胡曉渤,王玉貴,韓敏
十堰市太和醫(yī)院(湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬醫(yī)院)a.招標(biāo)辦;b.麻醉科,湖北 十堰 442000
新醫(yī)改施行已有6年有余,公立醫(yī)院改革也已步入到深水區(qū),這也更加要求各個(gè)醫(yī)院加強(qiáng)管理,確保醫(yī)療安全,提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量[1],改善醫(yī)院服務(wù),而高質(zhì)量的服務(wù)既是患者的基本需求,也是醫(yī)院發(fā)展的核心所在[2]。良好的質(zhì)量管理無疑是達(dá)到這些目標(biāo)的基礎(chǔ),而質(zhì)量管理控制過程中最令管理者和臨床科室頭疼的是質(zhì)控信息的傳達(dá)和反饋。以往通過紙質(zhì)文件、打電話、發(fā)送郵件,無法實(shí)現(xiàn)醫(yī)療質(zhì)量的實(shí)時(shí)控制[3],既耗時(shí)又費(fèi)力,對(duì)于信息的存放、歸類也不利;有些醫(yī)院也通過短信平臺(tái)的方式來發(fā)布信息,相比較而言,短信也有相應(yīng)成本,而且信息接收者查看信息較為不便,信息也是存放在手機(jī)終端,隨時(shí)有信息丟失的可能。因此,應(yīng)用信息技術(shù)促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)成為當(dāng)下迫切的需求[4],這個(gè)時(shí)候我們就想借助醫(yī)院現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ),通過互聯(lián)網(wǎng)來傳遞質(zhì)控信息。我院已部署OA平臺(tái)多年,其很好的實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療、教學(xué)和科研等各個(gè)行政管理部門、科室之間的信息共享及數(shù)據(jù)傳遞[5]。在信息化手段輔助下的醫(yī)療質(zhì)控,更應(yīng)強(qiáng)調(diào)可操作性[6],借助OA平臺(tái),相關(guān)人員只需通過PC或者是移動(dòng)終端登陸即可查看質(zhì)控信息,以這種方式無論給管理者還是醫(yī)護(hù)人員都帶來極大的方便,更是有利于醫(yī)院的質(zhì)量管理和控制。
需求分析是發(fā)現(xiàn)、求精、建模、規(guī)格說明和復(fù)審的過程[7]。因此,在實(shí)施項(xiàng)目前,項(xiàng)目組先進(jìn)行了項(xiàng)目需求分析。首先走訪了質(zhì)控信息統(tǒng)計(jì)發(fā)布科室:質(zhì)量控制辦公室,對(duì)以往的質(zhì)控信息發(fā)布形式、流程調(diào)研,掌握基礎(chǔ)信息。收集紙質(zhì)的和電子的資料,做好基礎(chǔ)字典準(zhǔn)備工作,字典庫維護(hù)與標(biāo)準(zhǔn)化工作是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)[8],我們?cè)诹私饬速|(zhì)控科室對(duì)質(zhì)控信息發(fā)布的需求后,針對(duì)質(zhì)控表的種類、字段、數(shù)據(jù)格式、取值范圍等制定了標(biāo)準(zhǔn)格式。然后走訪臨床、醫(yī)技等一線科室,于早交班或科室會(huì)議期間到科室發(fā)放問卷[9],收集需求。最后將這些需求歸類整理,提取關(guān)鍵需求,并形成需求分析文檔。
經(jīng)過前期需求調(diào)研后,確定在OA平臺(tái)中單獨(dú)設(shè)立“質(zhì)控信息”模塊[10],并在該模塊下建立兩個(gè)表格,分別是質(zhì)控信息反饋表、抗菌藥物合理使用表,然后根據(jù)以往的紙質(zhì)表格制作出電子表格及網(wǎng)頁表格。我院OA平臺(tái)的質(zhì)控信息報(bào)表界面,見圖1。
圖1 OA中的質(zhì)控信息報(bào)表
但是如何將質(zhì)控信息導(dǎo)入到OA平臺(tái)中是需要解決的一個(gè)難題。由于醫(yī)院暫時(shí)還沒有專業(yè)的質(zhì)量控制信息系統(tǒng),平時(shí)都是業(yè)務(wù)科室手工錄入質(zhì)控?cái)?shù)據(jù)[11],制作成Excel表格。如果能將現(xiàn)成的Excel表格導(dǎo)入到OA平臺(tái)中,不會(huì)增加新的工作量,簡(jiǎn)單易行。于是項(xiàng)目組根據(jù)Excel的格式在數(shù)據(jù)庫中建表,完善基礎(chǔ)字典,設(shè)定各個(gè)字段的數(shù)據(jù)格式、取值范圍,添加底層代碼,加入導(dǎo)入按鈕。同時(shí)對(duì)原來的Excel表格進(jìn)行了優(yōu)化,對(duì)照質(zhì)控信息反饋表、抗菌藥物合理表使用表建立了不同的模板。表格的列項(xiàng)是各個(gè)質(zhì)控項(xiàng)目及信息的發(fā)布時(shí)間,橫項(xiàng)是各科室質(zhì)控員OA賬號(hào)、科室名稱、科室具體的質(zhì)控信息等。導(dǎo)入時(shí)按OA賬號(hào)匹配一次性導(dǎo)入,這樣使得各個(gè)科室的質(zhì)控管理人員只能看到自己科室的質(zhì)控信息,保證了信息的安全性。
項(xiàng)目組還想進(jìn)一步借助目前移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用,以期在手機(jī)等智能終端也可以查看OA平臺(tái)中的質(zhì)控信息。我院的移動(dòng)版OA(即協(xié)同辦公平臺(tái)APP)上線已有一段時(shí)間,項(xiàng)目組對(duì)APP進(jìn)行了修改,增加了查詢質(zhì)控信息的模塊,并發(fā)布了新版本的APP,進(jìn)行推送。質(zhì)控人員可在Android和iOS系統(tǒng)的移動(dòng)端(如手機(jī)、iPad等)訪問OA系統(tǒng)[12],即時(shí)查看質(zhì)控信息。
平臺(tái)構(gòu)建完成后,項(xiàng)目組將原有紙質(zhì)發(fā)布模式與通過OA平臺(tái)發(fā)布模式并軌運(yùn)行了一段時(shí)間,并進(jìn)行調(diào)查分析,優(yōu)化改進(jìn)發(fā)布流程,改進(jìn)后的流程圖,見圖2。
圖2 質(zhì)控信息發(fā)布流程圖
按此流程進(jìn)行的質(zhì)控信息發(fā)布,與原流程相比沒有增加新的流程節(jié)點(diǎn),而且簡(jiǎn)化了最后一步。以往的紙質(zhì)發(fā)布模式需要將紙質(zhì)的質(zhì)控報(bào)表送到相關(guān)科室或張貼在醫(yī)院公示欄處,耗費(fèi)大量的人力,而且如果不小心弄丟紙質(zhì)報(bào)表或者未關(guān)注公示欄,質(zhì)控信息可能不會(huì)引起相關(guān)科室負(fù)責(zé)人的重視,導(dǎo)致質(zhì)控效力不強(qiáng),質(zhì)控部門也不滿意。
而基于OA平臺(tái)從線上發(fā)布質(zhì)控信息這種模式使之前的情況得到了改觀。質(zhì)控部門不需要往返于臨床科室之間,各科室的質(zhì)控員直接從電腦端登錄OA平臺(tái),進(jìn)入到“質(zhì)控信息”模塊中,選中相應(yīng)的質(zhì)控信息表,即可查看相關(guān)質(zhì)控信息。更為方便的是,質(zhì)控員亦可通過手機(jī)等移動(dòng)終端登錄移動(dòng)OA平臺(tái),隨時(shí)隨地都可查看質(zhì)控信息,大大方便了質(zhì)控信息的獲取。
項(xiàng)目組擬將兩種方式并軌運(yùn)行兩個(gè)月后,再調(diào)查收集反饋意見,優(yōu)化改進(jìn)質(zhì)控信息發(fā)布模式。
項(xiàng)目運(yùn)行兩個(gè)月后,項(xiàng)目組深入發(fā)布科室和臨床科室進(jìn)行調(diào)研,并收集用戶看法及建議。項(xiàng)目組將這些看法和建議歸類整理,主要有以下幾點(diǎn):① 線上發(fā)布模式更方便快捷,尤其對(duì)于信息發(fā)布人員,可以解放大量的時(shí)間從而投入到本職專業(yè)工作中去,信息接收人員拿起手機(jī)就可以查看信息;② 信息存儲(chǔ)更有保證,科室質(zhì)控員再也不用擔(dān)心紙質(zhì)報(bào)表丟失的情況,信息永久存放在OA平臺(tái)中,而且可以將一季度一年度的信息進(jìn)行對(duì)比分析,找出規(guī)律,改善管理;③ 可進(jìn)一步優(yōu)化改進(jìn)發(fā)布方式,許多用戶也提出一些反饋建議,有助于我們改進(jìn)發(fā)布模式,優(yōu)化發(fā)布平臺(tái),如可否加入推送功能,使信息—發(fā)送就能推送到用戶首頁,提醒大家查看;可否搭建短信平臺(tái),通過OA發(fā)布的同時(shí),也通過短信發(fā)送,多種渠道獲取信息等。
從項(xiàng)目運(yùn)行的這段時(shí)間來看,從OA平臺(tái)發(fā)布質(zhì)控信息的模式還是得到了各方人員的一致好評(píng),不論是信息發(fā)布人員,還是信息接收人員都覺得比以往更加方便,信息的接收和反饋也都更加及時(shí),同時(shí)也節(jié)約了紙張,降低了管理成本。而移動(dòng)終端的信息查看也是更為便捷,信息的集中存儲(chǔ)也為數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析提供了基礎(chǔ),方便管理人員總結(jié)規(guī)律。OA平臺(tái)已經(jīng)將“看不見,摸不著”的醫(yī)療質(zhì)控信息網(wǎng)絡(luò)化、公開化[13],這說明,正是信息化為醫(yī)院的運(yùn)營管理提供了有力支持,進(jìn)而可以改進(jìn)管理手段,提高管理水平。我們應(yīng)積極發(fā)揮辦公自動(dòng)化的作用,挖掘和開發(fā)更多擴(kuò)充功能[14],以后可以嘗試將更多的醫(yī)療、管理信息通過OA平臺(tái)發(fā)布。
新醫(yī)改將醫(yī)藥衛(wèi)生信息化建設(shè)提到了前所未有的高度,衛(wèi)生信息化建設(shè)是深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革、建設(shè)服務(wù)型政府、促進(jìn)醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展的重要手段和技術(shù)支撐[15]。醫(yī)院信息化建設(shè)的發(fā)展也會(huì)促進(jìn)醫(yī)院管理水平的提高,提升工作效率,優(yōu)化就醫(yī)環(huán)境,醫(yī)院管理水平的提高也會(huì)促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)的進(jìn)一步深入和發(fā)展[16]。所以我們要用好信息化這把利器,將其應(yīng)用到醫(yī)院管理的各個(gè)方面,以促進(jìn)公立醫(yī)院的進(jìn)一步改革,加快新醫(yī)改的進(jìn)程。
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