賈一

【摘要】會計電算化軟件是我國軟件行業(yè)中自主版權(quán)最多、商品化最好、占領(lǐng)市場最扎實的領(lǐng)域之一;目前我國會計電算化軟件仍然不夠完善，存在著較多的問題，為免入會計軟件的功能、開發(fā)、運行及維護等軟件陷阱，必須做足功課、源頭防患。

【關(guān)鍵詞】會計;信息檔案;軟件陷阱;策略

會計核算軟件是會計電算化的核心，其性能狀態(tài)直接影響會計信息檔案的安全。就會計信息檔案的安會性而言，最好的應(yīng)對策略是嚴(yán)格把好源頭關(guān)，即在選擇核算軟件時洞悉陷阱、深究細(xì)節(jié)、超前防范。

一、常見會計軟件陷阱

（一）會計軟件功能陷阱。有些自行開發(fā)的會計軟件和市場化會計軟件，沒有嚴(yán)格遵循財政部頒布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》要求，雖說也通過了評審，但仍存在著一定的隱性缺陷，其功能陷阱主要表現(xiàn)在：初始化運行結(jié)束后，沒有提供對初始化數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗的功能;會計軟件沒有對輸入的記賬憑證編號進(jìn)行連續(xù)性控制;正在輸入的記賬憑證中的會計科目，借貸雙方金額不平或者沒有輸入金額，會計軟件沒有必要的提示，有些會計軟件仍將這些憑證作為有效的憑證存入憑證庫;會計軟件沒有提供對審核功能與輸人、修改功能的使用權(quán)限控制;已經(jīng)輸入并審核通過或登賬的記賬憑證有錯誤的，會計軟件提供了直接修改憑證的功能;會計軟件在運行過程中發(fā)生故障，導(dǎo)致機內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，會計軟件不能利用現(xiàn)有的會計數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)。

（二）會計軟件開發(fā)陷阱。一些由單位自行開發(fā)的會計軟件，因開發(fā)人員的系統(tǒng)分析和總體設(shè)計缺失，往往導(dǎo)致會計軟件既不符合會計業(yè)務(wù)處理要求，也不符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定;在系統(tǒng)設(shè)計階段，系統(tǒng)設(shè)計人員沒有嚴(yán)格按照說明書中的需求正確設(shè)計，或是設(shè)計人員在系統(tǒng)設(shè)計時留下非法接口（會計軟件中的陷阱，有近50%來自系統(tǒng)設(shè)計階段）;如果按照程序設(shè)計說明書編寫，但說明書沒有體現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計的意圖或說明書本身描述不清，極易導(dǎo)致程序編碼錯誤。

（三）會計軟件運行與維護陷阱。一是缺乏嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。有些單位的會計電算化主管在分配任務(wù)時，由程序員兼任系統(tǒng)的操作員，有的系統(tǒng)由憑證錄入員兼任憑證審核員，有的單位雖然在會計軟件中通過口令的形式明確工作人員的職責(zé)權(quán)限，但每個工作人員的密碼相互都知道，且在業(yè)務(wù)繁忙的情況下相互代替。二是軟件的修改缺乏必要的審批制度。有些單位的會計軟件在使用過程中出現(xiàn)問題后，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門批準(zhǔn)，即由程序員擅自修改，修改之前沒有制訂詳細(xì)的修改計劃，修改后也不經(jīng)調(diào)試就立即運行，往往導(dǎo)致會計數(shù)據(jù)處理方法的前后不一。三是軟件容易被非法修改。有些單位自行開發(fā)的會計軟件以源程序的方式運行，操作人員在操作出現(xiàn)問題時，可以輕而易舉地調(diào)出源程序進(jìn)行修改;有些單位會計電算化用的計算機，單位所有人員都可以使用，這樣的會計軟件，很容易被非法修改。

二、會計軟件陷阱應(yīng)對策略

（一）版本不宜一次到位。市場上流行的核算軟件，大都為單機和網(wǎng)絡(luò)兩種版本，且從單機版向網(wǎng)絡(luò)版升級時，可以補齊差價。面對優(yōu)惠，不妨先用單機版，其益處：一是經(jīng)實際運用，測試、驗明核算系統(tǒng)的真實性能;二是先用低成本版本培訓(xùn)員工，待用法嫻熟、業(yè)務(wù)需要時，再更換網(wǎng)絡(luò)版，既減少了投資風(fēng)險，又培訓(xùn)了隊伍。

（二）首選教學(xué)、測試版。如果單位選定的核算軟件可以提供教學(xué)版和測試版，則一定要充分利用。這些教學(xué)、測試版本，一般只是在一些功能上加以限定，其主要功能結(jié)構(gòu)與正式版基本相同，但費用低廉，甚至可免費使用。通過測試版，可以體驗其功能設(shè)計、用戶界面等是否符合單位的業(yè)務(wù)核算需要，使用人員能否適用，對于需要更正的地方可先行提出，以避免不必要的麻煩。其實，設(shè)計先進(jìn)的核算軟件提供的測試版，其測試數(shù)據(jù)可以按正式版使用。

（三）盡量減少數(shù)據(jù)冗余。要充分發(fā)揮現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)及管理系統(tǒng)的作用，如單位已經(jīng)建有內(nèi)部網(wǎng)或管理系統(tǒng)，則在選用會計核算軟件時，一定要充分考慮到接口的問題，以及從現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)中提取其他數(shù)據(jù)的能力和為其他部門提供數(shù)據(jù)的能力，提高單位整體的數(shù)據(jù)使用效率，減少不必要的數(shù)據(jù)冗余，提高數(shù)據(jù)的時效性。

（四）考慮軟件的成熟度。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，新的核算軟件不斷涌現(xiàn)，但選購時必須權(quán)衡軟件開發(fā)公司的實力、軟件的功能、硬件的要求、售后服務(wù)等細(xì)節(jié)，并充分考慮到軟件的升級服務(wù)、應(yīng)用平臺。當(dāng)下，會計核算軟件的功能已從單一業(yè)務(wù)，過渡到了完整的財務(wù)核算，并逐步具備預(yù)測、決策等能力，擺脫了事后核算的被動性。

（五）售后技術(shù)支持。軟件產(chǎn)品畢竟不同于其他產(chǎn)品，產(chǎn)品到達(dá)用戶手中后只具備了解決共性問題的能力，屬于用戶自身特殊要求的功能則需要再同軟件開發(fā)商共同協(xié)商開發(fā)，而有些軟件甚至還提供給用戶二次開發(fā)的平臺和接口，這些都需要開發(fā)商的技術(shù)支持。

三、結(jié)語

會計核算軟件，雖然在其上市前已進(jìn)行過評審和檢測，但仍會或多或少地遺漏一些問題，這些遺漏會給用戶使用時帶來諸多不便。因此，會計必須熟知這些軟件在其功能、開發(fā)、運行及維護等環(huán)節(jié)或存陷阱，并借助開發(fā)商的技術(shù)力量，加快自身的電算化建設(shè)。

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