摘 要：人事檔案工作是組織人事工作的重要部分，它記錄了一個人在不同階段的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、社會關(guān)系、政治思想、獎懲、職務晉升、聘任和專業(yè)技術(shù)的水平，是一個完整的記錄。對于個人而言，具有極端重要的意義；對組織而言，也是組織和人事部門堅持公平、公正選拔人員的重要依據(jù)。因此，從人事檔案管理水平提升方面著眼，是保證人事檔案內(nèi)容的真實性、準確性和完整性的重要手段

關(guān)鍵詞：民辦學校；人事；檔案；信息化

學校的人事檔案是一個學校人力資源管理部門在工作中形成的重要資料，它記載和反映著學校每個職工的過去的學習和工作經(jīng)歷、才能和業(yè)績表現(xiàn)，是學校檔案的重要組成部分之一。目前民辦學校的數(shù)量數(shù)量越來越多，規(guī)模也越來越大，存在著各種管理上的問題，導致人事管理難上加難，在一定程度上限制了學校的進一步發(fā)展。而學校人事檔案要想進行精細化的管理與控制，信息化管理是不錯的選擇。

1 信息化管理人事檔案的意義

1）儲存存放安全。目前大部分民辦學校的檔案都是紙質(zhì)的，不僅占據(jù)空間，而且很容易受潮或者發(fā)生失火，保存時間有限，長時間的保存，檔案資料很難保存完整，文字和影像資料會漸漸模糊，檔案管理質(zhì)量會越來越差。但是信息化環(huán)境下，則完全避免了這個問題，將所有的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子信息，使儲存方式更安全，完全節(jié)省了檔案管理的時間和空間，檔案的使用壽命無限化，提高了學校檔案管理水平和使用效率。

2）工作效率高。隨著近幾年民辦學校的發(fā)展，學校工作內(nèi)容多，人員流動大，以前是學校管理工作人員對紙質(zhì)的人事檔案進行分類、整理和歸檔，工作任務量大，管理水平低?，F(xiàn)在通過信息化管理，可以利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)對檔案資料進行合理有效的處理，同時可以很容易查詢和提取材料，也很容易進行儲存和傳送，可以提高工作過程中的教職工信息檢索速度和歸檔速度。

3）實現(xiàn)資源信息化共享易。以往學校各個部門分散管理保存檔案，檔案的完整和有效利用很難實現(xiàn)。在信息化環(huán)境下，利用科學的管理手段，可以大大提高檔案管理和利用工作的質(zhì)量，針對想要瀏覽的檔案信息，可以達到很快查找速度和保證信息的準確性，其他任意部門的教職工信息也可以通過電腦來查看，距離的限制得以擺脫，在特定范圍內(nèi)實現(xiàn)了資源共享。在信息化化過程中可以對檔案使用管理設(shè)置權(quán)限，使檔案的保密性得以提高。資源信息化共享特別適合同城多校區(qū)學校教師管理和師資力量的優(yōu)化配置。

2 民辦學校人事檔案管理存在的問題及原因

目前很多學校高度重視人事檔案工作管理，目的就是使人事檔案發(fā)揮其最大的優(yōu)勢，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的教師隊伍人才，滿足學校教學工作的需要。根據(jù)我市幾所民辦學校人事檔案管理的實踐，現(xiàn)就學校人事檔案管理工作面臨的問題和原因分析如下：

1）人事檔案專職管理員缺乏。一是大部分民辦學校都是由校辦人員兼職或者在其他崗位被淘汰的人員擔任，負責管理檔案人員的變化頻繁，工作交接不夠規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性；二是人事檔案兼職人員忙于日常校辦其他工作較多，同時也意識不到檔案存在的價值及作用，檔案管理人員只是負責“守好攤”，應付檔案的調(diào)用和查看，這樣不利于學校人事檔案發(fā)揮其應盡的作用在系統(tǒng)和全面的管理不夠。三是人事檔案管理人員沒有檔案管理相關(guān)知識理論，也不具備相關(guān)素養(yǎng)，而管理僅僅是資料的統(tǒng)一存放保管，缺乏動態(tài)性管理學校人事檔案的意識。收集保管的檔案資料沒有開發(fā)利用，只是簡單的歸檔保管，檔案信息未能為學校領(lǐng)導提供決策依據(jù)。

2）人事檔案管理方式相對落后。一是硬件設(shè)施落后，民辦學校大多利用相對閑置的房間存放檔案，個別學校沒有固定檔案室，甚至一些檔案資料就存放在校辦，缺乏必要的電腦、掃描儀、除濕機、溫濕度監(jiān)測儀等配套設(shè)置；二是管理方法落后，有些人事檔案資料的歸檔過于簡單或不規(guī)范，對收集起來的人事檔案材料沒有進行分類區(qū)別和真?zhèn)魏藢?，而是將所有的資料都歸入檔案，這樣就會把一些不應歸檔的資料歸入檔案。導致人事檔案資料混亂，資料來源不清楚，部分資料殘缺不全，直接影響了人事檔案的權(quán)威性、系統(tǒng)性。

3）對人事檔案管理工作認識不夠。長期以來，人事檔案工作被認為是“簡單”的工作，隨著民辦學校之間的競爭日益激烈，學校的中心工作和主要任務是提升教學質(zhì)量、提高辦學環(huán)境、拓展學校人文關(guān)懷，以便為廣大學生提供優(yōu)質(zhì)教育服務。因此，民辦學校普遍存在著不重視人事檔案工作的實際，意識不到檔案存在的價值及作用。

3 如何利用信息化管理辦法解決民辦學校人事檔案存在問題

1）強化信息化建設(shè)的意識。強化人事檔案工作信息化建設(shè)的意識，既要強化對內(nèi)的意識，又要強化對外的意識。對內(nèi)而言，信息化建設(shè)效應不能在短時間內(nèi)看到很直接的效果和影響。因此，要注重加強管理者對信息化建設(shè)的支持意識，提高檔案管理的能力和水平。積極應用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強人事檔案信息化建設(shè)，既是信息時代發(fā)展的要求，也是做好新時期人事檔案工作的必然選擇。推進人事檔案信息管理，要求單位統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)籌規(guī)劃。不僅僅只是做到一個管理軟件遍地開花的事情，更要注重從標準化、規(guī)范化水平的建設(shè)方面，引進信息化人才隊伍，提升人事檔案管理者的檔案素質(zhì)和水平。

2）科學制定管理辦法。制度是保障人事檔案管理工作的重要條件，建立民辦學校自己的管理制度勢在必行。嚴格按照學校檔案管理流程開展工作，結(jié)合學校的實際情況，符合國家標準的情況下，確定檔案管理標準的科學性，對于每一項歸檔資料必須嚴格審核，保證檔案信息的準確性。并且要定期完善學校檔案管理制度，對人事檔案專兼職管理工作人員進行嚴格的責任劃分，將檔案進行規(guī)范化管理。

3）信息化建設(shè)人事檔案。信息化是人事檔案管理規(guī)范化的必然趨勢。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷地進步，單位人事檔案規(guī)范化管理工作已經(jīng)逐漸向信息化的方向發(fā)展。具體來講，比如人事檔案的計算機錄入，通過信息技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，這樣不僅能夠保障員工人事檔案的真實性、時效性及準確性，還能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡化管理，通過信息化的管理方式提升工作效率，從而達到新時代對于單位人事檔案管理的需要。

4 結(jié)論

綜上所述，新時期民辦學校人事檔案管理工作要順應新時期學校改革發(fā)展工作的需要，在工作中需要不斷解決問題，需要全校干部職工都高度重視人事檔案工作的重要性，同時轉(zhuǎn)變檔案管理人員服務理念，提高檔案管理人員的思想道德素質(zhì)和專業(yè)知識水平，確保人事檔案工作能夠圍繞學校各項建設(shè)工作，有針對性地筑牢每個專業(yè)、學科發(fā)展的人才基礎(chǔ)，讓更多的優(yōu)秀人才脫穎而出，形成“帶動一批，影響一片”的學科人才梯隊與品牌優(yōu)勢。因此，信息化管理人事檔案管理對學校優(yōu)化配置教師資源，完善學校運行機制，開創(chuàng)民辦學校發(fā)展的新局面具有重大的意義。

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作者簡介

曾君（1985-），男，漢族，湖北十堰，十堰外國語學校，助理館員，本科，研究方向：人力資源管理。