高旭

摘 要：作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，人事檔案可以為人力資源管理提供真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)支持，是提升人力資源管理有效性的重要保障。本文立足于事業(yè)單位人力資源管理，重點(diǎn)就人事檔案的重要作用以及應(yīng)用建議進(jìn)行了探討，希望為后續(xù)相關(guān)研究和應(yīng)用提供一些指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；事業(yè)單位；人力資源管理

1 人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中的作用

1.1 有助于挖掘事業(yè)單位人才

在事業(yè)單位人力資源管理中，人是最活躍也是最積極的因素，任何事業(yè)單位工作均需要依靠人來完成。事業(yè)單位人力資源管理工作的核心就是面向于“人”的工作，具體就是挖掘、培養(yǎng)和使用人才，有效提升他們工作的積極性，力求可以做到人盡其才，全面發(fā)揮他們的長處來提升工作的質(zhì)量。在選聘一名事業(yè)單位人員的時(shí)候，除了需要考查其表面的情況外，同樣需要結(jié)合其個(gè)人的人事檔案資料，對其工作經(jīng)歷、工作績效以及品行等進(jìn)行考查，以此做憑證來增強(qiáng)事業(yè)單位對應(yīng)聘者的考查效果。

1.2 有助于合理配置人力資源

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的完善，人力資源在事業(yè)單位當(dāng)下以及未來發(fā)展中的重要性日益凸顯，甚至可以說其直接決定著事業(yè)單位未來生存的成敗，所以強(qiáng)化人力資源管理是事業(yè)單位當(dāng)下發(fā)展的一個(gè)重要戰(zhàn)略選擇。為了確保事業(yè)單位中有充足的人才后備力量，就必須要構(gòu)建以人為本的人力資源管理機(jī)制，持續(xù)引進(jìn)和合理使用優(yōu)秀人才，以便借助科學(xué)、合理的人力資源配置來提升人力資源管理有效性。然而，在事業(yè)單位引進(jìn)人才的過程中，必須要依靠人事檔案來開展。借助人事檔案，事業(yè)單位中的人力資源管理部門可以對各個(gè)員工的工作績效等相關(guān)信息，明確他們各自的工作能力、優(yōu)勢長處以及其他特征，從而可以通過人力資源的整合和優(yōu)化配置，將事業(yè)單位中的各個(gè)人才安排到最適合他們的工作崗位，借此來使事業(yè)單位各部門或組織間的人才可以有序、合理地流動，從而可以更好地對事業(yè)單位發(fā)展過程中出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)與危機(jī)進(jìn)行化解，確保事業(yè)單位各組織或部門可以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1.3 有助于預(yù)測人力資源需求

作為事業(yè)單位人力資源管理部門開展人力資源管理工作的一個(gè)重要依據(jù)，人事檔案中包含著大量的部門或組織的人力資源信息，是真實(shí)反映事業(yè)單位中各個(gè)“人”工作經(jīng)歷和現(xiàn)狀等的實(shí)際情況。組織內(nèi)部是對事業(yè)單位人力資源需求產(chǎn)生影響的一個(gè)重要因素，所以如果事業(yè)單位人力資源管理部門可以在對組織內(nèi)部人力資源的現(xiàn)有狀況進(jìn)行分析的時(shí)候，有效地借助和運(yùn)用人事檔案，那么可以對事業(yè)單位中組織或部門的發(fā)展對策或變革要求是否合理，又或者人才資源計(jì)劃制定是否適宜現(xiàn)階段的事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行判定，從而可以借助人事檔案來對事業(yè)單位的人力資源需求進(jìn)行科學(xué)預(yù)測。

1.4 有助于為事業(yè)單位人員考核、職稱評定和提拔提供依據(jù)

事業(yè)單位工作人員每年都要填寫自己的考核表。人事檔案管理人員在收到考核表后要及時(shí)準(zhǔn)確地把考核表放入個(gè)人的人事檔案之中。通過考核表我們可以方便快捷的掌握事業(yè)單位工作人員的思想、學(xué)習(xí)、工作等各方面的情況。這樣做可以為事業(yè)單位工作人員的考核、職稱評定和提拔提供重要依據(jù)。

2 人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中的應(yīng)用建議

2.1 強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜的工作，具有很強(qiáng)的政策性、保密性與業(yè)務(wù)性。特別是伴隨著我國人事制度改革進(jìn)程的推進(jìn)，事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作期間更加需要一批高素質(zhì)的管理人才，所以為了更好地發(fā)揮人事檔案在提升人力資源管理有效性方面的積極作用，就必須要注重復(fù)合型管理人才隊(duì)伍建設(shè)。一方面，在選聘人事檔案管理人員的時(shí)候，除了要對他們的專業(yè)素質(zhì)和管理技能等進(jìn)行仔細(xì)審查和校核外，更加要重視對他們的人品和責(zé)任心進(jìn)行審核，確保他們具備較強(qiáng)的責(zé)任心和正派作風(fēng)，力求可以做到恪忠值守，嚴(yán)守機(jī)密、勤懇工作，切實(shí)消除人事檔案管理環(huán)境中的不良風(fēng)氣。另一方面，要做好事業(yè)單位人事檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作。比如，事業(yè)單位的人事主管單位要定期組織全體檔案管理人員開展教育培訓(xùn)，使他們可以了解和掌握當(dāng)下比較先進(jìn)的管理知識、經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，強(qiáng)化他們對于檔案管理重要性的認(rèn)識，尤其是要緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，不斷提升他們的信息化檔案管理技術(shù)水平。需要注意的是，除了注重專業(yè)管理知識教育外，同樣要強(qiáng)化他們責(zé)任意識和保密意識等工作意識，確保他們可以勝任相關(guān)的崗位工作。

2.2 健全人事檔案管理制度

基于上述分析可知，人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中具有重要應(yīng)用價(jià)值，但是在當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理工作中，隨著新任務(wù)、新情況以及新形勢的出現(xiàn)，需要加快對現(xiàn)有的人事檔案管理制度進(jìn)行改革，確保可以借助更加合理、科學(xué)的人事檔案管理制度來提升人事檔案的應(yīng)用效能。首先，要構(gòu)建規(guī)范化管理制度。通過立足于人事檔案形成規(guī)律，科學(xué)組織和加工人事檔案，結(jié)合人事檔案的性質(zhì)、形式以及特征等進(jìn)行科學(xué)整合和分類處理，確保人事檔案的完整性、實(shí)用性和真實(shí)性，強(qiáng)化人事檔案形式和內(nèi)容之間的內(nèi)在聯(lián)系，確保檔案管理工作有序開展。其次，要對現(xiàn)行的檔案管理制度進(jìn)行健全。在立足于相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際情況，對人事檔案材料收集、查借閱以及保密管理等進(jìn)行有效管理。比如，要對當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理的整理工作細(xì)則進(jìn)行完善，借此來更加規(guī)范、全面地整理相關(guān)檔案信息。最后，要注意對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行完善，確保其真實(shí)性和完整性。事業(yè)單位人事檔案管理人員要立足于對人事檔案進(jìn)行收集的基礎(chǔ)上，做好檔案的分類整理。比如，針對事業(yè)單位的干部人員，可以針對認(rèn)證、能力和業(yè)績等建立專項(xiàng)檔案，借此來更加全面地對事業(yè)單位干部人員的成長情況進(jìn)行反映，這樣可以增加人事檔案信息的全面性和真實(shí)性。

2.3 開展檔案的信息化建設(shè)

在信息化技術(shù)快速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的一個(gè)重要潮流，同時(shí)這也對人事檔案管理工作提出了一些新標(biāo)準(zhǔn)和要求，尤其是日益增多的人事檔案管理工作量使得傳統(tǒng)人工檔案管理方式逐漸無法滿足實(shí)際的管理需求，變革人事檔案管理模式，加快推動人事檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義，這就需要靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一些信息化技術(shù)與管理手段來推動人事檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。比如，可以構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，有效地收集和運(yùn)用各個(gè)事業(yè)單位人員在各個(gè)地方或時(shí)期所形成的各種材料；構(gòu)建事業(yè)單位個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，借助電子檔案來開展人事檔案自動化管理，提升檔案管理有效性；借助事業(yè)單位人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系構(gòu)建，對人事檔案數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行及時(shí)采集和更新，有效運(yùn)用一些現(xiàn)代化和信息化設(shè)備來構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)，同時(shí)還可以借助相互連接局域網(wǎng)，在對管理權(quán)和使用權(quán)進(jìn)行處理的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化事業(yè)單位人員的網(wǎng)絡(luò)化管理，從而逐步運(yùn)用信息化的設(shè)備或技術(shù)等，逐步提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平，從而更好地發(fā)揮人事檔案在服務(wù)事業(yè)單位人力資源管理工作方面的積極作用。

3 結(jié)束語

總之，人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中的應(yīng)用，有助于挖掘事業(yè)單位人才、合理配置人力資源、預(yù)測人力資源需求以及為事業(yè)單位工作人員的考核，職稱評定和提拔提供依據(jù)。在實(shí)際的事業(yè)單位人事檔案管理中，需要注意強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、健全人事檔案管理制度和開展檔案的信息化建設(shè)，確?？梢圆粩嗵嵘耸聶n案管理有效性，借此來更好地服務(wù)于事業(yè)單位人力資源管理工作，不斷提升其人力資源管理有效性。

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