33陳雪楊柳
        中國(guó)醫(yī)療設(shè)備 2018年1期
        關(guān)鍵詞:科室我院資產(chǎn)

        陳雪,楊柳

        北京積水潭醫(yī)院 資產(chǎn)管理處,北京 100035

        引言

        隨著科技的進(jìn)步及社會(huì)的發(fā)展,醫(yī)療設(shè)備不斷推陳出新并走向市場(chǎng),為了保障臨床和科研的高標(biāo)準(zhǔn)要求,醫(yī)院的采購(gòu)種類(lèi)和范圍也日趨擴(kuò)大。這給醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備管理工作帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn),如何將資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理,合理分配資金,降低醫(yī)院運(yùn)行成本,成為當(dāng)今醫(yī)院管理的重中之重?,F(xiàn)基于我院設(shè)備管理的現(xiàn)狀及特點(diǎn),分析并設(shè)計(jì)出一套適合我院發(fā)展的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)來(lái)滿(mǎn)足醫(yī)院對(duì)管理的高標(biāo)準(zhǔn)要求,提升醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平。

        1 醫(yī)院的精細(xì)化管理與資產(chǎn)管理系統(tǒng)

        精細(xì)化管理是一種環(huán)節(jié)的管理,一種系統(tǒng)化的管理,將設(shè)備采購(gòu)管理各環(huán)節(jié)、各崗位通過(guò)一套信息系統(tǒng)串聯(lián)起來(lái),進(jìn)行閉環(huán)管理,起到降低成本、控制風(fēng)險(xiǎn)的作用,是醫(yī)院內(nèi)部控制的重要管理手段[1]。新版《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》[2]中提出全生命周期的監(jiān)管,全生命周期監(jiān)管需要通過(guò)精細(xì)化管理的思想及信息化技術(shù)的手段相結(jié)合,來(lái)提高醫(yī)療設(shè)備使用率、降低故障率,保障臨床使用安全、有效,最終實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的全生命周期管理[3]。

        設(shè)計(jì)一套符合我院實(shí)際情況及未來(lái)發(fā)展的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是非常必要的。首先,要將醫(yī)院資產(chǎn)管理制度的核心思想融入到系統(tǒng)中,讓系統(tǒng)為管理者服務(wù)。其次,根據(jù)設(shè)備管理實(shí)際工作內(nèi)容制定標(biāo)準(zhǔn)化模塊,實(shí)現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)從始發(fā)點(diǎn)(申請(qǐng))到終結(jié)點(diǎn)(報(bào)廢核帳)全過(guò)程管理,最后,還要建立一套配套可行的標(biāo)準(zhǔn)化流程,使流程與模塊能夠形成標(biāo)準(zhǔn)一體化,這樣可以保障系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程的流暢及清晰[4]。

        我院原有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)軟件已經(jīng)無(wú)法達(dá)到現(xiàn)代化管理的需求,現(xiàn)需升級(jí)改造。醫(yī)院要求中標(biāo)企業(yè)在升級(jí)改造過(guò)程中,通過(guò)滿(mǎn)足醫(yī)院的定制性開(kāi)發(fā)和個(gè)性化需求,將醫(yī)院資產(chǎn)管理的最新思路和管理方式用于系統(tǒng)升級(jí)改造工作,以提高現(xiàn)有系統(tǒng)軟件的價(jià)值,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的產(chǎn)品升級(jí)。

        根據(jù)工作流程及要求,中標(biāo)企業(yè)軟件工程師對(duì)該系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行了深入調(diào)研,及時(shí)發(fā)現(xiàn)了系統(tǒng)中存在的問(wèn)題與隱患,最終設(shè)計(jì)了一套固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),計(jì)劃對(duì)設(shè)備從購(gòu)置到報(bào)廢進(jìn)行全生命周期管理。接下來(lái),本研究將通過(guò)分析我院醫(yī)療設(shè)備管理4大模塊“采購(gòu)預(yù)算管理,合同檔案管理,設(shè)備庫(kù)存管理,績(jī)效分析管理”的新舊管理模式對(duì)比,來(lái)闡述固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)我院醫(yī)療設(shè)備的精細(xì)化管理的重要幫助。

        1.1 采購(gòu)預(yù)算管理

        采購(gòu)預(yù)算管理是資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)的源頭,也是最為關(guān)鍵的一環(huán)。科學(xué)制定年度預(yù)算需要多部門(mén)緊密配合,最終制定一份可行的年度采購(gòu)計(jì)劃[5]。我院現(xiàn)行的管理模式是由資產(chǎn)管理處給臨床科室布置設(shè)備采購(gòu)的年度申請(qǐng)計(jì)劃,臨床科室根據(jù)需求提交由科室自行論證的申請(qǐng)書(shū)及設(shè)備論證表,資產(chǎn)管理處收集、匯總后對(duì)設(shè)備清單進(jìn)行初步分析,確定采購(gòu)清單。經(jīng)過(guò)初步審核的采購(gòu)預(yù)算清單還要經(jīng)過(guò)醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備委員會(huì)及預(yù)算管理委員會(huì)審核和論證,形成最終的采購(gòu)預(yù)算清單[6]。

        以上老的采購(gòu)預(yù)算管理環(huán)節(jié)眾多,信息互通性差,無(wú)法提高工作效率,通過(guò)軟件工程師與我部門(mén)反復(fù)溝通預(yù)期可以簡(jiǎn)化以上工作環(huán)節(jié),并達(dá)到信息化、可視化的辦公效果,使管理更加科學(xué)。

        經(jīng)過(guò)論證的預(yù)算清單是從經(jīng)濟(jì)角度、社會(huì)效益角度、科研教學(xué)以及可持續(xù)發(fā)展等多維度考量的結(jié)果。資產(chǎn)管理處接到最終院長(zhǎng)辦公會(huì)審批的年度采購(gòu)預(yù)算清單就可以按照政府采購(gòu)[7]目錄分類(lèi)進(jìn)行采購(gòu)。新系統(tǒng)還添加了招標(biāo)業(yè)務(wù)流程的工作環(huán)節(jié),招標(biāo)的具體分類(lèi)情況可按照資金限額分成財(cái)政撥款政府采購(gòu)招標(biāo)項(xiàng)目、自有資金政府采購(gòu)招標(biāo)項(xiàng)目、院內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)性談判項(xiàng)目及單一來(lái)源采購(gòu)談判項(xiàng)目來(lái)完成采購(gòu),招標(biāo)管理人員完成招標(biāo)工作后將招標(biāo)文檔(包括:包號(hào),品目號(hào),供應(yīng)商聯(lián)系人,聯(lián)系電話(huà)等信息)進(jìn)行整理和上傳并發(fā)給合同管理人員進(jìn)行洽談和合同的簽訂環(huán)節(jié)。

        新系統(tǒng)上線(xiàn)后在采購(gòu)預(yù)算管理模塊預(yù)期達(dá)到如下功能(圖1):① 支持開(kāi)展資產(chǎn)效益論證,進(jìn)行資產(chǎn)成本效益分析,合理制定資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃,提高現(xiàn)有資產(chǎn)利用率;② 支持預(yù)算申報(bào)工作,支持啟動(dòng)預(yù)算申報(bào)網(wǎng)頁(yè)彈屏,根據(jù)醫(yī)院要求設(shè)計(jì)關(guān)鍵字段,如資產(chǎn)名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)、金額、國(guó)別等,實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)表格及設(shè)備論證表由臨床科室網(wǎng)上申請(qǐng)、維護(hù)功能,支持申請(qǐng)表格的導(dǎo)入、導(dǎo)出及頁(yè)面打印功能,匯總年度預(yù)算總金額;③ 顯示預(yù)算管理狀態(tài),系統(tǒng)顯示預(yù)算審批狀態(tài)(接收、審批、修改),預(yù)算審批結(jié)果(通過(guò)、未通過(guò));④ 實(shí)現(xiàn)預(yù)算分批、分段匯總的顯示及統(tǒng)計(jì)功能,分為年度預(yù)算、遺留預(yù)算及臨時(shí)預(yù)算3種方式,更加靈活和直觀;⑤ 支持招標(biāo)管理工作模塊(圖2),實(shí)現(xiàn)院內(nèi)、院外招標(biāo)模塊分別管理,支持按項(xiàng)目將表格導(dǎo)入、導(dǎo)出及頁(yè)面打印功能。

        圖1 科室申請(qǐng)?jiān)O(shè)備及預(yù)算審批業(yè)務(wù)流程

        1.2 采購(gòu)合同管理

        醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同管理關(guān)系到醫(yī)院運(yùn)行的方方面面,不僅保證了財(cái)務(wù)資金的安全支付,滿(mǎn)足臨床的使用需求,對(duì)于遠(yuǎn)期的設(shè)備維修維護(hù)、檔案管理及病人信息追溯也產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

        醫(yī)院每年采購(gòu)大量的固定資產(chǎn)設(shè)備,合同檔案的規(guī)范管理是設(shè)備采購(gòu)工作中非常重要的一環(huán),設(shè)由專(zhuān)人進(jìn)行管理,并對(duì)今后的查詢(xún)、維修維護(hù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等工作產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響[8]。現(xiàn)在醫(yī)院的合同檔案管理分紙質(zhì)合同保管及電子合同信息錄入的方式。電子版則需要將合同標(biāo)的及重要條款的所有信息手工錄入,增加了管理者的工作量,也增加了差錯(cuò)率[9]。同時(shí),政府采購(gòu)合同需要在簽署合同時(shí)收取質(zhì)保金,并且在質(zhì)保期結(jié)束后退還質(zhì)保金環(huán)節(jié),這些細(xì)碎的工作都需要合同管理人員按照不同合同的質(zhì)保期時(shí)間點(diǎn)做記錄,不僅增加了不少工作量,還是非常容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

        圖2 招標(biāo)業(yè)務(wù)及文檔管理流程

        因此,固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)特別設(shè)計(jì)了一套線(xiàn)上的流程(圖3),來(lái)解決合同管理上的諸多問(wèn)題,為合同管理帶來(lái)便捷:① 資產(chǎn)采購(gòu)合同管理,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息的合同登記;② 支持資產(chǎn)采購(gòu)、維修等合同管理,包括合同往來(lái)單位、合同標(biāo)的、保修年限、質(zhì)保金、付款計(jì)劃、安裝驗(yàn)收日期、合同關(guān)鍵條款、合同掃描件等,支持合同簽訂、審批、生效、變更等全過(guò)程管理,同時(shí)監(jiān)控合同執(zhí)行情況和付款情況;③ 具備質(zhì)保金提交及退還模塊,具備質(zhì)保期及維保期到期提醒功能;④ 實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算管理與合同管理結(jié)合功能,顯示當(dāng)年預(yù)算執(zhí)行數(shù)值,結(jié)余資金數(shù)值,超預(yù)算預(yù)警提示,當(dāng)年未支付的預(yù)算資金具備提醒及統(tǒng)計(jì)功能。

        圖3 資產(chǎn)合同管理流程圖

        1.3 設(shè)備庫(kù)存管理

        固定資產(chǎn)的采購(gòu)與庫(kù)存管理是相輔相成的兩個(gè)重要環(huán)節(jié),采購(gòu)合同簽署完成后就到了安裝驗(yàn)收環(huán)節(jié),安裝驗(yàn)收需要由申請(qǐng)科室、設(shè)備科、資產(chǎn)管理處及送貨人4方組成,按照合同約定條款對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收[10],驗(yàn)收時(shí)注意檢查設(shè)備的生產(chǎn)廠家、品名、數(shù)量等與合同是否一致;另外檢查醫(yī)療器械的包裝標(biāo)識(shí)、說(shuō)明書(shū)等是否符合產(chǎn)品要求,確認(rèn)無(wú)誤后簽署貨物驗(yàn)收單。驗(yàn)收通過(guò)后,則進(jìn)入庫(kù)存管理環(huán)節(jié),庫(kù)房入庫(kù)員按照設(shè)備發(fā)票信息及采購(gòu)合同將設(shè)備信息手工錄入到固定資產(chǎn)系統(tǒng)中,與此同時(shí),由出庫(kù)員辦理出庫(kù),通知使用科室到庫(kù)房進(jìn)行上賬,之后,再由入庫(kù)員生成資產(chǎn)卡片完成一個(gè)資產(chǎn)出入庫(kù)管理流程(圖4)。

        圖4 資產(chǎn)入庫(kù)出庫(kù)流程

        我院現(xiàn)有的物資管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀只能滿(mǎn)足最基本的庫(kù)存賬務(wù)管理需求,還有很多智能化辦公功能未進(jìn)行開(kāi)發(fā),需要將老系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造,設(shè)計(jì)科學(xué)的庫(kù)存管理軟件,滿(mǎn)足醫(yī)院對(duì)物資庫(kù)存管理的全稱(chēng)追蹤的需求,系統(tǒng)預(yù)期達(dá)到如下功能:

        (1)建立資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)臺(tái)賬,全程跟蹤管理資產(chǎn)的采購(gòu)、領(lǐng)用、使用、變動(dòng)、維修、處置,即時(shí)明確資產(chǎn)的狀態(tài)、價(jià)值、位置、使用科室、責(zé)任人,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全員管理,徹底打破傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式。

        (2)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)條碼管理[11],將賬面資產(chǎn)卡片與實(shí)物資產(chǎn)卡片一一對(duì)應(yīng)起來(lái),使其具備基本的物聯(lián)網(wǎng)雛形,提高資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)速度,同時(shí),實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃、合同管理、審批、付款、安裝調(diào)試、使用、計(jì)量、維修保養(yǎng)、提取折舊、成本攤銷(xiāo)、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、處置等進(jìn)行全程的記錄和管理進(jìn)行全生命周期管理。

        (3)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的附件、組件、備品備件管理,提高資產(chǎn)管理的精細(xì)化程度,將資產(chǎn)管理精細(xì)化至零件級(jí)。

        (4)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)成本管理的緊密集成,資產(chǎn)的折舊、維修等涉及到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)成本憑證,并分?jǐn)傊料鄳?yīng)科室,提高核算效率和信息共享程度。

        新的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)簡(jiǎn)化了以上流程(圖5),可以通過(guò)系統(tǒng)更加便捷地完成如下工作:① 提供資產(chǎn)庫(kù)存管理平臺(tái),以管理資產(chǎn)的入庫(kù)、出庫(kù)等業(yè)務(wù);② 支持在系統(tǒng)內(nèi)部關(guān)聯(lián)采購(gòu)訂單完成資產(chǎn)采購(gòu)入庫(kù);③ 可以通過(guò)內(nèi)部申請(qǐng),總庫(kù)進(jìn)行出庫(kù)完成資產(chǎn)出庫(kù);④ 可以同時(shí)辦理資產(chǎn)的入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù),資產(chǎn)入庫(kù)時(shí)可將設(shè)備信息一次性錄入,并將相關(guān)信息自動(dòng)帶入卡片生成環(huán)節(jié);⑤ 具備將包含多個(gè)主機(jī)的設(shè)備信息錄入設(shè)備清單中,并在設(shè)備盤(pán)點(diǎn)時(shí)進(jìn)行查詢(xún);⑥ 支持資產(chǎn)卡片可以由資產(chǎn)的出庫(kù)單自動(dòng)引用登記;⑦ 支持錄入資產(chǎn)的使用狀態(tài)。

        圖5 固定資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)流程

        1.4 績(jī)效分析管理

        績(jī)效管理是近些年設(shè)備管理的比較熱門(mén)的話(huà)題,大型設(shè)備的績(jī)效分析管理是制定設(shè)備采購(gòu)預(yù)算的前提條件,通過(guò)開(kāi)展設(shè)備績(jī)效分析可以讓申購(gòu)科室、醫(yī)院管理者明確知道單臺(tái)設(shè)備利用率[12][(評(píng)價(jià)期某設(shè)備利用時(shí)數(shù)/評(píng)價(jià)期某設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)利用時(shí)數(shù))×100%]、投資回收期[投資總額(設(shè)備原值-預(yù)計(jì)殘值+預(yù)計(jì)清理費(fèi)用/新設(shè)備的年收入+可變成本]、收入利潤(rùn)率[(評(píng)價(jià)期某設(shè)備盈利額/評(píng)價(jià)期某設(shè)備業(yè)務(wù)收入)×100%]、維修成本等經(jīng)濟(jì)指標(biāo)值,從而合理分配資金,提高設(shè)備使用率,為臨床配備設(shè)備提供指導(dǎo)意見(jiàn),使設(shè)備最大可能的在醫(yī)教研領(lǐng)域全面發(fā)揮作用,同時(shí)也為領(lǐng)導(dǎo)者分配資金提供了決策參考[13]。

        除了以上所述的通過(guò)分析經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)帶來(lái)的好處外,開(kāi)展績(jī)效分析也可以讓管理者清楚地了解到是否產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益,如:購(gòu)置新設(shè)備是否可以滿(mǎn)足患者疾病的診治需求,是否減少排隊(duì)時(shí)間,提高診療準(zhǔn)確率,減少患者的疼痛感,開(kāi)展新醫(yī)療項(xiàng)目是否給患者帶來(lái)了方便以及該項(xiàng)目是否可持續(xù)發(fā)展,只有兼顧經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大化才能使醫(yī)院良性發(fā)展,處于行業(yè)領(lǐng)先地位。

        我院近些年開(kāi)展了大型設(shè)備績(jī)效分析,主要覆蓋范圍為大型乙類(lèi)醫(yī)用設(shè)備[14],如:CT、ECT、核磁、DSA,200萬(wàn)以上(含200萬(wàn))大型醫(yī)用設(shè)備,如:彩超、三維C臂X光機(jī)、DR、G型臂等,還包括手術(shù)室、放射科一些常用設(shè)備,如小C、移動(dòng)式X光機(jī)等,對(duì)以上設(shè)備進(jìn)行績(jī)效分析可以很清晰的看出那些設(shè)備的開(kāi)機(jī)率、年均檢查率、檢查陽(yáng)性率、產(chǎn)出質(zhì)量及維修維護(hù)成本等經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。從2016年,我院的設(shè)備績(jī)效分析進(jìn)一步擴(kuò)展到檢驗(yàn)科、麻醉科、內(nèi)科等科室,從大型設(shè)備逐步涵蓋到小型設(shè)備。我處設(shè)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作,完成績(jī)效分析工作需要強(qiáng)大的數(shù)據(jù)平臺(tái),目前我院對(duì)以上設(shè)備的績(jī)效分析采用人工提取數(shù)據(jù)、再利用公式進(jìn)行計(jì)算的方式得出指標(biāo)值,需要向使用科室及信息中心索要基礎(chǔ)數(shù)據(jù),缺乏系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,造成了臨床及管理科室的諸多不便。

        新固定資產(chǎn)系統(tǒng)在績(jī)效分析管理方面預(yù)期可以幫助我們解決人工提取數(shù)據(jù)的不便與不準(zhǔn)確的瓶頸,系統(tǒng)預(yù)期做到:① 無(wú)縫連接醫(yī)院HIS、PACS等信息系統(tǒng),提取設(shè)備名稱(chēng)、品牌型號(hào)、工作量、設(shè)備收入等績(jī)效分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù);② 自動(dòng)統(tǒng)計(jì)設(shè)備收入、設(shè)備利潤(rùn)、投資回收期等經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo);③ 自動(dòng)統(tǒng)計(jì)檢查陽(yáng)性率、開(kāi)機(jī)時(shí)間等社會(huì)效益指標(biāo);④ 支持維修配件、耗材等數(shù)據(jù)的提??;⑤ 自動(dòng)生成績(jī)效分析報(bào)表功能;⑥ 按照上級(jí)部門(mén)的檢查要求,支持兩院區(qū)甲類(lèi)醫(yī)療設(shè)備、乙類(lèi)醫(yī)療設(shè)備、單價(jià)200萬(wàn)元以上醫(yī)療設(shè)備的效益分析工作;⑦ 預(yù)留充足的模塊接口,支持上級(jí)部門(mén)要求的其他類(lèi)別醫(yī)療設(shè)備效益分析工作。

        2 總結(jié)

        通過(guò)借助信息化手段來(lái)開(kāi)展醫(yī)療設(shè)備的精細(xì)化管理,可以將復(fù)雜的日常管理變得流程化和規(guī)范化,減少資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)中的差錯(cuò),規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),提高工作效率,還可以在追求經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)兼顧社會(huì)效益。從醫(yī)院運(yùn)行角度分析,精細(xì)化管理[15-16]已經(jīng)上升到了醫(yī)院的戰(zhàn)略高度,越來(lái)越受到院領(lǐng)導(dǎo)的重視,不僅幫助領(lǐng)導(dǎo)合理分配資金,降低醫(yī)院運(yùn)行成本,而且最大限度的保障醫(yī)院和患者的利益,提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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