摘 要：學校檔案利用工作是檔案工作的組成部分，利用才能發(fā)揮價值，本文依據(jù)檔案利用工作的重要性，對學校檔案利用工作的內容、提供利用學校檔案信息資源的途徑、工作中應遵循的原則、影響學校檔案利用工作開展的因素及對策進行了闡述。

關鍵詞：學校檔案；利用；因素

學校檔案產生于學校的辦學過程中，是學校開展各項活動的反映。學校檔案利用工作是學校檔案工作的重要組成部分和賴以生存、發(fā)展的基礎。

1 學校檔案利用工作的含義和內容

學校檔案利用工作是學校檔案工作者將經(jīng)過科學系統(tǒng)整理的檔案通過各種方式提供給檔案信息利用者，用于參考、依據(jù)等目的，以滿足其需要的過程。其工作內容主要有兩點：

1）健全和改善檢索手段，介紹學校檔案室的內容與成份，主要在學校檔案基礎工作中完成，包括開發(fā)有效信息，對檢索工具的編制，例如綜合檔案室指南、全宗介紹等，以從各個不同的角度反映檔案室藏的內容、結構及全貌，多層次、多渠道地開發(fā)和拓展學校檔案信息資源，提高有效使用率。

2）根據(jù)學校內部和外部對各類檔案信息需求，通過有效的途徑方法，如照片，復印件等，向利用者提供所需檔案材料。

2 提供利用學校檔案信息資源的途徑

1）咨詢服務。以學校檔案室藏檔案信息為依據(jù)，通過解答問題的方式，向教職工提供檔案及相關信息，對利用過程進行指導，提供檢索和成果的服務。

2）文本服務。以提供各種形式的檔案資料文本為教職工服務，開發(fā)和利用信息資源以滿足學校各項工作和教職工使用的需要，這是學校檔案工作的根本職能。要使學校檔案的作用得到全面的發(fā)揮。不能只限于形式上的整理，必須深入到檔案內容中去研究和挖掘，通過匯編檔案專項資料，編寫檔案室指南，編輯檔案材料選編、匯編，向教職工提供高水平的檔案信息。

3 在學校檔案利用工作中應遵循的原則

《中華人民共和國檔案法》第五條規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！痹趯W校檔案管理利用工作中，應以國家檔案法為指導。

3.1 盡量滿足教職工利用的需要

要從教職工利用需求的角度出發(fā)，在工作中盡量簡化檔案利用手續(xù)，保證學校檔案的利用途徑和渠道通暢，最大限度地滿足全體教職工的需求。

3.2 維護學校檔案的完整與安全

維護學校檔案的完整與安全，才能維護學校發(fā)展的歷史真實面貌，這是學校檔案工作的基本要求。

1）維護學校檔案的完整。學校檔案要做到材料收集齊全，檔案整理系統(tǒng)。收集齊全是指凡有保存價值的學校檔案，都要盡量收集齊全到位，實現(xiàn)學校真正有保存價值的檔案的完整。只有這樣，才能完整反映學?；净顒拥拿婷?。整理系統(tǒng)是指學校凡有保存價值的檔案，都必須按照它的形成規(guī)律，組成有機聯(lián)系的整體，這樣才能反映出學?；顒拥倪^程。

2）維護學校檔案的安全。包括實體安全和內容安全兩方面。實體安全可以在檔案管理上采取相關的規(guī)章制度，運用管理手段，并在檔案保護技術上采取保護措施，如避光，防潮，防“四害”等，使學校檔案在利用中不受破壞，延長檔案的壽命。內容安全是對需要保密和需要控制利用范圍的檔案實行嚴格的管理，注意做好保密工作，確保這類檔案不丟失，內容不泄露，不超范圍擴散。如學校檔案中涉及的試卷、教研成果、人事類等檔案含有大量秘密事項或個人隱私，不宜公開，在提供學校檔案利用工作的同時，檔案工作人員要注意正確處理利用與保密的關系，維護和諧的校園檔案環(huán)境。

3.3 保證滿足校內教職工利用的同時可以擴大利用面

我國檔案工作的根本目的經(jīng)歷了由“便于本機關利用”到“便于黨和國家各項工作的利用”，再到“便于社會各方面的利用”。學校檔案管理人員也要與時俱進，在提高工作水平的基礎上，依據(jù)學校實際，盡可能地滿足社會的需要。要具備完善的服務手段和服務水平，不僅能滿足被動查找的需要，同時能主動地將有關檔案信息提供給教職工和外來利用者，把檔案信息服務的社會化作為學校檔案工作的發(fā)展方向。

4 影響學校檔案利用工作開展的因素及對策

學校檔案利用工作的效果好壞涉及很多因素。我認為主要有三個方面：

1）學校環(huán)境。學校有關檔案管理的規(guī)章制度的制訂與實施，檔案室的設施設備、及可能提供檔案范圍大小的程度，都對檔案利用有很大的制約作用。

2）學校教職工的檔案意識。在實際工作中可以看到，在檔案意識比較強的學校，有完善的規(guī)章制度，檔案工作人員意識強，學校檔案利用工作開展得系統(tǒng)規(guī)范，檔案的價值就實現(xiàn)得比較好；反之，有的學校不重視平時對檔案的保管和整理，檔案的完整和齊全不能保證，學校檔案的價值就難以形成和實現(xiàn)。

提高全體教職工的檔案意識，檔案工作者要經(jīng)常進行學習，提高自身檔案業(yè)務素質，并在校內開展廣泛的檔案宣傳。一是宣傳學校檔案工作的重要意義、取得的成就、經(jīng)驗，普及檔案工作的基本知識，宣傳學校檔案室及其他部門和個人保存檔案的狀況、價值，以及通過它們所產生和實現(xiàn)的工作效果，使教職工更好地了解、認識和熟悉學校檔案，懂得利用所需要的檔案材料。二是可以通過校內展覽、書刊、黑板報等形式宣傳學校檔案室藏中有普遍利用價值的檔案信息內容。使教職工能借此直接利用檔案信息。

3）學校檔案管理水平。學校檔案管理水平的高低直接影響到利用工作的開展和滿足教職工對檔案利用的能力，以及獲得所需要的檔案的可能性。學校檔案工作者需要具備良好的專業(yè)素質，能夠科學制訂和實施檔案業(yè)務的具體原則和方法，建立檔案實體，規(guī)范實施對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用、編研等工作。如果基礎工作做不到位，需要的檔案收集不齊全，整理不科學，保管不善，拒借率高，在利用時查詢時間長、手續(xù)繁瑣，不能高效率地完成利用工作，就對學校檔案利用工作有所影響。因此，運用各種手段提高學校檔案的管理水平，深入開發(fā)學校檔案信息資源，提供優(yōu)質高效的服務，是促進學校檔案利用工作開展的重要條件。

參考文獻

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2006.

[2]郭莉珠.檔案保護技術學教程[M].中國人民大學出版社，2008.

作者簡介

郭耀華（1982-），女，漢，山西晉中介休，研究方向：檔案管理。