陳 默

(機(jī)械工業(yè)信息研究院 北京100037)

20世紀(jì)80年代后期，檔案“雙軌雙套制”成為檔案學(xué)術(shù)界討論、研究的熱點(diǎn)問(wèn)題。90年代中期，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、數(shù)字化設(shè)備、多媒體技術(shù)開(kāi)始大規(guī)模應(yīng)用普及，這使得在日常工作中產(chǎn)生了比以往更多的電子文件。它們與紙質(zhì)內(nèi)容相同，所以同時(shí)保留兩種不同載體檔案問(wèn)題變得越來(lái)越有爭(zhēng)議。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢(shì)與局限

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，大量電子文檔的產(chǎn)生成為其發(fā)展階段必然的結(jié)果。大多數(shù)學(xué)者認(rèn)為電子檔案必然會(huì)替代紙質(zhì)檔案，但受到技術(shù)、體制、國(guó)情等問(wèn)題的制約，短時(shí)期內(nèi)電子檔案不可能完全取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，需要逐步取代、緩慢進(jìn)行。電子文檔作為文件存儲(chǔ)的一種形式，成為主要的檔案存儲(chǔ)形式也是科技發(fā)展的必然趨勢(shì)。電子檔案有著很明顯的自身缺陷，而這自身缺陷直接導(dǎo)致了其不能完全替代紙質(zhì)檔案成為單一的檔案存儲(chǔ)形式。這也使檔案雙軌雙套制成為其過(guò)渡模式。電子檔案如CD或磁盤具有信息量大、檢索速度快、體積小等優(yōu)點(diǎn)，但其缺點(diǎn)也很明顯。在傳輸過(guò)程中，不能有效防止數(shù)據(jù)篡改和丟失情況的發(fā)生，雖然現(xiàn)在有電子簽名技術(shù)，但是電子檔案不具有個(gè)人筆跡和書寫痕跡的特征，沒(méi)有紙質(zhì)文件的痕跡，容易被篡改。電子水印電子簽名技術(shù)的應(yīng)用也沒(méi)有完全解決電子簽名法與檔案各項(xiàng)法律規(guī)章的銜接問(wèn)題以及人們心理上對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴。

電子文件信息容易修改，嚴(yán)重影響檔案的功能，削弱了電子檔案的原始價(jià)值和證據(jù)價(jià)值，失去部分法律效力。存儲(chǔ)向量的不穩(wěn)定性和更新導(dǎo)致了電子文件需要長(zhǎng)時(shí)間讀取，影響了電子檔案的有效使用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，新型應(yīng)用系統(tǒng)不斷更新，這使得電子檔案兼容成為了新的問(wèn)題，一旦系統(tǒng)無(wú)法兼容，將造成檔案信息的損毀及丟失，德國(guó)檔案館就曾遇到此類問(wèn)題。另外不斷涌現(xiàn)的各類新型計(jì)算機(jī)病毒，不僅會(huì)損壞電子檔案信息，還會(huì)破壞計(jì)算機(jī)硬件，使信息永久性地?fù)p失。而數(shù)字檔案也存在一定的局限性：數(shù)字化設(shè)備成本相對(duì)較高，數(shù)字膠片存儲(chǔ)條件要求較高，普通檔案室難以達(dá)到所需的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)。而從實(shí)際情況看，數(shù)字縮微膠片的操作技術(shù)要求很高，檔案利用率不高，還需要配備相當(dāng)數(shù)量的操作人員。這些都是電子檔案的局限性，直接制約電子檔案完全替代紙質(zhì)檔案。

紙質(zhì)檔案雖然具有真實(shí)性、完整性、安全性、可用性等優(yōu)勢(shì)，但是其劣勢(shì)也相當(dāng)明顯：信息內(nèi)容單一、信息量相對(duì)較小、紙質(zhì)載體裝入裝具后占用庫(kù)房空間較大，長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)缺乏有效管理、難以檢索，很難適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展。紙質(zhì)檔案與電子檔案在形式上有很大差異，在收集、整理、保存、利用等工作環(huán)節(jié)上也有本質(zhì)的不同。在目前形勢(shì)下，只有實(shí)行檔案“雙軌雙套制”，互取長(zhǎng)處，才能在順應(yīng)發(fā)展的同時(shí)滿足檔案的安全需求。

2 電子檔案的管理模式

2.1 前端控制

不論紙質(zhì)檔案還是電子檔案都遵循著檔案生命周期這一客觀規(guī)律，在檔案生命周期流程中強(qiáng)調(diào)要對(duì)文件進(jìn)行前端控制。而現(xiàn)階段，前端控制更是電子檔案重要的指導(dǎo)思想。文檔管理是建立在文檔生命周期理論基礎(chǔ)之上的，文檔作為一個(gè)完整的過(guò)程，從形式到各個(gè)階段都是永久性的或是不可破壞。根據(jù)電子文件“小”的特點(diǎn)，在形成電子文件之初便做好元數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)問(wèn)題的控制，這將為文件形成過(guò)程中預(yù)防電子檔案被篡改、破壞，保證電子檔案安全、完整、可用等提供技術(shù)保障。

2.2 檔案?jìng)浞?/h3>

云計(jì)算與大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，顛覆了傳統(tǒng)信息系統(tǒng)的存儲(chǔ)架構(gòu)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘等各種應(yīng)用?；ヂ?lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)量正以指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，在新的信息技術(shù)背景下，數(shù)字檔案中出現(xiàn)了大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有即時(shí)、海量、不可控的特性。由于傳統(tǒng)的信息安全技術(shù)在安全保障時(shí)間上具有一定滯后性，往往在檢測(cè)到安全事件后，檔案信息已經(jīng)產(chǎn)生了損失，因此，安全、可靠的數(shù)據(jù)備份在當(dāng)前的電子檔案建設(shè)中變得尤為重要。目前來(lái)說(shuō)，檔案?jìng)浞輵?yīng)采取兩地三中心原則，檔案實(shí)行正副本管理模式。

2.3 檔案復(fù)制

電子檔案與其系統(tǒng)都具有不穩(wěn)定性，所以應(yīng)建立一個(gè)備用的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，該備用系統(tǒng)對(duì)生產(chǎn)系統(tǒng)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制。通過(guò)數(shù)據(jù)容災(zāi)，可保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整和安全可用，當(dāng)有系統(tǒng)、載體、格式發(fā)生變化時(shí)，檔案數(shù)據(jù)可以最大程度地得到完整保存、移植。

2.4 確保安全

由于自然災(zāi)害和人為災(zāi)害的發(fā)生，檔案信息利用服務(wù)和檔案安全保障之間的矛盾更加突出。突發(fā)性災(zāi)害的防范是國(guó)家檔案安全保障的重要內(nèi)容，已逐漸成為檔案行政主管部門的關(guān)注焦點(diǎn)。2008年8月27日，國(guó)家檔案局、中央檔案館頒布了《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》，要求各級(jí)檔案部門建立嚴(yán)格的突發(fā)事件防范和應(yīng)急處置責(zé)任制，制定相關(guān)工作預(yù)案。因此，建立完善的檔案容災(zāi)機(jī)制迫在眉睫。在電子檔案建設(shè)中，一方面須保障電子檔案的數(shù)據(jù)安全，另一方面須保障電子檔案利用的業(yè)務(wù)連續(xù)性。因此，針對(duì)檔案的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，可將檔案容災(zāi)指標(biāo)分為：①檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)。檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)是指建立一個(gè)備用的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，該備用系統(tǒng)對(duì)生產(chǎn)系統(tǒng)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。通過(guò)數(shù)據(jù)容災(zāi)，可保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整和安全可用，當(dāng)有突發(fā)性災(zāi)害發(fā)生時(shí)，檔案數(shù)據(jù)可以最大程度地得到完整恢復(fù)。②檔案應(yīng)用容災(zāi)。檔案應(yīng)用容災(zāi)則是在檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)之上，建立一套與生產(chǎn)系統(tǒng)相當(dāng)?shù)臋n案?jìng)浞輵?yīng)用策略。在災(zāi)難發(fā)生后，將應(yīng)用迅速切換到檔案?jìng)浞輵?yīng)用，檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)承擔(dān)生產(chǎn)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)運(yùn)行。通過(guò)應(yīng)用容災(zāi)，保障檔案管理、利用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)連續(xù)性，即：對(duì)檔案利用者而言，突發(fā)性的災(zāi)害并不會(huì)使用戶感知到檔案管理和利用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)中斷。

2.5 規(guī)范化管理

技術(shù)不足、管理補(bǔ)充。在發(fā)展技術(shù)的同時(shí)，提高自身的管理水平，完善各項(xiàng)檔案工作管理制度，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，從管理的角度使檔案工作更為規(guī)范化，保障檔案的安全。

3 檔案“雙軌雙套制”管理模式探索與展望

電子檔案因其自身缺陷，導(dǎo)致目前不能完全替代紙質(zhì)檔案成為單一的檔案存儲(chǔ)形式。檔案“雙軌雙套制”成為了檔案管理的必然選擇。當(dāng)然這不是一成不變的，電子檔案終將取代紙質(zhì)檔案，但這一過(guò)程需要我國(guó)檔案人員不斷摸索研究。■,

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