吳 靜

(北京工業(yè)職業(yè)技術學院科研處 北京100042)

0 引 言

在學術論文中，為研究和分析某事物的現(xiàn)狀、問題、原因、本質(zhì)和規(guī)律，常需要和依賴大量的數(shù)據(jù)支持而進行分析。圖表是展示和描述數(shù)據(jù)信息的重要表現(xiàn)形式，其簡潔、直觀、易讀的特性使其成為表達科學思想和技術知識的一種形象化人工語言[1]。選擇合適的圖表，不僅能直觀表現(xiàn)數(shù)據(jù)、有效傳達信息，增強邏輯性和對比性，而且能達到美化、節(jié)省版面的效果。

1 圖表的特點

表格是記錄數(shù)據(jù)或事物分類[2]等的一種有效表達方式，將數(shù)據(jù)或資料經(jīng)過分類與編排后，以行或列的方式條理化呈現(xiàn)。表格的優(yōu)點是可以很方便地列舉大量精確數(shù)據(jù)或資料。

圖是描述數(shù)據(jù)或事物分類等的一種有效表達方式，將數(shù)據(jù)所要傳達的信息經(jīng)過篩選與提煉后，以點、線、面、體等幾何圖形的方式形象化呈現(xiàn)。圖的優(yōu)點是可以直觀、有效地表達復雜數(shù)據(jù)的變化趨勢或規(guī)律。

2 圖表在學術論文中的使用規(guī)則

在學術論文中，圖表的使用規(guī)則可歸納為以下幾點：①精選。一篇文章中的圖表并不是越多越好，應根據(jù)其必要性進行精選，如果數(shù)據(jù)較少或相同，能用簡短文字表達清楚，就不必使用圖表。②結(jié)構(gòu)簡潔、直觀、清晰。③可讀性和自明性。圖表中的各項內(nèi)容應準確、清楚、完整、易讀。④緊隨文排，先見相應文字后見圖表。圖表應緊接在第 1次提到它的文字段后面，以便于閱讀。

3 規(guī)范使用三線表

《中國高等學校自然科學學報編排規(guī)范》(修訂版)中的 2.9.3條中規(guī)定：“為使表的結(jié)構(gòu)簡潔，建議采用三線表，必要時可加輔助線”[3]。三線表以其形式簡潔、功能分明、排版方便等優(yōu)勢，在科技期刊中被推薦使用[4]。

三線表是傳統(tǒng)卡線表經(jīng)簡化、改造發(fā)展而來的。它以卡線表為基礎，取消了斜線、豎線和行線(橫向分割線)。三線表通常只有 3條線，即頂線、底線和欄目線。但三線表并不一定只有 3條線，必要時可在頂線和項目線之間添加輔助線，無論加多少條輔助線，仍稱為三線表。

在學術論文中，三線表的構(gòu)成要素包括：表序、表題、表頭(項目欄)、表身、表注。其設計規(guī)范如表 1所示。

表1 三線表的設計規(guī)范Tab.1 Design specification for the three-line table

3.1 表序和表題

在學術論文中，表序和表題之間空 1個字距，中間不加標點符號，居中排在表格頂線上方。表序即表格的序號，要按表格在文中出現(xiàn)的先后順序以阿拉伯數(shù)字從“1”開始連續(xù)編號，為“表1”“表2”“表3”等。即使全文只有 1個表格也要提供表序，為“表1”。表題即表格的標題，用以表明表格的主要內(nèi)容，應簡明準確地突出表格的核心信息，比如時間、地點和事項，但不能過于簡單或籠統(tǒng)，也不能過于繁瑣或冗長。

3.2 表頭(項目欄)和表身

表頭是頂線與欄目線之間的部分。項目欄一般要放置多個欄目(標目)，欄目能反映表身中該欄信息的特征或?qū)傩訹5]，同一欄目下的信息具有某種共性，因而對于理解表中數(shù)據(jù)至關重要。三線表的規(guī)范編排原則是數(shù)據(jù)“豎讀”[6]，也就是說表身內(nèi)同一欄各行的數(shù)值應縱向豎排于共同的標目下，便于讀者從上而下閱讀。

表身是底線以上、欄目線以下的部分，它容納了表格內(nèi)的大部分信息(數(shù)據(jù)或文字)，是表格的主體。

表內(nèi)的數(shù)字不帶單位符號，百分數(shù)也不帶百分號“%,”，應把單位符號和百分號歸并在欄目中。若所有欄目的單位相同，應將該單位標注在表的右上方，不寫“單位”二字。

表內(nèi)相鄰行或列的數(shù)字相同時仍需重復填寫，一一列出，不能用“同左”“同上”等字樣代替。

表內(nèi)無數(shù)字的欄內(nèi)，應區(qū)別情況對待。GB,7713—1987《科學技術報告、學位論文和學術論文的編寫格式》中規(guī)定：表內(nèi)“空白”代表未測或無此項，“-”或“…”(因“-”可能與代表陰性反應相混)代表未發(fā)現(xiàn)，“0”代表實測結(jié)果確為零[7]。

表內(nèi)數(shù)字的小數(shù)點用“.”表示。大于 999的整數(shù)和多于三位數(shù)的小數(shù)，一律用半個阿拉伯數(shù)字符的小間隔分開，不用千位撇。

此外，量和單位的表達是表格中必不可少的組成部分。GB,3101—1993《有關量、單位和符號的一般原則》和《中國高等學校社會科學學報編排規(guī)范(修訂版)》都對表格中量和單位的表達作了明確規(guī)定。主要有兩點：①在公式、圖、表和文字敘述中表達量值時，一律使用單位的國際符號，且無例外地用正體；②為了區(qū)別量本身和用特定單位表示的量的數(shù)值，在圖、表中用特定單位表示量的數(shù)值時，應當采用量與單位相比的形式[8]。

3.3 表注

表注是對表中有關內(nèi)容作補充說明或注釋的文字，一般排在底線下面，多條注釋采用阿拉伯數(shù)字順序編碼。必要時應將表格中的符號、標記、代碼，以及需要說明事項，用最簡練的文字作為表注。

4 有效使用圖表

將數(shù)據(jù)用圖表表示出來，可形象、直觀、生動地描述數(shù)據(jù)大小、變動趨勢、分布情況以及反映事物內(nèi)在的規(guī)律性和關聯(lián)性，以便閱讀、比較和分析。圖表是一種很好的將對象屬性數(shù)據(jù)直觀、形象地“可視化”的手段，可以達到兩個目的：一是表現(xiàn)數(shù)據(jù)；二是傳達信息。

如何將表格中最初輸入的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成最終輸出的圖表？

由數(shù)據(jù)到圖表的具體流程如圖1所示。

圖1 從數(shù)據(jù)到圖表的流程圖Fig.1 Flow chart from data to figures

4.1 明確數(shù)據(jù)要傳達的信息

決定使用何種圖表類型的，并不僅僅是數(shù)據(jù)本身，更重要的是數(shù)據(jù)所要傳達的信息。數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息是錯綜復雜、千變?nèi)f化的，大部分信息都具有多重特征和屬性，比如：表現(xiàn)什么(主題特征)、何時/多長時間(時間屬性)、何處(空間屬性)、程度(數(shù)量特征)及如何(變化特征)等。不同的數(shù)據(jù)可以傳達不同的信息，甚至相同的數(shù)據(jù)也可以因不同的目標、立場和價值判斷而傳達不同的信息。因此，要明確數(shù)據(jù)所要傳達的信息，確定主題和觀點。

4.2 確定數(shù)據(jù)的相互關系

不同的信息意味著不同的數(shù)據(jù)相互關系，也將影響到最終圖表的選取。確定數(shù)據(jù)關系是介于明確信息和選擇圖表之間的一個過程。數(shù)據(jù)的相互關系一般分為5類：成分、排序、時間序列、頻率分布和相關性。具體如圖2所示。

4.3 選擇適用的圖表類型

4.3.1 常用的圖表及其異同比較

圖表是用點、線、面等幾何圖形直觀形象地表達、描述數(shù)據(jù)或結(jié)果的方法。按照Microsoft Excel對圖表類型的分類，圖表類型包括餅圖、條形圖、柱形圖、折線圖、散點圖、面積圖、圓環(huán)圖、雷達圖、氣泡圖、曲面圖、股價圖等。此外，可以通過圖表間的相互疊加來形成復合圖表類型。本文著重介紹在學術論文中用于數(shù)據(jù)表達的 4種常用圖表：餅圖、條形圖、柱形圖、折線圖。具體如圖3所示。

圖2 數(shù)據(jù)的5種相互關系Fig.2 Five interrelationships of data

圖3 常用的4種圖表Fig.3 Four commonly used figures

以上 4種圖表在數(shù)據(jù)系列、坐標軸、功能、適用范圍等方面各有異同。為更直觀清晰地比較它們的異同，筆者用表格的形式進行了歸納整理和列舉，具體如表2所示。

表2 4種圖表的異同比較Tab.2 Similarities and differences of four types of figures

4.3.2 數(shù)據(jù)關系及其適用的圖表類型

圖表的合理使用對讀者清晰理解數(shù)據(jù)所要表達的信息至關重要。根據(jù)數(shù)據(jù)的不同關系和不同圖表類型的特點，筆者將數(shù)據(jù)關系與相應的圖表類型一一作了配對，并列舉了用文字敘述各種數(shù)據(jù)關系時會用到的關鍵字，如表3所示。

由表3可以看出，根據(jù)不同的數(shù)據(jù)關系可選用不同的圖表類型。成分可用餅圖表示，排序可用條形圖和柱形圖表示，時間序列可用柱形圖和折線圖表示，頻率分布可用柱形圖和折線圖表示，相關性可用對稱條形圖表示。

有些圖表類型可以顯示多種數(shù)據(jù)關系，如柱形圖可以直觀顯示數(shù)據(jù)的排序、時間序列和頻率分布3種相互關系，折線圖可以直觀顯示數(shù)據(jù)的時間序列和頻率分布2種相互關系。

有些數(shù)據(jù)關系也可以由多種圖表類型表達，比如，數(shù)據(jù)的排序可以由條形圖和柱形圖兩種圖表來表達，數(shù)據(jù)的時間序列可以由柱形圖和折線圖兩種圖表表達。

①柱形圖和條形圖都能直觀顯示各項之間的比較情況，但也有差異。當分類項目的標簽文本比較長，建議使用條形圖，因為柱形圖的標簽會出現(xiàn)重疊，或者傾斜，不便于讀者閱讀。當顯示兩類事物在不同特征項目中的數(shù)據(jù)相關性時，可用對稱條形圖(又稱旋風圖)。對稱條形圖的特點是兩組條形圖的數(shù)據(jù)條沿中間的縱軸分別朝左右兩個方向伸展，通過把兩個數(shù)據(jù)系列分別置于主坐標軸和次坐標軸，然后對其中一個坐標軸逆序顯示并且對稱地設置主次坐標軸的最大值和最小值，即可實現(xiàn)圖表效果。

②柱形圖和折線圖都能直觀顯示一段時間內(nèi)的數(shù)據(jù)變化趨勢和頻率分布，但也有差異。柱形圖更強調(diào)各數(shù)據(jù)點的值及其之間的差異，折線圖更強調(diào)起伏變化的趨勢，而帶數(shù)據(jù)點的折線圖則同時具備二者的特點。柱形圖更適合于表現(xiàn)離散型的時間序列，折線圖更適合于表現(xiàn)連續(xù)性的時間序列，顯示在相等時間間隔下的數(shù)據(jù)變化趨勢和頻率分布。

表3 數(shù)據(jù)關系及其適用的圖表類型Tab.3 Interrelationships of data and corresponding figure types

4.4 創(chuàng)建有效的圖表

選擇適用的圖表類型后，就可以創(chuàng)建有效的圖表了。圖表不是畫出來的，而是依托于表格中行或列的數(shù)據(jù)自動生成的，生成圖表的數(shù)據(jù)稱為圖表的數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)源改變了，圖表也會隨之改變。簡言之，圖表和數(shù)據(jù)是同一種事物的不同表現(xiàn)形式。

一份完整的圖表主要由圖表區(qū)、繪圖區(qū)、數(shù)據(jù)系列、圖題、圖例構(gòu)成，除了餅圖、圓環(huán)圖和雷達圖外，條形圖、柱形圖、折線圖、面積圖、散點圖、股價圖、曲面圖、氣泡圖等都有坐標軸。

圖表區(qū)是承載整個圖表元素的區(qū)域，除了自定義添加的輔助形狀，圖表中的各個元素都在圖表區(qū)中，圖表區(qū)可以任意更改大小。繪圖區(qū)位于圖表區(qū)靠中間位置的較大區(qū)域，它主要承載圖表的數(shù)據(jù)系列和坐標軸，可為繪圖區(qū)自定義顏色和效果。數(shù)據(jù)系列是圖表中最顯眼的一個部分，指在圖表中繪制的相關數(shù)據(jù)點(即單個值)，這些數(shù)據(jù)源自數(shù)據(jù)表的行或列，它們將單純的數(shù)據(jù)圖形化表達，是在圖表中分析數(shù)據(jù)的主要部分。圖題即整個圖的標題，用以表明圖的主要內(nèi)容。圖例是對各個數(shù)據(jù)系列的說明。坐標軸主要包括橫坐標軸和縱坐標軸，用來表明數(shù)據(jù)系列的一些維度，使數(shù)據(jù)系列有意義。

在學術論文中，圖應有圖序，表應有表序，按照圖表在文中出現(xiàn)的先后順序以阿拉伯數(shù)字從“1”開始連續(xù)編號，為“圖1”“圖2”“圖3”等。即使全文只有 1個圖也要提供圖序，為“圖 1”。圖題應簡明確切地突出圖的核心信息，比如時間、地點和事項。圖序和圖題之間空 1個字距，中間不加標點符號，居中排在圖的下方。

必要時應將圖表中的符號、標記、代碼，以及需要說明事項，用最簡練的文字，作為圖注，排在圖表下方。橫縱坐標軸要分別標明橫標目(單位)和縱標目(單位)，分別說明水平軸和垂直軸代表的指標和單位。

創(chuàng)建圖表后，應檢查圖表是否真實地展示了數(shù)據(jù)，是否表達了有效的觀點，是否與文字敘述有機結(jié)合。

5 恰當使用SmartArt圖形

在學術論文中，除了用到描述數(shù)據(jù)信息的圖表，也常會用到表現(xiàn)各種層級關系、附屬關系、并列關系或循環(huán)關系等的圖形，這些關系結(jié)構(gòu)中通常包含文字內(nèi)容。

SmartArt圖形是從Microsoft Office 2007開始新增的一種圖形功能，在PowerPoint、Word、Excel中都能使用此功能。在Microsoft Office Word 2007中插入 SmartArt圖形，能簡便、快捷、輕松地創(chuàng)建“列表”“流程”“循環(huán)”“層次結(jié)構(gòu)”“關系”“矩陣”“棱錐圖”7種圖形類型，而且每種類型包含幾個不同的布局。在選擇圖形類型和布局時，先明確需要傳達什么信息以及希望信息以哪種特定方式顯示。SmartArt圖形的左側(cè)會顯示“文本”窗格，可以通過“文本”窗格輸入和編輯在 SmartArt圖形中顯示的文字。可根據(jù)需要在“文本”窗格中添加或刪除內(nèi)容，SmartArt圖形會自動更新，即添加或刪除形狀。

6 結(jié) 語

鑒于圖表在論文表達數(shù)據(jù)和信息的重要性，在學術論文中應規(guī)范、有效、恰當?shù)厥褂脠D表。在對圖表進行編輯加工時，應認真仔細地對其形式和內(nèi)容進行核對整理，如：圖表是否緊隨文排，結(jié)構(gòu)是否簡潔、清楚，序號是否以阿拉伯數(shù)字從“1”開始連續(xù)編號，標題是否具有自明性，輔助線添加是否適當，欄目名稱是否準確，量與單位是否規(guī)范，數(shù)據(jù)是否能豎讀，圖、表、文中的數(shù)據(jù)、術語、符號、單位等是否正確、一致等。對于圖表的使用應視敘述的需要而定，如果要強調(diào)顯示給讀者精確的數(shù)值，就采用表格形式；如果要強調(diào)顯示數(shù)據(jù)的分布特征或變化趨勢，則采用圖形式。將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為圖表前應仔細分析相關數(shù)據(jù)的特點和規(guī)律，明確數(shù)據(jù)所要傳達的信息，確定數(shù)據(jù)的相互關系，力求選擇最合適的圖表來清楚、直觀、有效地表達數(shù)據(jù)信息。圖表和文字敘述應有機結(jié)合，通過圖表反映數(shù)據(jù)信息，用文字分析其現(xiàn)狀、問題、原因、本質(zhì)和規(guī)律，進行概括總結(jié)，從而得出結(jié)論，提出解決問題的辦法。■

［1］沈秀. 社科學術論文的圖表價值及運用[J]. 蘇州教育學院學報，2015，32(4)：65-67.

［2］陳浩元. 科技書刊標準化 18講[M]. 北京：北京師范大學出版社，1998.

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［5］李興昌. 科技論文的規(guī)范表達：寫作與編輯[M]. 北京：清華大學出版社，1995.

［6］王小燕，蔡明科，宋研娟. 科技論文三線表編校體會[J]. 天津科技，2015，42(8)：91-94.

［7］國家標準局. 科學技術報告、學位論文和學術論文的編寫格式GB,7713—1987[S]. 1987.

［8］國家技術監(jiān)督局. 有關量、單位和符號的一般原則GB,3103—1993[S]. 1993.