摘 要:隨著社會的發(fā)展與科學水平的提高,數(shù)字信息化成為社會今后發(fā)展的主要趨勢,在人們的日常生活當中,各個領域都開始實施信息化管理,得到大眾的肯定。在數(shù)字信息化背景下,高校檔案管理逐步引入信息化技術。充分利用數(shù)字信息化的優(yōu)勢,解決以往檔案管理中存在的不足,切實提高高校檔案管理水平。本文首先分析數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的意義,提出創(chuàng)新策略,滿足當前教育發(fā)展的需求。
關鍵詞:數(shù)字信息化;高校檔案;創(chuàng)新管理
1 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的意義
1.1 保證高校檔案管理長久發(fā)展
隨著信息技術的深入發(fā)展,在各個行業(yè)中得到廣泛應用,縱觀我國高校檔案管理的實際情況,逐漸加強對信息技術與現(xiàn)代化設備的使用。盡管高校已經(jīng)為檔案管理配置了計算機、傳真機、打印機等相應的現(xiàn)代化設備,但是在實際的檔案管理當中,現(xiàn)代化技術與設備尚未得到充分利用,大部分使用人員習慣性延續(xù)傳統(tǒng)的方式對信息進行搜集與查閱,利用網(wǎng)絡技術進行信息查閱的人少之又少,信息技術在檔案管理中的作用被逐漸削弱,高校檔案管理的工作效率也會因此受到影響。面對這些情況,高校應創(chuàng)新檔案管理方式與制度,緊跟時代發(fā)展的步伐做到與時俱進,獲得更加長遠的發(fā)展。
1.2 有助于實現(xiàn)資源的交流共享
資源共享是信息技術的一大特點,在高校檔案管理中應用數(shù)字化信息技術,能夠實現(xiàn)共享高校檔案資源,為使用者提供更多便利,保證高校檔案管理工作的順利開展。在使用信息技術的過程中,高校應以信息技術為基礎建立電子文案,加快信息搜集與整理資料的速度,提高高校檔案管理的服務質量。在高校檔案管理中,信息技術能夠為其提供優(yōu)越的外在條件,但也會存在許多安全隱患,高校檔案管理人員在利用信息技術對檔案進行整理的過程中,應給予這些問題應有的重視,將資源共享這一特點充分凸顯出來。
1.3 提高檔案管理的質量與效率
在數(shù)字信息化背景下,創(chuàng)新高校檔案管理方式,能夠提高檔案管理工作質量,減輕相關工作人員的壓力與負擔。在以往的高校檔案管理當中,檔案的收集、登記、處理等各項工作只能通過人力完成,耗費大量人力與物力,工作效率也難以提高,甚至還會出現(xiàn)各種各樣的問題。在應用信息技術的過程中,管理人員可以利用網(wǎng)絡平臺建立電子檔案,既能夠節(jié)約大量時間,保證資料信息的搜集與錄入速度,還能夠對檔案進行更好的管理,工作質量與效率得到保障。因此,高校應給予數(shù)字化信息技術應有的重視,對高校檔案管理方式進行創(chuàng)新。
2 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新策略
2.1 樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念
伴隨著信息技術的飛速發(fā)展,為高校所開展的各項管理工作帶來了許多便利。在這樣的大環(huán)境下,高校檔案管理工作應緊跟時代的發(fā)展做到與時俱進,轉變以往單一陳舊的檔案管理觀念,樹立現(xiàn)代化管理理念,提高檔案管理工作的信息化水平,引導檔案管理工作向高效優(yōu)質等方向發(fā)展。在以往的高校檔案管理理念中,數(shù)字信息化的重要性沒有得到管理者的重視,只是片面的完成基本整理任務,對于其中存在的問題難以有效解決。因此,轉變檔案管理觀念,對高校檔案管理這進行數(shù)字化理念灌輸,采取多元化的方式進行操作。高??啥ㄆ诮M織培訓,深化對檔案工作的認知,循序漸進的轉變檔案管理理念。
2.2 創(chuàng)新檔案管理的思維與模式
伴隨著信息化管理的不斷深入,高校檔案管理工作日益復雜,對檔案進行規(guī)范化管理至關重要。因此,高校檔案管理人員應當數(shù)字化技術進行全面了解,與實踐中的問題相互結合,創(chuàng)新管理理念。檔案管理工作屬于一項專業(yè)系統(tǒng)的工作,在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中應用數(shù)字信息化技術,加強對檔案管理工作的深入了解。檔案管理工作在高校教育事業(yè)發(fā)展中的重要性逐漸得到凸顯,高校在開展檔案管理工作的過程中,應秉承實事求是的原則,根據(jù)不同的問題有針對性的解決,建立合理的管理機制。檔案管理機制與體制創(chuàng)新兩者相輔相成,檔案管理人員應不斷創(chuàng)新管理機制,進一步提高檔案管理工作效率。以合理的管理機制作為前提基礎,為高校檔案管理水平提供更廣泛的發(fā)展空間。
2.3 加強引入數(shù)字化的檔案技術
在高校檔案管理當中,受各種因素的影響,在實際的工作開展中存在方式陳舊、內容繁瑣等情況。檔案記錄、檔案存儲、檔案搜索等都屬于高校檔案管理的主要內容。在以往的高校檔案管理工作當中,紙質檔案占據(jù)重要比重,在分類與整理過程中需要耗費大量時間與物力,工作效率難以提高,在整理過程中還會出現(xiàn)錯誤,檔案資料的使用受到影響。因此,引入數(shù)字化技術,建立電子檔案庫,定期完善與記錄檔案資料信息,也可以向學生開放,學生主動完善檔案信息資料。學生對檔案信息資料進行完善之后,通過審核后交給檔案管理者統(tǒng)一管理。檔案管理者自身的任務與壓力會因此降低,記錄的質量與精準性會因此提高,學生在完善檔案信息的同時也能夠重新審視自身,明確自身優(yōu)缺點。
2.4 提高檔案管理人員服務意識
高校檔案管理的創(chuàng)新,不僅要表現(xiàn)在制度與形式上,還應體現(xiàn)在服務理念方面。社會的發(fā)展瞬息萬變,高校檔案管理也是如此,高校檔案管理只有真正滿足使用者的需求,才能夠獲得更好的發(fā)展。因此,管理人員應具備較強的服務意識,為使用者提供貼心的服務,檔案管理人員應意識到檔案管理這項工作的重要性,提高檔案管理人員的服務意識,將優(yōu)質的服務作為檔案管理工作的重要內容,管理人員加強對本質工作的重視,切實提高檔案管理人員的服務質量。一些工作人員對檔案管理的認知存在偏差,工作態(tài)度會直接影響到工作質量,只有擺正管理人員的思想才能夠真正提高工作效率。
3 結語
總而言之,高校檔案管理工作不僅關系到學生個人的發(fā)展,還關系到學校的發(fā)展,甚至是社會的發(fā)展,其重要性由此能夠充分凸顯。受各種因素的影響,高校檔案管理工作還存在許多不足,高校應給予其高度重視有針對性的提出解決措施,加強檔案管理的數(shù)字化建設、樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念、創(chuàng)新檔案管理工作方法,提高高校檔案管理水平,為各項工作的順利開展奠定基礎。
參考文獻
[1]淺析檔案信息化管理中的安全問題與防范對策[A].楊丹梅.“決策論壇——經(jīng)營管理決策的應用與分析學術研討會”論文集(下)[C].2016.
[2]黨校檔案信息化管理的相關問題探討[A].李媛媛.“決策論壇——區(qū)域發(fā)展與公共政策研究學術研討會”論文集(下)[C].2016.
[3]強化檔案意識提升學校檔案管理水平[A].姜慶澤.“決策論壇——決策科學化與民主化學術研討會”論文集(下)[C].2017.
[4]檔案管理工作的現(xiàn)實困境與創(chuàng)新模式研究[A].馬麗榮.“決策論壇——創(chuàng)新思維與領導決策學術研討會”論文集(上)[C].2017.
作者簡介
田凌嫣(1978-),女,漢族,四川省渠縣,館員,本科,四川航天職業(yè)技術學院,研究方向:檔案管理。