最新的《會計檔案管理辦法》明確不再單一強調企業(yè)必須建立紙質檔案，而是在一定條件下可以通過完善的信息系統(tǒng)，來實現(xiàn)企業(yè)會計檔案的保存。這一重大修訂，對于像中興通訊這樣的全球化企業(yè)來說，無疑具有非常重要的意義。

成立的國內第一家共享服務中心，已經成為中興通訊集團的全球核算中心、國際資金中心、全球管理數(shù)據中心和全球檔案管理中心，成為支撐集團戰(zhàn)略發(fā)展的重要力量。業(yè)務全球化使中興通訊的會計檔案遍布在世界的各個角落，在對會計檔案進行管理的過程中，也曾經面臨著一系列的問題。

首先，中興通訊每年產生會計檔案超過200萬份，僅國內AP模塊費用報銷憑證每年有幾百萬頁，統(tǒng)一郵寄至財務云所在地——西安，進行歸檔和保管，每年花費郵寄費用高達幾千萬元；其次，在過去的一段時間內，中興通訊的會計檔案依靠臺賬進行管理，沒有系統(tǒng)統(tǒng)一記錄與維護，導致外部檢查單位、內部員工在調閱憑證時，檔案調閱工作量巨大；第三，中興通訊的會計檔案數(shù)量多，占地面積大，憑證的打印、匹配等管理成本節(jié)節(jié)攀高；最后，紙質檔案保管可能會面臨丟失毀損風險，同時因人工記錄的臺賬準確性和及時性也不盡人意，給檔案管理工作帶來了更大的困擾。

隨著會計電算化和網絡技術的廣泛應用，過去需要多人完成的記賬、算賬和報賬工作，只需一臺計算機便可準確、快速完成，其所帶來的信息采集和加工成本的節(jié)約是顯而易見的。與此同時，企業(yè)對會計檔案的管理由實物向電子化轉變也成為可能，會計檔案電子化不僅僅是對紙張、筆墨的簡單節(jié)約，更是對會計信息采集和披露成本的節(jié)約。

中興通訊的會計檔案管理

中興通訊在檔案管理規(guī)范化方面，通過原始單據的掃描、歸檔、檔案、調閱等崗位的精細化分工，使得檔案整理、加工工作更加高效；在檔案管理流程方面，將檔案的實物流和電子流傳遞過程分開，通過相關編碼相互關聯(lián)，實現(xiàn)了檔案原始憑證的電子化儲存；在系統(tǒng)建設方面，網絡報賬環(huán)節(jié)的影像管理系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)相輔相成，共同構成完整的電子檔案管理體系。中興全球會計檔案管理框架（如圖9所示）。

圖9 中興全球會計檔案管理框架

（1）通過管理創(chuàng)新減少原始憑證

2009年，中興通訊建立了自己的商旅服務中心，為中興8萬名員工提供預訂機票和酒店全流程服務。員工在出差前可以通過中興商旅系統(tǒng)網上預訂或通過商旅熱線預訂機票、酒店，持身份證登機、入住酒店，全程無需單獨發(fā)票，無需支付機票款和酒店住宿款，公司與航空公司、酒店匯總結算，統(tǒng)一開具發(fā)票；出差后，商旅系統(tǒng)自動完成報銷，無需員工個人再貼票。在這種財務參與到業(yè)務處理流程的管理模式中，一方面，員工在商旅出行時，不用再面對繁雜的手續(xù)和繁瑣的票據整理，實現(xiàn)了全程零負擔出行；另一方面，以統(tǒng)一支付后的行程單和銀行結算單據為例，中興通訊在商旅方面每年節(jié)約的紙張相當于1400 多輛汽車一年的碳排量，在低碳環(huán)保的道路上邁出了一大步。

中興通訊在海外的業(yè)務遍布全球100多個國家，員工在海外的消費票據一般為手寫收據，且語種眾多，樣式繁雜，會計審核難度大，控制力度不足。2011年，中興通訊與招商銀行、中國銀行等合作，為員工定制企業(yè)版的公務卡（如圖10所示）。員工出差消費只需攜帶公務卡，消費數(shù)據可以直連到企業(yè)內部的網絡報銷系統(tǒng)，內部系統(tǒng)可以查詢消費賬單，報銷時，員工勾選因公消費明細即可生成電子報銷單，在業(yè)務審批和財務審核環(huán)節(jié)主要關注電子報銷明細。在檔案管理環(huán)節(jié)，總部保管電子檔案，同時原始憑證提交在本地保管，全流程信息傳遞（如圖11所示）。

在這種模式下，中興通訊員工在海外發(fā)生的因公消費支出，在原始憑證提交本地保管的基礎上，企業(yè)再輔助以銀行電子交易明細作為報銷依據和存儲依據，保障了數(shù)據的真實性，減少人工差錯及舞弊行為，提升了內部管理水平。

圖10 企業(yè)定制版公務卡

圖11 公務E卡通流程示意圖

圖12 中興通訊檔案管理規(guī)范

（2）檔案流轉規(guī)范化

中興通訊的檔案管理規(guī)范采用三統(tǒng)一的原則，即分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，將各類會計賬冊分門別類進行保管。檔案管理規(guī)范主要包括員工提單規(guī)范、影像掃描規(guī)范、檔案整理規(guī)范和檔案借閱規(guī)范等（如圖12所示）。

員工提單規(guī)范：員工在網上報賬系統(tǒng)提單后，系統(tǒng)會自動生成單據號碼，員工打印帶有票據條形碼（票據號）的單據封面，并將發(fā)票等原始憑證粘貼到A4紙上，按單據份數(shù)裝訂，投遞到票據箱或遞交至本地掃描員，在登記簿中登記遞交的單據信息。在這個過程中，票據條形碼可以對票據物理位置進行實時跟蹤，有效粘貼票據成為電子會計檔案管理的第一步。

影像掃描規(guī)范：票據員使用掃描槍，掃描單據封面的條形碼，系統(tǒng)會自動生成影像，并根據文件上傳的順序為影像分配索引號，索引號用打碼器印在實物票據上，方便后端與實物發(fā)票的匹配。影像的掃描上傳為網上報賬的影像審核提供了技術基礎，同時也為后續(xù)大量的審計、科技撥款等檔案調閱工作做好了準備，是會計檔案無紙化的關鍵環(huán)節(jié)。

檔案遞交和檔案整理規(guī)范：中興通訊在全球部署了ERP賬務核算系統(tǒng)，入賬完成后，在ERP產生唯一連續(xù)的憑證號，由做賬人員打印入賬憑證，與實物票據匹配，按核算主體、憑證號進行排序，遞交給檔案管理員，檔案管理員接收憑證，完成憑證順號、分類、歸檔、上架等工作，并將憑證清單錄入電子檔案系統(tǒng)。

檔案借閱規(guī)范：因為內外部審計會經常調閱會計檔案，需要申請人在電子檔案系統(tǒng)提交借閱申請，經業(yè)務領導和財務領導審批后，由全球檔案中心安排調閱影像。

除以上規(guī)范外，中興通訊制定了檔案交接規(guī)范、會計檔案存放規(guī)范、會計檔案銷毀規(guī)范等，共同構成了檔案管理規(guī)范。

（3）電子流與實務流無縫對接

在檔案管理流程中，中興通訊基于安全性、實用性和開放性原則，將會計核算產生各類檔案的實物轉化為電子影像，實現(xiàn)了檔案電子流和實物流的分離（如圖13所示）。

員工在網上報賬系統(tǒng)中提交電子版報賬單，由業(yè)務領導審批后，單據流轉至審核任務庫，由審核會計提取，審核完成并導入ERP賬務處理系統(tǒng)，生成會計憑證。對于各類總賬憑證，賬務處理人員直接遞交全球檔案中心，由檔案管理員按照憑證號的順序對檔案進行順號、掃描上傳至影像系統(tǒng)，并進行歸檔。在檔案實物流方面，員工將實物票據粘貼到A4紙上，并打印帶有票據條形碼和報銷單據號的報銷封面，一起裝訂好遞交到財務票據箱，檔案員會實時收取實物票據，掃描上傳到影像系統(tǒng)中，并在實物票據上加蓋系統(tǒng)自動生成的索引號，放入票據中轉架，實物進入待歸檔狀態(tài)，最后由檔案管理員根據賬務憑證號對單據進行實物歸檔。

（4）崗位分工精細化

中興通訊在檔案管理流程中，將檔案管理的崗位也進行了精細化分工。掃描崗主要負責每天接收、核對當?shù)靥峤患巴獾剜]寄的實物報銷單據，將待掃描的單據用掃描槍進行掃描處理；歸檔崗主要負責將待歸檔的單據，在電子檔案系統(tǒng)和實物檔案中都作歸檔處理；檔案崗負責對憑證進行總體順號、裝訂、上架，保證每冊中的憑證連號，且各冊之間的冊數(shù)連號，記錄會計檔案各冊的憑證號起始信息、存儲位置。調閱崗主要根據內外部審計、公司外部單位、公司內部部門的需要進行會計檔案的調閱。另外，中興通訊在檔案室建設方面，還設置了中轉室、密集架等特色產品，方便實物的歸檔和擺放，節(jié)省實物檔案占用的空間。

（5）電子檔案管理系統(tǒng)

在全球財務共享服務平臺的建設過程中，中興通訊為其國內外子公司的核算、檔案管理搭建了統(tǒng)一的信息系統(tǒng)平臺，財務所有的信息均通過信息系統(tǒng)來采集和傳遞，實現(xiàn)了數(shù)據一點錄入，信息全程共享。網上報賬環(huán)節(jié)的影像管理系統(tǒng)與檔案管理環(huán)節(jié)的電子檔案系統(tǒng)，共同構成了中興通訊的檔案管理系統(tǒng)體系。

影像管理系統(tǒng)解決了票據實物流轉、原始憑證調閱、離岸處理、業(yè)務處理分工和效率的問題，為全球檔案共享服務的實施提供了強有力的支撐。通過影像管理系統(tǒng)的實施，原始票據可直接在各地進行掃描，電子影像文件上傳至影像管理系統(tǒng)，在國內的共享服務中心可隨時調閱影像文件。電子檔案系統(tǒng)以ERP系統(tǒng)為基礎，與影像管理系統(tǒng)、網上報賬系統(tǒng)和其他系統(tǒng)相結合，將企業(yè)自制的電子文件同內、外部原始憑證的影像文件進行匹配，形成完整的電子檔案數(shù)據。電子檔案系統(tǒng)的功能框架（如圖14所示）。

電子影像：包括影像查詢和影像復核。影像文件是指外部原始憑證通過影像系統(tǒng)和條碼采集技術掃描后生成的電子文件，內部原始單據直接從源系統(tǒng)獲取生成對應的電子文件。影像復核功能對已經生成的原始憑證影像文件的質量進行復核，確保所有的電子文檔符合電子檔案管理規(guī)范的要求。

圖13 中興通訊檔案管理流程

電子憑證：電子憑證功能主要是將企業(yè)自制的記賬憑證的電子文件同內、外部原始憑證的影像文件進行匹配，生成完整的電子記賬憑證檔案數(shù)據，以冊為單位在系統(tǒng)內進行管理，達到紙質會計檔案同電子會計檔案的完全統(tǒng)一，取代日常檔案調閱中對紙質會計檔案的依賴，使得紙質檔案免受人為翻閱和電子設備復印、掃描的損害。

報表查詢：報表查詢功能支持查詢電子檔案系統(tǒng)內的不同法人、不同賬簿、不同類別的電子檔案在系統(tǒng)內的狀態(tài)，累計冊數(shù)等信息，出具多維度的檔案管理報表。

檔案借閱：檔案借閱主要涵蓋了檔案借閱的系統(tǒng)流程，包含借閱申請的發(fā)起以及系統(tǒng)內的電子審批流，檔案借閱主要以調閱電子檔案為主，紙質檔案為輔。

庫房管理：庫房管理功能包含企業(yè)電子及紙質檔案的入庫、出庫、歸還、盤點等，定位到每一本紙質檔案的庫存狀態(tài)和具體庫位，方便檔案調閱和查找，通過條碼技術的應用對紙質檔案進行監(jiān)控管理，確保檔案的實物同電子數(shù)據一致，提升檔案管理水平。

系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理主要包含企業(yè)組織架構的搭建，檔案系統(tǒng)基礎數(shù)據的維護，人員權限的配置，同企業(yè)其他系統(tǒng)數(shù)據的接口管理等。通過權限的配置提升電子檔案數(shù)據的安全性，避免企業(yè)信息外露，同時，滿足檔案外包的需求，可以針對不同的企業(yè)開放不同的權限進行數(shù)據隔離。接口管理可以實現(xiàn)從其他系統(tǒng)獲取數(shù)據生成檔案數(shù)據，減少電子數(shù)據轉換成紙質檔案的過程。

圖14 電子檔案系統(tǒng)功能架構

實施電子檔案系統(tǒng)的意義

中興通訊電子檔案管理系統(tǒng)的實施，便于對集團的會計檔案進行有效的管理監(jiān)控，確保每本檔案均有電子影像文件，一定程度上實現(xiàn)了會計檔案調閱的電子化，同時也完善了檔案影像和實物的精細化管理，使得企業(yè)的檔案管理更高效、低成本、環(huán)保。

（1）實物檔案電子化

通過電子影像系統(tǒng)，將實物會計檔案電子化，并通過當下流行的RESTful設計原則，將電子影像與實物會計檔案等有效匹配，構建了一個健全的、可擴張的、靈活的電子影像系統(tǒng)，有力地支撐業(yè)務管理水平的提升。檔案調閱可隨時調取影像，節(jié)省了時間和人力，也讓紙質檔案免受調閱、搬運過程中的多次損壞。同時對于中興通訊100多個海外分支機構來說，實物憑證電子化，總部保存電子檔案和海外本地保存實物檔案，不僅有利于各分支機構按照當?shù)靥赜械姆ㄒ?guī)管理會計檔案，還可以隨時調閱影像。

（2）提高了信息傳遞的效率

建設了電子影像系統(tǒng)后，所有審批環(huán)節(jié)都依照影像進行，將電子流和實物流分離，不再需要各審核環(huán)節(jié)責任人查閱實物報賬單據，員工可以根據票據號或者報賬單號實時查看單據狀態(tài)，并與共享服務中心員工進行溝通解決，顯著提高了報賬審批的效率，縮短了報賬審批周期。

（3）降低了管理成本

電子檔案系統(tǒng)的實施對于有著100多個海外分支機構的中興通訊來說，實物檔案直接在海外當?shù)貧w檔，減少了會計檔案頻繁郵寄至國內的郵寄成本，同時節(jié)省了憑證打印和匹配的工作量，人力成本和管理成本都會大大降低。

（4）提高了檔案管理水平

通過電子影像系統(tǒng)，檔案管理中心能夠方便獲取實物憑證所處的環(huán)節(jié)，將電子報賬單、原始憑證影像、ERP記賬憑證匹配成“份”以電子格式保存于檔案系統(tǒng)，與實物檔案完整統(tǒng)一，系統(tǒng)將電子檔案也分冊歸集，與實物的檔案冊雙模式保管方便定期、分批打印、裝冊、裝柜等歸檔操作，提高檔案資料管理的規(guī)范性和效率，也方便檔案借閱。