文/中興財務(wù)云

會計檔案電子化不僅僅是對紙張、筆墨的簡單節(jié)約，更是對會計信息采集和披露成本的節(jié)約。電子檔案管理系統(tǒng)可以很好地解決財務(wù)共享模式下紙質(zhì)檔案異地的采集、傳遞、借閱、管理等問題。

電子檔案系統(tǒng)是將公司會計檔案納入系統(tǒng)管理，實現(xiàn)會計憑證和電子影像的自動匹配、分冊，檔案的歸檔、借閱等都在系統(tǒng)內(nèi)有跡可查的信息系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)在整個財務(wù)系統(tǒng)中處于核算層中的財務(wù)運營系統(tǒng)部分。電子檔案系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)實體檔案的信息化，并且將企業(yè)的電子檔案和實體檔案進行關(guān)聯(lián)管理。電子檔案系統(tǒng)以影像技術(shù)為支撐，以會計核算系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進一步與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)等企業(yè)其他信息系統(tǒng)進行集成，解決企業(yè)內(nèi)部會計數(shù)據(jù)系統(tǒng)之間信息孤立的問題，提升了企業(yè)會計數(shù)據(jù)加工的自動化水平，電子檔案系統(tǒng)（如圖1所示）的應(yīng)用很大程度上也提升了企業(yè)會計信息同外部環(huán)境的集成水平。

電子檔案管理系統(tǒng)可以很好地解決財務(wù)共享模式下紙質(zhì)檔案異地的采集、傳遞、借閱、管理等問題。對于外部原始憑證實現(xiàn)有效的管理監(jiān)控，同時對不同地域的憑證進行定位管理， 通過影像系統(tǒng)統(tǒng)一采集入系統(tǒng)內(nèi)，減少人為的紙質(zhì)憑證傳遞過程，對紙質(zhì)檔案原件實行有效保護，實現(xiàn)多地域、多人員同時在線調(diào)閱檔案，提高審計、納稅申報以及稅務(wù)機關(guān)征管的工作效率。對于內(nèi)部原始憑證通過企業(yè)接口平臺直接獲取，提升企業(yè)信息化集成水平，實現(xiàn)了企業(yè)無紙化和一體化辦公。

圖1 電子檔案系統(tǒng)架構(gòu)圖

電子檔案系統(tǒng)流程

電子檔案系統(tǒng)通過與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，形成與實物憑證完全一致的電子憑證，并按實物憑證歸集方式分冊和歸檔，實現(xiàn)憑證的電子化管理，達成財務(wù)電子憑證文檔的全面集中管理。電子檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳遞流程（如圖2所示）依次為信息采集、憑證管理、歸檔管理和檔案管理。

電子檔案系統(tǒng)功能介紹

電子檔案系統(tǒng)功能框架主要分為歸檔和查詢借閱兩大模塊（如圖3所示）。

（1）檔案歸檔模塊。

檔案歸檔主要是將企業(yè)自制的記賬憑證的電子文件同內(nèi)、外部原始憑證的影像文件進行匹配，生成完整的電子記賬憑證檔案數(shù)據(jù)，以冊為單位在系統(tǒng)內(nèi)進行管理，達到紙質(zhì)會計憑證同電子會計憑證的完全統(tǒng)一，其將取代日常憑證調(diào)閱中對紙質(zhì)會計憑證的依賴，使得紙質(zhì)檔案免受人為翻閱和電子設(shè)備復(fù)印、掃描的損害。

憑證打?。弘娮訖n案系統(tǒng)需要優(yōu)化憑證的打印方案，由于憑證、報賬單、原始單據(jù)緊密關(guān)聯(lián)，所以憑證打印要充分考慮這種聯(lián)系。在現(xiàn)有打印憑證基礎(chǔ)上增加以下四種打印方式，提高效率。第一，按紙質(zhì)報賬單順序打印憑證，方便憑證和報賬單的匹配和粘貼；第二，用戶可以自定義憑證打印順序，按用戶任意順序打印憑證；第三，支持已打印和未打印，重復(fù)打印控制；第四，可以關(guān)聯(lián)報賬單打印。按紙質(zhì)報賬單順序打印憑證（如圖4所示）。

圖2 電子檔案系統(tǒng)工作全流程展示圖

圖3 電子檔案系統(tǒng)功能框架圖

圖4 按紙質(zhì)報賬單順序打印憑證示意圖

圖5 電子檔案系統(tǒng)流轉(zhuǎn)編號示意圖

憑證匹配：為了形成一套完整的財務(wù)檔案，電子檔案系統(tǒng)需要將會計憑證與實物檔案和電子報賬單進行關(guān)聯(lián)。在信息采集階段，電子報賬單提交時會形成唯一編碼的單據(jù)號和對應(yīng)實物檔案單據(jù)的票據(jù)號；當(dāng)實物檔案進行掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案時，系統(tǒng)會賦予其掃描時的索引號；會計憑證一般根據(jù)報賬單自動生成，從而形成唯一的憑證號。基于此種模式，單據(jù)號、票據(jù)號、索引號和憑證號均可建立聯(lián)系，最終實現(xiàn)會計憑證與實物檔案的匹配。電子檔案系統(tǒng)流轉(zhuǎn)編號（如圖5所示）。

憑證分冊：電子檔案系統(tǒng)按照會計憑證號的順序進行自動排序，且會計憑證號順序連續(xù)完整。系統(tǒng)可以根據(jù)憑證份數(shù)，實現(xiàn)電子檔案的自動分冊，而后紙質(zhì)檔案則同樣根據(jù)這種規(guī)則實現(xiàn)人工手動分冊。在憑證分冊的過程中，電子檔案系統(tǒng)可自動進行缺號分析，并對缺號憑證的負(fù)責(zé)人進行系統(tǒng)催辦。電子檔案系統(tǒng)憑證分冊（如圖6所示）。

憑證入柜：電子檔案系統(tǒng)將自動分冊后的憑證冊按照一定的規(guī)則，合并至對應(yīng)的憑證盒中，而后根據(jù)企業(yè)實物檔案保管的場地空間限制，保存至對應(yīng)的憑證柜中。實物檔案的憑證入柜路徑均將記錄在系統(tǒng)中，檔案使用人通過查看系統(tǒng)中記錄的保管信息，即可輕松找到對應(yīng)的原始實物檔案。電子檔案系統(tǒng)憑證入柜（如圖7所示）。

（2）檔案查詢借閱模塊。

圖6 電子檔案系統(tǒng)憑證分冊示意圖

圖7 電子檔案系統(tǒng)憑證入柜示意圖

圖8 電子檔案系統(tǒng)框架對接展示圖

檔案查詢：電子檔案系統(tǒng)的查詢功能可實現(xiàn)在一個系統(tǒng)中完成從明細(xì)賬到會計憑證、應(yīng)付票據(jù)、報賬信息及原始單據(jù)的會計信息追溯。此外，電子檔案系統(tǒng)支持查詢系統(tǒng)內(nèi)的不同法人、不同賬簿、不同類別的電子檔案在系統(tǒng)內(nèi)的狀態(tài)，累計冊數(shù)、實物保管地點等信息，出具多維度的檔案管理報表。

檔案借閱：檔案借閱主要涵蓋了檔案借閱的系統(tǒng)流程，包含借閱申請的發(fā)起、系統(tǒng)內(nèi)的借閱電子審批流、借閱歸還、借閱催還及續(xù)借申請。檔案借閱主要以調(diào)閱電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔。

庫房管理：庫房管理功能包含企業(yè)電子及紙質(zhì)檔案的入庫、出庫、歸還、盤點等功能，系統(tǒng)通過定位到每一本紙質(zhì)檔案的庫存狀態(tài)和具體庫位，方便檔案使用人調(diào)閱和查找，通過條碼技術(shù)的應(yīng)用對紙質(zhì)檔案進行監(jiān)控管理，確保檔案的實物同電子數(shù)據(jù)一致，提升檔案管理水平。

電子檔案系統(tǒng)信息對接管理

電子檔案系統(tǒng)以影像技術(shù)為支撐，以核算系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進一步與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、HR人事系統(tǒng)等企業(yè)其他信息系統(tǒng)進行集成，解決企業(yè)內(nèi)部會計數(shù)據(jù)系統(tǒng)之間信息孤立的問題，提升了企業(yè)會計數(shù)據(jù)加工的自動化水平。根據(jù)電子檔案系統(tǒng)的信息采集來源，其系統(tǒng)對接主要為網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的報賬信息、核算系統(tǒng)中的會計憑證信息及合同管理或人事業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)信息。其中，與電子影像系統(tǒng)的對接可參見電子影像系統(tǒng)章節(jié)中的對接管理內(nèi)容。電子檔案系統(tǒng)框架對接展示（如圖8所示）。

電子檔案系統(tǒng)從網(wǎng)上報賬系統(tǒng)同步獲取電子報賬單單據(jù)號、電子影像票據(jù)號對應(yīng)關(guān)系等，從而實現(xiàn)系統(tǒng)的憑證匹配歸檔工作。同時，檔案使用人可在電子檔案系統(tǒng)中聯(lián)查追溯至網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的報賬信息。電子檔案系統(tǒng)從會計核算系統(tǒng)獲取會計年度、會計憑證號、賬簿信息、憑證信息等會計檔案基礎(chǔ)信息。對于沒有對應(yīng)電子報賬單的會計憑證，需要打印憑證封面（生成封面條碼），并根據(jù)情況在電子影像系統(tǒng)中補掃原始單據(jù)。同時，檔案使用人可在電子檔案系統(tǒng)中聯(lián)查追溯至?xí)嫼怂阆到y(tǒng)中的會計憑證信息。電子檔案系統(tǒng)還可與企業(yè)的前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如合同管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)等進行對接，從而實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)單據(jù)的集中電子化檔案管理功能。