雒嫵珍 宋和平

（中國(guó)人民銀行甘南州中心支行，甘肅 甘南 747000）

一、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化是國(guó)庫(kù)高質(zhì)量發(fā)展的必然需求

國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子檔案是通過(guò)磁介質(zhì)儲(chǔ)存，利用微型機(jī)等終端設(shè)備進(jìn)行管理的新型檔案管理模式。電子檔案依托網(wǎng)絡(luò)傳輸借閱，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行請(qǐng)求，檔案保管人審核檔案密級(jí)和借閱人身份，確定是否符合借閱要求。電子檔案省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f時(shí)受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，使檔案?jìng)鬟f變得更加方便快捷、省時(shí)省力；由于電子檔案使用軟件進(jìn)行管理，利用磁介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，通過(guò)計(jì)算機(jī)將兩者有機(jī)結(jié)合，更加便于管理便于調(diào)閱便于傳輸?？梢?jiàn)，實(shí)施國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化，將大大減少檔案形成、整理和管理人員的工作量。但任何事物的存在都具有兩面性，我們?cè)诳吹诫娮訖n案先進(jìn)性的同時(shí)，其管理風(fēng)險(xiǎn)不容忽視。一是存儲(chǔ)不穩(wěn)定。電子會(huì)計(jì)檔案利用磁質(zhì)介質(zhì)存儲(chǔ)，磁質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)的存放條件不適或使用方法不當(dāng)容易受外界干擾而磁化或損壞，從而導(dǎo)致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)缺失。而且存儲(chǔ)磁介質(zhì)磁化或物理?yè)p壞后，原數(shù)據(jù)很難恢復(fù)。這是利用磁質(zhì)介質(zhì)存儲(chǔ)電子檔案致命的弱點(diǎn)。二是對(duì)設(shè)備依賴性較強(qiáng)。電子檔案的管理必須借助計(jì)算機(jī)或其他終端設(shè)備進(jìn)行，如果缺少終端設(shè)備將無(wú)法進(jìn)行管理，而且終端設(shè)備的運(yùn)行需要使用電源、網(wǎng)絡(luò)。

二、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理潛在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）制度風(fēng)險(xiǎn)

會(huì)計(jì)檔案電子化作為新興的檔案存儲(chǔ)、管理方式，其規(guī)章制度建設(shè)滯后于檔案電子化發(fā)展進(jìn)程，就目前來(lái)說(shuō)，上級(jí)行還未制定科學(xué)完善的電子化檔案管理辦法。究其原因，主要是規(guī)章制度滯后的風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在工作人員在電子檔案存儲(chǔ)、管理的過(guò)程中怎樣才能形成規(guī)范、正確的檔案管理、調(diào)閱、歸檔等一系列更加合理的電子檔案管理流程。日常工作中，國(guó)庫(kù)工作人員接觸的都是紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)與管理，面對(duì)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子檔案的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)定需要在學(xué)習(xí)中提升、在提升中規(guī)范管理，還有一段較長(zhǎng)的適應(yīng)過(guò)程才能實(shí)現(xiàn)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化。

（二）管理風(fēng)險(xiǎn)

國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)對(duì)口部門(mén)有財(cái)政、稅務(wù)、海關(guān)、商業(yè)銀行等，涉及業(yè)務(wù)有預(yù)算收入繳納、財(cái)政撥款、收入更正、退庫(kù)、集中支付等。國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化存在資料種類多量大的問(wèn)題。財(cái)政、稅務(wù)、海關(guān)、商業(yè)銀行相關(guān)部門(mén)在相互配合過(guò)程中國(guó)庫(kù)部門(mén)如何協(xié)調(diào)好“財(cái)稅庫(kù)銀關(guān)”之間的聯(lián)系，如何正確、合理的調(diào)節(jié)好各部門(mén)之間對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)種類，如何保證接收的電子信息符合電子檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)是面臨的一大難題，需要國(guó)庫(kù)部門(mén)積極與各相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)避操作管理環(huán)節(jié)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）傳遞風(fēng)險(xiǎn)

國(guó)庫(kù)部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)（TCBS）、國(guó)家金庫(kù)管理信息系統(tǒng)（TIMS）、國(guó)庫(kù)信息處理系統(tǒng)（TIPS）、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)（TBS）、財(cái)政支出無(wú)紙化項(xiàng)目、國(guó)庫(kù)監(jiān)管子系統(tǒng)-事后監(jiān)督（TSIS）等。目前，除TBS系統(tǒng)作為備用系統(tǒng)不發(fā)生業(yè)務(wù)外，其他系統(tǒng)每天都有業(yè)務(wù)發(fā)生，無(wú)形中產(chǎn)生電子信息需要傳遞保管，而國(guó)庫(kù)部門(mén)使用系統(tǒng)多，系統(tǒng)類型差別較大，電子信息保管傳遞難度較大，電子信息傳遞更是難上加難。比如TCBS、TIMS、TBS是以窗口形式進(jìn)行操作的軟件，而TIPS、TSIS是基于web瀏覽器使用的系統(tǒng)，而且使用的編程語(yǔ)言不同，造成各系統(tǒng)接口銜接困難，電子信息難以傳遞，通過(guò)磁介質(zhì)傳遞風(fēng)險(xiǎn)會(huì)進(jìn)一步加大。

（四）安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案使用軟件管理，依賴于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)各層級(jí)安全防護(hù)措施不當(dāng)?shù)那闆r下，電子檔案存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。并且電子檔案在管理過(guò)程中很容易被修改，且不易被發(fā)現(xiàn)，這在很大程度上威脅到國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的正確性。

三、對(duì)策建議

（一）健全國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度，為科學(xué)規(guī)范管理提供制度保障

國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子檔案作為國(guó)庫(kù)高質(zhì)量發(fā)展的檔案存儲(chǔ)、管理方式，建立健全其規(guī)章制度十分有必要。檔案管理人員應(yīng)積極參與到規(guī)章制度修訂的全過(guò)程，對(duì)檔案管理崗位發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議。制定的規(guī)章制度需要在電子檔案試行過(guò)程中逐步完善、修訂。同時(shí)要借鑒成功應(yīng)用電子會(huì)計(jì)檔案的單位進(jìn)行取經(jīng)學(xué)習(xí)，制定一套適合央行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的工作流程，在此基礎(chǔ)上，制定切合實(shí)際的電子化檔案管理制度、管理辦法等，按照國(guó)庫(kù)部門(mén)的實(shí)際需求，將本部門(mén)的規(guī)章制度、管理方法運(yùn)用到電子會(huì)計(jì)檔案管理中，切實(shí)提升電子檔案管理效率。

（二）建立有效的信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范體系勢(shì)在必行

在電子化條件下，信息安全風(fēng)險(xiǎn)成為電子檔案面臨的又一挑戰(zhàn)。一方面，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子檔案利用軟件系統(tǒng)進(jìn)行管理，需要使用計(jì)算機(jī)等終端設(shè)備進(jìn)行專機(jī)專用操作管理很有必要。為保證電子檔案數(shù)據(jù)安全，可以通過(guò)設(shè)置防火墻、配置加密卡等途徑保證終端設(shè)備的硬件安全。為防止計(jì)算機(jī)病毒的侵蝕，央行的兩網(wǎng)分離可以為此做出強(qiáng)大的技術(shù)支撐。另一方面，還應(yīng)對(duì)電子檔案形成的流程進(jìn)行梳理和提煉，將檔案處理過(guò)程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入工作流程，創(chuàng)建安全合理的權(quán)限制度。做好國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)安全還需做好檔案管理人員的安全認(rèn)證，保證數(shù)據(jù)不被篡改和刪除。

（三）形成合力，促進(jìn)檔案電子化建設(shè)進(jìn)程

基層國(guó)庫(kù)部門(mén)對(duì)口外聯(lián)部門(mén)多、業(yè)務(wù)雜，實(shí)現(xiàn)電子信息共享存在一定難度。國(guó)庫(kù)部門(mén)要充分發(fā)揮財(cái)稅庫(kù)銀橫向聯(lián)網(wǎng)機(jī)制作用，積極聯(lián)系對(duì)口的財(cái)政、稅務(wù)、金融機(jī)構(gòu)各部門(mén)，通過(guò)聯(lián)調(diào)測(cè)試，利用目前已經(jīng)成熟的國(guó)庫(kù)信息處理系統(tǒng)（TIPS），聯(lián)合多方平臺(tái)，形成科學(xué)規(guī)范管理的電子會(huì)計(jì)檔案。

（四）大力改善運(yùn)行環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施

國(guó)庫(kù)部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)多，軟件類型、編程語(yǔ)言不盡相同，通過(guò)引入影像化模式，改造目前的檔案整理過(guò)程，通過(guò)自動(dòng)掃描原始憑證，形成利于保存的電子檔案。同時(shí)電子檔案的存儲(chǔ)需要與之相匹配的外部保管環(huán)境，根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，保持機(jī)房的溫度、濕度及磁場(chǎng)的穩(wěn)定是關(guān)鍵，做到防火、防水、防盜、防磁化，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案室。加之電子檔案磁介質(zhì)很容易被消磁，需建立相應(yīng)的備份系統(tǒng)，確保國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)安全管理。