岳勝男

摘 要：本文從我國檔案事業(yè)的現(xiàn)代化進程出發(fā)，圍繞著我國檔案基礎業(yè)務現(xiàn)狀分析檔案管理現(xiàn)代化中的不足，從而圍繞檔案管理現(xiàn)代化的角度總結檔案管理基礎工作規(guī)范化的措施，全面提高檔案管理的科學性。

關鍵詞：檔案管理；基礎業(yè)務工作；規(guī)范化；優(yōu)化策略

檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化對檔案基礎業(yè)務工作提出明確要求，只有順應檔案工作的發(fā)展形勢，加強檔案管理制度建設，依托專業(yè)技術人員做好具體的檔案管理工作，才能滿足檔案事業(yè)需要，實現(xiàn)檔案資源的有效共享。

1 檔案管理現(xiàn)代化的概念解析

1.1 檔案管理現(xiàn)代化的前提

檔案管理現(xiàn)代化是圍繞著檔案管理信息化、標準化、制度化提出的概念，要求檔案管理工作符合現(xiàn)代業(yè)務工作需要，能夠適當信息化的檔案管理工作環(huán)境，提供必要的檔案管理保障條件，有效的糾正檔案管理中的錯誤，滿足檔案的針對性應用需要。首先，應當具備必要的先進的檔案管理工作設備，可以最大限度的延長檔案使用壽命和發(fā)揮檔案的數(shù)據(jù)信息化功能。其次，保證檔案可以在現(xiàn)代信息化環(huán)境中得到有效傳輸，要求滿足檔案信息公開共享的需要，可以更好的服務于廣大用戶群體。第三，真正意義上的現(xiàn)代化檔案要求做到檔案數(shù)據(jù)信息資源的快速收發(fā)，滿足海量檔案存儲的需要，可以實現(xiàn)對基層運轉信息的全面收集，并且可以在快速檢索的基礎上發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的輔助應用價值。

1.2 檔案管理現(xiàn)代化保證

提高檔案管理現(xiàn)代化工作水平，在規(guī)范開展基礎業(yè)務工作的過程中要著力為檔案管理現(xiàn)代化提供保障。首先，提高檔案數(shù)據(jù)信息的運行安全保障，注重在安全環(huán)境下實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的快速傳遞與有效共享。其次，開發(fā)穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)信息運行系統(tǒng)，打造優(yōu)化的檔案數(shù)據(jù)信息的應用平臺，從而滿足數(shù)據(jù)信息在微媒體自由環(huán)境下的高效個性化服務。第三，根據(jù)用戶的個性化需求，滿足用戶的智慧化檔案檢索需要，圍繞著大數(shù)據(jù)、云計算機與人工智能技術的趨勢，不斷提高檔案管理的規(guī)范性，促進基礎檔案業(yè)務工作的全面升級，提高檔案的管理運轉效率。

2 檔案管理現(xiàn)代化的主要問題

2.1 現(xiàn)代化意識不足

檔案管理現(xiàn)代化工作的主要問題體現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)代化意識不足方面，基礎性的檔案管理工作方式傳統(tǒng)，沒能在日常檔案管理工作中構建現(xiàn)代化運行機制，不能結合具體檔案管理業(yè)務提高檔案管理工作的效率。首先，檔案管理人員的現(xiàn)代化意識不足，檔案管理部門領導沒能重要現(xiàn)代化工作，不能圍繞著現(xiàn)代化檔案管理需求完善新型檔案管理工作制度，不能構建科學的檔案管理事業(yè)發(fā)展方案，對檔案管理工作的重視不足，忽略了新形勢下檔案管理工作價值。其次，檔案管理工作的專業(yè)性不強，檔案管理人員的現(xiàn)代化意識薄弱，檔案管理工作方式較為傳統(tǒng)，沒能在提升檔案管理專業(yè)技能能力基礎上，促進檔案管理向著標準化、信息化、職業(yè)化方向發(fā)展。第三，檔案管理事業(yè)的成本較高，檔案管理工作的耗時較長，效率不足，不滿足日益廣泛的檔案使用需求，現(xiàn)有的檔案服務與檔案業(yè)務需求有差距，影響了檔案使用效率。

2.2 專業(yè)技術人員匱乏

規(guī)范化開展基層檔案管理業(yè)務，需要提高基層檔案管理人員的標準化意識與信息化水平。當前部分檔案管理人員的思想陳舊，檔案管理人員的信息化操作能力水平較低，檔案管理人員不適應大數(shù)據(jù)、云存儲與信息智慧化供給時代的檔案管理需求。首先，檔案管理人員思想陳舊，對新型的檔案管理系統(tǒng)不適應，不能圍繞著數(shù)字化檔案信息進行數(shù)據(jù)挖掘檢索，不適應數(shù)字化時代的檔案管理需要。其次，基層檔案管理體系不健全，檔案管理人員的專業(yè)性不足，當前基層檔案管理工作缺乏專業(yè)的技術人才，未能形成專門的檔案管理團隊，現(xiàn)有的檔案管理人員不滿足多層次規(guī)范性檔案管理工作的需要。第三，基礎檔案業(yè)務開展不足，檔案管理業(yè)務存在短板，檔案管理工作重管輕用的思想普遍存在，檔案管理工作規(guī)?；袡n案收集、裝訂與審核方面，還未能圍繞著檔案數(shù)據(jù)使用構建完善的體系，檔案管理人員普遍不具備現(xiàn)代化環(huán)境下的服務意識，因此影響了檔案應用價值的發(fā)展與檔案事業(yè)創(chuàng)新。

2.3 管理制度規(guī)范性低

提高基礎檔案業(yè)務的規(guī)范性，需要構建可行且明確的檔案管理工作運行制度，但是基層檔案管理的制度化水平較低，檔案管理制度修訂不及時，檔案管理制度與相關業(yè)務工作的銜接不足，檔案管理工作沒能跟上業(yè)務工作的改革需要，影響了檔案工作對業(yè)務工作的輔助促進作用。首先，有些檔案數(shù)據(jù)信息資源的挖掘不足，沒能提高檔案數(shù)據(jù)信息的使用價值，檔案管理工作運行效率與現(xiàn)有業(yè)務工作的現(xiàn)實需要不匹配。其次，當前檔案共享機制不健全，數(shù)字化檔案體系建設不完善，基層數(shù)據(jù)信息類型復雜，數(shù)據(jù)信息的兼容性差，影響了數(shù)字檔案信息的使用。第三，還有的基層檔案管理硬件不足，缺乏必要的規(guī)范性檔案管理設備與手段，檔案管理工作受客觀條件制約，因此影響了檔案管理工作水平，沒能達到促進檔案管理快速發(fā)展，提高檔案管理效率目標。

3 檔案管理規(guī)范化的建設策略

3.1 加速基礎業(yè)務科學化

提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，通過規(guī)范化的檔案管理機制實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的目標，需要形成科學的檔案基礎業(yè)務運行機制與操作標準，提高規(guī)范化的建設水平。首先，全面加強檔案資料的清查工作，在去粗取精的理念下消除檔案管理方面的隱患，注重加強原始檔案數(shù)據(jù)信息的清查，在準確建立檔案管理制度的基礎上，對檔案進行科學分類、標準化存儲，全面清查檔案冗余，保證所有檔案文件的質量，從而為數(shù)字化檔案發(fā)展做好準備。其次，努力實現(xiàn)案件的規(guī)范化處理，注重形成文件管理規(guī)律，加強檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)部聯(lián)系機制的建設，全面加強案卷的規(guī)范化管理，在加強新組卷管理水平的基礎上實現(xiàn)優(yōu)化館藏、圍繞著計算機管理實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的再加工，從而滿足未來現(xiàn)代化檔案建設需要。第三，進一步規(guī)范檔案的錄注工作質量，實現(xiàn)計算機錄注統(tǒng)一管理，在開發(fā)統(tǒng)一管理系統(tǒng)的基礎上提高檔案數(shù)據(jù)的標準化水平。有效消除各單位檔案管理的差異，全面提高檔案規(guī)范性和一致性。第四，統(tǒng)一檔案管理的分類標準，在確保檔案管理完整性的基礎上，按照國家的相關規(guī)定，以及尊重行業(yè)特征的基礎上實現(xiàn)檔案的分類管理，進一步明確檔案管理分類細則，按照一致標準實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的科學分類，從而提高檔案的標準化、規(guī)范化管理質量。

3.2 推進檔案管理現(xiàn)代化

促進檔案事業(yè)的快速發(fā)展，在做好基礎檔案建設的工作同時，還要逐步的滲透現(xiàn)代化的檔案管理工作理念，創(chuàng)新提高檔案管理的科學化發(fā)展水平。在優(yōu)化檔案管理各個環(huán)節(jié)的基礎上，明確重點，找準切入點，促進檔案事業(yè)的全面改革。首先，形成科學化、規(guī)范化檔案管理工作程序，按照循序漸進的原則，在明確檔案管理事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的基礎上，促進檔案管理信息化的綜合有序推進，圍繞著檔案利用率的高低，核心檔案數(shù)據(jù)、社會利用率高低等進行檔案整理和開展數(shù)字化工作。其次，加快分級著錄工作，明確分級著錄工作原則，在科學分級的基礎上，對重要文件與反映問題龐雜的檔案主題、內(nèi)容、特征進行科學處理，從而減少著錄條目，節(jié)約檔案整理時間，人力物力，提高檔案著錄工作效率。第三，完備檔案目錄，在著錄的過程中充分的考慮索引需要，保證檔案的人名、地址、時間、卷號、分類號可以發(fā)揮檢索作用。第四，用關鍵詞代替主題詞，從題名、文件名、作者名等進行標識，從而提高計算機對檔案的批量處理能力，更好的提高檔案檢索效率。

4 結論

規(guī)范開展基礎檔案業(yè)務工作，需要在具體的檔案管理法規(guī)的約束下，提高檔案管理工作的效率，構建完善的檔案管理工作體系與發(fā)揮現(xiàn)有的檔案管理人員作用，按照國家制度要求，提高檔案管理工作

質量。

參考文獻

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